Muudatuste juhtimise plaane on kahte tüüpi. Esimest tüüpi plaan käsitleb muutuste mõju organisatsioonile, mis hõlbustab üleminekut. Teist tüüpi plaan jälgib konkreetseid projekti muudatusi, mille tulemusel on projekti ulatuse muudatused selgelt registreeritud. Mõlema plaani eesmärk on selgelt ja täpselt edastada, mida tuleb teha.
Samm
Meetod 1 /2: Plaani koostamine organisatsiooniliste muutuste juhtimiseks
Samm 1. Näidake muudatuse põhjust
Loetlege tegurid, mis ajendasid otsust muutma, näiteks halb jõudlus, uus tehnoloogia või organisatsiooni missiooni muutmine.
Üks lähenemisviis, mida saab kasutada, on kirjeldada praegust olukorda ja tulevast olukorda, mida organisatsioon soovib luua
Samm 2. Määratlege muudatuse tüüp ja ulatus
Kirjeldage lühidalt muutmisprojekti olemust. Tehke kindlaks, kas see muudatus mõjutab ametinimetust, äriprotsesse, poliitikamuutusi ja/või organisatsioonilist struktuuri. Loetlege muudetavad osakonnad, töörühmad, süsteemid või muud komponendid.
Samm 3. Kirjeldage sidusrühmade tuge
Loetlege kõik osapooled, keda kavandatav muudatus mõjutab, näiteks tippjuhtkond, projektijuhid, projekti sponsorid, lõppkasutajad ja/või töötajad. Kirjutage iga osapoole jaoks üles, kas erakond toetab muudatust.
- Kaaluge diagrammi koostamist, et seda selgelt ja lühidalt edastada. Üks näide on loetleda iga osapoole teadlikkus, toetuse tase ja mõju, mis on järjestatud kõrge/keskmise/madala skaala abil.
- Võimaluse korral viige toetuse mõõtmiseks läbi isiklik intervjuu.
Samm 4. Moodustage muudatuste haldamise meeskond
See meeskond vastutab teabe edastamise eest kõigile osapooltele, kuulab muresid ja tagab, et muutmisprotsess oleks võimalikult sujuv. Valige inimesed, kellel on organisatsioonis usaldusväärsus ja head suhtlemisoskused.
Sellesse meeskonda peaksid kuuluma ka kõrgema juhtkonna esindajad. Rõhutage, et nad vastutavad muutuste edendamise eest, mitte ainult heakskiidu andmise eest
Samm 5. Töötage välja lähenemisviis juhtimisele
Muudatuste õnnestumiseks on väga oluline organisatsioonis oluliste inimeste täielik toetus. Andke kõrgematele töötajatele võimalus anda tagasisidet ja töötada koos nendega, et luua aktiivne roll muutuste demonstreerimisel ja juhtimisel.
Samm 6. Koostage plaan igale huvitatud osapoolele
Hinnake kõigi osapoolte riske ja muresid, sealhulgas neid, kes toetavad muutusi. Määrake juhtkond probleemidega tegelema.
Samm 7. Looge kommunikatsiooniplaan
Suhtlus on muutuste juhtimise kõige olulisem komponent. Suhtle regulaarselt inimestega, keda muudatus mõjutab. Rõhutage muudatuse tagamaid ja muudatusest saadavat kasu.
- Huvitatud isikud peaksid aktsepteerima kahepoolset isiklikku suhtlust. Näost-näkku või näost-näkku kohtumised on väga olulised.
- Suhtlus peaks tulema kõrgelt muutuste sponsorilt, teie vahetu juhendajalt ja teistelt, keda huvitatud osapooled usaldavad. Kogu side peab edastama järjepideva sõnumi.
Samm 8. Jälgi mängu
Alati leidub neid, kes muutustele vastu peavad. See matš on individuaalsel tasemel. Niisiis, suhelge inimesega, et mõista tema mõttekäiku. Jälgige kaebusi, et muudatuste haldusmeeskond saaks nendega tegeleda. Vastupanu levinumad põhjused on järgmised:
- Ei ole motivatsiooni muutuda, pole kiireloomulisust
- Ei saa aru üldisest olukorrast ega sellest, miks on muutusi vaja
- Sisendi puudumine protsessis
- Ebakindlus töökoha turvalisuse, tulevaste rollide või tulevaste tööde tegemiseks vajalike nõudmiste ja oskuste suhtes.
