Standardne tööprotseduur (SOP) on dokument, mis sisaldab teavet ülesande täitmise sammude kohta. Olemasolevat SOP -i tuleb võib -olla lihtsalt muuta ja ajakohastada või võib juhtuda, et peate kirjutama nullist. See võib tunduda palju tööd, kuid see on tõesti väga, väga, "väga" ammendav nimekiri. Alustamiseks vaadake 1. sammu.
Samm
Osa 1 /3: SOP -vormingu loomine
Samm 1. Valige vorming
SOPide kirjutamisel pole õiget ega valet. Kuid teie ettevõttel võib olla mitmeid SOP -sid, millele saate viidata vormindamise juhendina, kirjeldades ülesande eelistatud täitmise viisi. Sellisel juhul kasutage mallina olemasolevat SOP -i. Kui see pole nii, on teil mitu võimalust.
- Lihtsate sammude vorming. See on tavapärase protseduuri jaoks, mis on lühike, millel on mitu võimalikku tulemust ja mis on otse asja juurde. Lisaks vajalikele dokumentidele ja ohutusjuhistele on see dokument lihtsalt lugejate jaoks lihtsate lausete loetelu.
- Samm-sammuline vorming. See on üldiselt pikkade protseduuride puhul - protseduurid, mis hõlmavad rohkem kui kümmet sammu, mis hõlmavad teatud otsustamist, selgitamist ja terminoloogiat. See loend on üldiselt peamised sammud koos alametappidega kindlas järjekorras.
- Vooskeemi vorming. Kui protseduur sarnaneb rohkem lõputute võimalike tulemustega kaardiga, võib vooskeem olla teie parim valik. See on vorming, mille peaksite valima, kui tulemused ei ole alati etteaimatavad.
Samm 2. Mõelge oma lugejatele
Enne SOP -i kirjutamist tuleb arvesse võtta kolme peamist tegurit:
- Teie lugejate eelteadmised. Kas nad tunnevad teie organisatsiooni ja selle protseduure? Kas nad teavad terminoloogiat? Teie keel peab vastama lugeja teadmistele ja investeeringutele.
- Teie lugeja keeleoskus. Kas on võimalus, et inimesed, kes teie keelt ei mõista, teie SOP -i "loevad"? Kui see on võimalik, on hea lisada pildid ja diagrammid koos allkirjadega.
- Teie lugejaskond. Kui teie SOP -i loevad korraga paljud inimesed (igaühel on erinev roll), peate dokumendi vormindama nagu näidendis toimuvat vestlust: kasutaja 1 sooritab toimingu, talle järgneb kasutaja 2 jne. Nii saab iga lugeja näha, kuidas neist saab sujuva ärimootori lahutamatu osa.
Samm 3. Arvestage oma teadmistega
Kokkuvõte on järgmine: kas olete õige inimene seda kirjutama? Kas teate, mida see protsess hõlmab? Kas on vigade võimalus? Kuidas seda ohutuks muuta? Kui ei, siis on parem, kui annate selle kellelegi teisele. Halvasti kirjutatud SOP -id - või isegi ebatäpsed - mitte ainult ei vähenda tootlikkust ja võivad põhjustada organisatsioonilisi tõrkeid, vaid võivad olla ka ebaturvalised ja avaldada negatiivset mõju kõigele, alates teie meeskonnast ja lõpetades keskkonnaga. Lühidalt, see ei ole risk, mida peaksite võtma.
Kui see on teile antud projekt ja tunnete, et peate (või olete kohustatud) selle lõpule viima, ärge kartke paluda abi neilt, kes lõpetavad igapäevased protseduurid. Intervjuude tegemine on SOP -i loomise protsessi tavaline osa
Samm 4. Otsustage lühikeste või pikkade SOP -ide vahel
Kui kirjutate või ajakohastate SOP -i rühmale isikutele, kes tunnevad protokolle, terminoloogiat jne, ning teile tuleks kasuks lühike, lühike SOP, mis on pigem kontrollnimekiri, võite selle kirjutada lühendatud kujul.
Peale põhieesmärkide ja asjakohase teabe (kuupäev, autor, ID -number jne) on see vaid lühike sammude loend. Kui üksikasju või selgitusi pole vaja, siis peaksite seda tegema järgmiselt
Samm 5. Pidage meeles oma SOP -i eesmärki
Selge on see, et teie organisatsioonis on protseduure, mida korratakse ikka ja jälle. Kuid kas on olemas konkreetne põhjus, miks see SOP on kasulik? Kas turvalisusele tuleks rõhku panna? Vastavusmeetmed? Kas seda SOP -d kasutatakse koolitustel või igapäevastes tegevustes? Siin on mõned põhjused, miks teie SOP -id on teie meeskonna edu jaoks olulised:
- Tagamaks vastavuse standardite järgimist
- Tootmisnõuete maksimeerimiseks
- Tagamaks, et protseduur ei avalda keskkonnale halba mõju
- Ohutuse tagamiseks
- Veendumaks, et kõik läheb graafiku järgi
- Et vältida ebaõnnestumist tootmises
-
Koolitusdokumendina kasutamiseks
Kui teate, mida teie SOP peab rõhutama, on lihtsam kirjutada nende punktide ümber. Samuti on lihtsam näha, kui oluline on teie SOP
Osa 2/3: SOP -i kirjutamine
Samm 1. Katke vajalik materjal
Üldiselt koosnevad tehnilised SOP -id neljast elemendist, mis on protseduurist endast eraldiseisvad:
- Tiitelleht. See hõlmab 1) menetluse pealkirja, 2) SOP -i identifitseerimisnumbrit, 3) selle väljaandmise või läbivaatamise kuupäeva, 4) selle asutuse/osakonna/filiaali nime, kus SOP -i kohaldati, ja 5) SOPi koostanud ja heaks kiitnud isikute allkiri. See jaotis võib kasutada mis tahes vormingut, kui edastatav teave on selge.
