Sõbralike meeldetuletusmeilide kirjutamine võib olla keeruline. Sa ei taha tunduda tungiv või kannatamatu, kuid sinu sõnum peab jõudma kohale. Kasutage sõbralikku tooni e -kirjades koos õrnade tervituste ja väljenditega. Lisage meeldetuletusmeili saatmise põhjus, et adressaadid teaksid, mida soovite. Veenduge, et meilis ei oleks vigu, et te ei tunduks mitte ainult sõbralik, vaid ka professionaalne.
Samm
Osa 1 /3: sõbraliku tooni kasutamine
Samm 1. Tervitage saajat
Äriolukorras võite "kasutada" ametlikku tervitust, näiteks "Kallis". Kuid isikustatud e -posti kasutatakse üha sagedamini. Mõned e -posti tervitused, mis aitavad luua sõbralikku tooni, on järgmised:
- Tere!
- Tere sõber
- Pole ammu näinud
- Hei!
Samm 2. Vihjake oma suhetele adressaadiga
Kui keskendute ainult meeldetuletusele, näib teie sõnum külm. Vihjake isiklikule suhtele saajaga, lisades sõnu ja jagatud kogemusi kajastavaid fraase. See sisaldab:
- Kuidas kool on?
- Tere sõber, kuidas läheb?
- Eelmine nädalavahetus oli nii lõbus.
- Millal me kuu aega tagasi viimati rääkisime?
- Meie viimane reis oli tõesti lõbus! Peame seda uuesti tegema.
Samm 3. Täpsustage oma väljendit
See on eriti oluline meili meeldetuletuste jaotise jaoks. Kui te pole adressaadiga pikka aega ühendust võtnud, on parem vabandada või tuua vabandus, et helistate talle ainult meeldetuletuseks. Mõned näited peentest väljenditest on järgmised:
- Ma tean, et me pole pikka aega rääkinud, kuid tahtsin teile meelde tuletada…
- Uue lapse saabumine on mind hõivanud, ma lihtsalt meenutasin teile meelde tuletada …
- Ma tean, et olete hõivatud, nii et ma ei taha teid tülitada, kuid tahtsin saata meeldetuletuse …
Samm 4. Ole viisakas
Kui meeldetuletus on oluline, võite tunduda tungiv. Pidage meeles, et saaja on oma eluga hõivatud. Öelge alati "palun" ja "aitäh" sobivate väljenditega. Võite lisada viisakad fraasid, näiteks:
- Vabandust, et teid tülitan, aga tahtsin veenduda …
- Palun vastake sellele meilile niipea kui võimalik …
- Täname, et leidsite aega selle meeldetuletusmeili lugemiseks ja sellele vastamiseks. Ma tõesti hindan seda.
- Ootan teie vastust.
Osa 2/3: Registreerimisnõuded
Samm 1. Kasutage veerupäiseid
Te ei pea nutikat rubriigi veergu kirjutama. Kasulikumad on veerupäised, mis on selged ja ühemõttelised. Nii saab adressaat lühidalt teada meili eesmärgi. Mõned tavalised valikud sõbralike meeldetuletusmeilide jaoks on järgmised.
- Kontrollima
- Kiire meeldetuletus…
- Tulevased reisid/üritused.
- Loetakse reisil/üritusel osalejaid.
Samm 2. Ärge unustage lisada meeldetuletust
Kui proovite nii kõvasti viisakas ja sõbralik olla, võite midagi olulist unustada, näiteks meeldetuletuse. Kirjutage paketi meeldetuletus e -kirja alguses, pärast tervitust ja isikliku suhte lauset. Näiteks:
- "Tere sõber, Me pole ammu rääkinud, Ben. Kuidas on teie naise ja lastega? Mu naine ja laps on mind hõivanud, kuid ma tahtsin teilt küsida…”
-
Tere!
