Failisalvestussüsteem on üks olulisi aspekte korraliku kontorihalduse haldamisel. Tehke kindlaks parim failisalvestussüsteemi seadistus, et kõik, kellel on luba dokumendile juurde pääseda, olgu see siis keegi teine või teie, leiaksid vajaliku dokumendi hõlpsalt üles. Ebapiisav süsteem raskendab teil dokumentide käsitsemist, kuna need on sageli kokku pandud või kadunud, nii et töölaud on täis hunnikuid faile.
Samm
Samm 1. Määrake failisalvestussüsteem, mida soovite rakendada
Olenemata sellest, millise süsteemi valite, veenduge, et teate, kuhu iga dokument salvestada, näiteks vastavalt sellele:
- Tähestik. Seda süsteemi on kõige parem rakendada, kui failide salvestamine toimub kliendi, patsiendi või kliendi nime järgi.
- Teema või kategooria. Üldiselt on teema või kategooria järgi korraldatud failide salvestussüsteem väga kasulik, kui seda õigesti hallata, kuid see võib olla väga segane, kui dokumente pole korralikult korraldatud.
- Arv või kronoloogiline. See valik on parim, kui dokument on järjestatud või dateeritud, näiteks ostuarve või maksekviitung.
Samm 2. Seadistage failisahtlisse rippuv kaust
Rippuvat kausta ei pea sahtlist eemaldama, sest see on koht, kuhu panna Manila pappkaust. See kaust lisatakse riputatavasse kausta ja tuuakse vajadusel üles.
Samm 3. Sorteerige dokumendid kategooriate kaupa virnadeks
Kui dokumendipakk jõuab 3-4 cm-ni, eraldage need alamkategooriatesse. Saate ühendada mitu virna õhukesi dokumente ja seejärel määratleda uus kategooria nimi. Valige nimi, mis hõlbustab dokumentide sortimist.
Samm 4. Pange iga virn manilla papist kausta ja märgistage see selgelt
Korralikuma väljanägemise jaoks kasutage kausta, mis pakub ritta paigutamise asemel keskele siltide kirjutamise kohta.
Samm 5. Säilitage manila pappkaust rippkaustas
Õhukeste virnade dokumentide salvestamiseks saate kasutada tavalist rippuvat kausta. Paksude või alamkategooriatesse jaotatud dokumentide virnade salvestamiseks kasutage aga ruudukujulise põhjaga rippkausta. Sel juhul saab faile sorteerida vastavalt soovile, kuid kõige sagedamini kasutatav järjestus on tähestikuline.
Samm 6. Märgistage rippuv kaust Manila pappkaustas loetletud sildi järgi
Asetage plastist silt kausta vasakpoolsesse serva, välja arvatud juhul, kui peate kausta vertikaalsesse asukohta failikappi sisestama, nii et kaustad oleksid paigutatud vasakult paremale, mitte eest taha. Sel juhul asetage plastist silt paremale.
Samm 7. Valmistage ette rippuvad kaustad ja varuge Manila papist kaustu, et saaksite lisada kaustu, kui on dokumente, mida ei saa sildistatud kaustadesse rühmitada
Ärge laadige kausta liiga palju või liiga vähe dokumente. Mõelge, kas peate kaustade silte muutma ja uuesti sortima, kuna dokumendid tuleb rühmitada uutesse kategooriatesse.
Samm 8. Aasta lõpus eemaldage kõik kaustad failikapist, märgistage uued manila pappkaustad vastavalt kategooriale ja pange need seejärel rippkaustadesse tagasi
Kontrollige kõiki faile, et näha, kas olemasolevates kaustades on dokumente, mis tuleb ühendada, ja salvestage seejärel muud dokumendid arhiivina.
Näpunäiteid
Kui soovite värvikaid silte teha, printige need arvuti abil või kasutage mõnda muud meetodit, et muuta kaust atraktiivsemaks. Kui aga peate tegema muudatusi, näiteks lisama uue kausta, võite tunda segadust, sest värve on raske valida või peate need käsitsi sildistama. Niisiis, kasutage lihtsat meetodit
Hoiatus
- Ärge looge mitmesuguseid kategooriaid dokumentidele, mida ei saa teatud kategooriatesse rühmitada, kuna see meetod paneb dokumendid kuhjuma.
- Pärast failide salvestussüsteemi kindlaksmääramist tehke harjumus dokumente regulaarselt hallata. Varuge aega failide iga päev oma lauale salvestamiseks. Ärge olge kiusatus dokumente suurde korvi panna, sest korv saab kiiresti täis ja sellest saab uus failihunnik.
