Paljud ettevõtted paluvad oma töötajatel koostada töösaavutusi, hinnates ennast, et nad saaksid teatada, mida nad on teatud aja jooksul teinud. Kui töötate koosoleku märkmete koostajana, võidakse teil paluda ka aruanne koostada. Selles artiklis selgitatakse, kuidas koostada hea tulemuslikkuse aruanne, sest sellel on oluline roll teie karjääri edu või ebaedu määramisel.
Samm
Osa 1 /3: Töö saavutamise aruande vormingu mõistmine
Samm 1. Alustage aruande koostamist, kirjutades oma saavutustest lühikokkuvõtte
Aruande ülaosas esitage kokkuvõte teie esitatud teabest, et anda üldpilt oma töö tulemuslikkusest.
- Näiteks: töötate mittetulundusühingus ja teie ülemus palub teil teha tulemuslikkuse aruande. Kirjeldage lühidalt ühes lõigus kõik täidetud ülesanded, näiteks: olete korraldanud organisatsiooni omanikule kasulikke tegevusi, teil on õnnestunud saada tööstuses tunnustust ja loodud suhteid äripartneritega.
- Ärge lisage kokkuvõtetesse konkreetseid asju, sest peate esitama ainult olulist teavet, et anda ülevaade töö saavutustest üldiselt. Juhendina tuleks aruanded esitada kahel leheküljel, kui tööandja ei ole määranud muud vormi. Veenduge kõigepealt, kas peate aruande koostama teatud vormingus.
2. samm. Esitage üksikasjalikud faktid
Aruande alguses esitatud kokkuvõtte iga teabe toetamiseks kirjutage üksikasjad vastavalt järgmistele juhistele:
- Kasutage loendi vormingut. Koostage aruanded iga tegevuse kohta eraldi. Lisage tegevus aruande pealkirjaks, millele järgneb pealkirja alla tegevuse kirjeldus. Näiteks: teie tegevuseks on „Sündmuste ettevalmistamine ja läbiviimine“.
- Tehke pealkirja alla nimekiri, kasutades numbreid või tähti, et lühidalt ja konkreetselt kirjeldada teie korraldatavat sündmust, sealhulgas selle eesmärki ja eeliseid organisatsiooni missiooni saavutamise toetamisel.
Samm 3. Looge aruanne standardvormingus, et see näeks välja professionaalne
Ärge esitage juhuslikke aruandeid. Selle asemel valmistage korralikult trükitud aruanne professionaalse fondiga, kasutades standardsuuruses paberit.
- Pange aruande pealkiri paberi keskele paksus kirjas, et teave oleks kenasti korraldatud.
- Aruande ülaossa kirjutage aruande valmimise kuupäev. Lisage ka aruande koostanud isiku nimi, ametinimetus ja ametinimetus.
Samm 4. Ajakirjandus aruandeperioodil
Teil on lihtsam aruandeid koostada, kui teete tegevuste ajal märkmeid.
- Valmistage märkmik või kaust ette, et teatud aja jooksul töösaavutusi salvestada. See hõlbustab aruannete koostamist, kui ülemus seda palub.
- Kui seda ei tehta, võivad aruandeperioodi alguses olulised saavutused ununeda.
Osa 2/3: kvaliteetse sisu edastamine
Samm 1. Kirjeldage eesmärki, mida soovite saavutada, ja tööalaseid ootusi, mida peate täitma
Tuletage lugejatele meelde, et aruandeperioodi alguses on eesmärk, mille soovite saavutada. Veenduge, et teate organisatsiooni eesmärke ja tööpanust, mida teilt oodatakse. Kui te veel ei tea, küsige nende asjade kohta tööandjalt.
- Seejärel selgitage, et olete oma eesmärgi saavutanud, esitades tegelikke andmeid. Tehke aruanne, mis võrdleb andmeid eesmärgi ja selle realiseerimise vahel.
