Töö ja äri, eriti kontorikeskkonnas, nõuavad teatavat koostööd. Näiteks olulised otsused nõuavad sageli ühe inimese vaatenurgast rohkem ja üldiselt eeldab olulise töö edukus paljude inimeste asjatundlikkust. Koosolekud on viis struktureeritud ja organiseeritud koostöö loomiseks, kuid ilma eesmärgi ja kontrollita võivad koosolekud kergesti muutuda liiga pikaks ja ebaefektiivseks. Teades, kuidas koosolekuid planeerida, ette valmistada ja juhtida, võib tulemusliku ja aega raiskava koosoleku vahel vahet teha.
Samm
Osa 1 /3: Koosolekuks valmistumine
Samm 1. Arutage osalejatega eelolevat kohtumist
Kui saate teada, et hakkate juhtima eelseisvat koosolekut, peaksite üks esimesi asju, mida peaksite tegema, olema pühendada veidi aega osalevate inimestega (eriti oluliste ja kõrgetasemeliste inimestega) rääkimiseks. Küsige, kas on midagi, mida nad sooviksid koosolekul arutada. Salvestage nende vastused ja kasutage neid oma päevakorra koostamisel juhendina.
Osalejate küsimine, mida nad tahaksid arutada, on nutikas samm mitte ainult selleks, et hõlbustada päevakorra kirjutamist, vaid ka kaasata nad koosolekuprotsessi juba enne koosoleku algust. Inimesed osalevad koosolekutel ja pööravad neile rohkem tähelepanu, kui nad teavad, et arutatakse nende jaoks olulisi küsimusi
Samm 2. Kirjutage ja jagage päevakava
Koosoleku päevakord on kasulik mitte ainult koosoleku juhile, vaid ka kohalviibivatele külalistele. Päevakava sisaldab kasulikku teavet koosoleku kohta, näiteks millal, kus ja kes osaleb. Kõige tähtsam on see, et päevakorras on välja toodud ka aruteluteemad, mida arutada, et kõik saaksid ettevalmistusi teha. Saatke päevakord enne koosolekut ennast - mida tähtsam on koosolek, seda varem peaksite päevakorra saatma.
Üks asi, mis tuleks päevakorda võtta, on iga arutelu eeldatav ajapiirang. Kui teil on varem välja töötatud umbkaudne ajakava, saate koosoleku õigeks ajaks seadistada. Kuigi mõned teie päevakorras olevad sündmused võtavad kauem aega (ja teised kiiremini), hõlbustab ajakava üldise aja korraldamist ja kohandamist
Samm 3. Uurige eelmiste arutelude ja kohtumiste teemat
Koosolekul osalevad inimesed ei pruugi teada kogu teavet sellel teemal, mida kavatsete arutada - mõned ei pruugi olla viimasel koosolekul osalenud, teised aga unustanud. Sulle kui koosoleku juhatajale on hea teada senise arutelu ajalugu. Lahendamata probleemide väljaselgitamiseks proovige rääkida inimestega, kes osalesid olulistel koosolekutel, et saaksite neid koosolekul arutada. Samuti peate hankima viimase koosoleku protokolli ametnikult, kes säilitab märkmeid, mis aitavad teil plaane korraldada.
Eelmiste kohtumiste protokollid võivad olla teile kui juhile oluline ressurss. Protokollid võtavad kokku viimase koosoleku käigus toimunud arutelud ja otsused, nii et leiate kogu olulise teabe suhteliselt kiiresti ja lihtsalt. Võimalik, et peate osalejatega jagama olulisi koosoleku protokolle koos päevakorraga
Samm 4. Valmistage kohtumispaik ette
Koosoleku päeval peate veenduma, et kasutatav ruum või koht on puhas, korras ja valmis koosolekul osalejate majutamiseks. Peate tagama, et kõik koosolekutehnoloogia komponendid (näiteks esitlused, projektorid, visuaalsed seadmed jne) toimivad korralikult ja on kasutusvalmis - tehniline segadus võib raisata väärtuslikku aega ja häirida koosoleku sujuvat toimimist.
