Ürituste korraldamine on suurepärane kogemus, olgu see siis erapidu, ettevõtteüritus, perele ja sõpradele või pulm ja muud ametlikud üritused. Seda tööd on väga raske teha, kuid samas ka rahuldust pakkuv. Saate tõesti kaasa aidata asjaosalistele, kes hindavad teie külalislahkust ja jõupingutusi sünnipäeva, tähtpäevade, pulmade või muude pidustuste korraldamisel. Allpool toodud sammud õpetavad teile, kuidas olla hea ürituste haldaja, annab tõrkeotsingu soovitusi ja hoolega planeerides kõiki probleeme vältida.
Samm
Osa 1 viiest: põhitõdede omandamine
Samm 1. Määrake eesmärgid ja eesmärgid, mida soovite saavutada
Kõik see tundub liiga loogiline, kuid peate selle kirja panema, et teada saada, mis suurusega saal kõige paremini töötab, õige eelarve, ürituse eesmärk, külaliste arv (või tüüp) ja milliseid strateegiaid järgida teie konkreetne sündmus. Milline on ideaalne lõpptulemus? Mida soovite saavutada?
- Kui olete otsustanud, millist üritust korraldate (pidu, raha kogumine, haridus, müük, ettepanek jne), mõelge, miks te seda teete. Oma motivatsiooni tundmine aitab teil keskenduda ja olla energiline.
- Mõne eesmärgi seadmine võib aidata teil ka õigele eesmärgile jõuda. Sa ei saa pidevalt üritada lüüa määramata eesmärki! Kui teil on ainult 40 000 000 IDR ja soovite jõuda 50 000 000 IDR -ni, sihtige see summa ja teid aidatakse finišisse jõuda.
Samm 2. Valige kuupäev ja kellaaeg
Need kaks on sündmuste planeerimisel kõige olulisemad tegurid. Ärge valige kuupäeva ja kellaaega, mis ei lase paljudel inimestel osaleda, või kõik teie ürituste planeerimise jõupingutused on asjatud. Samuti vältige nende kahe elemendi seadmist olevikust liiga kaugele - või isegi liiga lähedale -, muidu teie külalised unustavad teie sündmuse ja teevad muid plaane. Ära lase sündmuste juhtimisel kullapõletiku sündroomilt pihta!
Ideaalis teavitage külalisi kaks nädalat ette. Nii on neil aega plaane teha ja saate neid veel üks või kaks korda meelde tuletada, enne kui aeg kätte jõuab. Võimalusel saatke üritusekutsed paar nädalat ette
Samm 3. Valige koht
Pärast sündmuse tüübi ja aja määramist mõelge kohale. Lähenege võimalikele asukohtadele, valmistades ette kuupäevad ja vajaliku. Millist tüüpi hoonet soovite kasutada ja kuidas ruumi korraldada? Kas külalised istuvad ridamisi pinkidel, tavalistel pinkidel, antakse söögilaud või õues piknikuvaibad? Kas ilmastikutingimused mõjutavad? Kas jääb ruumi tantsimiseks, kõneleja poodiumile või lavale? Kui jah, tehke plaan veendumaks, et soovitud koht on piisavalt suur.
- Külastage alati eelnevalt potentsiaalseid kohti ja joonistage kaart. Seda kaarti saab kasutada "sõjaplaanina" ja see võimaldab teil visandada ja eraldada lauapinda, toidu teenindusmarsruute, puuetega inimestele juurdepääsu (vajadusel) ja väljumisteede ehitamist, samuti seda, kuidas laadite erinevaid vajalikke seadmeid. Samuti peaksite märkima elektrigeneraatorite, välisseadmete, näiteks külmikute, jäämasinate, grillide või pliitide, asukoha. Samuti uurige pistikupesade ja kaablite asukohta (saate need katta vaiba alla) ja kõike muud, mis võib ohtu kujutada.
- Kas teil on seaduslikult vaja kohaliku omavalitsuse luba? Enamikul juhtudel on see luba vajalik baaride avamiseks, kuid mõnikord ka müra, sõidukitele juurdepääsu ja parkimise, suurte konstruktsioonide, nagu paviljonid, rahvahulgad ja muudel eesmärkidel.
Samm 4. Määrake kutsutavate inimeste arv
Kui palju inimesi saate eelarve ja toimumiskoha alusel kutsuda? Mõned üritused on rangelt piiratud ainult kutsutud osalejate lubamisega, hõlbustades planeerimist, kuid paljud teised võivad lubada täiendavaid inimesi, näiteks lapsi, abikaasasid või sõpru. Samuti teadke, et mida rohkem külalisi teil on, seda rohkem meeskonnaliikmeid vajate.
- Logistiliste probleemide vältimiseks veenduge, et kutsutul oleks alati piisavalt ruumi inimestele liikumiseks.
- Vanemates majutusasutustes viidatakse külaliste arvule tavaliselt kui "pax", nii et kui näete mitmeotstarbelisel hoonel sõnu "150 Pax", tähendab see, et mahutab 150 külalist.
