Sageli kuuleme inimesi kurtmas, et neil pole ülesannete täitmiseks piisavalt aega. Kui teil on sama, ärge muretsege! Saate oma olemasolevat aega maksimaalselt ära kasutada, omandades mõned põhilised korraldus- ja ajajuhtimisoskused. Mida targemalt oma aega haldate, seda rohkem ülesandeid täidetakse.
Samm
Meetod 1 /3: oma aja kasutamise kindlakstegemine
Samm 1. Salvestage kõik igapäevased tegevused
Jälgige, milliseid tegevusi teete iga päev, ja pange tähele, kui kaua kulub teil nende lõpuleviimiseks. Võib -olla te ei arva, et raisatud aeg osutub palju suuremaks kui aeg, mida tegelikult kasutatakse igapäevaste ülesannete täitmiseks.
Ärge unustage oma rutiinseid tegevusi kodus salvestada, näiteks hommikusöögi valmistamine, maja pühkimine, duši all käimine jne
Samm 2. Salvestage kõik tegevused märkmikku
Kui teate päeva jooksul tehtavaid tegevusi ja aega, kirjutage need märkmikku. Kui kogu teave ühendada ja esitada ühel lehel, näete mustreid ja tegevusi, mis võivad ajaraiskamist esile kutsuda.
- Tehke täielikud ja selged märkmed. Ärge salvestage ühte kirjesse mitut tegevust, ärge ignoreerige esmapilgul tühiseid ülesandeid ja jälgige täpselt aega, kui jälgite igapäevaste tegevuste elluviimist.
- Rühmitage tegevused kategooriatesse. Märkige näiteks majapidamistööd sinise värviga, kontoritööd punasega ja vaba aja tegevused mustaga. See meetod aitab teil hinnata, kui palju aega iga rühm võtab.
Samm 3. Uurige, kuidas oma aega kasutate
Kas veedate: 1 tund päevas unistades? 2 tundi, et otsustada, kus süüa? 8 tundi internetti? Leidke mustrid, mis kirjeldavad teie aja kasutamist, ja seejärel määrake, millised tegevused on kasulikud ja millised mitte.
- Kas raiskate aega, sest teil puudub enesekontroll? Kas olete harjunud tööd edasi lükkama? Kas teil on suur vastutus? Küsige endalt neid küsimusi, kui hindate, kuidas oma aega kasutate.
- Võib -olla planeerite oma igapäevaseid tegevusi irratsionaalselt. Näiteks pole te oma aega targalt juhtinud, kui töötate 30 minutit, tehke 10 -minutiline paus, et hoolitseda tühiste asjade eest, seejärel naaske tööle 30 minutiks. Te olete keskendunum ja produktiivsem, kui töötate 1 tund ja hoolitsete seejärel tühiste asjade eest.
- Täitke tähtajad, täites ülesanded. Seda tehakse, määrates aja, mis kulub teatud ülesannete täitmiseks ilma segamiseta.
Samm 4. Kohandage ajakava
Kui olete täpselt teadnud, milliseid tegevusi teha ja millele kulutate aega, kohandage oma päevakava. Veenduge, et teate, milliseid tegevusi ajapuuduse tõttu ei saa või ei saa kõrvaldada. Tegevused, mis võtavad palju aega, ei kuluta alati aega.
Samm 5. Kui tööga seotud meilide saatmiseks kulub teil 3 tundi päevas, ei vähenda tõenäoliselt selle tegevuse jaoks eraldatud aega
Kui aga vastate töömeilide saatmisel 4-5 isiklikule e-kirjale, vähendage eraldatud aega.
Samm 6. Muutke oma harjumusi ja vaatenurka
Isegi kui teil on probleeme aja juhtimisega, on alati lahendus. Nüüd, kui teate, miks te oma aega raiskate või kuidas peaksite oma aega kasutama, on järgmine samm muuta oma aja haldamise viisi uute harjumuste kujundamiseks.
- Kui kulutate palju aega kodu koristamisele või toiduvalmistamisele, on mõistlik palgata neiu või tellida toitlustusteenus. Mõne inimese jaoks on aeg väärtuslikum kui raha.
- Võib -olla kasutate Interneti jaoks ilma konkreetse eesmärgita pisut aega. Kui teil on vaja teha olulisemaid ülesandeid, piirake teatud veebisaitidele või sotsiaalmeediale juurdepääsu aega.
Meetod 2/3: ümbersuunamiste vältimine
Samm 1. Tehke kindlaks asjad, mis häirivad teid igapäevaste tegevuste ajal
Järjepidev tähelepanu hajutamine on peamine takistus aja targal juhtimisel. Uurige, millised tegevused või inimesed võtavad palju teie aega, näiteks sõbrad, kellele meeldib vestelda või kes tahavad lõõgastuda, nii et jätate töö tähelepanuta. Püüa vältida asju, mis panevad sind aega raiskama.
- Kui raiskate palju aega, kuid ei saavuta loodetud tulemusi, võib vältida tähelepanu kõrvalejuhtimist.
