Võib -olla peate sündmuse edu hindamiseks kirjutama sündmuse aruande, võrreldes tulemusi selle eesmärkidega. Seda aruannet nõuab üritust korraldav ettevõte või eraisik, et teha kindlaks, kas muudatusi tuleb teha. Sündmuse eduka aruande hea kirjutamise tagamiseks on mitu võimalust. Teil on seda vaja, kui korraldate mõnda teist üritust!
Samm
Osa 1 /3: Sündmuste aruannete koostamine
Samm 1. Määrake igale vaatajaskonnale esitluse stiil ja vorming
Sündmuste aruandeid saab klammerdada, klammerdada PDF -failide, PowerPointi esitluste ja muu kujul.
- Veenduge, et sündmuse aruanne oleks korraldatud selgeteks osadeks. Peate otsustama, kuidas võrrelda sündmuse tulemusi selle eesmärkidega. Tehke kokkuvõte läbiviidud sündmuste peamistest tulemustest.
- Kohandage sündmuste aruandeid vastavalt iga sponsori ja publiku vajadustele ja huvidele. Mõelge sponsorite eesmärkidele. Mingil määral on sponsorid sündmuste aruannete võtmepublik. Nad tahavad hinnata sponsoreeritud ürituse kõlblikkust. Nii et veenduge, et teate, mida nad tahavad ja mis neid kõige rohkem huvitab.
- Kohandage sündmuste aruandeid, et see vastaks ka ainulaadsete sündmuste ja sponsorite erivajadustele. Ärge kirjutage raportit nii, nagu see oleks suunatud ühte tüüpi publikule. Tippjuhid ja finantsjuhid on ka teie üritusaruande teine publik.
Samm 2. Looge protsess kogu sündmuse vältel vajaliku teabe jälgimiseks
Sa ei saa loota ainult mälule.
- Jälgige põhiteavet enne sündmust, selle ajal ja pärast seda, et luua täpsemaid ja ennekõike tõhusamaid aruandeid. See meetod võimaldab koostada aruandeid ka ajaskaala järgi.
- Kaaluge pideva andmekogumise läbiviimist vajadusel mitme inimese (sealhulgas praktikantide) abiga. Sisuliselt ei tohiks aruandlus oodata sündmuse lõppu.
Samm 3. Võtke aruanne kokku põhipunktidega
Üks ürituste aruannete probleemidest on see, et need kalduvad päevakavast vähe hõlmama või keskenduvad magusatele avaldustele. Ära tee seda. Põhipunktid on hea selgelt ja analüütiliselt esile tuua.
- Valige sündmuse mõned olulised osad, mida üksikasjalikumalt arutada. Leidke kolm kõige edukamalt juhtunud asja ja kolm kõige enam üllatanud punkti.
- Ärge täitke aruannet ebaoluliste detailidega, nagu lõunamenüü või kogu põhiettekande üksikasjalik kokkuvõte. Peate lisama olulised asjad.
Osa 2 /3: Õige sisu esitamine aruandesse
Samm 1. Kirjutage kokkuvõte
Sündmuste aruanne peab sisaldama ülevaadet, mis on kogu aruande lühendatud versioon. Mõelge kokkuvõttele kui sündmuse aruande sissejuhatusele.
- Võite koostada kaks aruannet, ühe kokkuvõtte, mis on loodud sündmuse tulemustest huvitatud inimestele, ja üksikasjalikuma aruande sündmuse ettevalmistamise, läbiviimise ja sponsorlusega seotud inimestele.
- Kokkuvõttes peaksite arutama peamiste objektide ja tulemuste üle ning keskenduma neile. Kokkuvõte peaks olema lühike, vaid üks või kaks lehekülge. Aruanne peaks võtma kokku sündmuse põhielemendid ja sisaldama andmete lühikest tõlgendust
Samm 2. Kaasake oma aruannetesse sügavad visuaalsed abivahendid
Sageli on aruanded tõhusamad, kui need sisaldavad graafikuid, mis illustreerivad statistilisi suundumusi, selle asemel et lihtsalt lugejale hulga numbreid teatada.
