Kas peate kirjutama hea, veatu professionaalse kirja? Enamik ärikirju järgib fikseeritud, kergesti õpitavat vormingut, mida saate rakendada mis tahes tüüpi sisule. Ärikirjad peaksid alati sisaldama kuupäeva, saatja ja saaja teavet ning mõned põhiosad. Järgige alltoodud samme ja tehke muudatusi vastavalt oma ettevõtte standarditele.
Samm
Osa 1 /4: Kirja alustamine
Samm 1. Tunne vormingut
Ükskõik, milline on teie kirja sisu, tuleb järgida mõnda tavalist ärikirja esitlust. Ärikirjad tuleks trükkida ja koostada tavalises kirjas, näiteks Arial või Times New Roman. Kasutage plokilõike. See tähendab, et alustate uut lõiku, vajutades kaks korda sisestusklahvi. Plokilõikudes ärge tehke esimese rea taanet.
- Kasutage 2,54 cm varu igast küljest.
- Ka e -postiga saadetud ärikirjad tuleks tippida tavalises kirjas. Ära kasuta ärimeilides muid skripte ega värve peale musta ja valge.
Samm 2. Valige õige paberitüüp
Tähed tuleb printida A4 -formaadis paberile mõõtmetega 21 x 29,7 cm või A4 -formaadile 21,5 x 29,7 cm. F4 paberile või 21 x 33 cm Foliole saab printida mitu pikka tähte või lepingut.
Kui kiri saadetakse postiga, kaaluge selle printimist ettevõtte kirjaplangile. Kirjaplankide kasutamine tugevdab professionaalset muljet ning annab ettevõtte logo ja kontaktandmed
Samm 3. Kaasake teavet oma ettevõtte kohta
Sisestage ettevõtte nimi ja aadress ning kasutage aadressi iga osa tähistamiseks uut rida. Kui olete füüsilisest isikust ettevõtja või sõltumatu töövõtja, pange oma nimi ettevõtte nime asemel või oma ettevõtte nime kohale
- Kui teie ettevõttel on kirjaplangid juba olemas, saate seda kasutada ettevõtte nime ja aadressi sisestamise asemel.
- Kui aadress tuleb trükkida, tuleks see vastavalt teie ja ettevõtte eelistustele joondada lehe ülaosast paremale või vasakule.
- Kui kiri saadetakse välismaale, sisestage oma riigi nimi suurte tähtedega.
Samm 4. Sisestage kuupäev
Täieliku kuupäeva kirjapanek on kõige professionaalsem variant. Näiteks kirjutage "1. aprill 2012". Kuupäev tuleb joondada, paar rida saaja teabe kohal.
Kui kirjutate kirja mitme päeva jooksul, kasutage selle lõpetamise kuupäeva
Samm 5. Lisage saaja andmed
Kirjutage saaja andmed järgmises järjekorras: täisnimi, ametinimetus (kui on), ettevõtte nimi ja aadress. Kasutage iga teabe jaoks uut rida. Vajadusel lisage viitenumber. Saaja teave tuleks joondada, paar rida kuupäeva all.
Soovitame adresseerida kirja konkreetsele isikule. Nii saab asjaomane isik teie kirjale vastata. Kui te ei tea selle inimese nime, kelle poole pöördute, uurige veidi. Nime ja ametinimetuse saamiseks helistage vastuvõtva ettevõtte telefoninumbrile
Samm 6. Valige tervitus
Tervitus on oluline austuse näitaja ja kasutatav tervitus sõltub sellest, kes selle vastu võtab, kas tunnete adressaati hästi ja ka sellest, kui ametlik on teie suhe nendega. Kaaluge järgmisi valikuid.
- Kasutage valikut „Kellele see võib puudutada” ainult siis, kui te ei tea täpselt, kellele adresseerite.
- Kui sa adressaati ei tea, on "Lugupeetud härra/proua" turvaline valik.
- Võite kasutada ka adressaadi täisnime ja tiitlit, näiteks "Kallis dr Dewi Sari".
