Tööplaan on eesmärkide ja protsesside kogum, mis võib aidata meeskonnal ja/või inimesel seda eesmärki saavutada. Tööplaani lugedes saate paremini aru projekti ulatusest. Tööplaanid aitavad teil projekte korraldada, olenemata sellest, kas neid kasutatakse töökohal või akadeemilises ringkonnas. Tööplaani kaudu jagate protsessi väikesteks kergeteks ülesanneteks, teades samas, mida soovite saavutada. Õppige koostama tööplaani, et oleksite oma järgmise projekti jaoks paremini ette valmistatud.
Samm
Samm 1. Otsustage, mis on teie tööplaan
Tööplaani koostamiseks on palju põhjuseid. Seadke see eesmärk ette, et saaksite projekti hästi ette valmistada. Pidage meeles, et enamik tööplaane kehtivad teatud aja jooksul, näiteks 6 kuud või 1 aasta.
- Kontoris aitab tööplaan ülemusel teada, milliste projektidega te järgmise paari kuu jooksul tegelete. Teie ülemus vajab seda teavet tavaliselt pärast iga -aastast tulemuslikkuse ülevaadet või kui teie meeskond töötab suure projekti kallal. Tööplaan võib olla ka strateegilise planeerimise seansi tulemus, mille ettevõte teeb uue kalendri- või eelarveaasta alguses.
- Akadeemilises maailmas sobivad tööplaanid kasutamiseks üliõpilastele suurte projektide kallal töötamiseks või õppejõududele ainekava koostamiseks semestris.
- Isiklike projektide puhul annab tööplaan ettekujutuse sellest, mida kavatsete teha, kuidas seda teha ja millal plaanite selle lõpule viia.
Samm 2. Kirjutage sissejuhatus ja taust
Professionaalseks tööplaaniks peaksite kirjutama sissejuhatuse ja tausta. Teie ülemus või juht saab tööplaani mõistmiseks vajaliku teabe. Teisest küljest ei vaja akadeemilised tööplaanid tavaliselt sissejuhatust ja tausta.
- Sissejuhatus peaks olema lühike ja huvitav. Tuletage oma ülemusele meelde, miks te selle tööplaani koostasite. Tutvustage talle projekti, mille kallal te teatud aja jooksul töötate.
- Taust peaks esile tooma, miks te tööplaani lõite. Seda saate teha, esitades näiteks viimase aruande üksikasjad või statistika, tuvastades lahendamist vajavad probleemid või muud põhjused, mis põhinevad eelnevate projektidega töötamisel saadud sisendil ja tagasisidel.
Samm 3. Määratlege eesmärgid
Eesmärgid ja eesmärgid on kaks omavahel seotud asja. Tööplaanis viivad mõlemad tulemuste saavutamiseni. Erinevus on selles, et eesmärgid on üldised, samas kui eesmärgid on konkreetsemad.
- Eesmärgid on teie projekti üldpilt. Kirjutage üles, milliseid lõpptulemusi tööplaanist soovite. Veenduge, et katvus oleks lai. Näiteks öelge, et soovite lõpetada uurimistöö või õppida kirjutama.
- Eesmärgid peaksid olema konkreetsed ja käegakatsutavad. Teisisõnu, peaksite pärast eesmärkide täitmist saama oma eesmärkide loendis olevad sammud üle kriipsutada. Uurimistööde jaoks intervjueeritavate allikate leidmine on hea näide sihtmärgist.
- Kui olemasolevad eesmärgid on liiga mitmekesised, saate need jagada pikaajalisteks lühike, periood keskmineja termin pikk. Näiteks ettevõtte lühiajaline eesmärk tõsta kolme kuu jooksul vaatajaskonda 30% võrra erineb pikaajalisest eesmärgist tugevdada brändi nähtavust sotsiaalmeedias aastaks.
- Sihtmärgid kirjutatakse tavaliselt aktiivsete lausetega, kasutades konkreetse tähendusega tegevusverbe. Näiteks "planeeri", "kirjuta", "paranda" ja "mõõda". Vältige ebamäärase tähendusega tegusõnu nagu "õppima", "mõistma" ja "teadma".
Samm 4. Töötage välja tööplaan koos "SMART" eesmärkidega
SMART on lühend, mida tavaliselt kasutatakse tööplaanides käegakatsutavate ja toimivamate tulemuste otsimiseks.
- Spetsiifiline tähendab üksikasjalikku. Mida me kelle jaoks täpselt tegema hakkame? Kirjeldage elanikkonda, keda teenindate, ja kõiki konkreetseid toiminguid, mida nende abistamiseks kasutate.
- Mõõdetav tähendab mõõdetavat. Kas eesmärk on kvantitatiivne ja mõõdetav? Kas saate tulemust arvutada? Kas plaanisite tööd nii, et "Lõuna -Aafrika terviseseisund paraneks 2012. aastal"? Või struktureerite selle nii, et "HIV/AIDS -i juhtumite arv Lõuna -Aafrikas langeb vastsündinutel 2020. aastaks 20%"?
