Microsoft Access on andmebaasi loomise programm, mis võimaldab kõigil luua ja hallata andmebaase. See programm sobib väikeste projektide jaoks suurtele ettevõtetele ja toimib väga visuaalselt. See muudab selle andmete sisestamiseks suurepäraseks, kuna te ei pea töötama tabelite või töölehtedega. Microsoft Accessi parimate võimaluste kasutamiseks lugege allpool toodud esimesi samme.
Samm
Osa 1: 6: uue andmebaasi loomine
Samm 1. Klõpsake vahekaarti Fail ja valige "Uus"
Andmebaas on koht, kus teie andmeid salvestatakse erinevates vormides. Saate luua tühja andmebaasi või valida olemasoleva malli hulgast.
- Tühi andmebaas on tavaline Accessi andmebaas ja seda soovitatakse kohalikuks kasutamiseks. Kohaliku andmebaasi loomine sisaldab tabelit.
- Veebiandmebaasid on loodud ühilduma Accessi veebiseadmetega. Veebiandmebaasi loomine sisaldab tabelit.
- Mallid on andmebaasid, mis on loodud mitmesuguseks kasutamiseks. Valige mall, kui te ei soovi andmebaasi kujundamisele aega kulutada.
Samm 2. Andke andmebaasile nimi
Kui olete andmebaasi tüübi valinud, andke sellele nimi, mis peegeldab selle sisu. See on eriti kasulik, kui töötate paljude erinevate andmebaasidega. Sisestage väljale "Faili nimi" oma andmebaasi nimi. Uue andmebaasifaili loomiseks valige "Loo".
Osa 2/6: Andmete lisamine andmebaasi
Samm 1. Määrake oma andmete jaoks parim struktuur
Kui loote tühja andmebaasi, peate mõtlema, kuidas oma andmeid korraldada ja õigeid andmestruktuure lisada. Accessis saate oma andmeid vormindada ja nendega suhelda mitmel viisil.
- Tabelid - Tabelid on peamine viis andmebaasi andmete salvestamiseks. Tabeleid saab võrrelda Exceli töölehtedega: andmed on korraldatud veergudes ja tabelites. Seetõttu on andmete importimine Excelist ja muudest numbritöötlusprogrammidest lihtne.
- Vormid - vormid on viis andmebaasi andmete lisamiseks. Kuigi saate andmebaasi andmeid lisada otse tabelites, kiirendab vormide kasutamine andmete visuaalset sisestamist.
- Aruanded - aruanded on kasulikud andmebaasi andmete kokkuvõtmiseks ja kuvamiseks. Aruandeid kasutatakse andmete analüüsimiseks ja konkreetsetele küsimustele vastamiseks, näiteks kui palju kasumit teeniti või kus on kõige rohkem kliente. Aruanded on mõeldud trükkimiseks.
- Päring - päring on andmete vastuvõtmise ja sortimise viis. Saate seda kasutada erinevate tabelite konkreetsete kirjete kuvamiseks. Samuti saate andmete lisamiseks ja värskendamiseks kasutada päringuid.
Samm 2. Looge oma esimene tabel
Kui käivitate tühja andmebaasi, alustate tühja tabeliga. Saate sellesse tabelisse andmeid sisestada kas käsitsi või muust allikast kopeerides.
- Iga andmestik tuleb salvestada oma veergu (väljale), andmed aga oma reale. Näiteks iga kliendi andmed salvestatakse järjest, samas kui saadaolevad väljad on selle tarbija kohta erinevad andmed (eesnimi, perekonnanimi, e -posti aadress jne)
- Saate igale väljale nime tundmise hõlbustamiseks nimetada veerusildid. Topeltklõpsake veeru päist selle ümbernimetamiseks.
Samm 3. Importige andmeid muudest allikatest
Kui soovite importida toetatud failist või asukohast, saate Accessi seadistada teabe vastu võtma ja oma andmebaasi lisama. See on kasulik andmete vastuvõtmiseks veebiserveritest või muudest jagatud allikatest.
