Tänapäeval on e -post üks levinumaid suhtlusvahendeid, välja arvatud SMS-, telefoni- ja kiirsõnumsiderakendused. E -kirjade saatmine on muutunud väga tavaliseks tegevuseks, nii et paljud inimesed unustavad hea e -kirja kirjutamise. Hea e -kiri näitab selle sõnumis professionaalsust ja ausust, seetõttu peaksite teadma, kuidas e -kirja vormindada.
Samm
Samm 1. Kirjutage e -kirja teema
E -kirja teema on lühike kokkuvõte sõnumi sisust. Teie e -kirja teema peaks olema täpselt sihtmärgis, et see saaks adressaadile vaid mõne sõnaga aimu e -kirja sisust.
- Näiteks kui saadate ettevõtlusega seotud e-kirja, ärge tehke sellest pikka teemat, milles on liiga palju üksikasju, näiteks "Ma armastan teie autot. See on ka ilus sinine, kenad rehvid."
- Selgitage, mida sa mõtled, saates e -kirja teemas, näiteks „Huvitatud sinise sedaani ostmisest”.
Samm 2. Kasutage õigeid tervitusi
Ärge alustage e -kirja kohe sellega, mida soovite öelda. Kasutage üldisi tervitusi, näiteks "Tere hommikust/pärastlõunast" või "Tervitused". Kindlasti ei taha sa, et sind pommitatakse küsimustega inimestelt, keda sa ei tunne? Noh, sama etikett kehtib ka e -posti kohta.
Tervituse isikupärasemaks muutmiseks lisage tervitusse adressaadi perekonnanimi
Samm 3. Kirjutage sõnumi sisu
Sõltuvalt sõnumi tüübist ja adressaadist saate sõnumi kirjutada nii, nagu soovite.
- Kui kirjutate e -kirja lähedasele inimesele, saate selle kirjutada isiklikul toonil. Kui aga kirjutate ärimeili, proovige kasutada võimalikult professionaalset keelt.
- Samuti peaksite tähelepanu pöörama sõnumi vormingule. Ärge kasutage raskesti loetavat tüüpi, suurust ja vormingut ning vältige suurtähti. Küberruumis tähistavad suured tähed viha.
Samm 4. Lisage lõpetav tervitus - ärge lõpetage lihtsalt e -kirja
Kasutada võib lõpetamistervitust, näiteks "Tervitused" või mõnda muud sobivat tervitust.
Peaksite valima oma e -posti aadressile vastava lõpetustervituse. Kindlasti ei taha te ärimeili lõppu kirjutada "Tervitusi", sest see oleks ebaviisakas, eks?
Samm 5. Lisage allkiri
Isegi kui teie e -posti aadress sisaldab teie saadetud e -kirjade puhul teie nime, soovitame igal saadetud meilil kasutada allkirja. Allkirjas saate kasutada lihtteksti või pilte (nt logod, kaubamärgid jne).
Kasutage allkirja loomiseks kasutatud veebipõhise e -posti kliendi või teenusepakkuja valikut "Allkiri"
Näpunäiteid
- Lisaks e -posti vormindamisele peaksite kasutama ka sobivat e -posti aadressi. Oma lapsepõlvesõbrale e -kirja saatmine aadressil "[email protected]" võib siiski sobida, kuid te ei tohiks seda e -posti kasutada oma ülemusele ärimeilide saatmiseks.
- Kasutage e -kirjade kirjutamisel head Interneti -etiketti. Ärge saatke rämpsposti ega sõnumeid tundmatutele kontaktidele.
- Enne saatmist kontrollige oma e -posti, et vältida mitme sõnumi saatmist samale adressaadile. Kui saadate mitu e -kirja, võidakse teie kirjad märkida rämpspostiks.
