Kui teie töö nõuab klientidega telefoni teel ühendust võtmist, jätate tõenäoliselt palju häälsõnumeid. Mida aga tuleb täpselt öelda pärast seda, kui telefonis on kuulda piiksu? Kogu asjakohase teabe edastamine kõneposti kaudu võib olla heidutav, nii et paljud üksikasjad jäävad lõpuks tähelepanuta. Asendage häälsõnumite eksprompt kohaletoimetamine õige süsteemiga. Mõne hõlpsasti meeldejääva punkti abil saate tagada, et kogu oluline teave edastatakse adressaadile, nii et võimalused tagasi helistada suurenevad.
Samm
Meetod 1/3: tutvustage ennast
Samm 1. Kasutage sobivat hääletooni
Niipea, kui sõnumit hakatakse salvestama, rääkige selgel ja kergesti kuuldaval häälel. Ärge möllake ega rääkige liiga kiiresti. Proovige muuta oma hääl atraktiivseks ja energiliseks, et kuulaja tähelepanu köita. Isegi kui ta sind ei näe, on su toon selge. Seega veenduge, et kasutate õiget hääletooni.
- Hääldage iga sõna valjusti. Halb signaal võib teie hääle hägustada, isegi teie sõnad otsa saada. Tavalise vestluse häält saab helistades ebamääraselt kuulda.
- Teie hääle kvaliteet peaks kajastama kõne eesmärki. Näiteks võite jätta kõva häälsõnumi, et õnnitleda õetütret kooli lõpetamise puhul. Kui aga soovite avaldada kaastunnet, jätke tõsine ja lugupidav häälsõnum.
Samm 2. Öelge oma nimi
Kirjutage sõnumi alguses oma nimi. Nii saab helistatav teada, kes te olete. Lihtsaid sõnu, näiteks „See (teie hüüdnimi)”, saab kasutada erinevates olukordades. Kui helistaja pole teiega kunagi kohtunud, võite kasutada ka viisakamaid lauseid, näiteks „Minu nimi on (täisnimi)”. Sõbrad ja perekond tunnevad teid ilma täiendava tuvastamiseta ära. Kui kõne on seotud tööga, vajab kõne adressaat kõne eesmärgi teadmiseks nime, et ta saaks isiklikumalt suhelda.
- Ülaltoodud sammud tunduvad tühised, kuid närvilised helistajad unustavad need sageli häälsõnumitest lahkudes.
- Kui teil on kutsenimetus või enesekirjeldus, mis aitab helistajal teid tuvastada, märkige see oma nime järele. Näiteks: „Minu nimi on Dr. Arief, Tangerangi üldhaigla radioloog”või„ See on Tasya, ma olen Selvy ema, kes käib teie lapsega samas klassis.”
Samm 3. Märkige oma telefoninumber
Pärast nime mainimist märkige oma telefoninumber. Enamik telefonisaajaid ootab kontaktteabe hankimist kõneposti lõpuni, kuid kui adressaat seda kohe maha ei võta, peavad nad sõnumit uuesti alustama. Ärge unustage telefoninumbrit mainides aeglaselt ja selgelt rääkida, et adressaat seda hästi kuuleks.
- Lihtne viis sõnumi alguses telefoninumbrit öelda on öelda midagi sellist: „See on (teie nimi), minu number (teie telefoninumber)” või „See on (teie nimi) numbrilt (teie telefoninumber))."
- Kuigi helistaja ID funktsioon võimaldab adressaadil teie numbrit näha, on siiski soovitatav telefoninumber mainida juhuks, kui teie numbrit ei salvestata või soovite, et adressaat helistaks teile teisele numbrile.
Samm 4. Looge ühendus
Kui kuulete tundmatutelt saatjatelt ettevõtlusega seotud häälsõnumeid, hakkavad inimesed kahtlustama või kaotavad huvi, kui nad ei tea, kes te olete ja mis on kõne eesmärk. Rahustage neid, mainides tuntud sõbra või numbri andnud isiku nime. Jällegi võib see meetod muuta kõne isiklikumaks. Kõnepostid on kahtlustamatud ja tõenäoliselt saate vastuse, mida ootate.
- Proovige kuulajatele teada anda, näiteks: "Sain selle numbri Andilt, kes ütles, et kavatsete oma paadi müüa."
- Isegi kui te ei kutsu äri, võib isikliku ühenduse loomine muuta adressaadi mugavamaks. "See on Bob, teie naaber üle maja" kõlab sõbralikumalt kui "See on Bobby Rahmadika Setiawan".
Meetod 2/3: oma vajaduste selgitamine
Samm 1. Mõelge eelnevalt, mida öelda
Enne kõneposti lahkumist peate teadma, mida üritate edastada. See ei ole probleem, kui teil on konkreetne eesmärk silmas, kuid kui kuulete piiksu, mis annab märku kõneposti salvestamisest, võib see kedagi närvi ajada. Jagage edastatav teave mitmeks punktiks, seejärel selgitage enne kõne lõpetamist kõike.
- Eriti väga oluliste häälsõnumite puhul saate enne sõnumi salvestamist kirjutada ligikaudse skripti.
- Kui äkki kogelete, keskenduge lühidalt oma nime, kontaktandmete ja helistamise põhjuse mainimisele.
- Kujutage ette, et saadate häälsõnumi, et jätta romantiline sõnum kuupäeva kohta eelmisel õhtul. Kui kujutate enne sõnumi salvestamist ette häälsõnumit, mida kavatsete edastada, võite närvilise ja häbeliku asemel anda teile laheda, rahuliku ja mugava tunde.