Samm 5. Määrake eelarve
Ideaalis on teil mitu inimest, kellele võite loota, kui palju raha selle sündmuse jaoks vajate. Kas maksate töötajatele palka? Kas rentida varustust ja kohtumispaiku? Toidu ja joogi pakkumine? Kas trükkida brošüüre või postkaarte? Määrake mõistlik summa ja kohandage plaani selle summa alusel. Ärge lubage oma eelarvet ületada, kui te seda ei tee.
Võib juhtuda, et olete olukorras, kus on võimalik sponsoreid või annetusi saada, kuid enamikul meist pole tavaliselt nii palju õnne. Kui te ei suuda ette näha lisaraha, säästke nii palju kui võimalik. Toitlustusteenuste palkamise asemel korraldage pot-õnne üritus (külalised toovad ise toitu). Mõnda toitu saate siiski ette valmistada, kuid üldiselt piisab, kui muretseda söögilaud, köögitarbed ja külmkapp. Fotograafi palkamise asemel jäädvustage oma sündmus. Ole vajadusel loominguline
Samm 6. Koguge meeskond
Looge teenindusmeeskond (isegi kui sellesse meeskonda kuuluvad sõbrad ja sugulased või muud vabatahtlikud), kes tegelevad erinevate asjakohaste osadega, isegi kui te ei korralda üritust professionaalselt ja korraldate ainult väikeseid pereüritusi. Hea laiaulatusliku ürituste korraldamise olemus on panna inimesi juhtima konkreetseid valdkondi ja veenduda, et kõik meeskonnaliikmed teavad suurt plaani.
Teie meeskonda tuleks olulistest asjadest teavitada võimalikult varakult, nagu ka kõiki teisi meeskondi, mille eest maksate, ja kõiki külalisi, keda kutsute. Informeerige kõiki meeskonnaliikmeid ülesandest niipea kui võimalik ja andke neile võimaluse korral võimaluse. Proovige ka mõned inimesed ooterežiimi saada - kuna sündmuse igas aspektis esineb alati mõningaid väikeseid tõrkeid
Samm 7. Koostage ürituse päevakava
Otsustage, mis teie üritusel juhtub. Millal esinejad rääkima hakkavad? Kas kavas on mänge, tegevusi või esitlusi? Kui kaua võtab külaliste söömine aega? Määratlege kogu päeva tegevuste üksikasjalik ajakava.
Jätke alati ruumi eksimiseks; siin maailmas ei tule ühtegi sündmust, mis võiks kulgeda täpselt nii, nagu plaanitud. Inimesed saabuvad hilja, sõnavõtud kestavad kauem, toidujärjekorrad ei suju sujuvalt või võib teid tabada miljon muud probleemi. Nii et kuigi peate teadma, mis toimub, mõistke, et see on lihtsalt organisatsiooni abistamiseks ja miski pole kindel
Osa 2 viiest: jooksuüritused
Samm 1. Saatke kutse välja
Kui ei, siis kuidas muidu inimesed teavad, et korraldate üritust? Saatke kutse! Ärge ignoreerige seda. Kutsed on teie ürituse peamine nägu. Esmamulje sellest, mida inimesed võivad oodata, ja paneb nad otsustama, kas nad peaksid tulema. See kutse peab olema hea.
-
Mõelge tüüpilistele kutsetele - postkaartide, brošüüride jms kujul. Kuid proovige ka paberit mitte kasutada: saatke e -kirju, uudiskirju või kasutage saite, nagu Facebook, Twitter ja Eventbrite, et saata kutseid, külaliste arvu ja kalendreid.
Parandus: kui soovite tuua võimalikult palju inimesi, kasutage Facebooki ja Twitterit. Kui proovite piirduda ainult VIP -külalistega, vältige neid kahte teenust, vastasel juhul jääte hätta
Samm 2. Võtke teadmiseks need, kes on oma kohaloleku kinnitanud
Peate ette lugema, et teada saada, kui palju ja mida vajate, nii et tehke märkmeid! Võimalik, et need numbrid ei ilmu, kuid saate siiski ülevaate. Sündmuste haldamiseks loodud saidid võivad seda aidata - kuigi saate kasutada ka Facebooki ja Exceli töölehti.
Samm 3. Käsitlege seda, mida teil on rentida
Kas peate leidma, rentima, broneerima või delegeerima ülesandeid fotograafidele, ehitajatele, disaineritele ja dekoraatoritele, külalisesinejatele, sponsoritele, meelelahutajatele või bändidele, usujuhtidele või ametnikele, tantsijatele või meeleavaldustele? Arvestage istekohtade ja toitlustamise puhul kõiki neid aspekte, et saaksite neile vajadusel süüa ja laudu valmistada.
- Kas valmistate sööke ja jooke? Kui jah, siis millised meeskonnaliikmed jälgivad toidu valmistamist, serveerimist ja hügieeni? Millist toitu peaksite serveerima? Kas külalistel on võimalik allergia, taimetoitlane, diabeet, religioossed vajadused nagu halal või koššer, gluteenivaba jne? Kas on imikuid, väikelapsi või vanureid/vigastatuid, kes ei saa tahket toitu süüa?
