Töökaaslased ei tule, kui nad kutsutakse koosolekule ilma selge eesmärgita. Kui vastutate koosoleku päevakorra koostamise eest, vältige seda, täpsustades koosolekul arutatavaid teemasid ja iga teema käsitlemiseks kuluvat aega. Planeerides ja täites seda parimal viisil, saate saavutada paremaid tulemusi ja teie koosolekul osalejad ei tunne kaotatud aja tõttu ebasoodsat olukorda.
Samm
Osa 1 /3: Ettevalmistused
Samm 1. Küsige kolleegidelt teavet
Koosolekul osalejad tunnevad end rohkem kaasatuna, kui nad osalevad koosoleku päevakorra koostamises. Paluge neil soovitada teemat, mida nad tahavad arutada, ja pange see siis päevakorda.
- Saatke e -kiri või kohtuge töökaaslasega, kes kutsutakse paar päeva enne koosolekut.
- Tehke seda sammu vähemalt 6-7 päeva ette, et neil oleks veel aega panustada. Veenduge, et koosoleku päevakord on lõplik 3-4 päeva enne koosoleku kuupäeva.
Samm 2. Määrake peamine eesmärk või mitu eesmärki, mida tuleb saavutada
Veenduge, et koosolek toimuks kindla eesmärgiga, näiteks otsuste tegemiseks, teabe jagamiseks, tööplaanide koostamiseks või ülesannete täitmise edenemise kohta aru andmiseks. Kui teil pole eesmärki, ei pea te koosolekut pidama.
Koosolekuid võib korraldada mitmel eesmärgil, näiteks et anda aru töö edusammudest, mis on aluseks pikaajaliste otsuste tegemisel
Samm 3. Keskenduge teemadele, mis puudutavad paljusid inimesi
Päevakorda ei tohiks lisada teemasid, kus on piisavalt arutelusid ja milles osaleb 2 inimest. Võtke aega, et leida lahendusi, mis nõuavad paljude inimeste kaasamist.
- Näiteks korraldage eraldi koosolek (väljaspool koosolekut), kui soovite koos töökaaslasega uut ülesannet arutada.
- Kui korraldate koosoleku, et arutada probleemi, mida saavad lahendada vaid vähesed inimesed, peaksid koosolekul osalejad, kes ei ole teema arutamisega seotud, suutma tööd jätkata. See tekitab neis pettumust, sest nende tööaeg on raisatud. Seetõttu kasutage seda võimalust nii hästi kui võimalik, sest paljude inimestega koosoleku pidamine pole lihtne.
Samm 4. Korraldage koosoleku päevakava, määrates valikuliselt teemad, mida soovite arutada
Eelistage olulisi teemasid, mida tuleb koosolekul arutada, sest te ei saa kõiki teemasid päevakorda panna.
- Näiteks võiksite loetleda „projekti tähtaegade läbirääkimised”, „eduaruande esitlused”, „uued projektiplaanid” ja „ettepanekud”. Ajapiirangute tõttu ei võtnud te ajurünnakut koosoleku päevakorda.
- Mõelge, kas peate täiskogu koosoleku ettevalmistamise ajaks peamiseks päevakorraks arutamiseks kohtuma mitme inimesega.
Samm 5. Esmalt loetlege olulisemad teemad
Koosoleku planeerimisel on hea poliitika panna kõige olulisemad teemad koosoleku algusesse. Nii saavad kõik osalejad arutleda olulistel teemadel, samal ajal kui nende mõistus on koosoleku alguses selge ja füüsiliselt heas vormis.
- Näiteks planeerige "otsuste tegemine" ja seejärel "eduaruande esitamine" (kui otsuste tegemiseks pole eduaruannet vaja).
- Lisaks on arutatud kõige olulisemaid teemasid juhuks, kui koosolek peab varakult lõppema või mõni koosolekul osaleja peab koosolekult lahkuma enne koosoleku lõppu.
Samm 6. Hinnake, kui kaua kulub iga teema käsitlemiseks
Kuigi te ei saa olla kindel, kui kaua iga teema käsitlemiseks kulub, tehke hinnang. Mõelge, kui kaua koosolek kestab ja kui palju teemasid käsitletakse. Eraldage rohkem aega kõige olulisematele teemadele.
