Kui teil on ettevõte, peate võib -olla klientidele kirju kirjutama. Võite kirjutada midagi, et teavitada kliente uutest sündmustest või eripakkumistest, või vastata ettevõtte nimel klientide kaebustele. Sõltumata kirja põhjusest peaksite alati säilitama professionaalse stiili.
Samm
Osa 1: Ärikirja vormindamine
Samm 1. Kasutage professionaalset kirjaplanki
Ärikiri kujutab endast teie ettevõtet. Nii et see peab välja nägema teistsugune ja kvaliteetne. Ärikiri peaks sisaldama ka teie ettevõtte logo või kaubamärki.
Kirjaplankide loomiseks saate kasutada Microsoft Wordis eelnevalt kujundatud kirjaplanke. Kasutage kindlasti kirjaplangil olevat logo või kaubamärki
Samm 2. Avage tekstitöötlusprogramm
Alati tuleks arvutisse kirjutada äritähti.
- Looge uus dokument ja määrake dokumendile 2,5 cm ääris.
- Kasutage serifitüüpi, näiteks Times New Roman, Georgia või Ariel. Kasutage alati fondi suurust, mis ei ole suurem kui 12 punkti ega väiksem kui 10 punkti. Ärikirja peaks fondivaliku või fondisuuruse tõttu olema lihtne lugeda.
- Veenduge, et dokument on seatud ühele tühikule.
Samm 3. Reguleerige plokkide kuju
Blokeerimisvorm on ärikirjades kõige tavalisem vorming. Seda vormi on ka kõige lihtsam seadistada ja järgida. Iga pealkiri peab olema joondatud ja iga pealkirja vahel peab olema üks tühik. Alates dokumendi allosast peaks teie ärikirjal olema järgmised pealkirjad:
- Tänane kuupäev või kirja saatmise kuupäev. Kuupäev on oluline, sest seda saab kasutada nii teie kui ka adressaadi märkusena. Lisaks võib kuupäevadel olla ka seaduslik kasutamine. Nii et veenduge, et kuupäev oleks täpne.
- Saatja aadress. See jaotis sisaldab teie tavalises aadressistiilis vormindatud aadressi. Kui teie aadress on juba kirjaplangil, võite selle jaotise vahele jätta.
- Aadress seestpoolt. See jaotis sisaldab kirja saanud isiku nime ja aadressi. Sõna Mr / Ms kasutamine on vabatahtlik. Näiteks kui kirjutasite kirja Nina Marlinale, võite kirjutada pr. tema nime, kui te pole kindel, milline on tema perekonnaseis.
- Lugupidamisega. Tervitustes võib kasutada sõnu "Kallis pr Marlina" või "Kallis Nina Marlina". Kui te pole kindel, kes seda kirja loeb, kasutage sõna „Lugupidamisega.” Võite kasutada ka sõna „Huvitatud isikutele”, kuid ainult viimase abinõuna, kui te ei tea, kes teie publik on.
- Kirja korpus. Me arutame seda lähemalt artikli järgmises osas.
- Kaaskiri, allkirjaga. Võite kasutada sõnu "Lugupidamisega" või "Tervitused".
Osa 2: Ärikirja kirjutamine
Samm 1. Tuvastage oma vaatajaskond
Kirja stiil peaks alati jääma professionaalseks, olenemata sellest, kes on publik. Siiski saate oma kirja või sõnade valikut kohandada vastavalt isikule, kes teie kirja saab. Kui kirjutate teise ettevõtte personaliosakonda, peate võib -olla kasutama ametlikumat keelt. Kui aga kirjutate konkreetsele kliendile, võite kasutada mitteametlikku või juhuslikku keelt.
- Vaatajaskonna tuvastamine tähendab ka seda, et väldite oma publiku segadust. Vältige terminite kasutamist, millest teie lugejad aru ei saa. Kliendid tõenäoliselt ei tea näiteks teie ettevõtte kosmoseprogrammi jaoks kasutatavaid lühendeid, seega vältige nende kasutamist tähtedega.
- Hea ärikirja kirjutamise reegel number üks on see, et see peaks olema selge, lühike ja viisakas.
Samm 2. Selgitage esimesel real oleva kirja eesmärki
Mõelge kirja eesmärgile. Kas selleks, et teavitada kliente teie uuest asukohast uues linnaosas? Kas see tuletab klientidele meelde maksmata arveid või saldosid? Või vastata klientide kaebustele? Seda eesmärki silmas pidades kirjutage esimene rida, mis annab lugejale kohe teada, millest kiri räägib. Ärge kirjutage kirja eesmärki, mis pole selge. Tulge otse asja juurde.
- Alustage "I" kasutamisega, kui avaldate oma arvamust ettevõtte omanikuna. Kasutage "meie", kui kirjutate ettevõtte või organisatsiooni nimel.
- Keskenduge otsestele avaldustele, näiteks: "Selle kirjaga teavitame teid" või "Selle kirjaga palume." Kui kirjutate ettevõtte omanikuna kirja, võite kasutada ka lauset "I". Näiteks: "Võtsin teiega ühendust, sest" või "kuulsin hiljuti teemast… ja tahan rohkem teada saada …"
- Näiteks kui teie (ettevõtte omanik) kirjutasite Nina Marlinale maksmata arve kohta alates eelmisest kuust, alustage kirjaga: "Võtsin teiega ühendust, kuna teie kontol on alates 2015. aasta märtsist tasumata saldo."
