Kulude analüüs on üks neljast majandusliku hinnangu tüübist (lisaks kulude -tulude analüüsile, kulutasuvuse analüüsile ja kulude kasulikkuse analüüsile). Nagu nimigi ütleb, keskendub kuluanalüüs programmi rakendamise kuludele, olenemata esmasest tulemusest. Kulude analüüs on oluline esimene samm enne muude majanduslike hinnangute tegemist, et teha kindlaks projekti sobivus või usaldusväärsus.
Samm
Osa 1 /3: eesmärkide ja reguleerimisala määratlemine
Samm 1. Tea, miks on vaja kulude analüüsi
Kulude analüüsi ulatus sõltub nendest põhjustest, nii et enne analüüsi ulatuse kaalumist peate veenduma, et kuluanalüüsi tulemused vastavad teie põhiküsimusele.
- Kui teete kulude analüüsi lihtsalt eelarve või tulevikuplaani koostamiseks, on ulatus tavaliselt ainult organisatsiooni tasandil.
- Teisest küljest võib see kitsama ja spetsiifilisema eesmärgi saavutamiseks, näiteks konkreetse teenuse teostatavuse ja maksumuse määramiseks, nõuda kitsamat kulude analüüsi, mis on suunatud ainult teatud teenustele.
Samm 2. Tehke kindlaks oma kuluanalüüsi seisukoht
Lisaks sellele, miks vajate kuluanalüüsi, peate teadma ka seda, kelle kulusid tuleb analüüsida. See määrab kogutavad andmed ja nende liigitamise viisi.
- Näiteks võib -olla soovite arvutada konkreetse teenuse kliendile pakkumise kulud. Kui jah, vaadake kulusid tema vaatenurgast ja arvestage (või arveldatakse) teenustasude suurust, transporti asukohta ja muid kulusid.
- Kui soovite lihtsalt teada programmi maksumust, vaatate üldiselt ettevõtte kulusid. Samuti võite vaadata alternatiivkulusid, näiteks kas ühe programmi pakkumine takistab teist pakkumast.
Samm 3. Mitmekesistage pakutavaid programme
Programmi kirjeldamise viis määrab kulude jaotuse analüüsimise. Kui organisatsioon juhib programme, mis on kergesti eristatavad, on jaotus selgelt näha. Kattuvate programmide või samade ressurssidega programmide puhul määrake, kuidas neid eraldada.
- Kattuvaid programme saab teatud määral kokku panna, selle asemel et neid eraldi hinnata. Valige vastavalt organisatsiooni tegevustele kõige loogilisem viis ja proovige töötada võimalikult tõhusalt.
- Et teha kindlaks, kas programmid tuleb jagada, vaadake iga programmi pakutavaid teenuseid, teenuste osutamiseks vajalikke ressursse ja kellele teenuseid osutatakse. Kui 2 neist kolmest tegurist on kahes seotud programmis ühesugused, saate need kulude analüüsis kombineerida.
Samm 4. Määrake ajavahemik, mida soovite hinnata
Kulude klassifitseerimise ja arvutamise viis sõltub ajavahemikust, mille jooksul kulusid analüüsitakse, näiteks pikaajaline (mitu kuud või aastat) või lühiajaline (mitu nädalat või ainult üks kord).
- Näiteks kui proovite kindlaks teha konkreetse teenuse teostatavust, määrake kõigepealt, kui palju selle teenuse tootmine maksma läheks. Teete pikaajalise kuluanalüüsi, et teha kindlaks, kas organisatsioon saab teenuse kulusid endale lubada.
- Tavaliselt on parem valida ajavahemik, mis võimaldab teil saada täpseid tuluandmeid, mitte ainult prognoose. See on abiks, kui kavatsete kulude analüüsi aluseks võtta edasise majandusliku hindamise.
Osa 2/3: Kulude klassifitseerimine
1. samm. Võimaluse korral vaadake üle varasemad kuluanalüüsi aruanded
Kui organisatsioon on juba teinud kuluanalüüsi, rakendage kulude klassifitseerimiseks sama või sarnast viisi. Nii saab kahte aruannet võrrelda, muutes need aja jooksul kasulikumaks.
Võite proovida vaadata ka kuluanalüüse, mida sarnased organisatsioonid teevad või pakuvad samu teenuseid
Samm 2. Loetlege kõik hinnatava programmi otsesed kulud
Otsesed kulud hõlmavad palku ja hüvitisi meeskonnaliikmetele, toorainet ja tarvikuid ning vajalikku mööblit või varustust. Sõltuvalt pakutava programmi või teenuse tüübist võivad teil tekkida ka lepingu-, litsentsi- või kindlustustasud.
- Otsesed kulud on programmide või teenuste jaoks konkreetselt kantud kulud, mida hinnatakse kulude analüüsis. Seda tasu ei jagata teiste programmidega.