- sisuloend. See on vajalik ainult siis, kui teie SOP on piisavalt pikk, hõlpsaks viitamiseks. Siit leiate lihtsa standardraamistiku.
- Kvaliteedi tagamine/kvaliteedikontroll. Menetlus ei ole hea protseduur, kui seda ei saa uurida. Valmistage ette vajalikud materjalid ja üksikasjad, et lugejad saaksid tagada, et nad saavad soovitud tulemusi. See materjal võib sisaldada muid dokumente, näiteks toimivuse hindamise proove.
-
Viide. Pange kindlasti kirja kõik kasutatud või olulised viited. Kui kasutate muid SOP -viiteid, lisage kindlasti nõutav teave lisasse.
Teie organisatsioonil võib olla teistsugune protokoll kui sellel SOP -l. Kui teil on varasem SOP, mida saate kasutada, ignoreerige seda struktuuri ja järgige tehtud protseduuri
Samm 2. Protseduuri enda jaoks lisage kindlasti järgmine teave
- Reguleerimisala ja rakendus. Teisisõnu kirjeldab see protsessi eesmärki, selle piiranguid ja protsessi kasutamist. Hõlmab standardeid, regulatiivseid nõudeid, rolle ja vastutust, samuti sisendeid ja väljundeid.
-
Metoodika ja protseduurid.
Asja tuum - loetlege üksikasjalikult olulised sammud, sealhulgas vajalik varustus. Lisage järjestikused protseduurid ja otsuste tegurid. Esitage "eeldus" ja võimalikud sekkumis- või ohutuskaalutlused.
- Terminoloogia täpsustamine. Selgitage akronüüme, lühendeid ja kõiki väljendeid, mis ei ole tavalised terminid.
- Hoiatus tervise ja ohutuse kohta. Kirjutatakse eraldi sektsioonis ja koos probleemide ilmnemise sammudega. Ärge jätke seda jaotist vahele.
-
Seadmed ja tarvikud.
Täielik nimekiri vajalikest asjadest ja millal ja kust leida seadmeid, varustuse standardeid jne.
-
Hoiatused ja katkestused. Põhimõtteliselt veaotsingu osa. Loetlege võimalikud probleemid, mida võiks ette näha, millele tähelepanu pöörata ja mis võiksid mõjutada ideaalset lõpptoodet.
- Andke igale neist teemadest oma jaotis (tavaliselt numbrite või tähtedega tähistatud), et teie SOP ei sisaldaks segadust tekitavaid pikki lauseid ja hõlpsaks viitamiseks.
- See ei ole täielik loetelu, vaid ainult väike osa menetlustoimingutest. Teie organisatsioon võib mainida muid tähelepanu vajavaid aspekte.
Samm 3. Hoidke oma kirjutis lühike ja hõlpsasti loetav
Võimalik, et teie lugejad ei valinud seda SOP -i lõbu pärast lugeda. Soovite, et see dokument oleks lühike ja selge - vastasel juhul muutub nende tähelepanu ja dokument on hirmutav ja raskesti mõistetav. Üldiselt jätke oma laused võimalikult lühikeseks.
- Siin on halb näide: Veenduge, et puhastate õhu väljalaskeavast kogu tolmu enne selle kasutamist.
- Hea näide on järgmine: Enne kasutamist eemaldage õhu väljalaskeavast kogu tolm.
- Üldiselt ärge kasutage sõna "teie". Seda sõna tuleks kajastada. Rääkige aktiivse häälega ja alustage lauseid käsverbidega.
Samm 4. Vajadusel intervjueerige ülesande täitmise protsessi kaasatud ametnikke
Viimane asi, mida soovite teha, on kirjutada täiesti ebatäpne SOP. Te seate ohtu meeskonna turvalisuse, tõhususe, aja ja seletate protsessi ilma piisava kaalutluseta - see võib teie meeskonnakaaslasi solvavaks teha. Vajadusel küsige küsimusi! Loomulikult soovite kirjutada täpse protseduuri.
Kui te ei tea, võite küsida erinevatest allikatest, et katta kõik rollid ja kohustused. Üks meeskonnaliige ei pruugi järgida tavapäraseid tööprotseduure või teine liige võib olla kaasatud ainult osasse protseduuri
Samm 5. Jagage pikk tekst diagrammideks ja vooskeemideks
Kui lisate konkreetse sammu või kaks, mis teid hirmutab, looge diagramm või diagramm, et lugejatel oleks lihtsam. See muudab dokumendi hõlpsamini loetavaks ja annab mõistusele pausi pärast kõike mõista. Lisaks on teie dokumendid täielikumad ja hästi kirjutatud.
