Mõnikord palub ettevõtte juhtkond töötajatel koostada oma tegevusaruanded. Nii saavad ettevõtete omanikud aimu sellest, kuidas töötajad oma tööd hindavad. Kui teil palutakse aruanne teha, ärge muretsege. Kasutage seda võimalust ja näidake oma edukust tööl, teatades oma töö edusammudest, saavutustest ja tulemustest nii hästi kui võimalik.
Samm
Osa 1 /3: Aruande kirjutamise ettevalmistamine
Samm 1. Veenduge kõigepealt ettevõtte kasutatava aruande vormingus
Toimivusaruande vormingud varieeruvad vastavalt vajadusele. Mõned ettevõtted nõuavad aruannete saatmist e-posti teel. Teised ettevõtted määravad aruannete koostamise poliitika kindlaks teatud kriteeriumide alusel edasiseks aruteluks.
- Kui ettevõte pakub standardvormingut, looge selle vormingu järgi aruanne. Järgige juhiseid nii hästi kui võimalik, et saaksite esitada täieliku aruande, et te ei tunduks lohakas. Mõnikord paluvad ettevõtted töötajatel täita vorme või koostada esseedena kirjalikke aruandeid.
- Proovige enne aruande esitamise tähtaega aru saada, millest teatada. Nii saate teatada kõikidest aasta saavutustest vastavalt määratud kriteeriumidele. Veenduge, et teie jõudlus vastaks kindlaksmääratud kriteeriumidele.
Samm 2. Ärge kiirustage aruandega
Parima esituse näitamiseks proovige koostada aruandeid heas grammatikas ja parandada ilma kirjavigadeta. Peaksite valmistama mitu mustandit ja seejärel valima parima.
- Võtke ettevõtte taotlusi tõsiselt, sest töö hindamise tulemused on iga töötaja tööajaloo oluline osa. Kui teie tööajaloos on teatud rekordid ja peate konkureerima teiste töötajatega, on tulemuslikkuse aruanne määrav.
- Tehke professionaalses keelestiilis lühike ettekanne. Lühikese aruande koostamiseks tehke kokkuvõte kõigist aasta parimatest saavutustest nii, et aruanne ei oleks pikem kui kaks lehekülge, selle asemel et iga üksust üksikasjalikult kirjeldada. Seadke esikohale esemed, mida peate kõige olulisemaks, ja esitage tõendusmaterjal. Valige siiski tõeliselt kasulik teave, sest keegi ei taha 30 -leheküljelist aruannet lugeda.
Samm 3. Harjuge töötades head stiili tegema
Aruande kirjutamise hõlbustamiseks koguge kõigepealt kõik olulised dokumendid. Dokumentide kogumist on hea alustada aasta alguses.
- Lisage mitu dokumenti, mis näitavad töö edukust, kui see on ettevõtte määratud vormingus. Valige õige dokumendinäidis, et saaksite näidata parimat jõudlust. Valmistage ette ka eesmärgid, mis seati eelmisel hindamisel.
- Aasta keskel tehtud edusammude hindamisel (kui ettevõte viib läbi hindamise) koguge ülemuste ettepanekute märkusi ja tagasisidet. Aastaringselt saadud sisendit saab kasutada aruannete koostamisel, et muuta teie esitatud teave täpsemaks ja kasulikumaks.
Samm 4. Tea, mida ettevõte sinult ootab
Enne aruande kirjutamist peaksite saama vastata küsimusele: "Mida ettevõte sinult ootab?" Küsige oma ülemuselt, kui te ei tea vastust. Proovige mõista tulemuslikkuse hindamise ja eesmärkide vahelist seost, et saavutada ettevõtte eesmärgid.
- Koostage ametijuhendite põhjal toimivusaruandeid, et saaksite neid süstemaatiliselt kirjutada. Esmalt aga veenduge, kas mõni ametijuhend on muutunud ja kõik tööeesmärgid on ametijuhendites kirjas.
- Kirjeldage iga ülesannet vastavalt tegevustele, mida peate tegema, ja seejärel selgitage, et teil on õnnestunud saavutada ettevõtte soovitud eesmärgid. Selleks on teil õigus selgitustele selle kohta, mida ettevõte teilt ootab. Vastasel juhul kipuvad tulemuslikkuse hinnangud olema subjektiivsed ja toovad kaasa alusetu kriitika.
Osa 2/3: kirjutage aruandesse õige teave
Samm 1. Informeerige parimaid saavutusi
Ärge tehke keskpäraseid tegevusaruandeid. Kasutage seda võimalust ja teatage kõikidest ülesannetest, mille olete parimate tulemustega täitnud. Räägi mulle kõik ja ole oma saavutuste üle uhke!
- Teatage kõigepealt parimatest saavutustest, millel on ettevõtte tulemuslikkusele kõige suurem mõju, eriti olulistest asjadest, mis toetavad ettevõtte eesmärkide saavutamist ja mida on arutatud viimase tulemuslikkuse hindamise ajal. Ära kirjelda kõiki töid, mida ühe aasta jooksul tegid.