-
Kas meelelahutuse ja logistika aspektide eest on hoolitsetud? See jaotis võib rääkida muusikaseadmetest, paviljonidest või telkidest, samuti lavajuhtimise dekoratiivsetest efektidest, mida vajate, nagu mikrofonid ja võimendid, valgustus, elektriliinid, slaidiseansside projektorid ja ekraanid, suitsumasinad või muud maagilised laviefektid., näiteks peeglid, ettevõtte bännerid ja sildid jne.
Kui palgate meelelahutuse korraldamiseks alltöövõtja, konsulteerige nendega, et nad saaksid varustust tarnida ja ette valmistada, lisaks teeninduskohale, etapile ja ajakavale. Nii saate teada, mida teha, et neid aidata
- Toitlustusteenuste pakkujad, lillepoodid, meelelahutus ja muud olulised inimesed vajavad ettevalmistamiseks palju aega. Äkilised taotlused maksavad tavaliselt rohkem. Lisaks, kui nad ei suuda oma sõna pidada, on teil veel aega alternatiive otsida.
Samm 4. Leidke keegi, kes on võõrustaja (MC)
MC ei pea alati kogu üritust korraldama, kuid ta juhib seda. MC on tavaliselt partei liige, kes koostab kõne, kuulutab välja mitmeid üritusi, nagu söök, tants, tähtsad külalised või meelelahutus. Suhtle selle inimesega sageli ja hoia teda kursis.
Mõnikord peate võib -olla olema MC. Kui jah, on teie ülesanne palju raskem, sest peate töötama, kuni kogu sündmus on lõpule viidud. Seadistage oma teenindusmeeskonnale grupijuhid, et enamik tavapäraseid ülesandeid saaks neile delegeerida
Samm 5. Koguge seadmed kokku
Meeskonna palkamisel kontrollige uuesti ja veenduge, et neil oleks vajalikud esemed kaasas. Mõnel juhul võivad nad valmistada ainult ise või teatud esemed; Võimalik, et peate varustuse hankima eraldi. Saate neid tööriistu oma sotsiaalsetest võrgustikest rentida, osta või isegi laenata. Kontrollige vajalike asjade loendit, alates salvrätikutest kuni kõlarisüsteemi ja ühendusjuhtmeteni.
Kaunistamine on iga sündmuse oluline osa. Laudlinad, lilled, kingitused, küünlad, õhupallid, bännerid või fototaustad, punased vaibad jne. tuleb alati hästi ette planeerida
Samm 6. Vastake põhivajadustele
Üks asi, mida paljud algajad unustavad, on ürituste toimumiskoha ruumide paremus. Kas kohas on piisavalt rajatisi? Näiteks tualettruumid ja duširuumid, parkimiskohad, puuetega inimestele lihtne juurdepääs, riietusruumid, panipaigad ja köögid, vee äravoolud, veinijahutid, juurdepääs elektrile jne. Nii saate ette näha takistusi, mis võivad ette tulla.
Mõelge ka väljaspool sündmust: kas vajate transporti ja majutust linnavälistele/ülemere külalistele või hotellide delegaatidele? Kas peate broneerima koha nende transportimiseks üritusele ja tagasi?
Samm 7. Tea, kellega kohtud
Sündmuse sotsiaalse hierarhia mõistmine - isegi kui see pole teie sündmus - on hädavajalik, et teada saada, kuidas igas olukorras hakkama saada. Kuna kliendid peavad teid uskuma, uurige järgmisi asju.
- Kes on peamised külalised - seda on tavaliselt lihtne märgata, kui sündmus on pidulik -, näiteks pruutpaar pulmas. Klient ei ole aga alati põhikülaline, kuigi ta võib siiski kuuluda grupi üheks osapooleks. Või ei pruugi teie klient üldse osaleda.
- Kes on külalised, kes on vastuvõtva külalisetüübi esindajad - need on inimesed, kes tegutsevad sageli oma laudades võõrustajana ning on tavaliselt head teiste inimestega suhtlemisel ja motiveerimisel. Need on kasulikud meeldiva õhkkonna säilitamiseks ja vestlemiseks, kui asjad muutuvad rahulikuks, julgustavad inimesi tantsima või tutvustavad inimesi teistele külalistele uute sõprussuhete jaoks. Need on tavaliselt ka usaldusväärsed ja kasulikud sündmustega kursis hoidmiseks, kuna võivad hädaolukorras abistada või isegi külalisesinejana/MC -na olla. Sellised inimesed hoiavad sündmuse sujuvalt esirinnas.
- Kes on rahutegijate tüüpi külalised? Peaksite neid inimesi kogu aeg meeles pidama, sest just neid otsite probleemide osas nõu küsima. Vajadusel kaasate nad ka käsitlemisse ja arutamisse. Selle grupi külalised on tavaliselt perepea, eestkostja või turvaülem.