- Kui tunnete adressaati hästi ja teil on adressaadiga mitteametlikud suhted, võiksite kaaluda eesnime kasutamist, näiteks "Kallis Susan".
- Kui te pole kindel, mis on adressaadi sugu, kirjutage lihtsalt täisnimi, näiteks "Kallis Kris Damanik"
- Ärge unustage tervituse või semikooloni järele koma panna, kui kasutate märget "Kellele see võib puudutada".
Osa 2/4: Kirjaosa koostamine
Samm 1. Kasutage õiget kirjutamisstiili
Vanasõna kohaselt on aeg raha ja enamikule äriinimestele ei meeldi aega raisata. Seetõttu peaks teie kirja kirjutamise stiil olema lühike ja professionaalne. Korraldage oma kiri nii, et seda oleks võimalik kiiresti ja otse lugeda ning see sisaldaks esimeses lõigus ainult lühikesi isiklikke kommentaare. Näiteks võite alustada sõnadega „Seoses …” ja jätkata sealt.
- Ära mõtle liiga palju ilusatele üleminekutele, rasketele sõnadele või pikkadele käänulistele lausetele. Teie kirja eesmärk on edastada öeldu võimalikult kiiresti ja selgelt.
- Kasutage veenvat tooni. Suure tõenäosusega on teie kirja eesmärk veenda lugejat midagi tegema, näiteks ümber mõtlema, probleemi lahendama, raha saatma või midagi ette võtma. Niisiis, edastage oma soov ja põhjused õigel toonil.
Samm 2. Kasutage isiklikke asesõnu
Asesõnade “mina”, “meie” ja “teie” kasutamine ärikirjades on täiesti vastuvõetav. Väljendage ennast "mina" ja lugeja "teie".
Olge ettevaatlik, kui kirjutate organisatsiooni nimel kirja. Kui proovite ettevõtte seisukohti edastada, peaksite kasutama sõna „meie”, et lugejad teaksid, et ettevõte on teie avalduse taga. Kui avaldate isiklikku arvamust, kasutage "mina"
Samm 3. Kirjutage selgelt ja lühidalt
Veenduge, et lugeja mõistab tõesti, mida kirjutate. Lugejad reageerivad kiiresti ainult siis, kui teie kirja eesmärk on selge. Eelkõige tehke see selgeks, kui teil on tulemus või toiming, mida soovite lugeja kirja saamisel ette võtta. Kirjeldage oma positsiooni võimalikult vähede sõnadega.
Samm 4. Kasutage aktiivseid lauseid
Olukorra kirjeldamisel või taotluse esitamisel veenduge, et valite aktiivse hääle, mitte passiivse hääle. Passiivne hääl muudab teie kirjutamise mitmetähenduslikuks või üldiseks. Lisaks on aktiivsed laused tõhusamad ja otse probleemi tuum. Näiteks:
- Passiivne: päikeseprillid ei ole disainitud ega toodetud vastupidavust silmas pidades.
- Aktiivne: teie ettevõte kavandab ja toodab päikeseprille olenemata nende vastupidavusest,
Samm 5. Kasutage vestluskeelt, kui see tundub sobiv
Kirjad on kirjutatud inimestele ja nende jaoks. Vältige võimalusel kirjade kopeerimist. Standardseid tähti kopeerides ei saa suhteid luua. Kuid ärge kasutage mittestandardset keelt ega slängi, näiteks "teate", "ma mõtlen" või "tahan". Rakendage ärikirja kirjutamise stiili, kuid kirjutage sõbralikud ja viisakad sõnad.
- Kui tunnete adressaati hästi, võite lisada ühe joonega tervituse.
- Kasutage oma sisetunnet, et hinnata, kui palju isikupära kiri esile toob. Mõnikord võib väike huumor äritasandil abiks olla, kuid mõelge enne selle kasutamist hoolikalt läbi.
Samm 6. Olge viisakas
Isegi kui saadate kaebuse või kaebuse kirja, võite siiski viisakas olla. Mõelge saaja positsioonile ja pakkuge olukorraga toimetulekuks võimalikult palju abi.