- Püüdke siiski edastada teavet viisakalt ja professionaalselt. Kasutage positiivseid sõnu ja ärge solvake ega halvustage töökaaslasi. Keskenduge oma sooritusele.
- Ärge unustage teatada saavutustest hindamisperioodi alguses. Töötajad on tavaliselt rohkem keskendunud asjadele, mida nad perioodi lõpus teevad.
Samm 2. Avastage oma töö käegakatsutavad eelised
Igaüks võib teha klišeesid ja igapäevaseid asju sisaldava aruande, kuid aruanne on kvaliteetsem, kui seda tõendavad tõelised tõendid.
- Esitage konkreetseid fakte, arvandmeid, kuupäevi ja muid toetavaid andmeid. Näiteks: kui töötate ettevõtte sotsiaalmeedia kontohaldurina, esitage aruanne kvantitatiivsete andmete kujul (kontode arv, mis klõpsasid nupul „Meeldib”, jätsid kommentaarid jne). Otsige muid andmeid, mis võivad teie usaldusväärsust suurendada.
- Võrrelge oma saavutusi ettevõtte eesmärkide ja eesmärkidega, et näidata, et olete väärt töötaja.
Samm 3. Loetlege ja arutage tööeesmärke
Peate koostama väga konkreetse aruande, mis on aluseks järgmise aasta tööeesmärkide määramisele. Edastage ka enesearengukava, nimelt asjad, mida soovite saavutada.
- Selgitage, kuidas seda eesmärki saavutada. Loetlege eesmärgid, mille peate saavutama, lähtudes perioodi alguses läbi viidud tulemuslikkuse hindamise tulemustest ja sellest, kui hästi te saavutasite.
- Kirjutage aruandesse ka siis, kui teil palutakse teha mõni ülesanne väljaspool ametijuhendit või kui teete initsiatiivi rohkem tööd teha.
Samm 4. Arutage oma põhipädevusi
Üldiselt on ettevõte määranud põhipädevused, mis peavad igal töötajal olema, et hästi töötada. Teavitage ja selgitage seda üksikasjalikult.
- Näidake, et teie pädevus on kõrgem kui ettevõtte kehtestatud standardid.
- Kasutage sõna "pädevus" vastavalt ettevõtte tüüptingimustele, et tõestada, et teie saavutuste ja ettevõtte eesmärkide vahel on konkreetne seos. Kirjeldage oma esinemist samadel tingimustel.
Samm 5. Hinnake targalt
Enne tulemuslikkuse hindamist võidakse teil paluda ennast hinnata. Õige väärtuse määramiseks peate mõistma, mida see tähendab.
- A antakse tavaliselt töötajatele, kes näitavad üles juhtimist ja suudavad ettevõttes muudatusi ellu viia. Hinne B antakse tavaliselt töötajatele, kes tegutsevad eesmärgist kõrgemal ja kelle käitumine on eeskujulik.
- Hinne C antakse tavaliselt töötajatele, kes saavutavad eesmärgid ja käituvad hästi. D väärtus näitab, et jõudlus on sihtmärgist madalam ja seda peetakse ebarahuldavaks. E väärtus peegeldab kehva tulemuslikkust, sest töötajad ei tööta hästi. Otsige täielikku teavet, et tagada iga väärtuse määratlemine ja selle väärtuse määramine vastavalt ettevõtte eeskirjadele.
Samm 6. Koostage aruanne nii hästi kui võimalik
Mõnikord paluvad ettevõtted töötajatel koostada tulemuste aruanded kindlas järjekorras. Kui pole määratud, looge aruanne järgmises järjekorras:
- Alustage positiivse ja veenva avalausega. See lause on iga -aastase tegevusaruande kõige olulisem osa.
- Pärast seda kirjutage oma saavutused koos üksikasjalike toetavate andmetega üles. Esitage iga saavutuse puhul küsimus „miks?” Nii saate tõestada, et teie panus on asjakohane ja väärib austust. Ärge kunagi tehke tulemuslikkuse aruannet negatiivsete sõnadega.
- Kui on eesmärke, mida ei ole saavutatud, või teatud aspekte, mida peate parandama, ärge kirjutage neid aruande lõppu, et aruande algus ja lõpp sisaldaksid positiivseid asju. Aruande viimane osa on kõige olulisem, sest seda on kõige lihtsam meelde jätta. Niisiis, loetlege aruande keskel asjad, mida peate parandama.
Osa 3 /3: Õigete sõnade kasutamine
Samm 1. Keskenduge aruande koostamisele, mis kirjeldab teie enda töötulemusi
Nagu me teame, lõite selle aruande, kuna teil paluti ennast hinnata. Paljud inimesed hõlmavad aga negatiivseid asju ja räägivad teistest inimestest.