- Kes on otsustaja. Enamasti on otsustaja juht ise, kuid kui peate konsulteerima külalistega ilma võtmerühma kaasamata (kuna nad on tavaliselt keskendunud headele võõrustajatele), uurige, keda peaksite hädaolukorras nägema. Lihtsamalt öeldes maksab see isik teie teenuste eest arve või kelle iganes te nimetate "kliendiks".
Osa 3 /5: Finišijoonele lähenemine
Samm 1. Tutvuge kohaga
Enne ürituse algust kontrollige toimumiskohta ja otsustage, kuidas asju kokku panna. Võimalik, et peate põrandaplaani kohandamiseks täpsustama täiendavaid korraldusi - näiteks juhtmestiku, valgustuse jms osas. Ja kui teil on neid asju raske leida, võivad ka külalised sama kogeda, seega kaaluge praktilist aspekti!
Võimaluse korral koostage kasutuselevõtu plaan ja ajakava. Kui midagi ei sobi, siis loobuge sellest. Rääkige saidihalduriga ja uurige, mida ta saab aidata, ja kui on olemas tsoneerimiseeskirju, mida peate järgima, eriti hädaolukorras
Samm 2. Kaaluge oma meeskonnale kingituste valmistamist
Selles olevad meeskonnaliikmed teevad kõvasti tööd. Tunnustuse näitamiseks ja jõudluse säilitamiseks valmistage ette väike kingitus, mida pärast ürituse lõppu teha. Pudelijoogid, granolabatoonid, šokolaadid, muud väikesed esemed, mis teile sobib, aitavad hoida moraali.
Samuti kaaluge neile prossi või väikese peomarkeri andmist, et nad tunneksid end sündmuse osana ja mäletaksid seda. Veenduge ka, et neid hoitakse toidetud ja joota! Meeskond on ressurss, mida peaksite saama kasutada ka tulevikus
Samm 3. Kontrollige kõiki meeskondi ja autsaiderid
Enne üritust veenduge, et kõik on sellega nõus. Andke meeskonnale selged juhised toimumispaika jõudmiseks ja esitage oma kontaktnumber või visiitkaart, et nad saaksid juhiseid helistada. Lõpetuseks veenduge, et kõigel poleks küsimusi.
Veenduge, et kõik on ülesandega rahul. Mõned inimesed ei pruugi seda öelda, nii et proovige neid lugeda. Kas nad näevad enesekindlad ja enesekindlad välja? Kui ei, siis rahustage neid, vaadake ülesanded üle ja esitage mõned põhiküsimused. Kui kahtlete, ühendage kahtleja võimekama partneriga
Samm 4. Valmistage oma kontaktide loend ja vajadusel muud failid ette
Isiklikud seaded on sama olulised kui ürituste korraldamine. Kui olete alati korras, isegi kui mõni asi läheb sassi, on kõik korras. Aga muidu rikuks sündmuse olukord täielikult. Siin on mõned viisid enda valmistamiseks:
- Looge kontaktleht telefoninumbrite ja aadressidega. Kondiitritöökoda arvas, et teie olete see, kes tellimust vastu võtab? Vahet pole. Helistage oma meeskonna liikmele, kes elab kaupluse lähedal, ja laske tal see ürituse toimumispaigale järele tulla.
- Koostage kontrollnimekiri. Meeskonna aruannete põhjal saate teada, millised esemed, seadmed ja esemed on veel puudu.
- Valmistage vastavalt ette maksetõend ja arveldusvajadused. Mida põhjalikum olete, seda vähem on teil tulevikus probleeme.
Samm 5. Vältige viimase hetke muudatusi
Kas kunstilisi muudatusi tuleb regulaarselt? Pulmad on tavaliselt sellised, kus klient soovib viimase hetke kujunduse muutmist, seega rääkige talle kindlasti muudatuse lõplik kuupäev. Tavaliselt on see tähtaeg 1 nädal enne üritust, et hoida kliente vaba, kuid olete kaitstud ka viimase hetke muudatuste eest, mille tegemine on tülikas ja kallis.
Kui muudatused on lihtsad, väikesed või elementaarsed ja võivad kasutada juba installitud kaunistusi, proovige mitte keelduda kliendi soovist nii palju kui võimalik. Võtke kindlasti arvesse kliendi vajadusi nii hästi kui võimalik sündmuse korral, mis võib olla väga emotsionaalne
4. osa 5 -st: tegeliku sündmuse käsitlemine
Samm 1. Valmistage kõik ette
Olge esimesena sündmuskohal, kes jälgib ettevalmistusi. Veenduge, et kõik teataksid õigesti ja hakake helistama, kui nad seda ei tee. Aidake abivajajaid, suunake suunatavaid ja astuge vajadusel kõrvale. Vältige vigastuste saamist kuni ürituse lõpuni.
