Tähestikuline arhiveerimine on viis dokumentide korraldamiseks, mis on olulised nii isiklikus kui ka tööelus. Tähestikuline arhiveerimine võimaldab teil kiiresti leida ja taastada üksikuid faile. See tagab, et kõik dokumendid on kaitstud ja alati käepärast. Indoneesia keeles tähestikulises vormingus esitamiseks on palju reegleid, et säilitada mõistlik registreerimissüsteem.
Samm
Osa 1: Arhiveerimine tähestikulises järjekorras
Samm 1. Otsustage, millist tähestikulist süsteemi kasutada
Kuigi see võib tunduda lihtne, on tähestikulises failisüsteemis mitmeid valikuid. Peate valima ühe süsteemi ja seda järjepidevalt rakendama.
- Kirjade kaupa esitamine põhineb iga sõna igal tähel nende esinemise järjekorras ja eirab sõnade vahelisi tühikuid.
- Sõnahaaval arhiveerimine toimub sorteerides iga faili rea iga sõna esimese tähe alusel.
- Üksuste kaupa esitades võetakse arvesse iga sõna, lühendit ja initsiaali ning sorteeritakse need. Seda süsteemi soovitatakse tavaliselt rakendada.
Samm 2. Rühmitage failid
Kui teil on kõik arhiveerimiseks vajalikud failid, otsustage, kuidas need kõik kokku koondada. Võite kasutada sõnastiku vormingut, kus kõik on sorteeritud tähestikulises järjekorras, olenemata faili tüübist või failidest. Võite kasutada ka entsüklopeedia vormingut, kus rühmitate failid tüübi või teema järgi ja seejärel sorteerite need tähestikulises järjekorras.
Kui teil on arhiveerimiseks erinevat tüüpi faile (kviitungid, maksekviitungid, kirjad jne), soovitame kasutada entsüklopeediavormingut. Esmalt rühmitage failid tüübi järgi, seejärel sorteerige need tähestikulises järjekorras. Dokumentide eraldamiseks kasutage äärist või värvikoodi
Samm 3. Indeksige arhiivitud failid
Indekseerimine on faili pealkirja iga osa rühmitamine sobivateks ühikuteks. Failide indekseerimiseks enne nende arhiveerimist peate iga failinime elemendid jagama ja looma uue nime, mis on tähestikuliselt kohandatud ja erineb vaikenimest. Näitena:
- Oletame, et peate indekseerima ja arhiveerima järgmised failid: artikkel anoa kohta pealkirjaga „Anoa söömiskäitumine“, juhtiva anoaeksperdi Jasmin A. Dahlia elulugu ja Jakarta loomaaia anoa näituse reklaamvoldik.
- Jasmin A. Dahlia elulugu on indekseeritud kui „Dahlia, Jasmin A.", sest esitamisel peab perekonnanimi olema ees. Seega on failid arhiveeritud tähtede rühmas „D".
- Kui valite klassifitseerimismeetodi, näiteks sõnastiku, tuleks artikkel “Anoa söömiskäitumine” vastavalt indekseerida. Seetõttu arhiveerige see tähtede rühmas “P” (“Käitumine”).
- Vastasel juhul saate indekseerida „Anoa söömiskäitumised” kui „Anoa, söömiskäitumised”, kui kasutate entsüklopeedia vormingus rühmitust, mitte lihtsalt anoaga seotud faile arhiveerite. See fail arhiveeritakse seejärel tähtede rühmas “A”.
- Reklaamibrošüüri võiks indekseerida kui „Anoa, näitus (Jakarta loomaaed)", kui ennustate, et anoa näitusel on palju materjali. Näiteks võite teise faili indekseerida järgmiselt: „Anoa, näitus (Bandungi loomaaed).
- Vastasel juhul võidakse reklaamvoldik indekseerida kui „Jakarta loomaaed, (Anoa näitus)”, kui loodate saada mitmeid Jakarta loomaaiaga seotud faile või kui soovite kasutada failide jaoks entsüklopeediavormingus rühmitust geograafilise asukoha järgi.
Samm 4. Sorteerige failid tähestikulises järjekorras nende registrinime järgi
Tähestikulise esitamise üldreegel on failide paigutamine A -st (esimene) kuni Z (viimane). Kasutage eriteavet eristuse ja järjekorra määratlemiseks, et saaksite faile eraldada. Näitena:
- Eelmises etapis indekseeritud järjekord võib olla umbes selline (sõltuvalt kasutatavast süsteemist): „Dahlia, Jasmin A.”, „Jakarta loomaaed (Anoa näitus)” ja „Anoa söömiskäitumine” VÕI „Anoa, näitus (Jakarta Loomaaed))”,„ Anoa, söömiskäitumine”ja„ Dahlia, Jasmin A.”.