- Ärge kasutage tulemuslikkuse aruandeid enesekaitseks. Olge nii positiivne kui võimalik, näiteks öeldes: „Pärast töökaaslaste, kolleegide ja klientidega kohtumist määran alati koosolekute ajakava, sest hindan nende aega ja nende hõivet.” Aja väärtustamine võib jätta positiivse mulje ja näidata tarka mõtteviisi.
- Ärge arutage teisi inimesi, sest see aruanne ei ole mõeldud teiste inimeste töö või isiksuse kritiseerimiseks.
- Samuti ei pea sa saavutustest teatades ennast teistega võrdlema. Selgitage, mida olete teinud, ilma töökaaslasi alandamata, kes pole saavutanud sama jõudlust.
Samm 2. Kirjutage konstruktiivne kriitika oma nõrkuste kohta
Aruanne, mis sisaldab ainult häid asju, võib tunduda ebareaalne, kuid vigade tunnistamisel peaksite olema väga ettevaatlik.
- Andke endale eraldi osas kriitika, et näidata oma siirust selle probleemiga tegelemisel. Näiteks: „Ma tähtsustan tööd nii palju ja tahan saavutada parimaid tulemusi, et arvan, et hoolin oma töökaaslastest vähem. Jätkan oma suhtlemisoskuse parandamist selle probleemi lahendamiseks.” Need väited võivad anda autori kohta positiivse kuvandi (perfektsionist, kes keskendub tööle) on hea asi ja näitab võimet olla teadlik oma nõrkustest.
- Nimetage parandamist vajavaid aspekte. Ärge täitke kogu aruannet parendusplaanidega. Keskenduge saavutuste selgitamisele, kuid peate loetlema mõned aspektid, mida tuleb parandada või parandada. Kuid ärge kritiseerige ennast üle, sest teid tajutakse enesekindluse puudumisena.
- Näidake positiivset mõtteviisi, esitades parandusplaane. Ole positiivne ja tegevusele orienteeritud. Kirjeldage oma plaani konstruktiivsete sõnadega. Selle asemel, et lihtsalt oma ebaõnnestumisest lugu rääkida, öelge, et soovite teatud aspektis ja milliseid toiminguid teha.
Samm 3. Pakkuge välja karjäärivõimalusi
Kui soovite saada võimalust osaleda koolitusel või kutsuda kohtumisele, on tulemuslikkuse aruanne suurepärane viis selle edastamiseks. Ärge pakkuge selle aruande kaudu hüvitist välja.
- Samuti jagage oma mõtteid ettevõttele kasulike uuenduslike projektide tegemise kohta.
- Proovige teada saada, miks teie ülemus palus teil aruande teha, kas arutada teistega, määrata boonuste jagamine jne.
Samm 4. Kasutage terviklauseid
Paljud töötajad püüavad võimalikult palju teavet kirja panna, et aruanded tunduksid segased. Ärge laske oma aruandel näida segase märkusena.
- Näiteks vältige fraasi „muudetud sisu” kasutamist, kuna see on liiga lühike. Arutatava teema selgitamiseks või punkt-punkti teabe edastamiseks on hea kasutada terviklauseid.
- Lisaks vahetule juhendajale võib teie aruannet lugeda ka keegi teine, näiteks kõrgema astme juht. Seetõttu peaksite esitama selge ja üksikasjaliku teabe, selle asemel, et eeldada, et kõik juba teavad, mida üritate öelda või teha.
Samm 5. Olge positiivne ja aus
Isegi kui on asju, mis tuleb parandada, saate need hiljem ellu viia. Keskenduge tulevikule, mitte mineviku ebaõnnestumistele.
- Ärge jätke negatiivset, kaebavat, pahurat või üleolevat muljet. Näita üles positiivset suhtumist, oska meeskonnas töötada ja selgita oma saavutusi alandlikult.
- Kui ettevõttes on asju, mis teile ei meeldi, ärge kirjutage neid aruandesse. Kasutage seda võimalust, et tõestada, miks olete ettevõttele vajalik.
Samm 6. Tõesta seda, ära ainult räägi
Proovige oma aruandes esitada konkreetset teavet, mitte ainult üldisi avaldusi.
- Näiteks: selle asemel, et öelda: „Olen usaldusväärne töötaja. Jõudsin kontorisse ja jõudsin koosolekuruumi õigel ajal.” esitate paremini täpsed kohalolekuandmed ja konkreetsed tõendid selle kohta, et olete austust väärt.
- Esitage tõendeid (sealhulgas numbreid) üldiste väidete toetamiseks, et muuta teie aruanne kasulikumaks ja usaldusväärsemaks.
Loe linki:
Näpunäiteid
- Tehke aruandeid enne tähtaega. Ärge viivitage enne, kui aeg otsa saab.
- Näidake positiivset suhtumist!
- Lugege uuesti eelmise aasta tulemuste aruannet, et saaksite selgelt seatud eesmärke ja tööeesmärke meeles pidada.
Hoiatus
- Ära teeskle ega valeta.
- Ärge esitage toimivusaruannetes negatiivset teavet töökaaslaste kohta.