Kui teil on kontrollnimekiri, tunnete end veidi rahulikumana. Valmistage see nimekiri ette meeskonnale, meeskonnale, kaunistusele ja paigaldusele ning varustusele. Kui kõik on kontrollitud, võite kergendatult hingata
Samm 2. Delegeeri ülesandeid
Ärge kartke seda teha. Peamine sündmusel stressi tekitav tegur on aeg. Raha säästmiseks olge valmis tööd jagama. Kui keegi ei tööta optimaalselt, andke teine ülesanne, mis on talle sobivam. Sa ei ole fikseerija ega ületa piire; Teete ainult seda tööd, mis on teie kohustus.
Ülesannete delegeerimisel olge kindel, kuid viisakas. Ütle: "John, ma vajan sind siin, et aidata toitlustamisel. Aitäh." Teie meeskond peab sündmuse juhtimisse kirglikult suhtuma. Veenduge, et kõik läheb sujuvalt, olles vajalik juhtfiguur
Samm 3. Ole paindlik
See tähendab, et peate veenduma, et kõik läheb plaanipäraselt, ja aitama või koostama varuplaani juhuks, kui midagi peaks valesti minema - ja suutma seda aktsepteerida. Kui hakkate stressi tekitama, ei saa te otse mõelda. Kui mõistus pole selge, ei saa te kunagi häid tulemusi. Nii et kui kõneleja võtab kümme minutit liiga kaua aega ja ignoreerib teie signaale või üritab teda häirida, lõdvestuge. Lihtsalt kohandage magustoidu seanssi, keegi ei märka. Üritus kulgeb ka sujuvalt.
Probleeme tuleb alati ette. Te ei saa kõike ette ennustada ja mida varem saate sellega leppida, seda parem. Rahulik ja stabiilne ürituste juht võib olla iga sündmuse jaoks väga kasulik; aga kui oled pinges ega ole rahulik, võivad sündmused halvasti minna. Nii et lõdvestuge ja minge vooluga kaasa - teie etendus hakkab lõppema
Samm 4. Rääkige kõigile viimastest arengutest
Veenduge, et külaliste arv ja vajadused oleksid ürituse päeval ikka õiged, ning teavitage teenindusmeeskonda muudatustest võimalikult varakult. Peate olema esimene silmapaar, kes märkab, kui midagi on valesti.
Konsulteerige kliendiga, et näha, kuidas ta end tunneb; ta võib olla põnevil, närviline, mures, igav või kurnatud ning tal on probleeme. Saate teda aidata, olles mõistv, öeldes häid sõnu ja aidates teda praktiliselt. Võtke aega, et tekitada külalistes ja meeskonnas entusiasmi, kui vaja
Samm 5. Tehke oma tööd
Usaldage ja austage teenindusmeeskonda oma asju ajama - kui olete neile tugeva aluse andnud, on neil kõik korras. Pakkuge vajadusel abi, kuid see meeskonnaliige peaks olema piisavalt kogenud, et ei vajaks üldse abi. Siin on mõned asjad, mida peaksite meeles pidama.
- Esiteks tegutsege vastuvõtja või vastuvõtjana. Kohtuge ja tervitage (vajadusel) iga külalist saabudes. Ürituse algul kandke rollid üle MC -le. Siin on teie roll juhina aktiivsem, lahendades probleeme ja tagades, et kogu kulisside taga toimuv töö, näiteks toidu valmistamine ja teenindamine, läheb plaanipäraselt.
- Pöörake tähelepanu külalistele ja hoidke ühendust MC -ga. Tehke seda salaja igaks juhuks, kui peate oma plaane muutma.
- Hoidke kaugust võtmekülalistest - see saade räägib neist -, kuid veenduge, et jääte teatud hetkedel sisse logides. Küsige neilt, kuidas nad etendusse suhtuvad, samuti nende võimalikke probleeme, taotlusi või ettepanekuid.
6. samm. Turundusürituste jaoks valmistage suveniire
Veenduge, et kõik külalised mäletaksid häid aegu, mis neil olid. Võib -olla soovite isegi rohkem kui rõõmsaid mälestusi: näiteks veebisaitide külastusi, tulevasi annetusi, suusõnalisi aspekte jne. Et veenduda, et teie sündmus tabab märki, jagage meeneid. Ükskõik, kas see on pilt, plakat või pastapliiats, annab külalistele midagi sündmusele meelde tuletamiseks suurepärast võimalust veenduda, et nad jäävad teile meelde.
Samm 7. Õnnitleme ennast pärast ürituse lõppu
Enamik üritusi on alustades iseseisev, kuid raske töö on ettevalmistusperioodil, millest keegi aru ei saa. Nii et õnnitlege ennast, sest olete väärt olema õnnelik!
