Me kõik teame, et tööl korraldamine on oluline, kuid enamikul inimestel on seda raske teha. Uskuge või mitte, kuid organiseerumine pole nii raske, kui tundub. Mõned parandused ja lahendused aitavad teil organiseeritud inimeseks saada, kui arvate.
Samm
Meetod 1 /4: koha ja aja määramine
Samm 1. Jälgige oma tegevust
Veetke paar päeva päevikusse kirja pannes või oma igapäevaseid tegevusi jälgides. Päevikut pidades näete, mida olete teinud, millest varem aru ei saanud. Lisaks võib ajakirja pidamine anda teile väikese ettekujutuse oma puudustest asjade korraldamisel ja produktiivsusel. Seda harjutust tuleks teha silmas pidades suurt eesmärki. Tegevuslogide kaudu näete, millised tegevused on ajaraiskamine ja millised tegevused võivad teid eesmärkide saavutamisel toetada.
Samm 2. Määrake oma produktiivne aeg
Mõned meist on varajased ärkajad ja mõned mitte. Tõenäoliselt teate juba, millal teie produktiivne aeg on. Ükskõik, kas eelistate õhtut, hommikut, lõunaaega, isegi enne või pärast tööpäeva tipptunde, kasutage neid aegu oma tootlikkuse maksimeerimiseks.
Samm 3. Seadke oma töö prioriteediks
Me kõik teame, et mõned ülesanded on tähtsamad kui teised, kuid me ei eelista neid alati õigesti. Seega arendage paremusjärjestust, märkides ülesanded olulisteks, ning olge ausad ja paindlikud. Kasutage meeldetuletusi, kasutades digitaalset kalendrit või märkmikke oma arvutis või laual. Pühendage rohkem aega ja energiat asjadele, mis on teie loendis esikohal. Näited on ajasäästlikud ülesanded, näiteks ülesanded, mis tuleb täita täna või homme. Samuti peaksite eelistama klientidele, ülemustele või kõigile teistele, kes teie palka maksavad, vastamist. Kui te pole kindel ülesande tundlikkuses ja tähtsuses, on parem kelleltki küsida.
Samm 4. Viige väikesed ülesanded kohe lõpule
Kõiki ülesandeid ei pea seadma tähtsuse järjekorda ja need tuleb planeerida teatud aja jooksul. Mõned ülesanded ei vaja planeerimist ega ajakava koostamist, sest neid saab kohe lõpetada. Kui see nii on, saate ülesande kiiresti täita. Niisiis, tehke seda kohe! Tehes kohe kergeid ülesandeid, ei hakka te viivitama.
Samm 5. Korraldage tööriistad ja töövahendid
Meie lauad võivad kergesti minna räpastest paatidest katki ja see võib takistada teid organiseeritud inimesena. Mõnel inimesel on isegi „puhta laua” poliitika. Isegi kui see pole tegelikult vajalik, on parem puhastada oma tööpiirkond.
- Tee laud korda. Võtke kogu prügi välja ja korraldage vajalikud asjad süstemaatiliselt. Puhastage lauda igal võimalusel: kui kontoris pole tööd, vaheaegadel või tööülesannete vahel.
- Puhastage oma prügi kohe. Nii mäletate alati oma laua puhastamist. Lisaks saate vältida ärritumist kogunenud prügi pärast.
- Hoidke vajalikke asju kergesti ligipääsetavas kohas. Muidugi pole kõik teie ümber prügikasti. Vajalike tööriistade läheduses hoidmine võib säästa ka väärtuslikku aega ja tööruumi.
Samm 6. Planeerige tegevused ja koosolekud
Mõned inimesed planeerivad ainult koosolekuid, kuid mitte nende ülesannete loendis olevate tegevustega. Oluliste ülesannete ja kohtumiste ajastamine võib olla väga kasulik. Näiteks saate oma päevi rühmitada, korraldades koosolekuid ainult teisipäeviti ja neljapäeviti. Tehke oma ajakavas ruumi loomingulisele ajale või ettearvamatule.
- Kasutage ajakava ja kalendrihaldurit. Saate luua oma ajakavahalduri paberi ja pliiatsi abil või see võib olla tarkvara ja rakendused, näiteks iCalendar või Google Now.
- Klassifitseerige oma tegevused. Tegevuste liigitamine või värvikodeerimine võib olla teie visuaalne meeldetuletus olulise kohta. Näiteks võivad teie loodud kategooriad olla: kirjavahetus, projektid, üritused, kohtumised, ajurünnakud, vaheajad ja treeninguaeg.