Näide ebaviisakast kaebusest: "Ma arvan, et teie päikeseprillid on imelised ja ma ei osta teie toodet enam kunagi". Viisakas kaebuse näide oleks järgmine: “Olen teie päikeseprillide ehitamises pettunud, plaanin tulevikus osta mõne teise kaubamärgi päikeseprille”
Samm 7. Lisalehtede jaoks kasutage “teist” kirjaplanki
Enamik ärikirju on piisavalt lühikesed, et mahtuda ühele lehele. Kui aga peate kirjutama pikema kirja, näiteks lepingu või juriidilise otsuse, võib vaja minna täiendavaid lehti. Kasutage „teist” kirjaplanki, mis sisaldab tavaliselt lühikest aadressi ja on valmistatud sama tüüpi paberist kui põhiline kirjaplank.
Lisage lehe number ülaosas teisel ja järgmistel lehtedel. Samuti peate lisama saaja nime ja kuupäeva
Samm 8. Lõpetage oma kiri
Viimases lõigus tehke oma punktidest kokkuvõte ja tõmmake alla toiming, mida te võtate või mida saajalt ootate. Pidage meeles, et adressaat võib teiega kirjaga seotud küsimuste või muredega ühendust võtta, seejärel tänage teda teie saadetud kirjale tähelepanu eest.
Osa 3/4: Kirja sulgemine
Samm 1. Valige lõpetav tervitus
Lõpuõnnitlus, nagu ka avatervitus, on austuse ja formaalsuse näitaja. "Lugupidamisega" või "Lugupidamisega" on kõige turvalisemad lõpetamistervitused. Võite kaaluda ka "Parimate soovidega" või "Tervitustega". Tervitused, mis ei ole liiga ametlikud, kuid millel on siiski professionaalne toon, on „Tervitused edule“, „Tervitused“ja „Aitäh“. Pärast lõpetamistervitust kasutage koma.
Samm 2. Pane oma allkiri
Jätke allkirja jaoks neli rida tühjaks. Allkirjastage pärast kirja printimist või kui saatsite selle e -posti teel, skaneerige oma allkirja pilt ja kleepige see allkirjade sektsiooni. Tindi valik allkirja jaoks on sinine või must.
Kui allkirjastate kirja kellegi nimel, kirjutage enne allkirja "pp:". "pp" tähistab per prokuratuuri, mis tähendab "esindajat" või "nimel"
Samm 3. Sisestage oma nimi ja kontaktandmed tippides
Sisestage allkirja alla oma andmed, sealhulgas nimi, ametinimetus, telefoninumber, e -posti aadress ja muud asjakohased kontaktid. Kasutage igat tüüpi teabe jaoks uut rida.
Samm 4. Lisage masinakirjutaja initsiaalid
Kui kirja trükkiv isik ja autor on erinev isik, peate allkirjaploki alla lisama masinakirjaniku initsiaalid. Mõnikord on lisatud ka kirja autori initsiaalid. Seega, kes selle kirja kallal töötas, saab selgeks.
- Kui lisate ainult masinakirjutaja initsiaalid, kirjutage need väiketähtedega, näiteks mj.
- Kui lisate ka autori initsiaalid, kirjutage need suurtähtedega ja masinakirjutaja initsiaalid väiketähtedega, näiteks RW: mj. Teised stiilid lisavad initsiaalide vahele kaldkriipsu, näiteks RW/mj.
Samm 5. Lisage manuste teave
Kui lisate adressaadi läbivaatamiseks täiendavaid dokumente, tehke kontaktteabe alla mõni rida märge, lisades lisatud dokumentide arvu ja tüübi. Näiteks kirjutage: „Lisa (2): CV, brošüür.” Või kirjutage traditsioonilises stiilis manuse kirjeldus kirja ülaossa, kuupäeva alla.
