Hädaolukorra lahendamise plaanid, mida tuntakse rohkem hädaolukorra lahendamise plaanidena, on väga kasulikud selliste asjade toimumise prognoosimisel, mis toovad kaasa operatiivse tegevuse lõpetamise. Organisatsiooni juhtimisel võivad tegelikult tekkida mitmesugused riskid alates tehnilistest häiretest (nt andmete kadumine) kuni looduslike sündmusteni (nt üleujutused). Seetõttu peab iga organisatsioon välja töötama tõhusa situatsiooniplaani, et olla valmis erinevate ebasoodsate sündmustega tegelemiseks.
Samm
Osa 1: 3: mitmesuguste riskide ennetamine
Samm 1. Valmistuge enne varuplaani väljatöötamist
Varuplaani koostamise peamine eesmärk on säilitada organisatsiooni operatiivtegevuse järjepidevus katastroofi korral.
- Esiteks määratlege ametlik poliitika, mis sätestab, et organisatsioon peab välja töötama varuplaani.
- Tehke lihtne ja praktiline plaan. Kasutage sõnu, millest on lihtne aru saada, ja esitage juhised, mida lugeja saab hõlpsasti rakendada, sest seda plaani peavad ellu viima kõik organisatsiooni töötajad.
- Määrake konkreetsed põhjused, miks peate koostama varuplaani. Mõelge näitajatele, mis on võrdlusalusena varuplaani eduka rakendamise kindlaksmääramisel, et organisatsioon saaks tavapäraste tegevustega jätkata. Määrake operatiivtegevus, millel on teie ettevõtte järjepidevuses oluline roll.
Samm 2. Koostage varuplaan, vastates kolmele olulisele küsimusele
Plaani koostamine, mis suudab vastata kõigile neile kolmele küsimusele, on viis, kuidas tagada, et te ei jätaks kaalumata ühtegi aspekti.
- Millised sündmused võivad juhtuda?
- Milliseid meetmeid võtame selle lahendamiseks?
- Mida me peame tegema, et end ette valmistada?
Samm 3. Uurige, milliste riskidega teie organisatsioon tõenäoliselt kokku puutub
Võimalike riskide kindlaksmääramine on üks hädaolukorra lahendamise plaani koostamise olulisi aspekte. Protsess on aga iga organisatsiooni olukorrast ja olukorrast erinev. Riskide määramisel peaksite arvestama ka oma organisatsiooni oludega. Ettevõtlusriskide prognoosimiseks on vaja varuplaane järgmiselt.
- Näiteks loodusõnnetused: üleujutused, orkaanid ja põud. Muud riskid: finantskriisid, tööõnnetused, personaliprobleemid (nt organisatsioonijuhi surm või töötajate streik), andmete kadumine, juhtimiskaos ja tooteprobleemid (nt: defektsed tooted).
- Keskenduge plaanide koostamisele juhtimise, kommunikatsiooni, rahanduse, koordineerimise, logistika ja tehniliste probleemide lahendamise aspektide osas.
- Tehniliste probleemidega seisab tavaliselt silmitsi sideinfrastruktuuri haldav meeskond. Peate arvestama andmete või klientide kaotamise riskiga.
Samm 4. Kaaluge riske vastavalt prioriteedile
Määrake riskireiting, lähtudes riski tekkimise tõenäosusest. Üldiselt ei saa situatsiooniplaanides kõiki riske ette näha, sest nende tekkimise tõenäosus ei ole sama. Proovige välja selgitada riskid, millel on suurim tõenäosus juhtuda ja mis mõjutavad suuresti operatiivset tegevust.
- Keskenduge sündmustele, millel on kõige saatuslikumad tagajärjed. Kirjutage üles kõik sündmused, mis mõjutavad toiminguid, ja määrake hinnang 1 kuni 10. Mõelge iga sündmuse mõjule, näiteks: mootoripõlengute hinnang on madalam kui tehase tulekahjud.