- Või kui olete ettevõtte töötaja ja kirjutate, et vastata kliendi kaebusele ettevõtte kosmoseprogrammi kohta, alustage kirjaga: "Saime teie kaebuse meie kosmoseprogrammi kohta."
- Kui kirjutate kirja, et anda lugejatele teada, et nad võitsid konkursi või et neil on koht kraadiõppes, alustage fraasiga: "Mul on hea meel teile seda öelda …" või "Meie tahaksin teile seda öelda … ".
- Kui räägite halbu uudiseid, alustage sellise fraasiga: "Raske südamega ütleme teile seda …". Või: "Pärast hoolikat kaalumist olen otsustanud mitte …".
Samm 3. Kasutage aktiivseid lauseid, mitte passiivseid
Kasutame tavakõnes kogu aeg passiivset häält. Kuid passiivne hääl võib muuta teie kirjutamise lohakaks või segaseks. Aktiivlaused on ärikirjades palju tõhusamad, kuna need näitavad kindlamat keelestiili.
- Passiivse lause näide on järgmine: „Millise kaebusega saan teie eest tegeleda?” Lause teema, nimelt klient („teie”), ilmub lause lõpus, mitte lause alguses.
- Näide aktiivsest lausest oleks järgmine: "Mida ma saan teha, et teie kaebus lahendada?" See aktiivse häälega lauseversioon on lugejale palju selgem ja hõlpsamini mõistetav.
- Passiivse hääle kasutamine võib olla hea viis oma sõnumi edastamiseks, juhtimata tähelepanu valedele või ebameeldivatele punktidele. Kuid passiivset häält kasutage ainult sel juhul. Üldiselt on ärikirjas aktiivne hääl palju tõhusam.
Samm 4. Vaadake eelnevaid sündmusi või varasemat suhtlust lugejatega, kui neid on
Võimalik, et võtsite Nina Marlinaga ühendust viimase kuu alguses, hoiatades tema tasumata arve eest. Või äkki väljendasid kliendid eelmisel kuul konverentsil oma pettumust kosmoseprogrammi pärast. Kui olete lugejatega varem kokku puutunud, öelge seda. See tuletab lugejale meelde teie varasemaid kontakte ja muudab ärikirja kiireloomulisemaks ja olulisemaks.
Kasutage selliseid väljendeid nagu: "Vastavalt minu eelmisele kirjale teie tasumata arve kohta …" või "Täname märtsis tehtud makse eest." Või "Kuulamine oma probleemidest kosmoseprogrammiga mais toimunud konverentsil oli väga kasulik."
Samm 5. Esitage abitaotlus või pakkumine
Näidake lugejale positiivset keelestiili, esitades viisakuse taotluse või abipakkumise töösuhte vormis.
- Oletame, et olete ettevõtte omanik, kes üritab kliente arveid maksta. Kasutage selliseid fraase nagu: "Ma hindan teie kiiret tähelepanu teie tasumata arvele."
- Oletame, et kirjutate oma ettevõtte nimel. Kasutage selliseid väljendeid nagu: "Soovime korraldada teie ja meie personalijuhiga silmast silma kohtumise."
- Samuti peaksite pakkuma vastust lugejate küsimustele või muredele. Kasutage selliseid väljendeid nagu: "Ma vastan hea meelega teie arveldusega seotud küsimustele või muredele" või: "Kas soovite, et me annaksime teile selle programmi kohta rohkem teavet?"
Samm 6. Võtke kiri kokku
Lisage enda või lugeja üleskutse tegevusele. See taotlus võib olla maksetaotlus teatud kuupäevaks või märkus lugejaga ametliku kohtumise korraldamise kohta.
- Lisage lause, et tulevikus kirja saajaga ühendust võtta. "Ootan teid järgmisel nädalal eelarvekoosolekul." Või "ootan huviga, et saaksime seda teiega meie peakorteri külastamise ajal edasi arutada."
- Salvestage kõik oma kirjaga kaasatud dokumendid. Lisage selliseid fraase nagu „Manustatud tasumata arved” või „Lisatud meie ruumi laiendamise programmi koopia”.
- Lõpetage kiri lõpplausega. Kasutage kliendi või kliendi jaoks "Lugupidamisega" või "Lugupidamisega".
- Kasutage "Tervitusi" ametlike kirjade saatmiseks inimestele, keda te üldse ei tunne.
- Kasutage lihtsalt "Tervitusi" või "Lugupidamisega", kui kirjutate kellelegi, keda tunnete hästi või kellel on töösuhe.
Samm 7. Parandage täht
Kogu hoolikas vormindamine ja kirjutamine läheb raisku, kui kiri on täis õigekirjavigu!
- Otsige üles iga lause, mis kasutab passiivset häält, ja proovige muuta lause aktiivseks lauseks.
- Pöörake tähelepanu kõikidele lausetele, mis on liiga pikad või ebaselged ja otsesed. Ärikirjades on tavaliselt vähem parem, seega vähendage võimaluse korral oma lause pikkust.