Pärast üritust võtke aega kliendiga kohtumiseks ja tänamiseks. Soovitame teil pakkuda sobivat ja südamlikku kingitust, et meenutada oma aega koos nendega, sest sellised väikesed puudutused rikastavad kogemusi ja võimaldavad neil tulevikus teie teenuseid soovitada. Kui teete üritusel kingitusi, siis sündmusejärgseid kingitusi, näiteks lilli, fotosid nende ürituse lemmikhetkedest (nt lindi lõikamine, näituse kõrghetk, auhinnatseremoonia, pulmasuudlus, sünnipäevaküünalde puhumine jne) või muid kingitusi võib olla sobiv
Samm 8. Koristage koht ja minge koju
Nagu emad ütlevad: "Jätke see samasse seisukorda, nagu te selle juurde tulite", on ka põhimõtted, mis kehtivad kohtade suhtes. Asjad tuleks jätta samasse olekusse, mis nad olid enne nende juurde tulekut - ürituste korraldamise äri on tundlik äri, millel pole palju viga. Nii et andke oma meeskonnaliikmetele teada, et on aeg sait koristada ja ärge laske neil koju minna enne, kui kõik on lahendatud. Peaksite ka sekkuma!
Lisaks sellele, et see on hea asi, hoiab see ära ka kallimate arvete tasumise. Paljud kohad võtavad koristamise eest lisatasu, kui neil on selleks võimalus. Seega tehke kõik endast olenev, et vältida varjatud tasusid
Samm 9. Lõpetage muutuste, maksete ja tänu kõigile asjaosalistele
Võimalik, et peate korraldama renditud või laenatud seadmete tagastamise ja konsulteerima kliendiga tema kogemuste kohta. Isegi kui teile palka ei maksta, leidke aega nende tänamiseks ja öelge, et teile meeldis üritust koos nendega juhtida. Kas saate visiitkaarte omavahel vahetada?
Aitäh ka meeskonnaliikmetele! Veenduge, et kõik osapooled on tasutud (ja on maksnud), salvestage arved ja tehke asjad valmis. Peate olema üks viimaseid inimesi, kes saalist lahkub - veenduge, et kõik oleks korras
Osa 5/5: Veaotsing
Samm 1. Teadke, kuidas tulla toime külalistega, kes saabuvad hilja ja kellel on muid probleeme
See on tavaline probleem, seega valmistage end paremini ette. Hilinemine on vältimatu (nt ettenägematute liiklusprobleemide tõttu) ja tavaliselt suudavad teised õigeaegselt saabuvad külalised seda taluda. Seetõttu saate selle vältimiseks teha mitmeid asju:
- Veenduge, et ürituse aeg oleks kutsele selgelt kirjutatud. Kui kasutate RSVP -süsteemi, veenduge ka, et kellaaeg oleks kinnitatud. Suhtle (oma kontaktlehe kaudu) MC -ga, asjaomaste külalistega (tavaliselt juhtpartei liige), meelelahutajatega ja köögipersonaliga, kui puutute kokku takistusega, mida ei ole lihtne lahendada. Kui sündmuse keskmes on hilinenud külalised (nt peigmees ja pruut), siis tavaliselt:
- Eeldatava saabumisaja kontrollimiseks peate ootava külalisega otse ühendust võtma. Võtke köögiga viivitamatult ühendust viimaste arengutega, et nad saaksid küpsetusaega vastavalt ajale reguleerida.
- Vältige teatamist, et üritus on teatud külaliste tõttu edasi lükatud (sest pidu selgitab selle ise välja), kuid andke põhikülalistele teada, et olete olukorrast teadlik. Rääkige neile, mida plaanite, kuid laske neil ka ettepanekuid teha, kuna nad tavaliselt teavad külalist ja teavad, mida selles kontekstis teha.
- Pöörake tähelepanu kõne ajastamisele. Kui võtmekülalised saabuvad hilja, serveerige täiendavaid eelroogasid ja/või varajasi jooke, et vältida õigel ajal saabuvatel külalistel igavust ja tagada nende hõivatud olek.
- Kui külalised jäävad väga hiljaks (näiteks serveerides toitu, mida ei saa edasi lükata, näiteks suflette), alustage üritust plaanipäraselt. Kui nad tulevad, serveerige järgmine portsjon (isegi kui see portsjon on magustoit).
- Valmistuge tantsimiseks, mängudeks, komöödiaks või mõneks muuks meelelahutuseks (eriti muusikaks) ning veenduge, et seal oleks täiendavaid segajaid, näiteks grupipilte. Seda varundamisstrateegiat oleks tulnud alustada eelmisel päeval.
-
Külaliste puhul, kes saabuvad tahtlikult hilja, ärge võtke seda juhina oma süüks. Seega on teie ülesanne kaasata esikohale teised külalised ja veenduda, et nende vajadused on täidetud. Sisuliselt käitu nii, nagu poleks midagi valesti ja liigu sündmusega edasi.
Samm 2. Tea, kuidas toiduprobleemidega toime tulla
Probleeme selles valdkonnas esineb harva, eriti kui olete oma plaane hoolikalt planeerinud, kuid õnnetusi juhtub aeg -ajalt (näiteks külaline või väike laps söögilaua sassi ajab või vahejuhtum köögis). Kõigepealt peate olema teadlik külalistüüpidest, kes kohale tulevad, et saaksite kaaluda, millal ja kus toitu eksponeeritakse (nt Rootsi laua tüüpi roogade puhul) ning külaliste istekohta.
