Äriaruanded on tänapäeva ärimaailmas üks tõhusamaid suhtlusvahendeid. Äriaruannete eelised on palju. Ettevõtted või üksikisikud saavad oluliste otsuste tegemiseks kasutada äriaruandeid. Kui soovite kirjutada head äriaruannet, õppige aru saama ja mõistke aruande kirjutamise eesmärki.
Samm
Osa 1: Otsustage, millist tüüpi äriaruannet soovite kirjutada
Samm 1. Kasutage ideede edastamiseks äriaruandeid
Seda aruannet nimetatakse „õigustus-/soovitusaruandeks“. Seda aruannet saate kasutada oma juhi või direktoriga ideede jagamiseks. Tavaliselt peate koostama aruande kokkuvõtte ja sisu. Kokkuvõte on ideede edastamise vahend. Keha sisaldab teavet teie ideega seotud eeliste, kulude, riskide ja muu teabe kohta.
Näiteks soovite osta oma osakonna jaoks printeri. Juhi veenmiseks, et printerit on tõesti vaja, valmistage ette põhjendus/soovitusaruanne printeri ostutaotluse ametlikuks esitamiseks juhtkonnale
Samm 2. Esitage ärivõimalusega kaasnevad riskid
"Uurimisaruanded" aitavad otsustajatel kaaluda riske, millega tuleb silmitsi seista, kui nad soovivad teatud toiminguid teha, et juhtkond saaks soovimatuid mõjusid ette näha. See aruanne koosneb sissejuhatusest, sisust ja järeldusest. Eessõna sisaldab olulist teavet uuritava teema kohta. Asutus sisaldab selgitusi faktide ja uurimise tulemuste kohta. Järeldus sisaldab aruande kokkuvõtet.
Näiteks soovib ravimifirma X teha koostööd ravimifirmaga Y, kes seisab silmitsi probleemiga. Ettevõte X ei taha teha koostööd ettevõtetega, kellel on praegu või on tekkinud finantsprobleeme. Seetõttu otsib ettevõte X täielikku teavet ettevõtte Y kohta ja koostab seejärel uurimisaruande, et arutada finantsdirektoriga ettevõtte Y finantsandmeid
Samm 3. Esitage valitsusasutustele nõuetele vastavuse teave
See aruanne, mida tavaliselt nimetatakse "vastavusaruandeks", on kasulik ettevõtte vastutuse tõendamiseks, tõestades valitsusasutustele (linn, provints, keskus jne), et juhtkond töötab vastavalt kehtivatele seadustele ja haldab rahandust vastavalt menetlustele. See aruanne koosneb sissejuhatusest, sisust ja järeldusest. Eessõna sisaldab aruandes käsitletud põhiteemade selgitust. Pagasiruum sisaldab andmeid, fakte ja muud teavet, mida valitsusasutused peavad teadma. Järeldus sisaldab aruande kokkuvõtet.
Näiteks peab riikliku kindlustusseltsi direktorite nõukogu esitama rahandusministrile, et äriühingu juhtimine toimub vastavalt 2019. aastal kehtivatele seadustele ja määrustele. Selleks koostab direktorite nõukogu iga -aastase aruande. nõuetele vastavuse aruanne, et tutvustada ettevõtte tegevust 2019. aasta jooksul
Samm 4. Esitage kavandatava idee või projekti teostatavus
Aruannet, mis sisaldab selgitust selle kohta, kas idee võetakse vastu või lükatakse tagasi, nimetatakse teostatavusaruandeks. See aruanne koosneb kokkuvõttest ja põhiosast. Kokkuvõte sisaldab ideid, samas kui keha kirjeldab kavandatava ideega seotud eeliseid, võimalikke probleeme, kulusid ja muid küsimusi. Juhtkond saab teostatavusaruande abil vastata järgmistele küsimustele:
- Kas seda projekti saab finantseelarve raames lõpule viia?
- Kas see projekt on kasumlik?
- Kas seda projekti saab lõpule viia vastavalt etteantud ajakavale?