Kui kasutate elektroonilist esitlust (nt PowerPoint jne), võtke aega, et tutvuda esitluses kasutatava kaugjuhtimispuldi või klikkijaga. Kindlasti ei taha te raisata aega nende kontrolleritega rabelemisele, arutades samal ajal olulisi küsimusi
Osa 2/3: kohtumiste ajal juhina tegutsemine
Samm 1. Avage koosolek ametlikult
Kui planeeritud aeg on läbi ja kõik osalejad (või vähemalt kõik olulised osalejad) on kohal, pöörake tähelepanu kõigile ruumis viibijatele. Tutvustage ennast juhina ja mis on kohtumise eesmärk. Määrake ajavahemik, öeldes, millal teie kavandatud koosolek lõpeb - teil võib olla pikk või lühike koosolek, kuid tähtaja ette märkimine aitab koosolekut õigel ajal hoida. Kui mõned osalejad ei tunne üksteist, leidke aega, et lugeda lühidalt osalejate nimed ja tutvustada olulisi osalejaid.
Tuleb märkida, et mõnel ettevõttel ja organisatsioonil on koosolekute avamiseks ja läbiviimiseks ranged ja regulaarsed protseduurid. Näiteks on mõned organisatsioonid, kes avavad koosolekuid haamri koputusega
Samm 2. Esitage asjakohased kokkuvõtted eelmistest kohtumistest
Pika poolelioleva projekti raames toimuva koosoleku alguses peate esitama projekti kohta lühikese teabe, esitades kiire kokkuvõtte eelmise koosoleku sündmustest või otsustest. Mitte kõik osalejad ei tea aruteluteemast nii palju kui sina, seega võib see samm aidata koosoleku tulemuslikuks muutmisel.
- Selle asemel, et eelmiste koosolekute tulemusi ise kokku võtta, võiksite paluda koosoleku sekretäril või ametnikul, kes hoiab märkmeid, lugeda eelmiste koosolekute protokolle, et anda kokkuvõttele ametlik tunne.
- Samuti peaksite kaaluma olulise kirjavahetuse või sõnumite lugemist, mis toimusid pärast eelmist koosolekut.
- Tuleb märkida, et kui edastate osalejatele protokollide/kirjavahetuse koopiad, ei pruugi nende lugemine olla vajalik.
Samm 3. Luba olulistel osalejatel üldisest olukorrast aru anda
Seejärel kutsuge inimesi, kellel on asjakohased teadmised, teavitama teid uutest sündmustest, mis on toimunud pärast viimast kohtumist. See võib olla ükskõik milline - näiteks uued probleemid, millega ettevõte või organisatsioon silmitsi seisab, muudatused personalis, projektide arengud ja muudatused strateegias, millest saab siin rääkida. Koosolekul osalejad tahavad kuulda ka eelmiste kohtumiste tulemusena võetud konkreetsete toimingute tulemustest.
Samm 4. Lõpeta kõik lõpetamata asjad
Kui on lahendamata küsimusi ja otsuseid, mida pole eelmisest koosolekust vastu võetud, proovige need enne uute küsimuste arutamist lahendada. Mida kauem eelmine teema ootele pannakse, seda vähem soovivad osalejad selle eest vastutust võtta, seega proovige koosoleku ajal määratleda ja lahendada kõik lõpetamata asjad. Tavaliselt märgitakse lõpetamata asjad eelmise koosoleku protokollis konkreetselt „otsustamata” või „esitatud edasiseks aruteluks”.
- Sõltuvalt kultuurist ja eeskirjadest, milles te töötate, võib teie ettevõttel või organisatsioonil olla otsuste tegemiseks konkreetne kord-näiteks koosolekutel osalejatel võib tekkida vajadus jõuda enamuse konsensusele või võib-olla on tipptasemel inimeste rühma ülesandeks kõik otsused, otsus.
- Pidage meeles, et mõned asjad on koosoleku ajal lõpetamiseks liiga suured. Te ei pea mõtlema lõpetamata projektide pikaajalisele edenemisele. Siiski peate praegu langetama otsuse või projekti, mis nõuab tegutsemist.
Samm 5. Arutage uut äri
Järgmisena tulge välja kõigi uute probleemide, murede ja probleemidega, mida tuleb arutada. Need on asjad, mis tulenevad loomulikult eelmiste ja praeguste kohtumiste vahel toimunud arengutest. Proovige osalejatelt konkreetseid, kindlaid otsuseid saada - mida rohkem asju jätate vastuseta, seda rohkem lahendamata küsimusi toote oma järgmisele koosolekule.
Samm 6. Lugege koosoleku kokkuvõtet
Pärast kõigi oma vanade ja praeguste probleemide lahendamist leidke aega kõigi kohalviibijate koosoleku kokkuvõtte lugemiseks. Loetlege kõik individuaalselt tehtud otsused ja vajadusel kirjeldage konkreetseid tegevusi, mida osalejad peaksid enne järgmist koosolekut tegema.
