Töötõend (või töölepingu kinnituskiri) on ametlik kirjavahetus, mille tööandja tavaliselt taotlevale poolele kirjutab, eesmärgiga kinnitada töötaja tööajalugu. Töötõend on tavaliselt vajalik laenu taotlemiseks, kinnisvara üürimiseks, uue töökoha taotlemiseks või muudel põhjustel tööajaloo kontrollimiseks. Töötõendit kirjutades selgitage, kes te olete, esitage aus kokkuvõte töötaja ülesannetest ja kontrollige tööd. See sertifikaat peab kasutama professionaalset kirjaplanki ning sisaldama kontaktandmeid ja allkirja. Täieliku ja täpse töötõendi koostamiseks lugege allolevaid juhiseid.
Samm
Osa 1 /2: Töötõendi kirjutamise ettevalmistamine
Samm 1. Mõelge, miks kirjutate töötõendit
Kirja keele sisu ja toon sõltuvad adressaadist. Finantsasutuste puhul kasutage professionaalset keeletooni ja lisage finantsteavet (nt palgad, vahendustasud, palgatõusud ja lisatasud). Teisest küljest, kui kirjutate uuele tööle kandideerivale töötajale töötõendit, võib keele toon olla mitteametlikum ja te ei pruugi finantsteavet lisada.
Mõistes selle eesmärki ja ulatust, saate kirjutada kirja, mis sobib saaja vajadustega
Samm 2. Mõelge, kes peaks selle kirjutama
Tavaliselt kirjutab töötõendi juhendaja. Sellises olukorras palub töötaja teil tööandjana kirjutada töölepingu konkreetsetel eesmärkidel. Teisest küljest saavad töötajad enda jaoks kirjutada töötõendi. Sellises olukorras kirjutate selle töötajana ise ja palute siis ülemusel allkirjastada või seda vastavalt vajadusele muuta. Kui vähegi võimalik, peaks tööandja selle kirjutama töötaja nimel, mitte vastupidi.
- Kui olete ülemus, kes kirjutab töötajatele kirju, saate need vastavalt oma spetsifikatsioonidele struktureerida ja neis olevaid sõnumeid juhtida. Lisaks peetakse tööandjana teie kirjutatud kirja ehtsaks ja ausaks. Peamine takistus on aga aeg, mis kulub. Ülemusena on teil muidugi tihe graafik, samas kui selle kirja ettevalmistamine võtab aega. Seetõttu on töötõendid tavaliselt lühikesed ja lühikesed, nii et te ei raiska liiga palju aega, eriti kui olete seda juba teinud.
- Kui olete töötaja, kes kirjutab ise, saate määrata, millist teavet saajatele edastada, ega pea leidma aega oma ülemusega ideede jagamiseks. Lisaks ei koorma ülemust ka see aeg, mis tuleb selle kirjutamiseks ette näha (kui kirjutate selle ise, võib ülemus olla õnnelik, sest ta ei pea seda ise tegema). Ülemus peab aga alati alla kirjutama ja on võimalus, et pärast teie kirja sisu lugemist ei taha ta seda teha. Kui see nii on, peaksite selle kas ümber kirjutama või veenma teda seda teie jaoks kirjutama.
Samm 3. Koguge vajalik teave
Kui teate adressaati ja kirja kirjutavat inimest, peate kirja koguma nõutava teabe.
- Kui olete ülemus, rääkige töötajaga, et näha, mida ta soovib lisada. Arutage, kes on saaja, mis on kirja eesmärk, millised spetsifikatsioonid tuleb lisada ja millal see tuleks saata.
- Kui olete töötaja ja kirjutate kirja ise, on kogu vajalik teave juba olemas, kuid kõigepealt peaksite oma ülemusega rääkima ja küsima, millist kirja ta ootab. See tagab, et kirjutate kirja, mis vastab tööandja spetsifikatsioonidele ja saab tema allkirja.
Osa 2 /2: Töötõendi kirjutamine
Samm 1. Kasutage ettevõtte kirjaplanke
Kirjutage töötõend ettevõtte ametlikule kirjaplangile. Kui olete ülemus, saate seda paberit tasuta kasutada. Kui olete töötaja, küsige kõigepealt, kas saate neid kasutada. Ettevõtte ametlik kirjaplank kinnitab teie kirja ja paneb adressaadi selle sisusse uskuma.
Kui teil pole ametlikku kirjaplanki, saate kirja päiste loomiseks kasutada arvutit. Päis peaks sisaldama ettevõtte nime, aadressi, telefoninumbrit ja e -posti aadressi. Esitage ka teave kirja (ja pealkirja) autori ning kirja kirjutamise kuupäeva kohta
Samm 2. adresseerige kiri saajale nii konkreetselt kui võimalik
Kui teate adressaadi nime, adresseerige see otse asjaomasele isikule. Kui te ei tea, kes seda loeb, saatke see organisatsioonile, lisades kirja sisu.
- Näiteks kui teate adressaadi aadressi ja nime, kirjutage see päise alla. Järgige seda sobiva tervitusega, näiteks "Kallis [härra Sudirman]".
- Kui te ei tea, kellele kiri on adresseeritud, saatke see vastavale osakonnale koos kirja sisu kirjeldava teemareaga. Näiteks finantsasutusele saadetud kirja jaoks, mille eesmärk on laenu saada, võite saata oma kohalikule filiaalile kirja, mille pealkirjaks on "Töötajate kirjeldus laenu taotlemiseks". Jätkake tervitusega, näiteks "Kellele see mure".