- Klõpsake vahekaarti Välised andmed
- Valige importitava faili tüüp. Jaotises „Importimine ja linkimine” näete mitut tüüpi andmetüüpe. Rohkemate valikute nägemiseks klõpsake nuppu Rohkem. ODBC tähistab avatud andmebaasi ühenduvust ja sisaldab selliseid andmebaase nagu SQL.
- Sirvige andmete asukohti. Kui andmed on serveris, peate sisestama serveri aadressi.
- Järgmises aknas valige "Määrake, kuidas ja kuhu soovite andmeid praegusesse andmebaasi salvestada". Valige "OK". Andmete importimiseks järgige juhiseid.
Samm 4. Lisage veel üks tabel
Soovite salvestada erinevaid kirjeid erinevatesse andmebaasidesse. See muudab teie andmebaasi sujuvaks. Näiteks võib teil olla klienditeabe tabel ja teine tabel teabe tellimiseks. Seejärel saate linkida klienditeabe tabeli tellimusteabe tabeliga.
Vahekaardi Avaleht jaotises "Loo" klõpsake nuppu "Tabel". Teie andmebaasi ilmub uus tabel. Teavet saate sisestada samamoodi nagu esimest tabelit
Osa 3/6: Tabelitevaheliste suhete haldamine
Samm 1. Mõista, kuidas lukud töötavad
Igal tabelil on iga kirje jaoks ainulaadne esmane võti. Esialgu loob Access ID veeru, mille arv suureneb iga kirjega. See veerg toimib esmase võtmena. Tabelitel võivad olla ka välisvõti väljad, mis on lingitud väljad teistest andmebaasi tabelitest. Lingitud väljadel on samad andmed.
- Näiteks võib teil olla tabelis Tellimused väli Kliendi ID, et salvestada, mida klient tellis. Saate selle välja jaoks suhte luua tabeli Kliendid ID väljaga.
- Tabelite vaheliste seoste kasutamine aitab teie andmeid järjepidevalt, tõhusalt ja hõlpsalt juurde pääseda.
Samm 2. Klõpsake vahekaarti Andmebaasi tööriistad, seejärel klõpsake jaotises Relationships nuppu Relationships
See avab uue akna kõigi andmebaasi tabelite eelvaatega. Iga väli kuvatakse iga tabeli nime all.
Enne suhte loomist peate looma välja "välisvõti". Näiteks kui soovite tabelis Tellimused kasutada kliendi ID -d, looge tabelis väli nimega Klient ja jätke väli tühjaks. Veenduge, et vorming on sama, mis väli, millega lingite (nt numbrid)
Samm 3. Lohistage väli, mida soovite võõrvõtmena kasutada, väljale, mille võõrvõtme jaoks lõite
Väljade vahelise suhte määramiseks klõpsake ilmuvas aknas Loo. Kahe välja ühendava tabeli vahele ilmub joon.
Suhte loomisel märkige ruut "Täida viitealaset terviklikkust". See tähendab, et kui andmeid muudetakse ühes valdkonnas, muutuvad ka teiste väljade andmed. See muudab teie andmed täpsemaks
Osa 4/6: Päringu loomine
Samm 1. Mõista päringute rolli
Päringud on toimingud, mis võimaldavad teil andmebaasis kiiresti andmeid vaadata, lisada ja muuta. Päringuid on palju, alates lihtsatest otsingutest kuni uute tabelite loomiseni olemasolevate andmete põhjal. Päringud on aruannete koostamisel olulised.
Päringud on jagatud kahte põhitüüpi: Vali ja Toiming. Esimene päring tõmbab tabelist andmed ja saab neid arvutada, teine aga saab tabelist andmeid lisada, muuta ja kustutada
Samm 2. Kasutage päringuviisardit põhilise valikupäringu loomiseks
Kui soovite kasutada põhilist valikupäringut, kasutage päringuviisardit, mis juhendab teid samm -sammult. Päringuviisardile pääsete juurde vahekaardilt Loo. See võimaldab kuvada tabelist konkreetseid välju.
Valikupäringu loomine kriteeriumidega
Samm 1. Avage päringu kujundus
Saate kasutada kriteeriume oma valikupäringu minimeerimiseks ja kuvada ainult vajalikku teavet. Alustamiseks klõpsake vahekaarti Loo ja valige Päringu kujundus.