- Kasutage oma ajakava haldamiseks tehnoloogiat. Veebiplaanide haldurid ja meiliplatvormid, näiteks Outlook, saavad ühendada ülesannete loendeid, kalendreid ja aadressiloendeid. See ajakavahaldur mitte ainult ei paranda teie tõhusust, vaid võib ka teie mõtlemist lihtsustada.
- Pöörake tööd igal võimalusel. Kiirel tööpäeval kipute unustama, et te ei pea kõike üksi tegema. Jätke oma töö assistendi hooleks või kui olete tõesti tööga üle ujutatud, paluge oma töökaaslastel teid konkreetse ülesande täitmisel aidata. Saate kolleegi abi eest vastutuse tagasi anda, kui töö hakkab lõppema.
Meetod 2/4: meilide süstemaatiline korraldamine
Samm 1. Kontrollige oma e -posti ajastatud ajal
Te ei pea alati oma postkasti kontrollima, sest enamik sõnumeid pole nii olulised, kui arvate. Kui töötate tööga, mis ei nõua kiiret järelkontrolli, kontrollige oma e-posti regulaarsete ajavahemike järel, umbes 3–4 korda päevas.
Samm 2. Korraldage meil
Kasutage ära kaustade ja lippude funktsiooni, selle asemel et lasta oma sõnumitel postkasti koguneda. Näiteks võivad Outlooki kaustade ja alamkaustade funktsioon või Gmaili mitmed sildid ja postkasti funktsioonid olla kasumlikud. Kui olete ajakirjanik, võivad teie failide nimed olla „Viimased uudised”, „Tulevikuuudised”, „Vanad uudised”, „Intervjuud ja ressursid” ning „Ideed”.
Kustutage ja arhiveerige oma e -kirjad. Arhiveerige olulised ja vanad kirjad, seejärel kustutage ülejäänud. Nagu ülaltoodud näide, on “Vana uudis” ajakirjaniku arhiiv. Kui hakkate vanu e -kirju kustutama, näete, kui palju kirju tasub välja visata, mitte esitada. Mõned inimesed otsustavad isegi, et neil on null postkasti, see tähendab, et teie postkastis ei ole lugemata kirju ega e -kirju. Lisaks failide ja siltide kasutamisele saate oma postkasti tühjendada, kasutades arhiveerimistööriista, kustutades vanu e -kirju ja kasutades e -posti puhastamise rakendust
Samm 3. Kasutage muid, tõhusamaid suhtlusvorme
Mõnikord on kiire telefonikõne samaväärne kümne e -kirja saatmise ja vastuvõtmisega. Kui jah, helistage! Kui teate, et e-kirjade vahetamine võib arutelu takistada ja seda tuleb edasi-tagasi teha, on kõige parem suhelda telefoni teel. Pikemate, paljusõnaliste ja aeganõudvate meilivestluste asemel saate rohkem üksikasju helistades. Võite saata oma töökaaslastele e -kirja ja öelda: „Mul on selle kohta palju küsimusi. Võib -olla oleks lihtsam telefoni teel rääkida? Kas ma saan teile helistada kell 5?"
Samm 4. Piirake katkestusi
Strateegilised pausid võivad tõepoolest aidata, kuid katkestused tööajal on vastupidised. Katkestused võivad teie tööd aeglustada, rütmi rikkuda ja keskendumise kaotada. Niisiis, proovige kõneposti kasutada, kui olete hõivatud. Need tööriistad pole mõeldud ainult siis, kui te pole kontoris; neid tööriistu saab kasutada ka siis, kui olete väga hõivatud. Paljudel inimestel on avatud uste poliitika, kuid te ei pea oma ust pidevalt lahti hoidma. Võite jätta uksele sõnumi „Kõne ajal” või „Tuba kasutatakse. Palun tule tagasi või saada e -kiri.”
Samm 5. Kasutage pilve eeliseid
Pilvandmetöötlust tasub kaaluda, sest see on odavam, skaleeritavam, tõhusam ja hõlpsamini värskendatav. Pilves sisalduv sisu on väga kasulik, kuna sellele pääseb juurde erinevates seadmetes: arvutites, tahvelarvutites, nutitelefonides jm. Pilvesalvestus toimib ka digitaalse varundamise esmase ja teisese vormina. Arutage IKT -halduri või tarkvara pakkujaga, kuna teil võib pilves juba vaba ruumi olla või see on saadaval madala aastatasu eest.