- Näiteks eraldage 30 minutit edusammude aruandluseks, 10 minutit aruteluks ja 10 minutit uute tähtaegade määramiseks.
- Sageli ei saa koosolekute päevakordi lõpule viia, sest iga teema jaoks pole aega eraldatud. Tehke enne kohtumist ajajaotus, et veenduda, et kõiki päevakorras olevaid teemasid saab lõpuni arutada.
- Lisaaja arvutamisel arvestage koosolekul osalejate arvu. Kui koosolekul osaleb 15 inimest ja eraldate iga teema jaoks 15 minutit, tähendab see, et iga inimene saab teema kohta umbes 1 minuti kõneaega. Kuigi kõik ei rääkinud, oli selleks ette nähtud aeg liiga lühike.
Osa 2/3: koosolekukava koostamine
Samm 1. Kirjutage koosoleku päevakorra pealkiri
Kasutage koosoleku päevakorra pealkirja, et anda lugejale teada, et ta loeb päevakorda, mis sisaldab arutatavat teemat. Pärast pealkirja määramist asetage see tühja dokumendi ülaossa. Valige pealkiri, mis on lihtne ja arusaadav.
- Näiteid koosoleku päevakorra pealkirjade kohta: "Juulikuu päevakava: arutage uusi projektiideid" või "2018. aasta augusti päevakava: projekti tähtaja pikendamine".
- Sisestage koosoleku päevakava ärifondi abil, näiteks Times New Roman või Calibri.
Samm 2. Võtke aega osalejate tervitamiseks ja tänamiseks kohtumisel osalemise eest
Kasutage seda võimalust ja tervitage osalejaid. Sel ajal võite teie või mõni teine koosoleku juhataja koosoleku avada ja selgitada peamisi arutatavaid teemasid.
- Kui paljud koosolekul osalejad üksteist ei tunne, leidke aega meeleolu kergendamiseks.
- Kui soovite korraldada koosoleku päevakorra oluliseks koosolekuks, näiteks konverentsiks, on koosoleku avamiseks kuluv aeg tavaliselt pikem. Tavaliste kontorikoosolekute puhul võtab avamissessioon tavaliselt vaid mõne minuti.
- Varuge aega koosoleku alguses päevakorra muudatuste prognoosimiseks.
Samm 3. Osalejate uudishimu äratamiseks lisage küsimuste kujul koosoleku päevakava
Nad imestavad, kui koostate koosoleku päevakorra vaid mõne sõnaga. Küsimused suudavad paljastada arutatava konteksti, nii et koosolekul osalejatel on võimalus sellele aegsasti enne koosolekut mõelda.
- Näiteks kirjutamise asemel "Projekti tähtaegade arutamine" sisaldab: "Kas projekti tähtaegu tuleb nõudluse kasvades pikendada?"
- Vajadusel selgitage küsimuse all lühidalt.
Samm 4. Loetlege iga teema kõrval hinnanguline aeg
Kuigi ajahinnangud ei pruugi päevakorras olla, aitab see teave töökaaslastel vajaduse korral lisaaega ette valmistada või taotleda.
Neil oli veel aega lühendada esitatavat aruannet vastavalt ettenähtud ajale
Samm 5. Valmistage ette aruteluvoog iga päevakorras oleva teema kohta
Arutelu voog on meetod iga teema arutamiseks. Näiteks kui arutatakse projekti tähtaja pikendamist, arutavad kõik vastavalt etteantud voolule. Seega on kõigil koosolekul osalejatel sama perspektiiv.
Näiteks arutatakse koosolekul projekti tähtaja pikendamist kasvava nõudluse rahuldamiseks. Selleks valmistage ette arutlusvoog, mis koosneb "10 minutist senise töö edenemise arutamiseks; 15 minutit, et otsustada, kuidas tootlikkust tõsta; 10 minutit positiivsete ja negatiivsete aspektide kaalumiseks; 5 minutit, et otsustada, kas tähtaega pikendada"
Samm 6. Otsustage, kes juhib iga teema arutelu
Pane oma nimi teema kõrvale, et ta saaks end ette valmistada. Kinnitage see ülesanne asjaomase isikuga paar päeva enne koosolekut ja pange see päevakorda.