Samuti saate lühendi „Manus” lühendiga „Lamp”
Samm 6. Lisage teabe koopia
Kui saadate kirja koopia kellelegi teisele, peate selle kirja lisama. Selle kinnitamiseks sisestage rea „Manus” alla „cc:” või „Copy” koos koopia saaja nime ja ametinimetusega („cc” tähendab viisakuskoopiat, kuid varem tähendas see koopiat, kui kirju kirjutati endiselt kirjutusmasinal ja kopeeriti süsinikpaberiga).
- Näiteks kirjutage: "cc: Mari Santi, turundusdirektori asetäitja"
- Kui lisate rohkem kui ühe nime, joondage teine nimi esimese alla, kuid ilma „cc:”
Osa 4/4: Kirjade täitmine
Samm 1. Tehke muudatusi
Esitlus on professionaalsuse võtmeelement. Veenduge, et adressaat näeks teid hõlpsasti võimelise ja vastutustundliku isikuna, muutes teie kirja ja kontrollides vigu. Kasutage oma tekstitöötlusprogrammis õigekirjakontrolli, kuid ärge unustage seda enne esitamist hoolikalt lugeda.
- Küsige endalt, kas kiri on selge ja lühike? Kas lõigud on pikemad kui 3-4 lauset? Kui jah, siis tehke kindlaks, kas saate mittevajalikud avaldused eemaldada.
- Kui kiri on väga oluline, peate võib -olla laskma sõbral või töökaaslasel selle läbi lugeda. Mõnikord võivad teised inimesed aidata märgata keelevigu või ebamugavust, millest te ei pruugi teadlik olla.
Samm 2. Ärge hoidke lehti klammerdajaga kokku
Kui teie kiri koosneb mitmest leheküljest, ei tohiks klammerdajat kasutada. Kui soovite veenduda, et lehed on korras, kinnitage need vasakus ülanurgas kirjaklambriga.
Samm 3. Esitage
Kui saadate kirja postiga, kasutage ettevõtte ümbrikku. Kui see on saadaval, kasutage oma ettevõtte logoga ümbrikku. Kirjutage tagastusaadress ja saaja aadress korralikult. Voldi täht kolmandikku, nii et adressaat voldib ülaosa enne alumist lahti. Kleepige kindlasti piisavalt templeid ja saatke see.
- Kui tunnete, et teie käekiri pole suurepärane ega vasta teie professionaalsele isikule, tippige tekstitöötlusse aadress ja printige see ümbrikule.
- Kui kiri on kiireloomuline ja/või kiirustatud, kaaluge selle saatmist kulleriga.
- Kui soovite selle e -postiga saata, teisendage see esmalt HTML -i või salvestage PDF -failina, et vorming ei muutuks. Küll aga oleks tore, kui kiri saadetaks füüsiliselt.
Näpunäiteid
- Kasutage tähtede allkirjastamiseks kvaliteetset pliiatsit.
- Vastake kirjadele kiiresti. Kui te ei saa nädala jooksul vastata, edastage see adressaadile ja öelge talle, millal ta saab teie vastust oodata.
- Rõhutage positiivset külge. Rääkige sellest, mida saate teha, mitte sellest, mida te ei saa. Näiteks kui toodet pole laos, ärge öelge kliendile, et te ei saa tema tellimust täita. Selle asemel öelge, et toode on väga populaarne ja on välja müüdud. Seejärel öelge neile, millal saate nende tellimuse täita.
-
Kui kirjutate keerulist kirja, kirjutage kõigepealt ülevaade.
- Kirjutage üles kõik teemad, mida soovite käsitleda, pole vaja tellimusele mõelda.
- Koostage iga teema jaoks märksõnade, näidete, argumentide ja faktide loend.
- Pange tähele iga loendis oleva teema asjakohasust kirja eesmärgi ja saaja suhtes.
- Visake ära osad, mida pole vaja.
- Sorteerige teave lugejale sobivas järjekorras.
Hoiatus
- Ärge kasutage meelitavat keelt. Siiras kiitus on aktsepteeritav, kuid liigne kiitus tähendab seda, et tööl sõltute kiitmisest, mitte pädevusest.
- Ärge kasutage nüri või pealetükkivat keelt. Pidage meeles, et proovite selle kirja kaudu ärisuhet parandada või alustada.
