Paljud ettevõtted kasutavad Microsoft Excelit osakondade või kogu ettevõtte kulude jälgimiseks. Praegu on Excelist saanud Windowsi opsüsteemiga arvutite vaikeprogramm. Nii et saate seda programmi kasutada oma arvete jälgimiseks. Microsoftilt ja teistelt saitidelt on mitmeid malle (väljatrükke), mida saate kasutada kulude jälgimiseks. Isegi Exceli uusimates versioonides on need mallid programmis juba saadaval. Samuti saate Excelis arvete jälgimiseks luua oma töölehti. Selles artiklis käsitletakse mõlemat suunda.
Samm
Meetod 1 /2: Exceli malli kasutamine
Samm 1. Valige vaikimisi Exceli mall
Exceli uusim versioon sisaldab malle isiklike kulude jälgimiseks ja üldiste äritegevuste malle. Sellele mallile pääsete juurde ja saate seda Excelis kulude jälgimiseks kasutada.
- Programmis Excel 2003 valige menüüst "Fail" "Uus". Dialoogiboksi "Mallid" kuvamiseks valige töölaualt "Uus töövihik" "Minu arvutis".
- Programmis Excel 2007 valige dialoogiboksi "Uus töövihik" avamiseks menüüst "Fail" "Uus". Valige vasakpoolse paani menüüst "Mallid" suvand "Installitud mallid". Valige keskmise paani jaotises "Installitud mallid" valik "Isiklik kuueelarve" ja klõpsake "Loo".
- Programmis Excel 2010 klõpsake sildil „Fail”, seejärel valige menüüst „Fail” „Uus”. Valige paneeli "Saadaolevad mallid" ülaosast "Näidismallid", seejärel valige mallimallide vaates "Isiklik kuueelarve" ja klõpsake "Loo".
Samm 2. Valige veebimall
Kui Microsoft Exceli sisseehitatud isikliku eelarve mall ei suuda teie kulusid jälgida, proovige kasutada Internetis saadaolevaid malle. Saate malle alla laadida kolmandate osapoolte saitidelt või kasutada Microsoft Office Online'iga ühenduse loomiseks Excelit.
- Rakenduses Excel 2003 saate sobiva malli valida Microsoft Office Online'i teegist aadressil https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Siit leiate ka Exceli varasemate versioonide malle.)
- Programmis Excel 2007 valige dialoogiboksi "Uus töövihik" jaotisest Microsoft Office Online jaotis "Eelarved". Office'i veebimalli koguga ühenduse loomiseks peab teil olema Interneti -ühendus.
- Programmis Excel 2010 valige paanil Saadaolevad mallid jaotisest Office.com jaotis „Eelarved”. Office'i veebimalli koguga ühenduse loomiseks peab teil olema Interneti -ühendus.
Samm 3. Sisestage teave vastavatesse lahtritesse
Sisestatud teave sõltub kasutatavast töölehe mallist.
Samm 4. Salvestage oma tööleht
Võite kasutada malli esitatud töölehe nime või sisestada soovitud nime. Või kirjutage lihtsalt tööpaberi nimi ja valmistamisaasta.
Meetod 2/2: looge oma tööleht kulude jälgimiseks
Samm 1. Avage Excel
Samm 2. Sisestage lahtrisse A1 töölehe nimi
Kasutage selget nime, näiteks „Isiklik eelarve”, „Isiklike kulude jälgimine” või midagi sarnast. (Ärge kasutage nimede kirjutamisel jutumärke. Siin kasutatakse näidete näitamiseks jutumärke).
Samm 3. Sisestage rea 2 veerupäised
Siin on mõned nimed ja järjestused, mida saate kasutada, "Kuupäev", "Paide To", "Memo", "Expense", "Income" (või "Tulu" või "Deposiit") ja "Saldo". Sisestage need pealkirjad lahtritesse A2 kuni G2 ja reguleerige veeru laiust nii, et kogu tekst oleks nähtav.
Pärast veergude päiste ja päiste seadistamist kasutage funktsiooni „Külmuta paanid”, nii et veerupäised oleksid lehel alla kerides üleval. Paanide külmutamine on Excel 2003 ja uuemate versioonide menüüs "Vaade" ning Excel 2007 ja 2010 menüüribal "Vaade" rühmas "Aken"
Samm 4. Sisestage esimene kulu lahtri reale 3
Samm 5. Sisestage lahtrisse G3 tasakaalu valem
Tasakaalu määrab tulude ja kulude vahe, kuna see on esimene saldokanne. Selle seadistamise viis sõltub teie soovist näha eelarvet kulude poolelt või sularaha, mis teil on.