Samm 5. Esitage uuringu käigus saadud uurimistulemused
"Uurimisaruanne" esitab väga konkreetse probleemi või probleemi üksikasjaliku uuringu tulemused. See aruanne koosneb kokkuvõttest (kokkuvõttest), eessõnast, kasutatud meetoditest, uurimistulemustest, järeldustest ja ettepanekutest. Aruande koostamisel peate teavitama uuringute tulemusi, mida kasutatakse viitena.
Näiteks soovib juhtkond läbi viia uuringu, milles osaleb kogu personal, et otsustada, kas on vaja keelata töötajatel ettevõtte sööklas suitsetamine või mitte. Uuringu läbiviija kirjutab uurimistulemuste kohta aruande
Samm 6. Aidake ettevõttel järjepideva järelevalve abil oma poliitikat, tooteid või protseduure täiustada
Seejärel koostage perioodiline aruanne, mis kirjutatakse iga kindla ajavahemiku järel, näiteks kord nädalas, kuus, kvartalis jne. See aruanne esitab ettevõtte efektiivsuse taseme, kasumi/kahjumi ja muud andmed teatud perioodi kohta.
Näiteks palub apteegiomanik oma müügiesindajal esitada iga kuu järgmise kuu igakuine müügiaruanne
Samm 7. Teatage teatud olukordade korral aruanne
Vastupidiselt perioodilistele aruannetele kirjutatakse olukorraaruandeid konkreetsete vajaduste jaoks, näiteks lihtsalt koosolekutel teabe andmiseks või loodusõnnetustega toimetulemiseks tehtud jõupingutuste kohta aru andmiseks. See aruanne koosneb sissejuhatusest, põhiosast ja järeldusest. Sissejuhatus sisaldab selgitust teatatud sündmuste kohta ja annab lühiülevaate aruande põhiosas käsitletud probleemidest. Kokkuvõtteks selgitage lahendusi, mis on olnud ja mida kavatsetakse ellu viia.
Näiteks kuberner palub linnapeal esitada olukorra aruanne pärast orkaani tekkimist tema vastutusalas olevas piirkonnas
Samm 8. Esitage mõned lahendused probleemi lahendamiseks
"Võrdlusaruanne" pakub mitmeid lahenduste valikuid otsuste tegemiseks. Vastavalt eesmärgile soovitab autor mitmeid toiminguid, mida tuleb teha. See aruanne koosneb sissejuhatusest, põhiosast ja järeldusest. Eessõnas selgitatakse aruande kirjutamise eesmärki. Torso väljendab käimasolevat olukorda või probleemi koos mitme lahendusvariandiga. Järeldus annab parima lahenduse.
Näiteks soovib autotööstusettevõte Aasiasse tehase rajada. Võrdlusaruande kirjutamisel loetlege maksimaalselt 3 riiki vastavalt ettevõtte vajadustele ja pakkuge kokkuvõttes välja parim asukoht
Osa 2 /2: Äriaruande koostamine
Samm 1. Määrake aruande kirjutamise eesmärk ja vormindage aruanne
Küsige endalt, miks soovite äriaruande kirjutada. Valige ülaltoodud loendist aruande tüüp vastavalt saavutatavatele eesmärkidele.
- Olenemata põhjusest seadke kindlasti lühikesed ja selged eesmärgid. Aruande lugejad satuvad segadusse, kui eesmärkide sõnastamine on pikaajaline, nii et aruande usaldusväärsuses kahtletakse.
- Näiteks vajab teie osakond täiendavaid reklaamivahendeid. Aruande kirjutamisel keskenduge praegu kättesaadavale reklaamieelarve eelarvele ja esitage tõhus töökava, et kasutada lisaraha maksimaalselt ära.
Samm 2. Mõtle publikule, kes aruannet loeb
Aruande lugejad võivad tulla väljastpoolt ettevõtet (mitte töötajad) või ettevõtte seest. Ettekannet kirjutades arvestage sellega, kui hästi lugeja aru saab või omab teavet arutatava teema kohta. Mõelge ka sellele, kui kasulik on aruandes esitatud teave lugejale.
