Kirjalik poliitika ja protseduurid kirjeldavad organisatsiooni juhiseid, reegleid, fookust ja põhimõtteid. Üldjuhul on poliitikad ja protseduurid lisatud töötajatele koostatud käsiraamatutesse. Äripoliitika ja -protseduuride kirjutamine sõltub ettevõtte enda eesmärkidest.
Samm
Osa 1: 5: Visandage ärieesmärgid
Samm 1. Koostage eesmärkide loend
Juhi või ettevõtte omanikuna teate ettevõtte eesmärke. Kaaluge selliseid asju nagu müügieesmärgid, töötajate ja juhtimise eesmärgid ning äripositsioon, mida te eeldate lähiaastatel.
- Püüdke seada eesmärke, mis pole mitte ainult konkreetsed, vaid ka saavutatavad ja mille nimel tasub pingutada. Näiteks seadke rahalised eesmärgid, mis on käeulatuses, ja määrake töötajate tulemuslikkuse eesmärgid, mida on võimalik saavutada, järgides teie seatud eeskirju ja protseduure.
- Kui olete oma eesmärgid seadnud, veenduge, et olete valmis ettevõtte omaniku või juhina pühenduma. Eesmärkide seadmine on oluline esimene samm poliitika ja protseduuride väljatöötamisel. Siis pole vähem oluline järgida.
Samm 2. Kirjutage üles tööde ja protseduuride loend
Mõelge oma ettevõtte igapäevastele sündmustele ja ülesannetele. Kirjutage üles iga töö, mis tuleb iga päev lõpule viia, et äri sujuks.
Mõelge järgmisele: Millised ülesanded nõuavad ametlikku kirjeldust või suunamist? Milliseid protseduure tuleb järjepidevalt ja samamoodi läbi viia? Selle asemel, et keskenduda käelisele tööle, mis ei nõua palju juhendamist, keskenduge suurematele ülesannetele
Samm 3. Loetlege võimalikud probleemid ja lahendused
Eeskirjade eesmärk on tagada, et kõik toimiks tõrgeteta ning töötajatel ja juhtidel oleksid tulemuslikkuse standardid. Mõelge probleemidele, mis võivad poliitika puudumisel tekkida. Nii saate mõelda vajalikele eeskirjadele.
Võimalikule probleemile mõeldes otsige kiiret ülevaadet, kuidas probleemi lahendada või lahendada. Mõelge igapäevase äritegevuse ümber käivatele probleemidele, nagu rahandus, töötajate ja klientide suhtlemine ning töötajate käitumine ja hoiakud
Osa 2: 5: äripoliitika kirjutamine
Samm 1. Loetlege poliitikakategooriad
Pärast erinevate võimalike probleemide kaalumist, mis tuleb poliitikaga lahendada, mõelge iga kategooria üle. Kasutage näiteks selliseid kategooriaid nagu ohutus, ajakava, käitumine, palk, hüvitised, puhkus või puhkus ja diskrimineerimine.
Hiljem käsiraamatu koostamisel aitavad juba kategooriatesse eraldatud reeglid käsiraamatut ja selle jaotisi korrastada. Kategooriad aitavad teil ka kõige olulisemat otsustada ja võivad neid üksikasjalikumalt jagada
Samm 2. Kasutage kontuurivormingut erinevate kategooriate erinevate poliitikate jaotamiseks
Mall võimaldab teil süveneda iga poliitika või kategooria aspektidesse ning lisada mõisteid ja spetsifikatsioone. Kasutage iga jaotise või kategooria sortimiseks numbreid.
Alustage lühikese kontuuriga. Seejärel, pärast kõigi esialgsete ideede kirja panemist, saate naasta kontuuri juurde ja muudatuste ajal lisada või laiendada
Samm 3. Mõelge sobivatele tagajärgedele eeskirjade rikkumise korral
Poliitika võimaldab ettevõtetel korralikult toimida ning on ka standardid, millest töötajad ja juhtkond peavad kinni pidama. Eeskirjad on ka kirjalikud dokumendid, mis kirjeldavad eeskirjade probleemide või rikkumiste lahendamist. See on eriti oluline siis, kui ja kui probleemi lahendamiseks on vaja midagi ette võtta.
Ametlikesse dokumentidesse kirjutatuna võivad poliisid hõlmata töötajate ja ettevõtte seaduslikke õigusi ja kohustusi. Poliitika sisaldab teavet puuetega inimeste tööõiguste, maksude ning diskrimineerimise ja ahistamise keelude kohta töökohal. Veenduge, et sisestate teabe vastavalt kehtivale seadusele
Samm 4. Kehtestage selge vallandamispoliitika
Kui peate töötaja poliitika rikkumise tõttu vallandama, on see kirjalik poliitika tõendiks, kui töötaja arvab, et ta vallandati ebaõiglaselt. Veenduge, et pühendate osa vallandamise reeglite arutamiseks.
Samuti peaksite koostama värbamispoliitika. Näiteks taustakontroll enne kandidaadi tööle võtmist või katseaeg pärast töötaja värbamist ja enne kui temast saab alaline töötaja. Kindlasti looge ja visandage selged terminid
Samm 5. Kasutage selget aktiivset keelt
Kirjutage kõik reeglid selgelt nii, et neid ei tõlgendataks valesti. Kui on veel üks tõlgendus, kaaluge selle ümberkirjutamist mõnes teises keeles.
Näiteks ärge kirjutage: "Teatud tingimustel võidakse anda täiendavat haiguspuhkust." Selle asemel kirjuta "Täiendav haiguspuhkus kinnitatakse ainult valvejuhi selgesõnalisel loal."