Samm 2. Valige oma tabel
Avaneb kast Tabeli näitamine. Topeltklõpsake tabelit, mida soovite kasutada, ja klõpsake nuppu Sule.
Samm 3. Lisage väljad, millele andmed ekstraheeritakse
Topeltklõpsake tabeli iga välja, mille soovite päringule lisada. Väli lisatakse disainiloendisse.
Samm 4. Lisage kriteeriumid
Saate kasutada erinevat tüüpi kriteeriume, näiteks teksti või funktsioone. Näiteks kui soovite väljal Hind kuvada kõrgemat hinda kui 50 dollarit, sisestage
=50
kriteeriumide kohta. Kui soovite näidata ainult Ühendkuningriigi kliente, sisestage
Ühendkuningriik
kasti Kriteeriumid.
Igas päringus saate kasutada mitut kriteeriumi
Samm 5. Tulemuse nägemiseks klõpsake "Käivita"
See nupp asub vahekaardil Disain. Teie päringu tulemused kuvatakse aknas. Päringu salvestamiseks vajutage klahvikombinatsiooni Ctrl+S.
Valikupäringu loomine parameetritega
Samm 1. Avage päringu kujundus
Parameetritega päring võimaldab teil määrata, milliseid andmeid soovite iga päringu käivitamisel saada. Näiteks kui teil on erinevate linnade klientide andmebaas, saate parameetritega päringu abil küsida, millise linna kohta soovite andmeid kuvada.
Samm 2. Looge valikupäring ja määratlege tabel
Lisage päringusse väljad, mille kohta soovite andmeid hankida, topeltklõpsates tabeli eelvaadet.
Samm 3. Lisage parameetrid jaotisse Kriteeriumid
Nende ümber on parameetrid tähistatud tähemärkidega . Sulgudes olev tekst kuvatakse päringul, mis kuvatakse päringu täitmisel. Näiteks linna sisendi taotlemiseks klõpsake väljal Linn lahtrit Kriteeriumid ja sisestage
[Milline linn?]
Kas saate parameetreid lõpetada? või:, aga mitte koos! või
Samm 4. Looge paljude parameetritega päring
Päringutulemustes kohandatud vahede loomiseks saate kasutada mitut parameetrit. Näiteks kui teie eelistatud väli on Kuupäev, saate tulemusi kindlate kuupäevade vahel, sisestades koodi> Vahele [Alguskuupäev:] ja [Lõppkuupäev:]. Päringu käivitamisel saate kaks viipa.
Tabeli loomise päringu loomine
Samm 1. Klõpsake vahekaarti Loo ja valige Päringu kujundus
Päringu abil saate olemasolevast tabelist konkreetseid andmeid hankida ja nende andmetega uue tabeli luua. See on väga kasulik, kui soovite oma andmebaasi teatud osa jagada või luua andmebaasi konkreetse osa jaoks vormi. Esmalt loote tavalise valiku päringu.
Samm 2. Valige tabel, kust soovite andmeid alla laadida
Topeltklõpsake tabeleid. Vajadusel saate korraga valida mitu tabelit.
Samm 3. Valige väli, kust soovite andmeid alla laadida
Topeltklõpsake tabeli eelvaates iga välja, mille soovite lisada. See väli lisatakse teie päringute loendisse.
Samm 4. Määrake kriteeriumid
Kui soovite väljal teatud andmeid määrata, kasutage nende määramiseks jaotist Kriteeriumid. Üksikasju vt jaotisest "Valikupäringu loomine kriteeriumidega".
Samm 5. Testige oma päringut, veendumaks, et tulemused vastavad teie vajadustele
Enne tabeli loomist käivitage päring, veendumaks, et see otsib õiged andmed. Korrigeerige kriteeriume ja välju, kuni saate õiged andmed.
Samm 6. Salvestage päring, vajutades klahvikombinatsiooni Ctrl+S
Päring ilmub ekraani vasakul pool asuvasse navigeerimisraami. Selle valimiseks klõpsake päringut ja klõpsake vahekaarti Kujundus.