Ärge lisage diagramme ega diagramme ainult oma SOP -i tugevdamiseks; tehke seda ainult siis, kui see on vajalik või kui proovite ületada keelebarjääri
Samm 6. Veenduge, et igal lehel on kontrolldokumendi märge
Teie SOP on tõenäoliselt üks paljudest - seetõttu on teie organisatsioonil tõenäoliselt mingi suur andmebaas, mis kataloogib kõike kindla viitesüsteemiga. Teie SOP on selle viitesüsteemi osa ja nõuab seetõttu teatud tüüpi koodi leidmist. Siin on märge kasulik.
Igal lehel peaks olema paremas ülanurgas lühike pealkiri või ID -number, redaktsiooni number, kuupäev ja "page # of #" (enamikus vormingutes). Sõltuvalt teie organisatsiooni eelistustest võib teil olla vaja joonealust märkust (või kirjutada ülaltoodud märge joonealusele märkusele)
Osa 3 /3: Edu ja täpsuse tagamine
Samm 1. Testige protseduuri
Kui te ei soovi oma protseduuri testida, pole te tõenäoliselt seda hästi kirjutanud. Laske kellelgi, kellel on protsessist vähe teadmisi (või lugejate üldine esindaja), kasutada teie SOP -i, et neid juhendada. Milliste probleemidega nad kokku puutusid? Kui jah, siis lahendage probleem ja tehke vajalikud parandused.
- Parim on lasta SOP -i testida mitmel inimesel. Erinevad inimesed kogevad erinevaid probleeme, võimaldades erinevaid vastuseid (mis on eeldatavasti kasulikud)
- Testige protseduuri kindlasti kellegi peal, kellel pole seda protseduuri varem tehtud. Kõik, kellel on eelteadmised, toetuvad ülesannete täitmisel oma teadmistele, mitte teie SOP -i kaudu, nii et teie eesmärk ei ole saavutatud.
Samm 2. Lase protseduuri läbiviijatel oma SOP üle vaadata
Lõpuks pole teie ülemuse arvamus SOPist tegelikult oluline. See SOP on oluline neile, kes sellega seotud tööd tegelikult teevad. Nii et enne SOP -i ülemusele saatmist näidake seda tööd inimestele, kes sellega seotud tööd teevad (või on teinud). Mida nad arvavad?
Nende kaasamine ja nende tundmine protsessi osana suurendab nende tõenäosust teie SOP -sid aktsepteerida. Ja neil võib isegi olla häid ideid
Samm 3. Paluge oma nõustajal ja kvaliteedi tagamise meeskonnal SOP üle vaadata
Kui meeskond annab teile rohelise tule, saatke see oma nõustajale. Nende sisend tegelikule sisule võib olla väiksem, kuid need annavad teile teada, kas teie SOP vastab vormingunõuetele, kui olete millestki ilma jäänud, samuti SOP -i vormistamise ja süsteemi sisestamise protokolli.
- Suunake SOP -d kinnitamiseks, kasutades dokumendihaldussüsteemi, et tagada nende kinnituste kontrolljälg. See protsess võib organisatsiooniti erineda. Põhimõtteliselt soovite, et asjad vastaksid juhistele ja reeglitele.
- Vaja on volitatud allkirju, kuigi enamik organisatsioone ei pahanda nüüd elektrooniliste allkirjade vastuvõtmist.
Samm 4. Kui olete heaks kiitnud, hakake oma SOP -i täitma
See võib olla kõnealuse töötaja ametlik koolitus (klassikoolitus, arvutipõhine koolitus jne) või see võib tähendada, et teie SOP-paber ripub vannitoas. Mis iganes see on, levitage oma tööd! Sa tegid selle nimel palju vaeva. On aeg komplimente saada!
Veenduge, et teie SOP -id oleksid ajakohased. Kui see SOP on aegunud, värskendage seda, hankige värskendused uuesti heaks ja dokumenteerige, seejärel jagage SOP vastavalt vajadusele ümber. Nendest SOPidest sõltub teie meeskonna turvalisus, tootlikkus ja edu
Näpunäiteid
- Ärge unustage kaasata sidusrühmi kogu aeg, et dokumenteeritud protsess oleks tegelik protsess.
- Kontrollige selgust. Veenduge, et pole topelt tõlgendusi. Näidake protseduuri kellelegi, kes pole protsessiga kursis, ja paluge tal öelda, mida nad protseduurist arvavad; Võite olla üllatunud.
- Kasutage vooskeeme ja kujutisi, et lugejad näeksid protsessi selgelt.
- Kasutage toimingute selgitamiseks lihtsat indoneesia keelt.
- Enne heakskiidu saamist paluge inimestel teie dokument üle vaadata.
- Veenduge, et dokumendi ajalugu salvestatakse iga versioonimuudatuse korral.
