Tõhusa koosoleku korraldamine on vajalik ettevõtte või organisatsiooni tegevuse tõrgeteta toimimise toetamiseks. Kohtumised on võimalus tööd koordineerida, teavet jagada, meeskonnatööd parandada ja eesmärke tõhusalt saavutada. Tõhusad koosolekud nõuavad head ettevalmistust, juhtimist ja ülesannete delegeerimist. Kohtumisel proovige tõsta osalejate motivatsiooni ja kaasata kogu meeskond.
Samm
Osa 1 /3: Koosolekute pidamine
Samm 1. Valmistuge kohtumiseks nii hästi kui võimalik
Kõigepealt koostage koosoleku päevakava, mis sisaldab ajakava ja arutatavaid teemasid ning määrake olulised asjad, mis tuleb enne koosoleku lõppu uuesti kinnitada.
- Tulge koosolekuruumi õigeaegselt, sest see, kus te töötate, mõjutab seda, kuidas teised inimesed teid tajuvad. 15 minutit varem koosolekuruumis ootamine paneb teised inimesed arvama, et olete vähem produktiivne või soovite lahkuda mõnelt muult töölt, vabandades koosolekule minekut.
- Valmistage päevakavast koopia. Kuigi saate koostada digitaalse päevakava, valmistage päevakavast ka selle koopia, et seda oleks lihtsam kasutada.
Samm 2. Juhtige koosolekut
Koosolekut juhtides katke kindlasti kõik päevakorras olevad teemad ja kuulake kõigi osalejate ütlusi järgmistel viisidel:
- Liigutage kohalolijate nimekirja. Kohtumine on vahend teabe levitamiseks meeskonnas ja sellest saab aruteluvõimalus, et kõik teaksid oma vastutust, et nad suudaksid eeldatavat töötulemust pakkuda. Osavõtjate nimekirja levitades teate, kes pole saabunud, nii et nendega saab ühendust võtta ja koosolekuga liituda. Samuti näitab see, et teave, mida koosolekul jagate, on oluline.
- Kasutage päevakava juhendina, et igal koosolekul osalejal oleks lihtsam keskenduda ja teada, mida ta peab tegema. Koosolekul osalejad võivad tulla kordamööda. Niisiis, päevakorra ettevalmistamine enne koosolekut muudab teid koosoleku juhtimisel keskendunumaks.
Samm 3. Töötage välja tööplaan
Tööplaan on lõplik kokkuvõte, mis kinnitab pärast koosolekut tehtavat tööd ja on pidev plaan, mis mõjutab kõiki koosolekul osalejaid. Tehke tööplaan vastavalt järgmistele juhistele:
- Määrake keegi konkreetse sihtmärgi eest vastutajaks. Määratud isik ei pea eesmärki isiklikult saavutama, sest ta on projektijuht, kes vastutab kaasatavate meeskonnaliikmete ühendamise ja vajalike ressursside ettevalmistamise eest.
- Paluge ametlikult ja mitteametlikult eduaruandeid, et määratud töötajad teataksid teatud aja jooksul saavutatud tööst.
Samm 4. Keskenduge teemale vastavalt koosoleku päevakavale
Pärast ühe päevakorras oleva teema arutamist ja vajalike arutelude läbiviimist esitage kokkuvõte arutelu tulemustest, andke võimalus esitada küsimusi, seejärel jätkake koosolekut järgmise teema arutamisega.
Samm 5. Määrake eelseisva koosoleku ajakava
Teatage järgmise koosoleku ajakava, kui kõik on kokku kogutud, et neil oleks lihtsam ajakava koostada. Nii olete koosolekute ajakava ette teatanud, et vältida graafikute kokkupõrget.
Paluge meeskonnaliikmetel meilitsi soovitada, millised teemad peavad päevakorras olema. Kui koosolek on lõppenud, andke neile teada, et kasutate järgmisel koosolekul sama päevakava ja paluge koosolekul osalejatel esitada teemasoovitusi, mis toetavad ettevõtte/organisatsiooni eesmärkide saavutamist
Osa 2/3: Koosolekuks valmistumine
Samm 1. Otsustage, kes koosolekut juhatab
See roll määratakse tavaliselt juhile, kuid võite anda meeskonnaliikmetele võimaluse juhtida osakondade koosolekuid, et nad saaksid hiljem koosolekuid juhtida kõrgemal tasemel.
Samm 2. Kutsuge kõnelejad
Kõneleja on isik, keda kutsutakse koosolekul osalema kindlal põhjusel, kuna tal on kogemusi inimressursside ja muude ressursside haldamises, et meeskonnaliikmed saaksid saavutada parimaid tulemusi, sealhulgas selgitada tõhusalt tööprotsesse ja tulemusi. Lisaks oskab ta ka nõu anda ettenägematute asjaolude ennetamiseks ja vajadusel ressursside suurendamiseks.