Samm 3. Kirjeldage, kes te olete
Esimeses kehaosas selgitage, kes te olete ja kirja kirjutamise eesmärk. Märkige oma ametikoht, tööstaaž ja kui kaua olete tunnistust taotlenud töötajat tundnud. Kui olete töötaja, kes kirjutab ise, jätkake kirjutamist, nagu oleks kiri tulnud teie ülemuselt, sest tema kirjutab sellele alla.
Näiteks: "Minu nimi on Budi Jatmiko ja ma olen PT turunduse ja müügi juhataja asetäitja. ABC. Olen töötanud PT. ABC -s 12 aastat ja tundnud seda töötajat seitse aastat. Viimase kolme aasta jooksul olen olnud töötaja otsene juhendaja."
Samm 4. Esitage kinnitamine
Sisu järgmine lõik võtab kokku töötaja töö, sealhulgas tööle asumise kuupäeva, ametinimetuse, kas töö on ajutine või alaline ja kas töötaja töötab seal endiselt. See lõik sisaldab vajadusel töötajate finantsteavet.
- Näiteks: "See kiri on kinnitus, et töötaja tõepoolest töötab siin. Ta on töötanud PT. ABC -s seitse aastat, alates 7. septembrist 2003. Ta täidab müügidirektori asetäitja ametit, mis on PT. ABC. Kuni 7. jaanuarini 2011 töötab ta endiselt sellel ametikohal PT. ABC -s."
- Teine näide: "See kiri kinnitab, et töötaja töötas PT. ABC -s seitse aastat. Asjaomane isik töötas PT -s. ABC -s 7. septembrist 2003 kuni 7. jaanuarini 2011. Ta oli PT. ABC müügidirektori asetäitja.. Ta töötas seitse aastat PT ABC alalise töötajana, palgaga 35 miljonit IDR kuus."
Samm 5. Võtke kokku töötaja kohustused
See lõik kirjeldab töötaja kohustusi, mida on väga vaja muudele töökohtadele kandideerivate töötajate töötõendis. Kuigi töötõend ei ole soovituskiri, ei ole midagi positiivset, kui lisada töötajale positiivne hinnang. See lisateave parandab teie mainet tööandjana ja aitab töötajatel leida uusi töökohti, kinnisvara või laene.
Näiteks "PT. ABC töötaja ülesanded on järgmised: Vastutab radiaatorite müügi eest Bogori piirkonnas ja selle ümbruses. Ta on juhtival ametikohal ja vastutab seitsme kuni üheksa -liikmelise meeskonna motiveerimise eest. Ta peab tagama klientide rahulolu, lahendada klientide kaebused ja teatada müügist iga kolme kuu tagant peakontorile."
Samm 6. Vältige töötajate kohta tundlikku või ebaseaduslikku teavet
On sätteid selle kohta, mida võidakse lisada tööviidetele ja muudele avaldustele potentsiaalsetele tööandjatele. Kehtestatud on, et töötajate teavet saate lisada ainult vastava loaga. Samuti kehtib reegel, mille kohaselt võite avaldada igasugust teavet kõnealuse töötaja kohta, kui see on aus ja heas usus. Enne tundliku teabe avaldamist kontrollige kindlasti, mis on sotsiaalse sobivuse ja kohaldatava õiguse kohaselt vastuvõetav ja sobiv kaasata.
Samm 7. Esitage oma kontaktandmed
Viimane lõik peaks sisaldama teie (tööandja) kontaktandmeid. Seda teavet on vaja, kui saajal on küsimusi. Märkige kindlasti, et adressaat saab teiega ühendust võtta.
Näiteks: "Kui teil on küsimusi või vajate lisateavet, võtke minuga julgelt ühendust aadressil (021) 21215555 või [email protected]."
Samm 8. Allkirjastage ja esitage
Kui kiri on kirjutatud, lõpetage see lõpukõnega, kirjutage sellele alla ja andke töötajale, kes seda taotles, või saatke see adressaadile ise.
- Sulgege kiri tervitusega "Lugupidamisega".
- Pange oma allkiri koos täisnime ja ametikohaga.
- Lisage ametlik või kontrollitempel, mida ettevõtted tavaliselt seda tüüpi kirjade jaoks kasutavad.
Näpunäiteid
- Mõned viisataotlusprotsessid nõuavad viisa andmisel töötaja ametikoha kirjutamist. Võimalik, et peate selgitama viisat taotleva töötaja töö tähtsust.
- Mõned tööandjad paluvad töötajal koostada kiri, millele ta seejärel alla kirjutab. Kui palute töötajatel ise kirjutada, lugege need kindlasti enne allkirjastamist põhjalikult läbi.
- Mõnel ettevõttel on töö kontrollimiseks määratud konkreetne isik ja on ka ettevõtteid, kellel on konkreetne mall. Kahtluse korral küsige personaliosakonnast.
Hoiatus
- Sisestage finantsteave ainult siis, kui töötaja seda nõuab. Kui olete töötaja ja kirjutate kirja ise, saate sisestada nii palju teavet kui vaja.
- Ärge sisestage töötajate kohta isiklikke andmeid, kui nad seda ei luba.
- Kui töötõendit taotlenud töötaja ei tööta enam teiega, ärge põhjendage lahkumist isegi juhul, kui juhtumit või probleemi pole.