- Juhtkonna suutmatus täita ootusi muudatuste elluviimise või teavitamise osas
Samm 9. Ületada takistusi
Paljud kaebused tuleks lahendada, parandades suhtlust või muutes suhtlusstrateegiaid konkreetsete probleemide lahendamiseks. Mõned kaebused nõuavad täiendavat lähenemisviisi, mille saate võib -olla plaani osana lisada, või saate selle korraldusmeeskonnale delegeerida, et nad saaksid teha seda, mida vaja. Mõelge, millised sammud on teie organisatsioonis sobivad:
- Rollide või tööprotsesside muutmiseks seadke esikohale töötajate koolitamine.
- Kui ennustate madalat moraali või pingelist üleminekuperioodi, tegelege ettevõtte sündmuste või töötajate hüvedega.
- Kui huvitatud pooled ei ole motiveeritud muutuma, ergutage.
- Kui huvitatud osapooled ei tunne end muutuste protsessis kaasatuna, kutsuge kokku koosolek, et koguda tagasisidet ja kaaluda plaanide muutmist.
Meetod 2/2: projekti muutuste jälgimine
Samm 1. Määratlege muudatuste juhtimise roll
Tehke nimekiri selle projekti jaoks määratud ametikohtadest. Kirjeldage iga ametikoha jaoks vajalikke kohustusi ja oskusi. Kaasake vähemalt projektijuht, kes teeb igapäevaseid muudatusi, ja projekti sponsor, kes jälgib üldisi edusamme ja teeb suuri muudatusi.
Laia projekti jaoks suures organisatsioonis jagage projektijuhtimise roll mitmeks eriteadmistega inimeseks
Samm 2. Kaaluge muudatuste juhtpaneeli loomist
Tarkvaraarendusprojektidel on üldjuhul muudatuste kontrollnõukogu, kuhu kuuluvad iga huvigrupi esindajad. Just see juhatus kiidab muutmistaotlused heaks, mitte projektijuht ja edastab otsused huvitatud osapooltele. See lähenemisviis sobib hästi projektidele, mis hõlmavad mitut rühma, ja projektidele, mille minimaalne ulatus ja eesmärgid nõuavad sageli ümberhindamist.
Samm 3. Looge protsess muutmistaotluste realiseerimiseks
Kui keegi muutmismeeskonnast on järgmise sammu välja mõelnud, siis kuidas muuta idee reaalsuseks? Kirjeldage seda protsessi meeskonna nõusolekul. Näide:
- Meeskonnaliikmed täidavad muutmistaotluse vormi ja saadavad selle projektijuhile.
- Projektijuht sisestab vormi muudatuste taotluse kirjetesse ja kohandab seda kirjet muudatuste rakendamisel või tagasilükkamisel.
- Juht palub meeskonnaliikmetel kirjutada konkreetne plaan ja hinnata, kui palju pingutusi vajate.
- Projektijuht saadab plaani projekti sponsorile kinnitamiseks või tagasilükkamiseks.
- Rakenda muudatused. Huvitatud isikuid teavitatakse arengust regulaarselt.
Samm 4. Looge muudatustaotluse vorm
Allpool olevad andmed tuleks lisada iga kord, kui muudatuspäring esitatakse ja muudatuste logi sisestatakse:
- Muutke taotluse kuupäeva
- Projektijuhi määratud muutmistaotluse number
- Pealkiri ja selgitus
- Taotleja nimi, e -posti aadress ja telefoninumber
- Prioriteet (kõrge, keskmine või madal). Hädaolukorra muutmise juhtimiskavad võivad nõuda konkreetseid tähtaegu.
- Toote ja versiooni number (tarkvaraprojektide jaoks)
Samm 5. Sisestage muudatuste märkustesse lisateave
Muutmisdokumendid peaksid fikseerima otsused ja rakendamise. Lisaks muudatustaotluse vormilt kopeeritud teabele peate ette valmistama koha, kuhu kirjutada:
- Heakskiidu või tagasilükkamise märk
- Taotluse heaks kiitnud või lükanud isiku allkiri
- Muutke rakendamise tähtaega
- Valmiskuupäeva muutmine
Samm 6. Jälgige olulisi otsuseid
Lisaks igapäevastele märkmetele tuleb projektile kasuks oluliste otsuste jälgimine. Need andmed aitavad teil hõlpsamini jälgida pikaajalisi projekte või projekte, mis muutuvad juhtkonnas. Need andmed võivad samuti suunata suhtlemist klientide või kõrgema juhtkonnaga. Tähtaegade, projekti ulatuse või nõuete, prioriteeditaseme või strateegia muudatuste korral lisage järgmine teave:
- Inimesed, kes teevad otsuseid
- Otsuse kuupäev
- Kokkuvõte otsuse põhjustest ja otsustusprotsessist. Kaasake selle protsessiga seotud dokumendid.