Samm 3. Määrake õige koosolekute ajakava
Ajakava koostamisel arvestage aja kättesaadavust ja osalejate piiranguid. Näiteks: kõik osalejad saavad osaleda reede pärastlõunal, kuid praegu pole õige aeg suurte teemade arutamiseks.
- Et kõik meeskonnaliikmed saaksid eelseisval koosolekul osaleda, küsige esmalt ajakava eest vastutavalt projektijuhilt ja seejärel paluge kõigil osalejatel oma plaanid vastavalt planeerida.
- Tehke kindlaks, kes protokollib, ja veenduge, et teave koosoleku tulemuste kohta saadetakse ka puuduvatele osalejatele.
Samm 4. Koostage koosoleku päevakord
Koosoleku päevakava peaks sisaldama vähemalt arutatavate teemade loendit, esitlusülesannete delegeerimist ja aja eraldamist iga teema arutamiseks. Koosoleku päevakorra saate koostada järgmiste soovituste alusel:
- Küsige kõikidelt koosolekul osalejatelt e -kirju vähemalt 2 päeva enne koosolekut. E -post on selleks parim vahend, sest saate taotlusi kirjalikult.
- Tehke lauakoosoleku päevakord, et salvestada kõik arutatavad teemad, esinejad ja aja eraldamine. Kui soovitakse üldteemast kõrvale kalduvat teemat, võtke ühendust asjaomase isikuga ja paluge tal esitada konkreetne taotlus, mida järgmisel koosolekul arutada.
- Tehke realistlik ajakava. Selgitusi ja arutelusid, mis kestavad 30 minutit, ei tohiks sundida 15 minutiga lõpetama. Koostage ajakava vastavalt vajadusele ja lõpetage koosolek varakult, kui kõik teemad on arutatud.
Samm 5. Paku välja koosoleku reeglid
Te ei pea ametlikke reegleid kehtestama ega sanktsioone kehtestama, kuid reeglite rakendamine muudab koosoleku sujuvaks ja igaüks saab oma arvamust hästi väljendada.
Koosoleku avamisel öelge reeglid, öeldes: „Aja kokkuhoiu huvides võivad osalejad esitada küsimusi ja vastata pärast seda, kui esineja on esitluse lõpetanud. Kui teil on pärast aruteluaja lõppu veel tagasisidet, saatke mulle e -kiri, et saaksime seda veelgi arutada.”
Samm 6. Määrake ajajaotus
Määrake koosoleku päevakord, määrates iga kõneleja ajavahemiku ja arutades iga teemat.
- Teavitage ajajaotust enne koosoleku algust, et kõik osalejad teaksid, millal nad saavad oma panuse anda, ja hoiavad ära juhuslikud või moonutatud arutelud.
- Juhendina jätke pärast teatud teemade arutamist arutamiseks vähemalt 10 minutit.
Samm 7. Esitage koosoleku päevakord
Päev enne koosolekut saatke koosoleku päevakord kõigile osalejatele, et kõigil oleks päevakavast koopia ja nad teaksid koosoleku eesmärki. Lisaks saavad nad teile ka teada anda, kui päevakorras on vale teavet.
Samm 8. Saada meeldetuletus
Enne esmakordse või tavatu koosoleku alustamist saatke tund enne meeldetuletust, et kõik osalejad oleksid õigel ajal kohal.
Osa 3 /3: Tõhusa koosolekujuhiks saamine
Samm 1. Ole hea koosoleku juht
Proovige koosoleku ajal kõigi osalejatega suhelda, et koosoleku eesmärgid oleksid saavutatud. Delegeerida vastutus koosolekute juhtimise eest kutsutud esinejatele konkreetsete teemade arutamiseks. Te peate ise arutelus aktiivselt osalema.
Samm 2. Teavitage saavutatud ja saavutamata tööeesmärke
Kui koosoleku eesmärk on arutada mitmeid eesmärke, teavitage saavutatud edusammudest ja kes vastutab selle saavutamise eest.
- Kui on olemas tööplaan, mis pole pärast viimast koosolekut edenenud, küsige miks.
- Kui selle põhjuseks on aja- või muude vahendite puudus, arutage lahendust projekti eest vastutavaks määratud isikuga või arutage seda küsimust üksikasjalikult väljaspool koosolekut.
Samm 3. Keskenduge uuesti, kui arutelu kaldub teemast kõrvale
Mõnikord kaotab arutelu osalejate entusiasmi või pettumuse tõttu oma tee. Keskenduge tähelepanu ja suunake hulkuvad arutelud ümber järgmiselt.