- “Känguru” failid on sorteeritud “Elephant” failide järgi. “Kaelkirjaku” failid jäävad vahele ning “Anoa” failid tellitakse enne “Karu” ja “Lambaid”. Seega on järjekord järgmine: “Anoa”, “Karu”, “Lambad”, “Elevant”, “Kaelkirjak”, “Känguru”.
- Kui lisate hiljem “Armadillo” failid, on need pärast “Anoa”. Kuna mõlemad algavad tähega „A”, peate järjekorra kindlakstegemiseks vaatama A -tähe järel olevat tähte (anoa puhul „N” ja „armadillo”). Seega on uus järjekord: "Anoa", "Armadillo", "Karu", "Lambad", "Elevant", "Kaelkirjak", "Känguru".
Samm 5. Märgistage oma failikaust
Selle leidmise hõlbustamiseks märkige iga arhiivikaust selle failile vastava indeksi nimega. See meetod lihtsustab ka uute failide järjekorras arhiveerimist.
- Pange arhiiv selle kausta.
- Oleks lihtsam, kui värviksite kausta kasutusmugavuse suurendamiseks värvikoodiga. Näiteks kui kasutate entsüklopeediavormingute rühmitamist, määratakse igale rühmale oma värv ja iga rühma iga fail on märgistatud vastavalt värvile.
Samm 6. Dokumenteerige indekseerimis- ja registreerimissüsteem
Teie indekseerimis- ja registreerimissüsteemi tuleb rakendada järjepidevalt. Veenduge, et kõik, kellel on juurdepääs failile, teaksid süsteemi, milles see töötab. Näiteks saate luua või jagada dokumenti, mis sisaldab teie failisüsteemi reeglite üksikasju. See aitab kõigil failisüsteemi tõhusalt kasutada.
Samm 7. Arhiivige uus fail korralikult
Asetage failid kappi indeksi nime ja tähestikulises järjekorras vastavalt oma süsteemile. Vajadusel teisaldage praegune fail, et lisada uus fail õigesse kohta.
Osa 2: Erijuhtumite käsitlemine
Samm 1. Arhiivige failid vastavalt olulistele tingimustele
Mõnikord on failide arhiveerimine märksõna, mitte pealkirja või nime järgi lihtsam. See tagab failide indekseerimise ja otsimise kõige loogilisemate terminite abil. Näitena:
„Jakarta esimene pank” võib indekseerida ja arhiveerida kui „Jakarta, esimene pank”. „Jakarta” on selle kirje võtmesõna „First” või „Bank” asemel, eriti kui teil on muid sarnase nimega faile, näiteks „First Bank in Bandung” või „First Bank in Medan”
Samm 2. Sorteerige nimed perekonnanime järgi
Tavaline arhiiv soovitab inimeste perekonnanimed esmalt indekseerida, kuna neid peetakse olulisteks terminiteks.
- Seetõttu on “Jasmin A. Dahlia” indekseeritud ja arhiveeritud kui “Dahlia, Jasmin A.”.
- Lisage lõppu pealkiri (dr, Ir jne). Näiteks „Dr. Jasmin A. Dahlia”on indekseeritud ja arhiveeritud kui„ Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Tavaliselt sorteeritakse nimed tähtede järgi nende õigekirja järgi. Näiteks "MacDonald" on enne "McDonald". Seetõttu „D”, „L”, „Le”, „de” jne. loetakse nime osaks, mitte eraldi üksuseks. Tavaliselt rakendatakse seda võõraste nimede puhul. Näiteks failid “Heinlein”, “Le Guin”, “L'Engle” ja “Wolfe” on õigesti sorteeritud (MITTE “L'Engle”, “Le Guin”, “Heinlein”, “Wolfe”).
- Sellest reeglist tehakse tavaliselt erand, kui isiku nimi moodustab osa ettevõtte või organisatsiooni nimest. Sel juhul käsitlege isiku nime ärinimes üksusena. Näiteks “Jasmin A. Dahlia kahjuritõrjeteenused” on registreeritud tähtede rühma “J” ja seda EI indekseerita kui “Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services”.
Samm 3. Ignoreerige artikleid, sidesõnu ja eessõnu
Artiklid (nt inglise keeles „a”, „an” ja „the”), sidesõnad (nt „ja”, „aga” ja „või”) ning eessõnad (nt „with”, „from” ja „ kuni”) jäetakse tavaliselt indekseerimisel ja tähestikulises arhiveerimises vahele, kuna seda ei peeta oluliseks terminiks. See kehtib isegi siis, kui failinime moodustavad artiklid, sidesõnad või eessõnad. Näitena:
- Fail pealkirjaga „Emu söötmistavade uurimine” on arhiveeritud tähe „E” rühmas „Emu” (märkimisväärne sõna faili pealkirjas), mitte „an” -tähe „A” asemel, kuna see on Ingliskeelne artikkel.