- Kes iganes aruannet loeb, on finantsaspekt juhtkonna või klientide jaoks alati esmatähtis.
- Näiteks soovite oma osakonnas rakendada tööjaotusprogrammi. Selleks peate kirjutama äriaruande, mida loevad personalidirektor, operatsioonide direktor ja tegevjuht. Kaaluge võimalust, et nad juba teavad programmist, et saaksite aruandes asjakohast teavet esitada. Kui juhtkond pole kunagi tööpakkumiste programmi arutanud, on teie aruanne informatiivne ja kasulik. Kui ettevõte on selle programmi juba kavandanud, on teie aruanne ebaefektiivne ja vähem veenev.
Samm 3. Määrake, mida on vaja õppida
Äriaruande koostamisel on kõige raskem samm mitte kirjutamine. Järelduste tegemine ja toetavate andmete kogumine on kõige raskem. Teil peab olema palju erinevaid oskusi, näiteks andmete kogumine ja turu analüüsimine. Mida peate teie ja juhtkond teadma, et saaksite teha oma aruandes käsitletud teemade kohta teadlikke otsuseid?
Samm 4. Aruande kirjutamiseks koguge asjakohaseid andmeid
Veenduge, et teie esitatud toetavad andmed on uurimistöö tulemus. Vastasel juhul võite kaotada usaldusväärsuse. Andmete kogumise määrab ka kirjutatava aruande tüüp. Veenduge, et kasutate aruande kirjutamise eesmärgil täpseid ja asjakohaseid andmeid.
- Sisemiste allikate andmeid on tavaliselt kiirem koguda. Näiteks saab toodete müügiandmeid küsida müügiosakonnast telefoni teel. Seega võetakse andmed kohe vastu ja lisatakse aruandesse.
- Välisandmeid saab ettevõttelt. Kui teised osakonnad on tarbijaandmeid kogunud ja analüüsinud, küsige seda, et te ei peaks ise uurima. Vajalikud andmed peavad olema kohandatud ärivaldkonnaga, kuid tavaliselt ei pea äriaruannete koostajad kõigepealt uurimistööd tegema.
- Näiteks kui soovite kirjutada põhjendava/soovitusliku aruande, tehke mõned uuringud, et selgitada välja pakutud ideede eelised, ja lisage seejärel uuringu tulemused aruandesse.
Samm 5. Otsustage, kuidas aruanne enne kirjutamist üles ehitada
Seda otsust mõjutab aruande kirjutamise eesmärk. Näiteks kuidas koostada vastavuse aruanne ja teostatavusaruanne. Alustage kirjutamist, kui saate aru, kuidas aruanne koostada.
- Sorteerige toetavad andmed mitmesse rühma. Äriaruanded sisaldavad tavaliselt palju andmeid ja teavet. Andmete jagamine rühmadesse on hea äriaruande eduka kirjutamise võti. Näiteks esitage müügiandmed kliendiandmetest eraldi ja lisage iga andmete kokkuvõtte jaoks pealkiri.
- Koostage aruandeid, sorteerides kokkuvõtlikud andmed pealkirja järgi, et neid oleks lihtne lugeda ja mõista. Seega võivad esitatud andmed toetada aruande kirjutamise peamist eesmärki.
- Mõnikord peate ootama, kuni keegi teine andmeid analüüsib või sisestab. Ootamise ajal saate kogu andmekogumit töödelda.
Samm 6. Tehke järeldused ja esitage konkreetseid ettepanekuid
Tehke aruandes sisalduvate andmete põhjal kindlasti loogilised järeldused. Selgitage nende järelduste põhjal, mida tuleb teha.