- Pärast seda määrake reiting riski esinemissageduse alusel. Näiteks: andke hinnang 1 kord riskile, mis esineb kord kuus, ja reiting 10, kui risk on 100 korda aastas. Korrutage need kaks numbrit, et saada üldskoor, mis näitab riski suurust ja selle mõju organisatsioonile.
- Koostage varuplaan, alustades kõrgeima punktisummaga sündmusest. Valmistage nende sündmuste ennetamiseks ette lahendused. Lisaks saate parandada madala skooriga sündmuste tööprotsesse. Põhilised aspektid, mis tagavad organisatsiooni tegevuse järjepidevuse, peavad olema esmatähtsad, näiteks: rahavoogude juhtimine, turuosa arendamine ja töötajate tulemuslikkuse parandamine.
Osa 2/3: mitme stsenaariumi määratlemine
Samm 1. Määrake kõige suurema riskiga sündmuse stsenaarium
Tõhusa situatsiooniplaani väljatöötamiseks määratlege iga riski jaoks realistlikud stsenaariumid. Looge konkreetne raamistik, et prognoosida, milline oleks mõju, kui ilmneks suurim oht.
- Mõju saate määrata pärast stsenaariumi põhjalikku koostamist. Mõelge üksikasjalikult iga stsenaariumi suurimale mõjule.
- Stsenaariumi põhjal valmistage ette mitu plaani versiooni, mille mõju intensiivsus on näiteks: kerge mõju, mõõdukas mõju ja tugev mõju.
Samm 2. Koostage kava elluviimise ajakava vastavalt stsenaariumile
Tehke kindlaks, millised töötajad milliste toimingute eest vastutavad ja millal. Samuti valmistage ette uuendatud loend või kontaktide loend ja määrake, kes peaks teatisi esitama.
- Koostage ajakava, et kõik vastutavad töötajad teaksid, mida nad peavad tegema esimesel päeval või esimesel nädalal. Töötage iga stsenaariumi jaoks välja konkreetne ajakava.
- Koostage stsenaariumi järgi ajakava, et ennetada takistuste teket organisatsiooni erinevates aspektides, näiteks töövõimaluste (infrastruktuuri piirangud), organisatsiooni (hädaolukordade jaoks hoiatussüsteemi või kvalifitseeritud reageerimisrühma puudumine) ja institutsioonide osas (näiteks rahastamisallikate või välisettevõtete partnerite puudumine). Määrake personal, kes peaks teatud aspektide eest vastutama.
Samm 3. Mõtle kõige olulisematele teguritele, et oma äri uuesti käivitada
Arutage seda üksikasjalikult, vaadates läbi organisatsiooni võimalused ja nõrkused. Kas organisatsioonil on piisavad võimalused iga riskiga tegelemiseks?
- Näiteks: katastroof, mis võib juhtuda, on üleujutus, sest jõe vesi voolab üle ja uputab jõe kallastel asuvaid elamuid. Halb infrastruktuur võib vallandada haavatavuse ja kvalifitseeritud personali olemasolu on organisatsiooniline suutlikkus.
- Tehke ressursside aus hindamine. Tehke kindlaks, mida tuleb piiratud ressursside tõttu muuta või vähendada? Tehke analüüs, et teha kindlaks mõju äritegevusele, et saaksite kindlaks teha tegevused, mida tuleb teha, et organisatsioon jätkaks oma tegevust ja suudaks oma eesmärke saavutada.
Samm 4. Otsustage, kuidas riski vähendada
Pärast varuplaani koostamist ärge istuge ja lootke, et midagi hullu ei juhtu. Võtke erinevaid meetmeid riski vähendamiseks ja ennetamiseks.
- Uurige, kas leidub kolleege, kes on valmis teid aitama. Kas on kohalikke ressursse, mida saab katastroofi korral kasutada? Kas naabrid on valmis aitama?