- Kontoris töötades võite kohata segavaid töökaaslasi. Ära aja tööajal väikseid jutte ega sihikindlalt vestelda. Siiski olge nende vastu viisakas, sest käitumine kontoris on sama oluline kui oskus karjääri edu saavutamiseks aega hallata.
Samm 2. Ärge hoidke telefonis liiga kaua
Kui kulutate osa ajast pikkadele telefonivestlustele, muutke seda harjumust. Sageli on näost näkku rääkimine tõhusam kui telefoni teel. Niisiis, loobuge harjumusest pikalt telefoniga rääkida.
Telefonitsi arutades on vestluse algus või lõpp tavaliselt vaid tühistest asjadest. Paljud inimesed ei suuda telefoniga keskenduda ja unistada. Niisiis, proovige sellest teadlik olla. Parimate tulemuste saavutamiseks korraldage näost näkku kohtumine, kui teil on vaja arutada tööga seotud küsimusi, nagu mõlemad pooled saavad koosoleku ajal segamatult arutada
Samm 3. Ärge sisenege veebisaidile liiga sageli
Paljud inimesed vajavad ülesannete täitmiseks peamist vahendit Internetti. Paljud aga raiskavad ka aega, ilma et nad lihtsalt otsiksid artikleid, spordiuudiseid, kunstnike fotosid, pilte kassipoegadest või kutsikatest. Keskenduge Interneti kasutamisele. Internetist pärinevate ümbersuunamiste vähendamiseks on erinevaid programme teatud rakenduste, veebisaitide ja meedia blokeerimiseks.
- Sulgege Facebook, Twitter ja muu sotsiaalmeedia, kui peate keskenduma tähtsamatele asjadele.
- Google'i kaudu teemade otsimine on samuti väga aeganõudev. Alguses tahad lihtsalt mingit teavet leida, kuid enne kui arugi saad, oled sirvinud 3 tundi erinevaid veebisaite.
Samm 4. Pange üles "Palun rahunege" märk
Võib -olla olete näinud silti, mis ripub hotellitoa uksel. Postitage see märk oma kontorisse või tööruumi. Selle asemel, et seda hotellist küsida, printige see ise ja vajadusel riputage see tööruumi ukse külge. Nii ei kutsu keegi teid vestlema, et saaksite tööle keskenduda.
Kui töötate kodus, seadke tööle spetsiaalne ruum. Ärge töötage kohas, mida tavaliselt kasutatakse pereliikmetega koos tegutsemiseks. Televiisorist, telefoni helinast või videomängu heli kuuldes on lihtne häirida
Samm 5. Olge valmis ootamatuteks kõrvalekalleteks
Mõnikord tulevad kõrvalekalded vältimatult, näiteks seetõttu, et teie ülemus kutsub teid WA kaudu vestlema või vanemad paluvad abi kergete ülesannete täitmiseks. Kui olete ajakava koostanud, ei tee need asjad aega, et ülesandeid täita ja esmatähtsaid tegevusi läbi viia.
Meetod 3 /3: aja tõhus kasutamine
Samm 1. Kirjutage üles kõik asjad, mida tuleb teha
Ärge lootke igapäevaste ülesannete täitmisel mälule. Tehke nimekiri tegevustest, mida tuleb teha, ja lugege seda nii tihti kui võimalik, et kõik tööeesmärgid oleksid saavutatud.
- Isegi kui teatud ülesanded tunduvad tühised või kerged, kirjutage need lihtsalt üles. Päevakorras olev ajakava sisaldab midagi sellist nagu "Helista Stevele", "Arvuta kasumimarginaal" või "Saada ülemusele e -kiri".
- Tehke harjumus oma igapäevaste tegevuste ajal endaga märkmeid teha, et oleksite valmis uute tegevuste või ülesannete kohta märkmeid tegema. Kuigi saate selle hiljem kirja panna, on parem mitte viivitada, et te seda ei unustaks.
Samm 2. Kasutage kalendrit
Kalendri või päevakava kasutamine igapäevaste tegevuste planeerimiseks aitab teil oma aega tõhusalt hallata. Märkige üles kõik uus, mis tuleb oma ajakavasse lisada, näiteks tähtaeg, ülesanne või koosolek. Varuge igal hommikul aega oma päevakava lugemiseks, et teada saada, milliseid tegevusi kogu päeva jooksul teha.
Samm 3. Ärge tehke kohtumisi sama ajakavaga
Selleks, et saaksite aega targalt juhtida, korraldage tegevuste ajakava, mis ei ole liiga rahvarohke. Ärge pidage kinni tähtaegadest ega leppige kokku sama ajakavaga kohtumisi. Enne uue ajakavaga nõustumist lugege kõigepealt päevakava, et tagada aja kättesaadavus. Nii saate oma aega hästi juhtida ja järjepidevast päevakavast kinni pidada.