- Kõik lekked tuleks ohutuse tagamiseks viivitamatult puhastada, isegi kui see tähendab, et peate selleks punasest vaibast või uhketest kaunistustest ja mööblist lahti saama. Plekkide peitmine eseme (näiteks antiikmööbli) välimust või terviklikkust mõjutamata on võimatu, seega vabanege sellest esmalt. Kui teil on varukoopia, kasutage seda; muidu liigutage objekti diskreetselt, et külalised seda ei märkaks.
- Toidualade (nt räpane laud või järgmise roa valmistamise ajal) varjamiseks on soovitatav kasutada köisi, kardinaid või ekraane, sest mõned külalised võivad tajuda nähtavat toitu kui midagi, mida saab igal ajal vabalt tarbida - kuigi see ei pruugi tingimata nii olla, vastavalt teie kavatsusele.
- Sega menüüd. Kui roogi ei saa serveerida (näiteks sellepärast, et see on kõrbenud), vabanege sellest kõigest või otsige uus alternatiiv. Toidu säästmiseks vähendage portsjoneid, kuid suurendage teiste toiduainete portsjonit, et need oleksid tasakaalus. Vajadusel teavitage külalisi.
- Taimetoitlased, valivad sööjad, allergikud või eridieediga/religioossed inimesed peaksid oma vajadustega arvestama - peaksite seda hästi planeerides tegema. Kuid mõnikord võtavad külalised kaasa pereliikme, abikaasa või lähedase sõbra, ilma et teile sellest räägitaks, eriti kui kutse on tasuta. Kui see juhtub, on lahendus lihtne. Lugege hiljutisi külalisi ja kui nad uksele jõuavad, küsige toitumisvajaduste kohta ning rääkige sellest kohe teenindajatele ja köögitöötajatele.
- Suurte rühmade puhul, kes ei osale üritusel tumedate külalistena, saatke meeskonnaliige kööki ja laske tal varu lugeda. Vajadusel ostke täiendavaid toiduvarusid. Köögisektsioonis on igaks juhuks tavaliselt portsjonid üle hinnatud, nii et tühistamine on tavalisem kui toidupuudus. Piiratud portsjonite arvu saab säästa ka siis, kui pakute täiendavaid täidiseid, näiteks leiba, salateid või köögiviljatoite - koostisosi, mida saab hõlpsasti hankida kohalikust supermarketist.
Samm 3. Teadke, kuidas väikelastega hakkama saada
Pidage meeles, et paljud juhid unustavad või alahindavad sageli üritusel laste intelligentsust ning vajadusi ja soove. Nad on samad, mis täiskasvanud - tahavad lõbutseda ja mitte igavleda. Pidage meeles, et ka vanemad on solvunud, kui sündmus ei vasta nende laste vajadustele. Hea mõte on küsida osalevate laste kohta osalemise kinnitust (RSVP).
- Nooremaid lapsi (alla 10 -aastased) serveeritakse paremini koos toidu või suupistetega ette, sest õhtusööki ei pruugita serveerida enne kella 20.00. See serveerimisaeg on enamiku laste söögiaegade jaoks tavaliselt liiga hilja. Toit, mida te oma lastele annate, peaks olema ka lõbus ja tervislik, kuid siiski eriline ja nende jaoks erilise puudutusega - see aitab vanemaid aidata ja saavad üritust külalisena nautida.
- Üle 10 -aastastele lastele võib tavaliselt anda täiskasvanutele mõeldud toitu ja portsjoneid, isegi kui nad seda ei lõpeta, aga pakkuda neile ka lastemenüüd (muidugi vanemate loal), kui see neile ei meeldi. Tavaliselt küsivad 13–18-aastased teismelised sageli ametlikumate restoranitoitude asemel samu toite nagu väiksemad lapsed, näiteks hamburgereid ja friikartuleid. Laste toit on tavaliselt kirjutatud terminiga "Alternatiivne menüü". Mängige turvaliselt ja arutage oma peamiste külalistega oma plaane jätkata noorte ja vanade edukat rahuldamist juba ammu.
- Pakkuge ala väikeste lastega emadele. Vastake nende vajadustele, näiteks pausid tualettruumis, rinnaga toitmise vajadused jne, ja valmistage puhkekoht ette väga väikestele lastele, et nad saaksid väsinud korral magada.
Samm 4. Tea, kuidas käituda purjus või ebaviisakate külaliste, sissetungijate ja muuga
Need külalised tekitavad mõnikord probleeme nii pere- kui ka ettevõtteüritustel. Nad kannavad nii poliitikat kui ka draamat ja kõrvalseisjana ei pruugi te sellest aru saada. Niisiis, olge alati valvel.
- Küsige enne üritust kliendi või võtmekülaliste käest, et saada teavet selliste võimalike probleemide kohta, või mõne valitud isikuga, kui võtmekülalisi ei tohiks häirida. Nii saate veenduda, et inimesed istuvad õiges kohas ja et see ei tekita probleeme. Valmistage teeninduspersonal või võtmekülalised ette mitteametlike juhendajatena, olge tähelepanelikud ja vajadusel abistage. Teie ülesanne on tagada, et üritus sujuks ja jääks isiklikest asjadest eemale, kui see pole tingimata vajalik. Niisiis, veenduge, et teate, kes üritusel klassifitseeritakse "rahutegijate" tüüpi külalisteks (need, kes saavad aidata üritust sujuvalt hoida).