Samm 2. Hoidke oma sõnum lühike
Piirake oma kõneposti 20-30 sekundini. Harva vajate sellest kestusest pikemat häälsõnumit. Te ei soovi, et adressaadid väsiksid liiga pikkade ja sõnaliste sõnumite kuulmisest. Keskenduge ja viige sõnum otse asjani. Lühisõnumid võivad tekitada uudishimu, nii et adressaat on huvitatud tagasi helistamisest.
- Teisest küljest, kui teie kõnepostisõnum on liiga lühike, võib adressaat arvata, et see on ebaoluline, ja kustutab selle ilma eelnevalt kuulamata. See on tõenäoline, kui helistate tundmatult numbrilt.
- Kõneposti jätmise eesmärk on panna keegi tagasi helistama, mitte jagama kogu teavet, mida soovite otsekõne ajal anda.
Samm 3. Alustage kõneposti kõige olulisema teabega
Ärge pekske helistamise põhjustega ümber põõsa. Kui soovite lihtsalt küsida, kuidas teil läheb, öelge seda. Kui soovite konkreetset kaupa pakkuda või kohtumist kinnitada, öelge seda. Kuulajad kaotavad kiiresti huvi ja kustutavad sõnumi, kui te ei märgi kõne alguses kõne eesmärki.
- Teil on sõnumi edastamiseks väga vähe aega. Kui räägite liiga palju, võivad kuulajad sõnumi vaigistada enne, kui see saab olulist teavet.
- Parem on edastada halvad uudised, näiteks „isa on haiglas“, ja seejärel kasutada ülejäänud aeg kaastunde ja selgituste edastamiseks, mitte minna ringi, kuni kuulaja on mures.
Samm 4. Jätke sõnumid isiklikult ja orgaaniliselt
Pidage vastu soovile rääkida sama jäigalt kui telefoniga. Ole sõbralik, ole ise ja räägi loomulikult. Inimesed võivad märgata müüjat, kes üritab neid midagi ostma meelitada, ja nad kuulavad tõenäolisemalt teie kõneposti, kui tunnevad, et neile lähenetakse viisakalt.
Kui räägite nagu loeksite stsenaariumi, jääb mulje, et kuulaja on vaid üks paljudest inimestest, kellele te helistate, et sama asja pakkuda
Meetod 3/3: kõneposti sulgemine
Samm 1. Viska konkreetne küsimus või taotlus
Sõnumi lõpetamisel selgitage, miks soovite, et adressaat tagasi helistaks. Esitage konkreetne küsimus või esitage taotlus, mis motiveerib teda telefoni võtma. Kui adressaat tunneb end pärast häälsõnumi kuulmist segaduses või pole teie sihtkohas kindel, oli sõnum ebaõnnestunud.
- Proovige kasutada selliseid väljendeid nagu „Andke mulle teada, kui teile esitatud retsept meeldib” või „Ma oleksin huvitatud teie ideede kuulamisest selle ettepaneku kohta”.
- Inimesed on rohkem motiveeritud tagasi helistama, kui esitate konkreetse taotluse, selle asemel et lihtsalt öelda „Helista tagasi, okei.”
Samm 2. Korrake oma nime ja kontaktandmeid
Sõnumi lõpetamiseks korrake oma nime ja telefoninumbrit. Korrake oma telefoninumbrit kaks korda, et adressaat ei eksiks ja saaks märkmeid teha. Lisage kindlasti kõik kasulikud üksikasjad, kui adressaat helistab tagasi, näiteks kui teil on aega ja millal on parim aeg helistada.
- Telefoninumbri ütlemine sõnumi lõpus rohkem kui kaks korda on liiga palju ja võib sõnumi saajat solvata.
- Te ei pea seda sammu harjutama, kui sõnum edastatakse juhuslikult sõpradele või perele.
Samm 3. Ärge lõpetage sõnumit sõna -sõnalt
Kui on aeg kõne lõpetada, ärge jätkake lobisemist ega pikendage asjatult sõnumeid. Kui saaja pole keegi, kellest hoolid, pole vaja magusaid sõnu jätta. Mida pikem on teie sõnum, seda vähem saab see adressaadilt tähelepanu. Nii et ärge kaotage lõpus keskendumist. Aitäh talle antud aja eest ja jätkake suhtlemist.
- Lõppsõnad, nagu „jään teie arvamust ootama”, on palju soojemad ja tõhusamad kui jultunud kommertssõnad, näiteks „Head päeva”.
- Ärge tehke järeldusi ega tehke lõpus oma sõnumit kokku. Kui adressaat peab teatud üksikasju proovima, saab ta teie sõnumit hiljem uuesti esitada.
Näpunäiteid
- Pidage meeles, kui saite kõneposti, mis pani teid mõtlema: "Mida see inimene tahab?" Jätke häälsõnum, mida soovite kuulda.
- Lisage oma telefoninumbrile lisaks e -posti aadress või kontaktandmed, kui see on endiselt oluline teie suhtluse korral sõnumi adressaadiga.
- Ärge unustage mainida kuupäeva, kui jätate sõnumi ajaga seotud teabega.
- Naerata! Teie naeratus edastatakse, isegi kui see pole nähtav.
- Kui helistate tundliku teema käsitlemiseks, piirake kõnepostis jagatavat teavet, et keegi teine seda ei kuuleks.
- Hädaolukorras või loodusõnnetuse korral kasutage kõneposti, et öelda, et teiega on kõik korras.
Hoiatus
- Kui proovite kedagi tagasi helistada, ärge rääkige talle oma varasematest ebaõnnestumistest. See häirib kuulajat ja ta ei tunne end teiega äri ajades mugavalt.
- Professionaalselt peaksite alati jätma kõneposti, kui telefonis olev inimene ei vasta. Kui näete palju vastamata kõnesid ilma kõnepostita, näitab see, et teie ettevõte pole oluline.