Osa 3 /5: Kirjutamisprotseduurid
Samm 1. Tehke kindlaks, millised tööd nõuavad üksikasjalikke protseduure
Mitte kõik tööd või vahejuhtumid ei vaja üksikasjalikke juhiseid. Eelistage järjekindlalt tehtavaid ülesandeid või protseduure, näiteks palgaarvestus või ajakava.
Kui otsustate, millised protseduurid nõuavad üksikasju, kaaluge järgmisi küsimusi: Kas protseduur oli pikk või keeruline? Millised on tagajärjed, kui rakendamisel ilmneb viga? Kas hiljutisi olulisi muudatusi on rakendatud? Kas see protseduur nõuab olulisi või ulatuslikke dokumente? Kas töötajad on protseduurist sageli segaduses?
Samm 2. Koguge iga protseduuri jaoks vajalik teave
Enne protseduuri kirjeldamist peate teadma kõiki samme ja nende aspekte. Mõelge töötajatele tekkinud küsimustele ja võimalikele probleemidele.
Isegi kui teil on kogu teave, peate ikkagi kinni pidama protseduuri enda põhitõdedest. Mõelge, mida lugejad või töötajad peavad mõistma ja protseduuri läbi viima
Samm 3. Kasutage kogu teavet selge protseduuri kirjutamiseks
Kasutage aktiivset keelt. Püüa vältida pikki ja üleliigseid sõnu. Veenduge, et te ei kasutaks raskesti mõistetavat keelt, sealhulgas žargooni, mida töötajad ei pruugi teada.
Näiteks selle asemel, et kirjutada: "Töötajate rebenenud palgakviitungid tuleb säilitada finantstoimikus", kasutage järgmist keelt: "Rebenenud palgakviitungite hoidmine finantstoimikus"
Osa 4: 5: Seaduslikkuse mõistmine
Samm 1. Sisestage jaotis diskrimineerimisvastase poliitika kohta
Kõik ettevõtete omanikud peavad järgima valitsuse kehtestatud diskrimineerimisvastast poliitikat. Lisage kindlasti teave poliitika kohta koos ootustega, et kõik töötajad seda järgivad.
Poliitikasse tuleks lisada ka teave võrdsete töövõimaluste kohta, samuti puuetega inimeste tööõiguse seadus ja ahistamispoliitika
Samm 2. Veenduge, et teie poliitika oleks seaduslik
Peate tagama, et kõik koostatud poliitikad on õiglased ja seadustega kooskõlas. On palju ressursse, mille abil saate teada, kas teie poliitika on kooskõlas kohaldatava õigusega.
Samuti võite paluda juristil tutvuda teie koostatud põhimõtetega, enne kui rakendate neid töötajatele. Ettevõtte omanikuna on juriidilise nõustaja olemasolu, kellega saate regulaarselt nõu pidada, väga kasulik
Samm 3. Paluge töötajatel allkirjastada poliitika ja protseduuride eelnõud
Uutel töötajatel tuleks paluda nõustuda ja allkirjastada poliitika- ja menetlusdokumendid ning anda neile koopia. Lisaks peavad kõik muudatused allkirjastama kõik töötajad. Selle eesmärk on tagada, et poliitika on neile kõigile siduv, kui mõlemad osapooled peavad tulevikus võtma mingeid õiguslikke meetmeid.
Alaealised ei saa seaduslikult lepinguid sõlmida. Kui võtate tööle alla 18 -aastaseid töötajaid, veenduge, et neil on eestkostja kirjalik luba lepingu sõlmimiseks, kuna vanem või eestkostja saab lepingu seaduslikult üles öelda
Osa 5/5: Käsiraamatu koostamine
Samm 1. Asetage teave loogilisse järjekorda
Alustage suuremate punktidega, seejärel järgige väiksemaid. Näiteks kompenseerimiskategooriaga alustamise asemel alustage käsiraamatut värbamisprotsessi või abikõlblikkuse kategooriaga.
- Kaaluge käsiraamatu avamist ettevõtte eesmärkide kirjeldusega, nagu varem kirjeldasite. Kirjutage selge, ühtne lõik või kaks, mis võtab kokku käsiraamatu, mida töötajad võivad ettevõttelt oodata ja mida ettevõte töötajatelt ootab.
- Kasutage ülevaadet juhendis alamkategooriate loomiseks. Kui olete lõpetanud, tehke sisukord, et iga teave oleks hõlpsasti leitav.
Samm 2. Kasutage pilti, diagrammi või diagrammi
On inimesi, kes on visuaalsemad, nii et juhendis olevad skeemid, diagrammid või pildid võivad aidata erinevat tüüpi töötajatel mõistetest aru saada. Pildid võivad lihtsustada protseduure ja eeskirju.
Näiteks saate luua diagrammi või tabeli, mis loetleb erinevaid pealkirju ja nende ülesandeid. Võite kasutada ka küsimuste ja vastuste tabelit, mida töötajad saavad vajadusel viitena kasutada
Samm 3. Pakkuge kõigile töötajatele hõlpsasti juurdepääsetavaid käsiraamatuid
Ideaalis saavad uued töötajad tööle võtmisel käsiraamatu koopia ja vanad töötajad uue koopia, kui see on üle vaadatud. Kaaluge kõigi töötajate allkirjastamist lepinguga, milles öeldakse, et nad mõistavad kõiki käsiraamatus kirjeldatud punkte ja nõustute sellega.