- Saavutatav tähendab saavutatavat. Kas saate oma käsutuses olevate vahenditega selle ettenähtud aja jooksul lõpule viia? Arvestades kõiki olemasolevaid piiranguid, peab teie eesmärk olema realistlik. Müügi suurendamine 500% võrra on mõistlik, kui teie ettevõte on väike. Müügi suurendamine 500% võrra on turul domineerinud ettevõtte jaoks peaaegu võimatu eesmärk.
- Asjakohane on seotud huvidega. Kas sihtmärk mõjutab teie soovitud eesmärki või strateegiat? Kuigi see on üldise tervise seisukohalt oluline, kas on tõsi, et keskkooliõpilaste pikkuse ja kaalu mõõtmine võib otseselt kaasa tuua muutusi vaimse tervise protseduurides? Veenduge, et teie eesmärkidel ja töömeetoditel oleks selge ja intuitiivne seos.
- Tähtajalised on ajaga seotud. Millal eesmärk saavutati ja/või millal teadsite, et olete selle saavutanud? Määrake projekti lõppkuupäev. Kui üldse, siis mainige ka seda, milline lõpptulemus oleks võinud teie projekti varakult lõpetada koos kõigi saavutatud tulemustega.
Pidage meeles, et muutuse arvutamiseks tuleb määrata baasarv. Kui te ei tea, kui palju Lõuna -Aafrika vastsündinuid on nakatunud HIVi/AIDSi, kuidas saate tagada, et haigusjuhtude arvu vähendatakse 20%?
Teatud olukordades peate võib -olla konsulteerima eksperdiga, et veenduda oma tööplaani eesmärkide saavutamises
Samm 5. Loetlege olemasolevad ressursid
Kirjutage sellesse loendisse kõik, mida vajate oma eesmärkide saavutamiseks. Ressursid on erinevates vormides, sõltuvalt teie tööplaanist.
- Kontori ressursid hõlmavad rahalisi eelarveid, töötajaid, konsultante, hooneid või ruume ja raamatuid. Kui tööplaan on ametlikum, saate lisada üksikasjaliku eelarve.
- Ressursid akadeemilistes ringkondades hõlmavad juurdepääsu raamatukogudele; uurimismaterjalid, nagu raamatud, ajalehed ja ajakirjad; juurdepääs arvutile ja internetile; samuti professorid või teised inimesed, kes saavad teid küsimuste korral aidata.
Samm 6. Tunnistage olemasolevaid piiranguid
Piirid on takistused, mis võivad takistada teie jõupingutusi oma eesmärkide saavutamisel. Näiteks koolis või kolledžis uurimistööde tegemisel osutub teie ajakava liiga tihedaks, nii et te ei saa hästi uurida ja kirjutada. Seetõttu on teie piiranguks kirglik ajakava. Proovige semestri jooksul muud kohustused kõrvaldada, et saaksite oma tööplaani tõhusalt täita.
Samm 7. Kes vastutab?
Vastutus on hea plaani oluline element. Kes vastutab iga ülesande täitmise eest? Isegi kui ülesande kallal töötab meeskond, peab üks inimene vastutama selle eest, et ülesanne täidaks õigeaegselt.
Samm 8. Kirjutage strateegia
Jälgige oma tööplaani, seejärel otsustage, kuidas kasutate oma ressursse ja ületate piirangud oma eesmärkide saavutamiseks.
- Kirjutage üksikasjalik toimingute loend. Tehke kindlaks, mis peab teie eesmärkide saavutamiseks iga päev või iga nädal juhtuma. Samuti loetlege, milliseid toiminguid peaksid teised meeskonnaliikmed tegema. Selle teabe korraldamiseks saate kasutada projektihaldustarkvara või isiklikku kalendrit.
- Tehke ajakava. Kuigi võite koostada esialgse töögraafiku, võib aeg -ajalt ette tulla ettenägematuid sündmusi või olukordi. Seetõttu jätke oma ajakavasse ruumi, et vältida viivitusi.
Näpunäiteid
- Määrake verstapostid, kui teie projekt on suur. Teetähised on projekti punktid, mis toovad esile teatud eesmärkide saavutamise. Seda võib pidada ka järelemõtlemispunktiks, kui jälgite, kui kaugele protsess on arenenud, ja samal ajal veenduge, et see ei kalduks tööplaanist kõrvale.
- Koostage endale sobiv tööplaan. See võib olla üksikasjalik, see võib olla ulatuslik, sõltuvalt teie soovidest või vajadustest. Saate kirjutada paberilehele või professionaalse tarkvara abil, kasutades pilte ja värve. Kasutage kõike, mis on teie jaoks kõige loomulikum ja tõhusam.