- Kui soovite, et kohandatud tööleht näitaks kulusid, on teie saldovalem = E3-F3, kus E3 on kulujääki sisaldav lahter ja F3 on tulude saldo lahter. Sel viisil, kui teie kulud on suuremad kui teie sissetulekud, on teie kogukulud positiivsed, mis hõlbustab teie arusaamist.
- Kui soovite, et kohandatud tööleht näitaks teie raha, on saldovalem = F3-E3. Seega kuvatakse töödokumendis positiivne rahavoog, kui sularaha on rohkem kui kulud, ja negatiivne, kui kulud on suuremad kui tulud.
Samm 6. Sisestage lahtrireale 4 teine kulu
Samm 7. Sisestage lahtrisse G4 saldovalem
Kuna teise ja järgmiste kirjete saldo salvestab jooksva saldo, peate lisama sellest tuleneva kulude ja tulude erinevuse eelmise kirje saldole.
- Kui soovite, et tööleht kuvaks kulusid konkreetselt, on saldo valem = G3+(E4-F4), st G3 on lahter, mis sisaldab eelmist saldot, E4 on lahter, mis sisaldab kulusid, ja F4 on lahter, mis sisaldab tulusid.
- Kui soovite, et töölehel kuvataks sularaha kogus, on saldo valem = G3+(F4-E4).
- Valemi sulgusid, mis näitavad kulude ja tulude erinevust, tegelikult ei nõuta. Kirjutasime selle nii, et valemi mõiste sai selgemaks.
- Kui saate jätta saldo väärtuse lahtri tühjaks, kuni kõik sisestused on lõpule viidud, kasutage valemis sõna IF, nii et kuupäeva sisestamisel ei näita saldo lahter väärtust. Selle meetodi valem teise kirje jaoks on = IF (A4 = "", "", G3+(E4-F4)), kui soovite, et tööleht jälgiks koormust, ja = IF (A4 = "", "", G3+(F4-E4)), kui soovite töödokumenti rahavoogude jälgimiseks. (Kulusid ja tulusid ümbritsevad sulgud võib välja jätta, kuid väliseid sulgi ei tohi ära jätta.)
Samm 8. Kopeerige saldovalem teise veeru G lahtrisse (veerg Saldo)
Paremklõpsake lahtrit G3 ja valige hüpikmenüüst "Kopeeri". Seejärel kerige alla selle lahtrini. Paremklõpsake valitud lahtrit ja valige hüpikmenüüst "Kleebi", et kleepida valem valitud lahtrisse. (Excelis 2010 valige hüpikmenüüst suvand "Kleebi" või "Kleebi valemid".) Valem värskendab lahtriviiteid automaatselt, näidates praeguse rea kulu-, tulu- ja kuupäevaviiteid (kui neid kasutatakse) praeguse rea kohal oleva rea võrdlusbilanss.
Samm 9. Salvestage tööleht
Andke oma töölehele selge nimi, näiteks „Kulude jälgimine.xls” või „Isiklik eelarve.xls”. Saate sisestada faili nime ja aasta, mis on sama, mis töölehe loomiseks meetodiga. (Jällegi, te ei pea kasutama jutumärke, nagu me need kirjutasime, lihtsalt näitamaks failinimesid. Te ei pea faililaiendi tüüpi sisestama, kuna Excel kirjutab selle automaatselt üles.)
Excel 2003 ja varasemad versioonid salvestavad töölehed vormingus ".xls", Excel 2007 ja 2010 aga töölehed uuemas XML-põhises vormingus ".xlsx". Viimasel Excelil on aga ka võimalus salvestada faile ".xls" vormingus. Kui teil on mitu arvutit ja kavatsete selle töölehe kõigile salvestada, kasutage vana vormingut, kui teie arvutis on Excel 2003 või varasem versioon. Kasutage uusimat vormingut, kui kõigil teie arvutitel on vähemalt Excel 2007
Näpunäiteid
- Kasutage kulu- ja tulukategoorias "Automaatne täitmine", et sisestatud õigekiri oleks õige.
- Tasumata, tasuliste ja tulevaste kulude eristamiseks võite kasutada rasvast, teksti värvi või lahtrite varjutamist.
- Valemite või veerupäiste juhusliku muutmise vältimiseks on hea mõte kaitsta lahtreid muutuste eest. Valige lahtrid, mida soovite asendada (kuupäev, saaja kategooria, kulud, tulud ja memo), ja avage need lahtrid, seejärel rakendage kaitset kogu töölehele.