Samm 7. Klõpsake jaotises "Päringu tüüp" nuppu "Tee tabel"
Ilmub aken, kus küsitakse uue tabeli nime. Sisestage tabeli nimi ja klõpsake nuppu OK.
Samm 8. Klõpsake nuppu Käivita
Teie uus tabel luuakse teie koostatud päringu põhjal. Tabel kuvatakse ekraani vasakus servas asuvas navigeerimisraamis.
Lisamispäringu loomine
Samm 1. Avage varem loodud päring
Saate kasutada päringut Lisa, et lisada andmeid olemasolevast tabelist teisest tabelist. See on kasulik, kui peate tabelisse andmete loomiseks lisama tabeli loomise päringu.
Samm 2. Klõpsake vahekaardil Kujundus nuppu Lisa
See avab akna Lisa. Valige tabel, kuhu soovite andmeid lisada.
Samm 3. Muutke oma päringukriteeriume vastavalt soovile
Näiteks kui loote väljale „Aasta“tabeli kriteeriumidega „2010“, muutke see lisatavaks aastaks, näiteks „2011“.
Samm 4. Määrake, kuhu soovite andmed lisada
Veenduge, et oleksite määranud õiged väljad igale veerule, millele andmed lisate. Näiteks ülaltoodud muudatuste abil tuleks andmed lisada rea "Lisa" kasti Aasta.
Samm 5. Käivitage päring
Klõpsake vahekaardil Disain "Käivita". Päring täidetakse ja andmed lisatakse tabelisse. Seejärel saate tabeli lisada, et kontrollida, kas andmed sisestati õigesti.
Osa 5/6: Vormide loomine ja kasutamine
Samm 1. Valige tabel, mille jaoks soovite vormi luua
Vormid võimaldavad teil vaadata iga välja andmeid ja liikuda kirjete vahel ning luua uusi kirjeid kiiresti ja lihtsalt. Vormid on väga olulised, kui sisestate andmeid pika aja jooksul, sest paljudel inimestel on seda lihtsam kasutada kui tabeleid.
Samm 2. Klõpsake vahekaardil Loo nuppu Vorm
See loob automaatselt vormi, mis põhineb tabeli väljadel. Access loob piisava suurusega väljad, kuid saate vormil olevate elementide suurust muuta ja teisaldada.
- Kui te ei soovi, et vormil ilmuksid teatud väljad, saate paremklõpsata ja valida Kustuta.
- Kui teie tabelil on seos, kuvatakse lingitud andmeid kuvava kirje all andmerida. See võimaldab lingitud andmeid hõlpsamini muuta. Näiteks võib igal teie andmebaasi müügimehel olla kliendi andmed seotud nende kirjega.
Samm 3. Sirvige oma vormi
Allpool olevad suunanupud on kasulikud kirjete vahel liikumiseks. Kirjete vahel liikudes täidetakse vormi lahtrid teie andmetega. Esimese või viimase kirje juurde liikumiseks saate kasutada nurgas olevaid nuppe.
Samm 4. Tabeli kasutamiseks klõpsake nuppu Andmeleht
See nupp asub vasakus ülanurgas ja võimaldab teil vormi abil oma andmete sisu muuta.
Samm 5. Muutke tehtud kirjeid
Tabelis olemasolevate andmete muutmiseks saate muuta iga kirje kogu kasti teksti. Tehtud muudatused ilmuvad kohe tabelisse ja lingitud andmetesse.
Samm 6. Lisage uus kirje
Uue kirje loomiseks rea lõpus klõpsake navigeerimisnuppude lähedal nuppu "Lisa kirje". Saate kasutada lahtreid andmete sisestamiseks tabeli tühjadesse lahtritesse. See on lihtne viis teabe lisamiseks tabelivaate asemel.
Samm 7. Kui olete lõpetanud, salvestage vorm
Salvestage vorm kindlasti, vajutades klahvikombinatsiooni Ctrl + S, et saaksite sellele hiljem juurde pääseda. Vorm ilmub ekraani vasakul pool asuvasse navigeerimisraami.