Igale teie pakutud lahendusele peavad järgnema konkreetsed, mõõdetavad toimingud. Kirjeldage kõiki muudatusi ametijuhendis, ajakavas või uue tööplaani elluviimiseks vajalike vahendite eraldamises. Veenduge, et teie ettepanekuid toetaksid andmed, mis tõendavad, et juhtkond suudab aruandes esitatud lahendusi rakendades eesmärke saavutada
Samm 7. Koostage kokkuvõte
See kokkuvõte on äriaruande esimene leht, kuid see on kirjutatud lõpus. Kokkuvõte on vahend uuringu tulemuste ja järelduste esitamiseks, et anda ülevaade aruande sisust, kui kellelgi pole aega seda lõpuni lugeda. Illustratsioonina on kokkuvõte nagu filmi treiler või lõputöö kokkuvõte.
Seda aruannet nimetatakse kokkuvõtteks, sest hõivatud juhid võivad seda kokkuvõtet lugeda. Edastage olulist teavet ülemustele 200-300 sõnaga kokkuvõtte kujul. Ta võiks edasi lugeda, kui tahaks üksikasju teada
Samm 8. Konkreetsete andmete edastamiseks kasutage infograafikat
Mõnikord peate graafikute või diagrammide abil esitama kvantitatiivseid andmeid. Esitage andmed erinevate värvidega, et muuta need atraktiivsemaks ja hõlpsamini mõistetavaks. Andmete lugemise hõlbustamiseks kasutage täpp-, järjenumbreid või tabeleid. See samm muudab andmete esitamise teistsuguseks, et näidata nende olulisust.
- Tavaliselt muudavad pildid äriaruanded atraktiivsemaks. Aruanded tunduvad üksluised, kui need sisaldavad ainult teksti ja numbreid. Esitage asjakohaseid ja kasulikke infograafikuid, kuid ärge üle pingutage.
- Kirjutage teave lehtedele, mis on peaaegu täielikult tekst, ilma tabelite või numbrideta. Täistekstilehed kipuvad olema igavad. Olulise teabe kokkuvõtte võib esitada kasti.
Samm 9. Loetlege teabeallikad
Sõltuvalt uurimistöö tüübist peate võib -olla loetlema teabe pakkuja. Äriaruandes on bibliograafia või allikalehe eesmärk anda lugejale teavet, kui ta soovib teisi andmeid kontrollida või otsida.
Kui kasutate viiteid aruannetesse ettevõtte tüübi järgi, kasutage õiget vormingut
Samm 10. Kontrollige aruannet 2 korda
Te ei tundu tõsine, kui teatate õigekirja- või grammatikavigadest. Need vead seavad teie uuringu usaldusväärsuse kahtluse alla. Lisaks esitage selge ja üheselt mõistetav teave.
- Näiteks ärge kasutage raskesti mõistetavaid sõnu ega liiga pikki lauseid.
- Vältige erinevaid vestlusi.
- Kui aruannete lugeja tegutseb samas äris, võite kasutada kõnepruuki või tehnilisi termineid, kuid ärge üle pingutage.
- Tavaliselt kirjutatakse äriaruanded passiivse häälega. See aruanne on üks näide, mis näitab, et passiivlauseid kasutades kirjutamine on parem kui aktiivsed laused.
- Aruandeid kontrollides võidakse vead tähelepanuta jätta, kuna sisestasite ise. Paluge toetaval töökaaslasel teie aruanne läbi lugeda ja seejärel tagasisidet küsida. Palju parem on teada töökaaslaste vigu kui ülemustel. Kasutage vastastikust panust aruannete täiustamiseks, võttes samal ajal soovitusi arvesse.
Samm 11. Looge sisukord
Kirjutage äriaruanne ametliku vormingu järgi, luues sisukorra, mis on konkreetse lehe otsimisel kasulik. Sisestage sisukorda aruande iga osa leheküljenumbrid, eriti kokkuvõte ja järeldus.
Samm 12. Aruande sidumise aeg
Parim viis kasuliku täieliku ülevaate andva aruande täiustamiseks on selle võimalikult hea sidumine, näiteks spiraaltraadi, sideainete või pappkate abil. Seega tundub aruanne kena ja atraktiivne, nii et teised tahavad seda lõpuni lugeda.
