Access on andmebaasihalduri liides, mis võimaldab kasutajatel importida süsteemi Exceli andmebaasi ühe või mitu osa, et nad leiaksid vasteid oma väljade (väljade) vahel või sees. Kuna üks Access -fail võib sisaldada mitut Exceli arvutustabelit, sobib see programm suurepäraselt ka suure hulga Exceli arvutustabeli teabe Accessi kogumiseks või analüüsimiseks. Peate lihtsalt tegema mõned peamised sammud.
Samm
Osa 1 /3: Exceli Accessi importimise ettevalmistamine
Samm 1. Avage mõlemad programmid arvutisse
Peate ostma ja alla laadima Microsoft Office'i plaani, mis sisaldab Exceli ja Accessi. Seda saate teha ainult Microsofti veebisaidi kaudu.
- Kui programm on allalaadimise lõpetanud, klõpsake Windowsis nuppu "Start" ja valige "Kõik programmid".
- Klõpsake "Microsoft Office" ja valige rippmenüüst "Juurdepääs" (või "Excel"). Võib -olla saadeti Exceli arvutustabel e -postiga või laaditi saidilt alla. Fail avab teie arvutis Office'i programmi.
Samm 2. Enne Accessi importimist puhastage Exceli arvutustabel
Asjade lihtsustamiseks soovitame enne Exceli faili Accessi importimist teha mõned lihtsad toimingud. Peamine on see, et imporditavate arvutustabelite vahelised andmed peavad olema järjepidevad.
- Hea mõte on veenduda, et Exceli arvutustabeli esimene rida sisaldab veerupäiseid (või lahtrite nimesid) ja on arusaadav ja lihtne. Näiteks inimeste perekonnanimesid sisaldava veeru puhul soovitame anda veeru pealkirjaks "Perekonnanimi". Esitage selged ja täpsed pealkirjad, et hõlbustada ühe Exceli lehe veerupäiste sobitamist teisega.
- Access võimaldab linkida kaks või enam välja mitme töölehe vahel. Oletame, et teil on Exceli tööleht, mis sisaldab palgaarvestuse teavet. See arvutustabel sisaldab inimese ees- ja perekonnanime, aadressi ja palgasummat. Oletame, et soovite sobitada Accessi lehe teise Exceli lehega, mis sisaldab teavet rahalise toetuse kampaania kohta. See teine leht sisaldab isiku nime, aadressi ja annetust. Access võimaldab teil sobitada ühe veeru pealkirja teisega. Näiteks saate linkida nimede pealkirju, et näha mõlemas andmebaasis sama nimega inimesi.
- Skaneerige Exceli lehte, veendumaks, et igat tüüpi andmeid käsitletakse ühtemoodi, ja puhastage need enne Accessi importimist. Seda nimetatakse Accessis relatsiooniliseks. Näiteks kui teie palgaarvestustabel sisaldab ühes veerus ees-, pere- ja kesknimesid, kuid teine tabel sisaldab ainult eraldi veergudes olevaid eesnimesid, ei näita Access vasteid. Veergude/väljade pealkirjad peavad täpselt ühtima.
Samm 3. Jagage teave Exceli veergudeks
Selle probleemi lahendamiseks tuleb teave Excelis jagada veergudeks, nii et selle tulemuseks ei oleks Accessis vastet.
- Näiteks saate jagada eesnime, keskmise initsiaali ja perekonnanime nii, et neil oleks oma veerg. Kui teine tööleht on üles ehitatud samamoodi, kuvatakse Accessis perekonnanimega perekonnanime linkimisel samade nimede vaste tulemused.
- Veeru jagamiseks Excelis tõstke esile veerg, mis sisaldab teavet, mida soovite jagada. Klõpsake Exceli programmi tööriistaribal olevaid andmeid. Klõpsake "tekst veergudele". Tavaliselt valite valiku "piiritletud". Klõpsake nuppu järgmine (järgmine).
Samm 4. Jätkake viisardi kasutamist koonduvate veergude jagamiseks
Nüüd olete valmis viima läbi ühe veeru ühendatud teabe jagamise mitmeks veeruks.
- Valige, kuidas veerus olevad andmed piiritleda. See tähendab, et iga veerus olev teave on millegi abil eraldatud. Tavaliselt on see eraldaja tühik, koma või semikoolon. Sageli on see teave lihtsalt ruumist eraldatud. Näiteks öelge järgmises näites nimi "Budi A. Dodo" ühes veerus. Eesnimi (Budi) ja initsiaalid A. eraldatakse tühikutega. Ka Dodo perekonnanimi ja initsiaalid A. on tühikutega eraldatud. Niisiis, valige piiritletud viisardis tühik.