Osa 6/6: Aruande koostamine
Samm 1. Valige tabel või päring
Aruanded võimaldavad teil kuvada oma andmete kokkuvõtte. Aruandeid kasutatakse sageli palgaarvestuse ja tarnearuannete jaoks ning neid saab kohandada mis tahes otstarbeks. Aruanded toovad andmeid teie loodud tabelitest või päringutest.
Samm 2. Klõpsake vahekaarti Loo
Valige aruande tüüp, mida soovite luua. Aruannete koostamiseks on mitu võimalust. Access saab teie jaoks automaatselt aruandeid genereerida ja saate luua ka kohandatud aruandeid.
- Aruanne - see loob automaatse aruande kõigi teie allika andmetega. Siin ei ole andmeid rühmitatud, kuid väikeste andmebaaside jaoks võib seda tüüpi aruanne teie vajadustele sobida.
- Tühi aruanne - see loob tühja aruande, mille saate soovi korral andmeid täita. Kohandatud aruande loomiseks saate valida saadaolevate väljade hulgast.
- Aruandeviisard - aruande loomise viisard juhendab teid aruande loomise protsessis, võimaldades teil andmeid valida ja rühmitada ning andmeid vormindada.
Samm 3. Valige tühja aruande andmeallikas
Kui otsustate luua tühja aruande, peate valima andmeallika. Kõigepealt klõpsake vahekaarti Korraldus ja valige Atribuudileht. Või võite vajutada ka Alt+Enter.
Klõpsake kirjeallika kõrval olevat allanoolt. Ilmub teie tabelite ja päringute loend. Valige tabel või päring ja aruande jaoks valitakse teie valikud
Samm 4. Lisage aruandele väljad
Kui allikad on olemas, saate aruandele välju lisada. Klõpsake vahekaarti "Vorming" ja klõpsake "Lisa olemasolev väli". Paremal kuvatakse väljade loend.
- Klõpsake ja lohistage väljad, mida soovite kujundusraamile lisada. Kirje ilmub teie aruandesse. Lisaväljade lisamisel määratakse need automaatselt olemasolevate väljadega.
- Välja suurust saate muuta, klõpsates selle nurgal ja lohistades seda hiirega.
- Eemaldage väli aruandest, klõpsates selle pealkirjal ja vajutades Kustuta.
Samm 5. Rühmitage oma aruanded
Rühmitamine võimaldab teil aruannete teavet kiiresti töödelda, kuna seotud andmed on juba korraldatud. Näiteks võiksite rühmitada müügi piirkonna või müüja järgi. Rühmitamine võimaldab teil seda teha.
- Klõpsake vahekaarti Kujundus ja seejärel nuppu "Rühmitage ja sorteeri".
- Paremklõpsake väljal, mida soovite rühmitada. Valige menüüst "Group On".
- Grupile luuakse pea. Päiste pealkirju saate kohandada siltide rühmade jaoks.
Samm 6. Salvestage ja jagage aruannet
Kui aruanne on valmis, saate selle salvestada ja jagada või printida nagu iga teist dokumenti. Kasutage aruandeid, et jagada investoritele toimivusaruandeid, töötajate kontaktteavet ja palju muud.
Näpunäiteid
Microsoft Access avaneb režiimis "Backstage View", mis pakub menüüvalikuid, mis võimaldavad teil andmebaasi avada, uue andmebaasi luua või andmebaasi muutmiseks käske juurde pääseda
Hoiatus
Mõned Accessi funktsioonid pole olenevalt loodava andmebaasi tüübist alati saadaval. Näiteks ei saa töölaua andmebaasi veebis jagada ja teatud töölauafunktsioonid, näiteks päringute arv, pole veebiandmebaasis saadaval
== Allikas ==
- https://office.microsoft.com/en-us/access-help/introduction-to-queries-HA102749599.aspx?CTT=5&origin=HA102809525# _Toc355883441
- https://www.functionx.com/access/Lesson30.htm
- https://www.gcflearnfree.org/access2010/13
-
https://oit.wvu.edu/training/files/access2010reports.pdf