Vanaema, ma olen juba pikka aega tahtnud seda sõnumit saata. Mul on kahju, et olen liiga hõivatud. Tahan vanaemale meie lõunasööki meelde tuletada …”
Samm 3. Kasutage lühikest keelt
On tõsi, et viisakas keel nõuab pikemaid lauseid. Näiteks oleks fraas „Tööta rohkem” viisakam, kui kirjutaksid „Oleks parem, kui töötaksid rohkem.” Kuigi viisakad, võivad pikad laused muuta teie e -kirja fookuse ebaselgeks.
Kasutage oma meilide jaoks lihtsamat struktuuri. Võib -olla midagi sellist: Tervitus (avamine) → Isiklikud suhted → Meeldetuletus → Lõpu tervitus (sulgemine)
Samm 4. Muutke mittevajalikku teavet
Iga lause ja lauseosa puhul küsige endalt: „Kas see on vajalik?” Mõnel juhul võib sõnal „vajalik” olla lai tähendus, näiteks „See on vajalik, et mu e -kiri ei tunduks külm.” Eemaldage mittevajalikud osad. meilist.
Üldjuhul saab määrsõnad (näiteks "väga", "väga", "tõesti", "üks kord" ja "muidugi") eemaldada, et muuta teie e -kiri sisutihedamaks
Samm 5. Lõpetage e -kiri lõpetava tervitusega
"Õnnistus" tähendab "hüvastijätmist". Lõputervitus sisaldab selliseid väljendeid nagu "Tervitused", "Lugupidamisega", "Lugupidamisega" ja "Tervitused". Teie allkiri tuleks kirjutada pärast lõputervitust. Selline üldine lõpetamistervitus võib tunduda ametlik. Võib -olla soovite proovida midagi sellist:
- sinu sõber
- sinu sõber
- saatke edule edu
- Head päeva
- sinu kord
- Jään vastust ootama
Osa 3/3: Veenduge, et meilis pole vigu
Samm 1. Kontrollige oma e -posti uuesti
Isegi e -kirja üks või kaks korda üle koorimine vähendab põhilisi vigu, mis võivad ilmuda nende kirjutamise ajal. Pärast e-kirja koostamist kontrollige oma e-kirja õigekirja ja grammatikat.
- Paljudel e -posti pakkujatel on õigekirja ja grammatika kontrollimise funktsioonid. Funktsiooni kvaliteet sõltub e -posti pakkujast. Mõnel juhul ei pruugi see funktsioon olla väga täpne.
- Ärge unustage kontrollida pealkirja, tervituse ja sulgemise (sulgemise) välju. Tõenäoliselt unustate selle ja keskendute lihtsalt e -kirja sisule.
Samm 2. Lugege e -kirja valjusti
Kui kirjutate olulist e -kirja või soovite kellegi suhtes viisakas ja sõbralik välja näha, lugege e -kirja algusest lõpuni valjusti. Kas see kõlab nagu vestlus? Kui jah, siis on teie e -kiri saatmiseks valmis.
Kirjutage ümber lauseid või lõike, mis kõlavad ebamugavalt. Kasutage selle hindamisel parimat otsust. Igal inimesel on erinev vaade sõltuvalt sellest, kuidas te räägite
Samm 3. Paluge kellelgi teisel teie e -kiri lugeda
Olulise suhtluse, näiteks ärilistel eesmärkidel, võite paluda kellelgi teisel enne meeldetuletusmeili saatmist seda kontrollida. Kui teie e -kiri on lühike, võtab see tavaliselt vaid lühikese aja ja isegi väikseimaid vigu on lihtne märgata.
- Kontrollige veebisõnumiteenuseid. Saatke sõpradele veebis e -kirju ja küsige selliseid küsimusi: „Tere, kas saate lugeda lühikest e -kirja, mille pean saatma? See ei võta kaua aega."
- Ärge unustage alati tänada kõiki, kes teie e -kirju loevad. Lõppude lõpuks aitavad nad teid.