- Klõpsake järgmist, seejärel lõpetage (lõpetatud). Programm eraldab Budi, A. ja Dodo kolmeks veeruks. Seejärel saate neile uutele veergudele anda uued pealkirjad, et näidata, millist tüüpi teavet nad sisaldavad (perekonnanimi, eesnimi jne.) Kõige parem on kõigepealt luua paar tühja veergu jagatud andmetest paremale, et andmed edasi lükata uude tühja veergu (selle asemel, et juba teavet sisaldavaid veerge üle kirjutada).
Osa 2/3: Exceli importimine Accessi
Samm 1. Avage arvutis Access programm
Minge arvutiprogrammi menüüsse. minge menüüsse Start, valige Microsoft Office ja klõpsake Microsoft Access. Exceli importimiseks peate avama uue tühja Accessi andmebaasi.
- Accessi programmis uue andmebaasi loomiseks valige "tühi töölaua andmebaas".
- Kui soovite, pange sellele uus nimi. Klõpsake "loo" (loo).
Samm 2. Importige Exceli arvutustabel Accessi
Järgmine samm on Exceli arvutustabeli (üks või mitu) Accessi andmebaasi lohistamine.
- Accessi andmebaasihalduris klõpsake tööriistaribal üks kord "Välised andmed". Valige "Excel". Mõnes Accessi versioonis leiate selle funktsiooni, klõpsates tööriistaribal "fail" ja valikul "Hangi väliseid andmeid".
- Kui kuvatakse "faili nimi", klõpsake oma arvutis Exceli lehe leidmiseks nuppu "Sirvi".
- Ärge märkige ruutu "impordi lähteandmed praeguse andmebaasi uude tabelisse". See säte on vaikimisi eelseadistatud.
- Kui leiate arvutustabeli, mida soovite oma arvutisse importida, klõpsake seda. Klõpsake "OK". See samm viib teid Excelisse Accessi importimise viisardisse.
Osa 3/3: viisardi kasutamine impordiprotsessi lõpuleviimiseks
Samm 1. Tehke Accessis kuvatava viisardi sammud
Arvutustabeli importimise lõpuleviimiseks täitke viisardi juhised.
- Valige Exceli arvutustabelis tööleht, mida soovite importida. Kuid mõnikord loovad inimesed ühes Exceli arvutustabelis mitu lehte, mida saab vaadata tabeli allosas olevatel siltidel klõpsates. Kui jah, siis peate Accessi viisardile teatama valitud töölehe. Klõpsake järgmist.
- Järgmisel lehel on kast, mis küsib, kas Exceli lehe esimesel real on veerupäised. See tähendab, et arvutustabeli read, mis tähistavad iga veeru andmeid (nt perekonnanimi, aadress, palk jne), tuleks kõigepealt puhastada, et veenduda, et esimene rida on veeru pealkiri. Seejärel kontrollige „jah, kas esimene rida sisaldab veerupäiseid” (jah, esimene rida sisaldab veerupäiseid). See on lihtsaim viis. Klõpsake järgmist.
- Kui teie esimene rida ei sisalda veerupäiseid, küsitakse järgmisel lehel, kas soovite Accessis nimetada nn väljad (need on veerupäised). Kui te ei täitnud enne importimist kõiki neid välju selgete ja kergesti meeldejäävate nimedega (soovitatav), tehke seda siin.
Samm 2. Lõpetage impordiprotsess
Importimisprotsessis on jäänud veel mõned sammud. Nõustaja järgmisel lehel küsitakse, kas soovite esmase võtme tuvastada.
- See samm ei ole kohustuslik, kuid seda saab teha. Esmane võti tähendab, et arvutiprogramm määrab igale teabereale kordumatu numbri. Sellest sammust võib hiljem abi olla andmete sortimisel. Klõpsake järgmist.
- Nõustaja lõppkuval on tühik, mis sisaldab esialgset nime. Saate imporditud Exceli lehe ümber nimetada (fail muutub importimise lõpetamisel lehe vasakus servas Accessis tabeliks).
- Klõpsake "impordi" ja seejärel "sulge". Ekraani vasakus servas näete tabelit. Leht imporditakse nüüd Accessi.
- Kui soovite linkida rohkem kui ühe andmekogumi, korrake seda protsessi ühe või mitme muu arvutustabeliga. Nüüd olete valmis Accessi lehel olevate andmetega sobitama.
Hoiatus
- Kui Exceli fail pärineb muust Office'i versioonist kui Access, võib importimisprotsess olla pisut keeruline.
- Jällegi rõhutame, et enne arvutustabeli importimist peate selle puhastama. Üheks põhjuseks on andmetega seotud probleemide olemasolu analüüsimine.
- Hoidke alati algse arvutustabeli koopia, nii et seda protsessi ei pea vea korral kordama.
- Accessi ei saa importida rohkem kui 255 lahtrit/kasti.