- Tõhus situatsiooniplaan suudab paljastada erinevaid aspekte, mida tuleb parandada, nii et algselt väga kasulik plaan ei pruugi enam vajalik olla.
- Näiteks: mõistate kindlustuskaitse vajalikkust või viite läbi katastroofide ohjamise simulatsiooni. Andmete kadumise vältimiseks installige andmete varundamise süsteem. Tehke iga stsenaariumi jaoks plaan.
Osa 3 /3: Varuplaani rakendamine
Samm 1. Teatage varuplaan kõigile töötajatele
Peate teavitama hädaolukorra lahendamise plaani organisatsiooni juhtkonna kõikidele tasanditele võimalikult varakult enne hädaolukorda.
- Selgitage iga personali rolle ja kohustusi, et nad ei satuks segadusse, kui see plaan tuleb paanika vältimiseks ellu viia.
- Pakkuge kasulikku koolitust, et iga personal saaks oma kohustusi vastavalt plaanile täita. Tehke vajalikud simulatsioonid ja tehke kohandusi pärast vaatluste tegemist.
Samm 2. Testige oma plaani
Tehke testimine neljas etapis, et olla tõhusam ja tulemuslikum. Osakondadevaheliste probleemide või konfliktide korral kohandage plaani ja proovige uuesti.
- Korraldage kohtumisi kõrgemate töötajatega. Las ta määrab kohtumise kuupäeva ja kellaaja, et teha valmisolekukava täielik ülevaade ja hinnata inimesi, kes on selle töö lõpuni teinud.
- Osakondade plaanide läbivaatamiseks pidage osakondadevahelisi koosolekuid. Selles etapis peate eraldama ressursse ja tuvastama tekkivaid konflikte.
- Leidke süsteemi oluliste rikete põhjus. Plaani hindamist saab teha osakonnas, simuleerides süsteemi ja/või hankija rikkeid. Stsenaariumi simulatsioone saab läbi viia ilma seadmeid välja lülitamata ega edasi lükata protsesse, mis peavad jätkuma.
- Tehke proovisõit. Siiski peate varuplaani katsetama, ajutiselt peatades toimingud.
Samm 3. Hoidke varuplaan turvalises ja kergesti ligipääsetavas kohas
Katastroofi korral ärge laske plaanil süttida ega üleujutusest minema pühkida. Vajadusel hõlpsaks juurdepääsuks ärge hoidke oma plaanifaili salvestust saladuses.
- Hoidke plaanifaili ja koopiaid mitmes kohas, et neid saaks vajadusel võimalikult kiiresti kasutada.
- Hoidke plaani koopia originaalist erinevates kohtades. Palun öelge mõnele volitatud inimesele, kuidas sellele juurde pääseda.
Samm 4. Koostage regulaarne ajakava läbivaatuste tegemiseks
Muutused toimuvad kogu aeg, nii et kava koostamise aluseks olevad eeldused ei kehti enam. Risk võib olla suurem kui plaani koostamise ajal.
- Kaasake plaane koostades ja kohandades mitmeid inimesi. Näiteks: paluge uutel töötajatel anda sisend või teha parandusi teisest vaatenurgast.
- Võrrelge kõiki plaani koostamisel kasutatud eeldusi praeguste andmetega või laske kolmanda osapoole kontrolli teha. Teie arvuti varusüsteem võib salvestada vähem andmeid, kui arvate.
Näpunäiteid
- Ärge jätke tähelepanuta varuplaani tähtsust, et te seda ei looks!
- Töötage välja situatsiooniplaanid erinevate stsenaariumide korral.
- Alustage planeerimist, moodustades komitee ja määrates esimehe. Valige inimesed, kellel on oskused, tööriistad ja teadmised, et iga osakond saaks oma plaane välja töötada.
- Lugege uuesti läbi plaanid, mis on koostatud, et leida asju, mis vahele jäid.