- Mõelge kohtumisele kui faktide kogumise missioonile. Andke igale osalejale võimalus rääkida, et saaksite koguda võimalikult palju teavet. See meetod paneb ka koosolekul osalejad kordamööda rääkima, sealhulgas need, kellele meeldib koosolekul domineerida.
- Kasutage elektroonilist suhtlusprogrammi Cyberstorming, et jagada ideid rühmades ja seda saab kasutada mitteametlikel kohtumistel. See meetod takistab võistlust meeskonnaliikmete vahel, kuna nad tahavad olla ära kuulatud, sest kõik grupi liikmed näevad teiste liikmete sisendit.
- Olge neutraalne, kui keegi koosolekul arutab päevakorrast välja jäänud teemat, näiteks öeldes: „Huvitav mõte, Bob! Saame sellest hiljem rääkida.” Paljud inimesed ei mõista, et nad arutavad asju, mis erinevad koosoleku päevakorrast, kuid nad tulevad teie juurde arutama, kui teema on tõesti oluline.
- Kontrollige arutelu suunda. Lisaks osalejatele, kes räägivad liiga kaua, võivad koosolekul tekkida probleeme, kuna keegi jätkab päevakorrast välja jäänud teemade arutamist. Selle ületamiseks kuulake esmalt tema ütlusi ja seejärel soovitage järgmisel koosolekul seda teemat edasi arutada. Rõhutage, et koosolekul jätkatakse päevakorras loetletud teemade arutamist.
- Rääkige koosolekuga domineeriva inimesega privaatselt ja küsige, miks. Ärritumise asemel näidake üles muret. Keskenduge sellele, mida kohtumisel täheldasite, ja laske tal oma käitumist selgitada. Pakkuge, et aitaks tal lõpetada koosoleku domineerimise.
Samm 4. Liikuge graafiku alusel järgmise teema juurde
Harjutage ajaplaneerimist enesekindlalt, ärge olge ebaviisakas. Aja õigeks määramine annab igale osalejale teada, et koosolek on veel pooleli ja arutelusid, mis ei ole koosolekuga seotud, saab pärast koosoleku lõppu jätkata.
Ärge kiirustage. Isegi kui peate olukorra enda kätte võtma, on kohtumisest vähem kasu, kui arutelu lühendatakse. Enne koosoleku jätkamist andke osalejatele võimalus esitada küsimusi või anda oma panus. Veenduge, et kõik meeskonnaliikmed tunneksid end kaasatuna, selle asemel, et end hooletusse jätta
Samm 5. Rõhutage olulist teemat
Rõhutage peamisi saavutatavaid eesmärke ja nende seost teiste eesmärkidega, mis toetavad põhieesmärkide saavutamist.
Selgitage koosolekul osalejatele, et nad saaksid aru projekti ulatusest, millega nad töötavad, ja nende rollidest üksuse olulise osana
Samm 6. Vajadusel abistage märkmete tegemisel
Enne koosoleku algust otsustage, kes protokollib. Kui ta on ülekoormatud, ulatage abikäsi või tehke ise märkmeid.
Samm 7. Selgitage arusaamatuste korral
Pärast kõigi teemade arutamist teeb koosoleku juht kokkuvõtte, et osalejad teaksid koosoleku tulemusi ja esitaksid küsimusi, kui on veel asju, mis pole selged.
Koosoleku juhina esitage üksikasjalikud selgitused, et kõik osalejad mõistaksid koosoleku tulemusi
Samm 8. Enne koosoleku lõpetamist tehke põhjalik kokkuvõte
Juhid, kes on otsuste tegemisel kindlad, hoiavad ära paigalseisu ja otsustamatuse, panevad töötajad usinalt ja motiveeritult tööle, reageerivad muutustele ja uuele teabele. Seda võib näha järgmistest omadustest:
- Seadke selged eesmärgid, et tagada otsuste kooskõla ettevõtte/organisatsiooni eesmärkide ja eetikaga.
- Hoolitse, näidates oma elus eeskuju ja järgides tööeetikat, mis on aluseks tõhusale ja tulemuslikule otsuste tegemisele.
- Näidake läbipaistvust, nimelt omakasupüüdmatust, tõestades, et ettevõttele kasulikud otsused annavad igaühele võimaluse ennast arendada.
- Nähes ebaõnnestumist õppimisvõimalusena, mis on sammuks paremate otsuste tegemiseks. Kui midagi läheb valesti, suudab otsustav juht olukorda mõista.
- Avatud ja tõhus suhtlemine kooskõlas ettevõtte/organisatsioonikultuuriga, et vältida vastuolusid või vastuolusid alluvate või ülemustega suhtlemisel.