- Üldkulud, nagu kommunaalkulud (sh vesi ja elekter), võivad olla otsesed kulud, kui programmil või teenusel on oma asukoht.
Samm 3. Kaudsed kulud
Kaudsed kulud hõlmavad üldisi halduskulusid või juhtide palku ja toetusi, vahendeid, seadmeid ja kõike muud, millele mõni muu programm või teenus kaasa aitab. Kaudseks kuluks klassifitseerimine sõltub sellest, kuidas eraldate organisatsiooni pakutavad programmid või teenused.
Eraldi programmi või teenuse arvutamisel peate need kaudsed kulud eraldama
Samm 4. Korraldage kulud vastavalt analüüsi eesmärgile
Kulude analüüsi aruanne peaks lõppkokkuvõttes olema organisatsioonile kasulik. Selle asemel, et tugineda laiadele finantskategooriatele, valige kategooriad, mis kajastavad täpselt kuluanalüüsi eesmärke.
Standardkategooriad võivad olla personalikulud, tegevuskulud ja käivitamiskulud. Määrake igas kategoorias kulud, mis on klassifitseeritud otsesteks ja kaudseteks kuludeks
Osa 3 /3: Kulude arvutamine
Samm 1. Koguge finantsaruandeid ja teavet
Märkige iga kululiigi puhul, mis on kavas analüüsi kaasata, andmeallikad, mis on vajalikud kaasnevate kulude arvutamiseks. Kui soovite kulusid hinnata, looge aruannete loend, mis sisaldab vajalikku teavet, et saaksite teha usaldusväärseid prognoose.
- Kasutage tegelikke kulusid puudutavat teavet nii palju kui võimalik. See suurendab teie kuluanalüüsi usaldusväärsust ja kasulikkust.
- Prognooside jaoks otsige usaldusväärseid allikaid, mida saab rakendada võimalikult kitsalt. Näiteks kui teil on vaja palka hinnata, kasutage linna keskmist määra, mitte üleriigilist.
2. samm. Programmi otsesed kulud kokku
Kasutage kogutud teavet kasutades kokku kulud palkade, seadmete, tooraine ja muude kulude kohta, mis on otseselt seotud vaadeldava programmiga. Laiendage neid kulusid analüüsitud ajavahemiku jooksul.
- Kui teete pikaajalist kuluanalüüsi, arvutage esmalt nädala või kuu otsekulud, seejärel pikendage neid.
- Personalikulude arvutamisel lisage kindlasti seotud programmiga töötavatele töötajatele pakutavate hüvitiste maksumus (või väärtus).
Samm 3. Eraldage analüüsitud programmile kaudsed kulud
Kaudsete kulude jaotamiseks määrake, kuidas iga kulu saab jagada mitme programmi vahel. Pärast seda arvutage kulude osakaal seotud programmides.
Oletame näiteks, et eraldate personalidirektori palga. Kuna see direktor vastutab programmi töötajate eest, on loomulik, et tema palk jaguneb vastavalt töötajate arvule. Kui teil on kokku 10 töötajat ja 2 on delegeeritud vaadeldavasse programmi või teenusesse, saate kulude analüüsis eraldada programmile 20 protsenti direktori palgast
Samm 4. Arvutage vara amortisatsioon
Kui programmi rakendamiseks või hinnatava teenuse osutamiseks kasutatakse organisatsiooni põhivara, sealhulgas mööblit või seadmeid, tuleb vara amortisatsioon lisada programmi või teenuse kogukuludesse.
Amortisatsiooni arvutamine võib olla keeruline. Kui teil pole varade amortisatsiooni kogemusi, soovitame kasutada raamatupidaja teenuseid
Samm 5. Kaaluge varjatud kulusid
Sõltuvalt hinnatavast organisatsioonist ja programmist võivad lisanduda lisakulud, mis ei kajastu eelarves ega finantsajaloos. Kaasake need kuluprognoosid analüüsi, et tulemused oleksid usaldusväärsemad.
- Näiteks kui teete sihtasutuse programmikulude analüüsi, võivad varjatud kulud sisaldada vabatahtlike töötundide, annetatud tooraine või annetatud ruumi hinnangulist väärtust.
- Varjatud kulud võivad sisaldada ka alternatiivkulusid. Näiteks võib ühe programmi käivitamine mõjutada organisatsiooni võimet pakkuda muid programme.
Samm 6. Tehke järelduste põhjal oma järeldused
Minge tagasi oma eesmärgi juurde viia läbi kuluanalüüs ja otsustada, milliseid meetmeid tuleb võtta. Võite lisada ka prognoose või prognoose programmi või teenusega seotud tulevaste kulude kohta.
- Vähemalt annab teie kuluanalüüs konkreetse programmi või teenuse käitamise kulude tõese arvu.
- Teie kulude analüüs võib tekitada ka uusi küsimusi, mis näitavad, et enne lõpliku otsuse tegemist on vaja täiendavat analüüsi.
