Kas tunnete end ülekoormatuna, kui peate piiratud aja jooksul täitma lugematu hulga kohustusi? Isiklikud ja ametialased kohustused, mis üksteisega kattuvad, tekitavad stressi, eriti kui äärmine hõivatus sunnib sageli midagi olulist unustama. Selle vältimiseks proovige koostada korralik ja hästi korraldatud ülesannete loend? Selle loendi kaudu saate hõlpsamini seada prioriteete, jälgida lõpetamata ülesandeid ja suurendada igapäevast tootlikkust.
Samm
Osa 1 /3: Tegevuse üksikasjade kokkuvõtmine
Samm 1. Määrake kõige sobivam kandja
Kui pääsete oma telefonile juurde rohkem kui päevakava, proovige oma telefonirakenduses ülesannete nimekiri üles märkida. Teisest küljest, kui te ei soovi terve päeva oma telefoni või arvutiekraani vahtida, proovige see paberilehele või spetsiaalsele päevakavale kirja panna. Kui see pole teie eelistustele kohandatud, on tõenäoliselt ülesannete loend vähem tõhus.
Tegelikult on selliseid rakendusi nagu Any.do, Wunderlist ja Pocket Lists, mida saate alla laadida ja kasutada oma igapäevaste toimingute tõhusamaks haldamiseks
Samm 2. Loetlege kõik, mida vajate
Korralduse saab täita vähemtähtsate asjadega, näiteks "Vann", kuni oluliste asjadega, nagu "Viimistlusmaterjal järgmise nädala esitluseks" või "Järgmisel kuul otsime ema sünnipäevakingitust". Nagu näete, on kolm ülesannet erineva iseloomuga, tähtsuse ja kestusega. Selles etapis ärge kiirustage neid kategoriseerima; lihtsalt kirjuta üles kõik ülesanded, kohustused või tegevused, mis pähe tulevad.
- Kirjutage julgelt paberile kõik, mis pähe tuleb. Seda tehes tunnete end kergendatumalt ja aitate mitte unustada kohustusi.
- See loend on teie peamine ülesannete loend.
Samm 3. Vajadusel küsige teistelt abi
Pärast lõpetamist vajavate tegevuste loendi koostamist otsustage, kas paluda teistelt abi või mitte. Tegelikult ei tohiks te kõhklemata paluda kellegi teise abi, kui tunnete end tõesti ülekoormatud või teil on väga piiratud aeg! Vältige soovi asju üksi juhtida! Kui ülesande saab kellelegi teisele delegeerida, siis tehke seda julgelt!
Osa 2/3: Tegevuste juhtimine
Samm 1. Rühmitage põhiloendis loetletud ülesanded kategooriatesse
Näiteks võite luua kategooriad „vastutus tööl” ja „vastutus kodus”. See aitab teil paremini keskenduda oma tähelepanu ja energiat igale ülesandele. Näiteks saate säästa rohkem aega, kui te ei pea tööl olles kontrollima kategooriat „vastutus kodus”.
Tootlikkuse maksimeerimiseks kujutlege, et asetate kõik oma ülesanded teie ette vahekäiku. Kui olete seda teinud, proovige kõrvaldada häirivad mürad ja keskenduge oma tähelepanu konkreetsele ülesandele. Teisisõnu, ärge muretsege sel päeval tarbetute ülesannete või kohustuste pärast
Samm 2. Koostage tegevuste loend ainult üheks päevaks
See aitab teil oma kohustusi vastavalt nende prioriteetidele juhtida. Lisaks ei tunne te end ka koormatuna, sest teil pole "kohustusi", mis tuleb täita homme, järgmisel nädalal või isegi järgmisel kuul! Keskenduge sellele, mida saate 24 tunni jooksul täita. Ideaalis ei tohiks ühe päeva jooksul läbiviidavate tegevuste arv ületada kümmet või isegi viit tegevust.
- Kui te ei tea, kust alustada, proovige kiirendada magamaminekut. Milliseid ülesandeid tuleb sel tunnil tegelikult teha? Kui olete selle leidnud, lisage see oma prioriteetide loendisse!
- Kasutage peamist ülesannete loendit oma igapäevaste ülesannete jaoks viitena. Pärast ülesannete loendi või igapäevase ülesande koostamist vabanege kohe peamistest ülesannetest!
Samm 3. Hinnake iga ülesande või vastutuse kestust
Mõelge realistlikult! Kui te ei kuluta piisavalt aega või olete liiga kinnisideeks iga ülesande võimalikult kiireks tegemiseks, ründab teid suurem stress. Uskuge mind, te ei saa produktiivselt töötada, kui olete pidevalt segaduses. Seetõttu mõõtke iga ülesande kestust objektiivselt ja realistlikult ning planeerige oma tegevuste ajakava selle hinnangu alusel.
Iga vastutuse vahele jätke umbes 10-15 minutit. Tegelikult ei saa te tõesti ilma vaheajata ühelt ülesandelt teisele liikuda, eks?
Samm 4. Looge ülesannete loend, et see huvitavam välja näeks
Kuigi see tundub vähem oluline, võivad need tegevused muuta teie vaatenurka ülesannete loendis positiivsemas suunas! Proovige oma lemmikvärvides ülesannete nimekirja kirjutada või tippida, kleepida see mõnele huvitavale värvilisele papile või kujundada see oma telefoni. Tehke kõik, mis on vajalik, et suurendada oma motivatsiooni erinevate ülesannete täitmiseks!
Osa 3 /3: Kohustuste täitmine
Samm 1. Kirjutage iga põhiülesannete loendis loetletud ülesande tähtaeg üles
Uskuge mind, seda tehes on teil lihtsam koostada igapäevaste ülesannete nimekiri, eriti kuna kuhjuvad kohustused panevad teid unustama ülesanded, mida peetakse vähem olulisteks või hädaolukordadeks. Tehke igapäevane nimekiri, viidates iga põhiloendis loetletud ülesande tähtaegadele!
- Kui ülesandel või vastutusel pole tähtaega, proovige seda ise määrata.
- Ilma selge ja struktureeritud plaanita võivad tühised kohustused kergesti ununeda.
Samm 2. Asetage loend kohta, kus seda sageli näete
Ülesannete nimekirja koostamisel pole mõtet, kui paned paberi sahtlisse ja unustad selle. Seetõttu pange nimekiri alati sinna, kus seda sageli näete! Nii ei unusta te seda ja olete rohkem motiveeritud kõiki selles sisalduvaid kohustusi kiiresti täitma.
Võtke nimekiri igale poole kaasa. Vajadusel kleepige koopia vannitoa peeglile või pistke see rahakotti. Veenduge, et näete neid hõlpsalt ja pääsete juurde
Samm 3. Andke kellelegi oma ülesannete loendi koopia
Näiteks võite selle kinkida vanemale, sõbrale, abikaasale või töökaaslasele; mis kõige tähtsam, veenduge, et inimene saaks teie edusamme jälgida. Kui keegi teine teab ülesannete loendit, tunnete end veelgi vastumeelsemalt viivitamisega, eks?