Samm 6. Kasutage veebipõhiseid järjehoidjaid
Enamikul brauseritel on järjehoidjafunktsioon teie lemmikveebiaadresside või sageli külastatavate veebiaadresside salvestamiseks ja korraldamiseks, et neile hõlpsasti ja kiiresti juurde pääseda. Kasutage seda funktsiooni ära, et te ei unustaks olulisi saite värskete uudiste kontrollimiseks.
3. meetod 4 -st: aja ärakasutamine
Samm 1. Vältige mitme asja samaaegset tegemist (multitegumtöö)
Seda usuvad kõik eksperdid. Kuigi see võib teleris kiire ja lahe välja näha, on paljude asjade samaaegne tegemine ebaefektiivne ja võib häirida teie organiseerimispüüdluste tõhusust. Selle asemel on parem pühendada kogu tähelepanu esmalt ühele ülesandele, tegeleda sellega ja liikuda muude loendis olevate asjade juurde.
Samm 2. Koostage endale ajakava
Õnneks ei nõua enamik töökohti minutite põhjal päevakava koostamist. Oma päevakava ja päeva oluliste ülesannete või sündmuste märkimine võib aga keskenduda teie ülesannetele.
- Määrake teatud tegevustele ajapiirangud. Mõned ülesanded ei nõua ajapiirangu seadmist, kuid teised tuleks tootlikkuse suurendamiseks parameetrite järgi määrata. Mõelge mõnele ülesandele, mis võtab rohkem aega kui vaja, ja määrake neile ajapiirang.
- Eraldage lisaaeg muudeks tegevusteks. Mõned ülesanded, nagu te oma kogemusest õpite, võtavad tavaliselt kauem aega kui peaksid, kuid see pole halb. Seda tüüpi tegevuste ning eriti oluliste sündmuste ja koosolekute jaoks eraldage lisaaega enne ja pärast.
Samm 3. Kasutage taimerit, stopperit või äratuskella rakendust
Need esemed võivad õige kasutamise korral olla tõhusad. Mõned inimesed otsustavad äratuse seada 10, 15 või 30 minutit enne nõutavat aega, et anda neile enne tegevuse alustamist piisavalt hoiatust. Samuti saate määrata meeldetuletustööriista (meeldetuletus).
Samm 4. Ärge viivitage
Küsige endalt, kas peaksite tõesti mõne tegevuse edasi lükkama või soovite lihtsalt laisk olla. Kui tunnete end lõdvaks, ärge viivitage - tehke seda! Kui aga tegevuse edasilükkamine on vältimatu, tehke kindlasti märkmeid ja planeerige tegevus konkreetse plaaniga. Või võite välja mõelda ekspromptplaani. Näiteks kui peate isikliku koosoleku tühistama, võiksite selle asemel teha konverentskõne või veebikonverentsi.
Meetod 4/4: füüsilise ja vaimse tervise säilitamine
Samm 1. Tehke paus
Vaimu puhkamine on teie tootlikkuse ja vaimse tervise säilitamiseks hädavajalik. Tavaliselt oleme tööga liiga hõivatud, et meil poleks aega puhata. Pausi tegemine annab meile tootlikkuse suurendamiseks väga vajaliku pausi. Pausid annavad aga ka võimaluse peatuda ja küsida, kas kasutame oma aega hästi või mitte.
Samm 2. Maga paremini
Ilma korraliku uneta tunnete end järgmisel päeval pearingluse, väsimuse või loidusena. See võib häirida teie ajakava ja töö efektiivsust. Seadke eesmärgiks saada igal õhtul 7–8 tundi katkematut und.
Samm 3. Ärge võrrelge ennast oma töökaaslastega
Enamik teie töökaaslaste tööd erineb tööst, mida peate tegema, ja igaühel on oma töö korraldamise meetod. Teie töökaaslaste jaoks mõistlik ja tõhus meetod ei pruugi teie jaoks sobida ja vastupidi.
Samm 4. Nõustuge, et organiseerimine on pidev protsess
Ärge oodake, et olete täiuslik. Tellimine on pikk protsess, mis nõuab pidevat tähelepanu. Te ei ole iga päev optimaalselt organiseeritud, kuid tavalise inimese proovimine võib teie tõhusust suurendada.