Kui juhite koosolekut algusest lõpuni, loetlege see koosoleku päevakorra rubriigis
Samm 7. Kui kohtumisel on külalisesinejaid, eraldage aega
Kui koosolekul on mitu külalisesinejat, kes arutavad olulist teemat, peate eraldama neile osa koosoleku ajast. Pane päevakavasse ajakava, et igal külalisel oleks võimalus sõna võtta ka siis, kui ta soovib arutada mitut teemat. Seega saavad nad tarnitava materjali võimalikult hästi ette valmistada.
Mõni päev enne koosolekut helistage külalisesinejale, et küsida, kui palju aega on vaja selle teema arutamiseks, mida soovite käsitleda. See aitab teil oma ajakava korraldada nii, et need ei satuks üksteisega vastuollu
Samm 8. Võtke aega muude küsimuste arutamiseks
Planeerige see seanss koosoleku lõpus. Kasutage seda seanssi ja küsige enne koosoleku lõppu kõigilt osalejatelt, kas on veel midagi, mida nad tahaksid arutada. Lisaks saavad nad ikkagi edasi anda asju, mis on vahele jäänud või millest pole räägitud.
- Selle istungi päevakorda lisamisega teab kutsutu, et saab anda oma panuse ka siis, kui see, mida ta soovib edasi anda, ei ole koosoleku päevakavas.
- Sellel istungil jätke aega küsimustele ja vastustele.
Osa 3 /3: Koosolekukava lõplik vormistamine
Samm 1. Loetlege koosoleku läbiviimisega seotud üksikasjad
Kirjutage päevakorda koosoleku aeg, kuupäev ja asukoht koos koosolekul osaleda võivate osalejate nimedega. Nii teavad nad juba kutse saamisel, kellega nad koosolekul kohtuvad.
- Hea on lisada osalejate nimed, kes tavaliselt koosolekul osalevad, kuid seekord osaleda ei saa. Teatage selgelt, et nimi ei saa koosolekul osaleda.
- Lisage asukohakaart inimestele, kes ei tea, kus koosolek toimub.
Samm 2. Rääkige asjadest, mis tuleb enne koosolekut ette valmistada
Informeerige kutsutud töökaaslasi, kui on vaja eelnevalt ette valmistada asju, näiteks aruannete lugemine, teabe kogumine lahenduste leidmiseks või probleemide tuvastamine.
Lisage see teave koosoleku päevakorra lõppu, kasutades rasvasi või värvilisi tähti, et see oleks kõigile koosolekul osalejatele selge ja hõlpsasti loetav
Samm 3. Enne koosoleku levitamist kontrollige koosoleku päevakorda hoolikalt, et vigu ei esineks
Koosoleku päevakava on kutsutud inimeste jaoks oluline. Enne levitamist kontrollige koosoleku päevakorda, et veenduda, et teave on täielikult ja õigesti kirjutatud ning kas pole kirjavigu. Lisaks kõrge tööeetika demonstreerimisele peegeldab see viis seda, et pöörate tähelepanu detailidele ja hindate neid.
Samm 4. Jagage päevakava 3-4 päeva enne koosolekut
Kutse saanud kolleegidel on veel aega end ette valmistada, kui nad on paar päeva enne koosoleku päevakorda lugenud, kuid ärge saatke seda liiga vara, sest on võimalus, et seda ignoreeritakse.
Kui soovite konverentsi ajal tähtsat koosolekut pidada, valmistage päevakord ette mitu kuud ette
Näpunäiteid
- Kasutage Wordi programmis saadaolevat koosoleku päevakorra vormingut. Paljud programmid dokumentide loomiseks, näiteks Microsoft Office, Pages for Mac jne. mis pakub isiklikke ja professionaalseid dokumendivorminguid, näiteks koosolekute päevakavade kiireks ja lihtsaks korraldamiseks.
- Kui teie ettevõttes on tavaline koosoleku päevakorra vorming, kasutage seda vormingut.
- Veenduge, et koosolek kulgeb etteantud ajakava järgi, kuid olge paindlik. Peate koosolekut jälgima, kontrollides sageli kella. Kui esimese päevakorra arutelu on lõpule viidud, suunake osalejad koosolekut jätkama, arutades järgmist päevakorda. Võite viisakalt öelda: "Me käsitleme järgmist teemat, et koosolek lõppeks ajakava järgi."