- Kui sündmus sisaldab uut toodet, soovitame lisada selle toote foto. Fotod, mis näitavad sündmuse ajal hetke, võivad aidata aruande lugejal saada aimu toimuvast üritusest. Proovige teha fotosid, mis näitavad sponsori osalust üritusel, et see aruandes dokumenteerida. Jällegi ei saa see ülesanne oodata sündmuse lõpuleviimist.
- Võite lisada ka proove, reproduktsioone ja muid kohapeal esinevaid näiteid. Teatage inimeste arv, kes said sponsoreeritud kuponge jne. Dokumenteerige sündmuse tekitatud kohapealne ja -väline kokkupuude meedias, publikule, sponsoritele.
Samm 3. Dokumenteerige kogu reklaam ja meediaga kokkupuude
Soovitame teil hinnata saadud meedia võrdlust ürituse väljatoodud eesmärkidega.
- Lisaks päevalehtede levitamisele ja reklaamide reitingutele keskenduge trükireklaamidele ja artiklitele, mis sisaldavad sponsori nime ja reklaami.
- Dokumenteerige telereklaame, avalikke teadaandeid, hindakaardi ja reitingukaardi väärtusi ning uudistekajastust.
- Ärge unustage raadiodokumente, hinnakaartide reklaame, reklaami ja tutvustuste hindeid, auditeeritud aruandeid jne.
Samm 4. Lisage avaldus sündmuse eesmärgi kohta
Peate sündmuse eesmärgid seostama tulemusega, seega lisage kindlasti meeldetuletus sündmuse esialgse missiooni ja eesmärkide kohta.
- Saate lisada sündmuste programmiloendi. Samuti peaksite arutama, kes on sündmuse ajal peamised osalejad. Siiski jätke see lühikeseks.
- Veenduge, et kulutate palju aega registreerimisele ja sündmuse konkreetsete võtmetulemuste arutamisele ning nende registreeritud tulemustega vastavusse viimisele. Ole realistlik ja ära maiusta asju, mis ei tööta nii nagu peaks.
Samm 5. Lisage sündmuse aruandest finantsteave
Peaksite üksikasjalikult arutama ürituse jooksva eelarve ja tegelike kulude üle. Veenduge, et kaasate oma eelarve võrdluse tegelike kuludega, samuti tõstke esile mõned asjad, mis läksid hästi ja mida tuleb parandada
- Samuti peaksite loetlema kõik kulud, sealhulgas turundus- ja reklaamitegevuse kulud, personalikulud ja sponsorluskulud. Soovitame koostada üksikasjaliku eelarve. Finantsjuhid ja tippjuhid tahavad näha tõendeid teie kulutuste järelduste toetamiseks.
- Kaasa tulude arvutused, näiteks piletid, sponsorid ja näitused. Veenduge siiski, et võrdlete tegelikku tulu prognoosidega.
Samm 6. Lisage lugeja jaoks asjakohane statistika
Ärge laske oma aruandel magusat teavet täita. Üritusel osalenud inimeste arv on üks andmetest, mille peate lisama. Soovitame aruannetes esitada mõõdetavad andmed.
- Statistika ja muud seotud andmed, mida saab lisada, näiteks müügi ja külastajate arv konkreetses boksis. Sündmuse aruanne on usaldusväärsem, kui esitatud andmed on täielikud. Lisage teave osalejate/külastajate kohta. Lisage demograafiline teave, külastajate arv ja külastajate uurimistulemused (nt ostuharjumused).
- Teatage inimeste arvust, kes vastasid sponsoreeritud kampaaniatele ja annetustest mittetulundusühingutele. Dokumenteerige majanduslikku mõju ja töötajate osalust.