- Kuna purjus külalistele alkoholi andmisest keeldumine või vihaste ja ebaviisakate külalistega tegelemine võib olla keeruline, on kõige parem kaasata rahuvalvaja külaline. Võtke juriidilise personaliga ühendust ainult vajadusel ja pärast võtmekülalistega konsulteerimist. Isegi väikeste ürituste läbiviimisel või tagahoovis tuleb olla valvas.
- Kutsumata külalised on karm asi. Kui nad tulevad ja teevad lärmi, visake need vajadusel välja - konsulteerige võtmekülalistega, et veenduda, et neid inimesi ei otsita. Kui vägivaldseid märatsejaid on palju, on teie ülesanne kaitsta teisi külalisi ning võtta ühendust turvameetmete või politseiga, kui need mässulised keelduvad ruumidest lahkumast pärast seda, kui olete juhina ja/või võtmekülalistena palunud.
- Külalistele meeldib tavaliselt visiitkaarte laua ümber liigutada, nii et nad saavad istuda soovitud inimese kõrval või soovitud laua taga. Konsulteerige võtmekülalistega, kuidas see on lubatud. Tavaliselt peate lauaplaanid eelnevalt kokku leppima ja võtmekülaliste heakskiidu saama. Kui selle laua asukoht peaks olema õige, on parem hoida külalised einestamisalast eemal enne aja saabumist. Tavaliselt saab külaliste majutamiseks kasutada baariala, fuajeed või ooteruumi. Kui teatud rühmitused on perekondlike asjade tõttu eriti olulised, koondage inimesed kokku ja suunake nad gruppide kaupa eraldi laudadesse ning istutage need õiges järjekorras.
Samm 5. Tea, kuidas halva ilmaga hakkama saada
Kogu maailmas on mõnikord ootamatu halb ilm, näiteks vihm või lumi. Samuti võib probleeme tekitada külm tuul või kuum õhk. Kuigi tavaliselt ei mõjuta ilm üritusel siseruumides toimuvat, peaksite olema valmis õues viibimise väljakutseteks. Kui saate halva ilma ennustada, kaaluge sündmuse asukoha muutmist. Kui te ei saa, rentige telk või suur paviljon (hind võib olla kallis, eriti kui see on tehtud kapriisil). Oluline on jälgida ilmastikku; kui sündmus on selle tõttu juba sassi läinud, on sündmuse parandamine peaaegu võimatu, seega kasutage maksimaalselt ära seda, mida juba teate ja omate.
Paljudes maailma paikades on nüüd halbade ilmade või muude probleemide korral kindlustuspoliisid. Kui olete piirkonnas, mis on tuntud äkiliste ilmamuutuste poolest, otsige kinnitust, kas sündmust saab ümber planeerida, et kliendid saaksid vähemalt säästa seadmete, toimumiskoha ja teeninduspersonali rentimise kulusid
Näpunäiteid
- Valmistage ette väike ruum, mis on täidetud esemetega, näiteks täiendavad salvrätikud lekete pühkimiseks, tulekustutid, esmaabikomplektid ja muud juhuslikud komplektid. Te ei vaja seda, kui asjad lähevad hästi, kuid parem on olla suure sündmuse valvel.
- Külalistele ja kõnelejatele, kes on väsinud või kellel on reaktiivlennuk, tuleb tagada nende sobivus. Vajadusel konsulteerige otse nende või nende assistentidega, et tellida spaa- ja massaažiprotseduure või muid keha värskendamise viise. Samuti võite neile saata toitu, kui nad pole mõnda aega söönud, või ravimeid, kui nad tunnevad end veidi halvasti (näiteks peavalu lendamisest või närvilisusest või kõhuvalu). Vajadusel pöörduge arsti poole. Väsinud külalised ja kõnelejad võivad sündmuse rikkuda, ehkki kõik muud väljakutsed, mida võite ületada.
- Veenduge, et kõik näeksid ja kuuleksid lava, muusikat või kõnet.
- Samuti pidage meeles, et teiste inimeste sündmuste käsitlemine on auasi. Kuigi see võib tunduda väga stressirohke ja raske, võib teie panus rõõmustada paljusid inimesi, nii et nad mäletavad seda sündmust kogu elu. Lisaks olete ka harjunud, et teil on igapäevaelus kasulikke võimeid.
- Juhina peate võib -olla tegutsema eksprompt -saatejuhina või isegi tantsupartnerina, et tagada ürituse sujuv toimimine. Arendage kõne- ja tantsuoskusi, kuid samal ajal delegeerige juhtimisülesanded teistele meeskonnaliikmetele, kes võivad ajutiselt teie kohale asuda. Siin on eesmärk veenduda, et keegi ei istuks laua taga paigal.