See samm on ülioluline - see on teie viimane võimalus tagada, et kõik lahkuvad koosolekult, teades täpselt, kus projekt seisab ja mida temalt oodatakse
Samm 7. Lõpetuseks pange paika järgmise koosoleku põhitõed
Lõpuks öelge, mida järgmisel koosolekul arutatakse, ja kui olete planeerimist alustanud, öelge, millal ja kus koosolek toimub. See aitab osalejatel luua järjepidevuse tunde ühest olulisest projektist või otsusest teise ja annab neile ajaraami neile määratud ülesande jätkamiseks või täitmiseks.
Väärib märkimist, et te ei pea uut kohtumist planeerima, kui olete praegusel koosolekul käsitlenud kõiki vanu ja uusi küsimusi. Kui aga on piisavalt lahendamata küsimusi, mis nõuavad täiendavat arutelu, või kui soovite näha konkreetse projekti edusamme, võib mõni teine kohtumine olla hea mõte
Osa 3/3: tõhusalt kohtumiste juhtimine
Samm 1. Juhtige arutelu, kuid ärge domineerige
Üks teie rollidest koosoleku juhina on hoida arutelu sujuvalt. Teie ülesanne ei ole esitada arvamust kõigis küsimustes ega veenduda, et arutelu toimub kindla ajakava järgi. Teil peab olema paindlikkus. Luba teistel osalejatel vabalt rääkida ja lasta uutel aruteluteemadel esile kerkida, isegi kui neid päevakorras pole. Teil võib tekkida vajadus teema peenelt lõpetada või teatud aruteluteemat muuta, et arutelu õigel kursil püsida, kuid te ei tohiks tunda, et peate kontrollima kõiki koosoleku aspekte. Lõppude lõpuks on kohtumised koostööprotsess.
Kohtumisel pöörake tähelepanu oma päevakavale. Kui koosolek on päevakorrast väljas, peate võib -olla teatud aruteluteemad vahele jätma või need hilisemaks ajaks edasi lükkama. Ärge kartke seda teha, kui arutatav teema on väga oluline
Samm 2. Julgustage kõiki osalejaid osalema
Koosoleku juhina on teie ülesanne tagada avatud ja produktiivne kohtumine. Kui märkate, et teatud osalejad, kellel on arutatava teemaga seotud teadmised, pole rühmale avatud, julgustage neid rääkima. Teil ei ole vaja neid vaidlustada ega neile otse helistada-öelge lihtsalt midagi sellist: "Ma arvan, et proua Mitha asjatundlikkusest on siin kasu", ja see on suurepärane võimalus kaasata vähem aktiivseid liikmeid koosolekule.
Samm 3. Veenduge, et kõik saavad aru, mida arutatakse
Raske on meeles pidada, et kõigil koosolekul osalejatel on aruteluteemal sama kogemus või teadmised. Tagamaks, et osalejad koosolekul oma aega targalt veedavad, võiksite kasutada võimalust ja lihtsustada lühidalt mõnda keerulist küsimust või teemat. Osalejad, kes seda teavet ei tea, hindavad seda kindlasti.
Samm 4. Ärge ignoreerige raskeid või ebamugavaid küsimusi
Kui selliseid küsimusi pädev juht ei kontrolli, on kohtumine ebaproduktiivne. Proovige veenduda, et koosolekul arutatakse kõiki olulisi küsimusi, mida soovite arutada. Ärge lubage osalejatel lahendamata küsimustes süüdistada ega ebamääraseid vabandusi anda. Proovige selgitada ja saada vastuseid küsimustele, mida keegi ei taha arutada. Kuigi osalejad ei pruugi seda soovida, tuleb koosoleku tõhusaks saamiseks vastata küsimustele.
Veenduge, et kõik olulised otsused on salvestatud (kui teil on ametnik või märkmete tegija, delegeerige see ülesanne neile). Kui teil on raske küsida rasket küsimust, peate veenduma, et teie vastused on hästi dokumenteeritud
Samm 5. Jälgige oma aega
On põhjus, miks koosolekutel on halb maine-enamiku inimeste jaoks on kohtumised aeganõudev tegevus. Et vältida liiga pikka koosolekut, kasutage arutelu liikumiseks oma võimu juhina. Ärge unustage teatud tähtsusetuid küsimusi või vestlusi järgmise aruteluni edasi lükata, kui tundub, et kohtumine kestab kauem, kui ootasite. Peate olema valmis ja valmis kohandama ajakava, et ühegi osaleja aega ei raisataks.