Samm 7. Kaasake kvalitatiivsed elemendid, mis kontekstualiseerivad andmeid
Teie aruanne peaks sisaldama statistikat, kuid vajate ka inimeste tsitaate, et anda kontekstiga seotud tagasisidet.
- Koguge osalejatelt ja ürituste meeskonnaliikmetelt tagasisidet ja tagasisidet, et hinnang sündmuse õnnestumisele ei tuleks ainult sündmuste aruannete kirjutajatelt. See muudab teie aruande usaldusväärsemaks.
- Kaaluge ka kolmanda osapoole uuringute kaasamist. Meediaekspositsiooni väärtustamine on üks näide sellest, mida kolmandad osapooled saavad uurida.
- Ruumi väärtus ja sündmuse ettevalmistamine. Sa peaksid võtma aega, et hinnata saidi ja ettevalmistuse tõhusust teise inimese vaatenurgast. Arutage, kuidas ruumi kasutada konverentside, ürituste jms jaoks.
Osa 3/3: Sündmuste aruande täitmine
Samm 1. Tehke sündmuse aruanne õigeaegselt
Proovige aruanne võimalikult kiiresti pärast sündmust kirja panna ja avaldada. Planeerige see kindlasti oma kalendrisse, et veenduda õigel ajal. Mõned inimesed soovitavad aruande avaldada 30 päeva pärast sündmust, kuid teised väidavad, et aruanne tuleks avaldada vaid paar päeva pärast sündmust.
- Kui tähtaeg on, veenduge, et te ei jätaks seda vahele. Võib -olla kirjutate agentuuri sündmuste aruannet, mida konkreetne klient soovib. Pöörake tähelepanu kõigile taotlustele.
- Sisuliselt ootab teie publik põhjalikku ja õigeaegset aruannet. Seega looge aruandeid, mis vastavad ootustele ja ärge oodake liiga kaua, kuni olete aegunud.
Samm 2. Vaadake oma sündmuse aruanne üle
Veenduge, et sündmuste aruanne kasutaks head grammatikat ja ei sisaldaks kirjavigu, kirjavahemärke ega muid vigu.
- Veenduge, et teie vastused ei oleks madalad. Üldreeglina peaksite kasutama kirjutamistehnikat „näita, ära ütle”. See tähendab, et peaksite esitama mõned konkreetsed näited, et toetada aruandes esitatud üldisi seisukohti.
- Ärge unustage oma publikut ja veenduge, et aruande kirjutamine tundub ametlik ja professionaalne. Sündmuste aruanded ei ole mitteametlikud dokumendid; see dokument on oluline sündmuse hankimise otstarbekuse kindlakstegemiseks, nii et see peab kõlama autoriteetne.
Näpunäiteid
- Tehke rohkem fotosid kui vaja. Mida rohkem valikuid, seda parem.
- Kui kogute juhtidelt ja planeerijatelt hinnapakkumisi, ärge minge otse nende juurde. Nad on inimesed, kes on veel kaua pärast ürituse lõppu. Kõige parem on kõigepealt küsida rahvahulgast oma küsimus, sest nad lahkuvad esimesena. Samuti ärge häirige kõnelejat ega ürituse juhti, kui ta on hõivatud. Neid saab hiljem üle kuulata.
- Hinnapakkumiste kogumisel hoidke vestlus normaalsena ja esitage küsimusi loomulikult, kuni teine inimene on valmis oma arvamust avaldama.
- Koguge rohkem hinnapakkumisi kui vaja. Mida rohkem seda parem.
- Hea foto võib näidata, kuidas üritus kulges või kuidas inimesed sündmusele reageerisid.
- Proovige teha fotosid, mis näitavad sündmuse tervikpilti, sealhulgas fotosid rahvahulgast ja kõnelejatest ühel pildil, et näidata lugejatele sündmuse ulatust.