- “Dahlia ja Soetono, kahjuritõrjeteenused” on loetletud “Dahlia, Jasmin A.” järel. Indeksinimed algavad mõlemad tähtedega „Dahlia”, nii et järjekorra määramine nihutatakse esitamise järjekorra määramiseks järgmisele olulisele terminile (antud juhul „Soetono” ja „Jasmin”). Ignoreerige sõna "ja", sest see pole oluline.
Samm 4. Käsitlege lühendeid nii, nagu neid hääldataks
Esitamisel võite kohata lühendeid nagu „Tbk”. (lühend "avatud"). Tavaliselt indekseerite ja arhiveerite faile nagu sõna, mitte ainult tähestikku.
Näiteks arhiveeritakse “Jasmin A. Dahlia Mining Company” pärast “Jasmin A. Dahlia Tbk.”
Samm 5. Failige numbrid nagu tavaliselt
Kui arhiveerite faile tähestikulises järjekorras, näete faile, millel on numbrid. Tavaliselt arhiveeritakse need failid tavapäraselt, mitte nii, nagu oleksid need sõnastatud. Numbreid arhiveeritakse ka enne tähti.
- Näiteks arhiveeritakse “3 päeva igavesti” enne “100 ärinippi” (sest “3” tuleb enne “100”).
- „Kaubandusnõuanded” ja „Nõuanded aktsiate mängimiseks” arhiveeritakse pärast „100 ärinippi”, kuna numbrid on järjestatud enne tähti.
- Õigekirja numbreid käsitletakse numbrite asemel sõnadena. Näiteks on korras failid “100 suurt juhti ärimaailmas”, “Kakssada võimsat näpunäidet äri tegemiseks” ja “Näpunäiteid äri tegemiseks”.
- Kui aga see hõlbustab teie esitamist, tehke julgelt erand ja sorteerige numbrid alati nii, nagu need oleksid kirjutatud.
Samm 6. Käsitsege erimärke
Arvesse tuleks võtta kõiki indekseerimise ajal ilmnenud tähti või numbreid mittevaid tähemärke. Seotud märkide käsitlemine sõltub aga tüübist:
- Kirjavahemärke (nagu apostroofid, punktid ja komad) tavaliselt eiratakse. Näiteks failid „Washingtoni parim kohv” ja „Washingtoni osariigi mess” on arhiveeritud järjekorras.
- Tavaliselt ignoreeritakse diakriitikut ja peetakse neid seotud kirjadeks. Näiteks arhiivitakse „clair” kui „Eclair” ja „ber” kui „Uber”. Kuid meetod ei kehti, kui arhiveerite faili tähestikulises keeles keeles, mis kasutab diakriitikut, nii et tuleb järgida selle keele tavalist tähestikulist järjekorda.
Samm 7. Vajadusel kasutage reeglit “midagi enne midagi”
Tavaliselt eiratakse tähestikulises arhiveerimisel tühikuid (sh kirjavahemärke ja muid vahele jäetud elemente). Kui aga puutute kokku failidega, mis algavad sarnaselt, kasutage arhiivi järjekorra täpsustamiseks tühikut või reeglit „midagi enne midagi”.
- Näiteks failid „Bank Jakarta”, „Bank Bandung” ja „Bank Medan” arhiveeritakse selles järjekorras.
- Seega on fail "Dahlia, Jasmin A." oli enne "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Samm 8. Vajadusel eraldage fail üksikasjalikuma teabega
Harvadel juhtudel ei piisa failide järjekorra määramiseks tähestikulisest teabest. Kui nii. Kasutage failide indekseerimiseks ja arhiveerimiseks lisateavet. Märkige iga faili juurde lisateave, et neid oleks võimalik eristada. Näitena:
- Kui teil on failid kahele inimesele nimega Jasmin A. Dahlia, sorteerige need sünnikuupäeva järgi. Fail “Dahlia, Jasmin A. (sünd. 1853)” tuleb enne “Dahlia, Jasmin A. (sünd 1967).
- Samuti saate faile sortida geograafilise asukoha järgi. Kui teil on faile kolmest erinevast pangast kolmest erinevast asukohast ja igal pangal on nimi „Bank Mandiri”, sorteerige see järgmise näite järgi: „Bank Mandiri (Bandung)”, „Bank Mandiri (Jakarta)” ja „Pank Mandiri (Medan) ".
- Seega, kui teil on kaks faili karude või karutüüpide kohta, eristage neid edasi liikide, geograafilise asukoha jne järgi. Näiteks failid “Bear, Chocolate” ja “Bear, Polar” (järjekorras) või failid “Bear (Europe)” ja “Bear (North America)” (järjekorras).
Samm 9. Teatage kõikidest eranditest ja erireeglitest
Veenduge, et kõik, kes teie faile kasutavad, oleksid teadlikud kõigist failisüsteemi standardjuhiste eranditest. See aitab tagada, et kõik kasutavad failisüsteemi õigesti ja tõhusalt.