Samm 4. Vältige tähelepanu kõrvalejuhtimist
Kasutage oma aega produktiivselt, kõrvaldades asjad, mis häirivad teid või takistavad teid oma ajakavast kõrvale kaldumast ja muud tegevused edasi lükkavad. Lülitage teler ja videomängud välja, et saaksite keskenduda oma esmatähtsatele ülesannetele ja hiljem lõbutseda.
Samm 5. Eelistage täidetavad ülesanded
Korraldage oma aega nii hästi kui võimalik, planeerides kõige olulisemad ülesanded või peate esikohal olema. Kirjutage see ülesanne graafikusse, kasutades erksaid värve või väikeseid kleebiseid. Planeerige esmalt esmatähtsad ülesanded, et oleks piisavalt aega nende täitmiseks, ja seejärel loetlege muud tegevused, mida saab hiljem teha.
- Olge valmis prioriteete igal ajal muutma. On asju, mis tekivad äkki ja millega tuleb viivitamatult tegeleda, et oleksite sunnitud lõpetama tähelepanu juhtimise töö ja eraldama aega väga kiireloomuliste tähtaegade järgimiseks, saavutades maksimaalse tulemuse. Veenduge, et sellised sündmused on haruldased.
- Kui muudate oma igapäevaseid prioriteete sageli, tundub, et midagi tuleb parandada. Kuigi ajakava väikeste muudatuste tegemine on normaalne, näitab ajakava liiga sagedane muutmine suutmatust prioriteete õigesti seada.
Samm 6. Ole realistlik
Määrake realistlik ajajaotus, et iga ülesanne oleks korralikult täidetud. Kui ülesande täitmiseks kulub 30–60 minutit, planeerige 60 minutit. Tehes realistlikke ajahinnanguid, ei tunne te end ülekoormatuna ega vajadust oma töögraafikut muuta.
Parem olla ettevaatlik ja anda rohkem aega kui vaja. Kui mõni ülesanne lõpetatakse varakult, jätkake järgmise tööga ja see ei mõjuta tootlikkust absoluutselt
Samm 7. Planeerige igapäevased rutiinsed tegevused
Ärge unustage planeerida oma igapäevast rutiini, näiteks söömist ja suplemist. Tõenäoliselt läheb see iseenesest korda, kuid peate eraldama aega planeeritud ülesannete vahel, et te ei jätaks muid kavandatud tegevusi vahele ega lükkaks neid edasi.
Samm 8. Kasutage meeldetuletusi
Lisaks oma päevakavale kasutage muid tööriistu, mis tuletavad teile meelde olulisi ülesandeid või tähtaegu, näiteks Post-it-lehti või telefoni meeldetuletuse seadmist, mis helistab või kuvab teatud ajahetkel sõnumi, mis tuletab teile meelde, et peaksite midagi tegema või valmistuge järgmiseks ajakavaks. Nii ei unusta plaanitud tegevusi.
- Ärge lootke, et teised inimesed teile meelde tuletavad, sest on suur tõenäosus, et nad unustavad sama hästi kui teie.
- Kui plaanitud on väga oluline tegevus, määrake mõni meeldetuletus juhuks, kui väikest märkust või mobiiltelefoni äratust eiratakse.
Samm 9. Küsige abi
Vajadusel võite paluda teistelt abi või delegeerida kerget tööd. Saate koostada hea ajakava, kui te ei kõhkle palumast kedagi teist maja koristama või õhtusööki valmistama, kui olete endiselt hilisõhtuni tööl.
- Delegeerige vastutus kellelegi, kellele võite loota. Selle asemel, et abi küsida inimestelt, kes suudavad ülesande täita, valige keegi, kes on valmis lõpuni hästi töötama.
- Ärge harjuge ülesannete ülekandmisega teistele inimestele. Lisaks sellele, et näete võimetust ajaga hakkama saada, võite tunduda laisk ja motiveerimata.
Samm 10. Uurige oma tootlikkust
Perioodiliselt peate varuma aega, et analüüsida, mida olete saavutanud, kui hästi te toimite ja kui palju aega see võtab. Hinnates oma isikliku ja tööelu erinevaid aspekte, saate kohandada oma töögraafikut ja igapäevast elustiili nii, et saate saavutada eesmärke ületavaid tulemusi.
Samm 11. Tee endale kingitus
Liiga raske või liiga pikk töö võib põhjustada tüdimust, mistõttu on raske keskenduda ka kõige lihtsamatele ülesannetele. Niisiis, võtke aega oma saavutuste tähistamiseks ja kingi endale armastatud kingitus.
- Võtke aega puhkamiseks, et end lõõgastuda. Lülitage telefon välja ja ärge vastake meilidele. Kui töö ja vaba aeg ühendada, pole see viis ennast premeerida ega ära hoida läbipõlemist.
- Kui töötate esmaspäevast reedeni, võtke nädalavahetus puhkamiseks. Näiteks kui lõpetate projekti, mis võttis aega 3 kuud järjest, siis eraldage pärast projekti lõppu aega lühikeseks puhkuseks.