- Näiteks: teil õnnestus koguda sihtotstarbelisemaid vahendeid ja see saavutus on investorite ja tööandjate jaoks positiivne. Selle töö tulemusi ei saa aga edukaks lugeda ja võrdlusandmete puudumisel on raske kindlaks teha, kui suur on teie edu.
Samm 2. Lisage aruandesse visuaalne teave
Lisage mõned tabelid või graafikud, mis hõlbustavad lugejatel teie esitatud andmete visualiseerimist.
- Pidage meeles, et hõivatud lugejad üldjuhul ainult lihvivad aruandeid. Mõnikord suudavad visuaalsed vahendid teavet tõhusamalt edastada.
- Kuid ärge esitage liiga palju graafikat. Valige 1-2 diagrammi, mis võivad olulist teavet selgitada.
Samm 3. Keskenduge “AUTole”
CAR tähistab: väljakutse (väljakutse), tegevus (tegevus), tulemused (tulemused). Neid kolme asja arutades saate koostada süstemaatilise töösaavutuse aruande.
- Tehke kindlaks väljakutsed, millega silmitsi seisate. Kirjeldage meetmeid, mida võtsite väljakutsetest ülesaamiseks ja millised olid tulemused. Näiteks: restoranijuhina kirjutage raportisse: „Väljakutse: õhtusöögi tipptunnil pikenevad järjekorrad ja kaebavad kliendid kasvavad 10%. Tegevus: paluge ühel kelneril alustada tööd 1 tund varem, et parandada teeninduse kvaliteeti tipptundidel. Tulemus: kaebust esitanud kliendid vähenesid 2 inimeseni või vähenesid 80%.
- Tehke aruanne, esitades konkreetse teabe. Saavutused, mida pole võimalik mõõta, näiteks: „Ma olen võimeline meeskonnas hästi töötama“on kasutud, sest kõik võivad öelda sama. Seega peate suutma näidata tulemuste ja käsitletavate probleemide vahelist seost ning esitama toimivuse, esitades konkreetseid andmeid ja teavet.
Samm 4. Kirjeldage kasutatud metoodikat
Kui teil on vaja aruande koostamiseks andmeid koguda, kirjeldage lühidalt rakendatavat andmete kogumise metoodikat.
- Informeerige lugejat küsitlusmeetodi valimise põhjustest, selle eelistest ja tulemustest. Samuti selgitage, miks peetakse meetodit usaldusväärseks. Jätkates ülaltoodud näites restorani stsenaariumi, selgitage, miks kasutate küsitlusmeetodina klientide kaebuste andmeid.
- Lisage uuringu kuupäev või periood ja see, mida soovite küsitlusest saada.
Samm 5. Keskenduge töösaavutuste aruandlusele
Et aruandes sisalduv teave keskenduks töösaavutustele, mõelge sellele, mille üle aruandlusperioodil kõige uhkem olite, näiteks: kas suudate rahustada ärevat külalist või pakkuda alluvale koolitust. Ärge andke lugejale liiga üksikasjalikku teavet.
- Teine võimalus on kasutada “STAR” meetodit, mis tähistab: Olukord (probleem), Ülesanne (ülesanne), Toiming (tegevus), Tulemused (tulemus). Kirjeldage lühidalt olukorda, milles olite, ülesannet, mida pidite tegema, ülesande täitmiseks tehtud toiminguid ja saavutatud tulemusi. Sarnaselt „AUTO” meetodiga on eesmärk näidata „probleemi” ja „tulemuse” vahelist seost ning selgitada, kuidas seda saavutada.
- Keskenduge selliste aruannete koostamisele, mis suudavad näidata järgmist: raskused, privileegid, prioriteedid, hea nähtavus, tähtajad, innovatsioon, ametijuhend ja teie töö mõju organisatsioonile.
- Näiteks: märkige aruandes, et töötajate aastakäive oli 35%, kui teid ülendati filiaali juhiks. Pärast töötajate rahulolu -uuringute läbiviimist, töötajate juhendamist ja iganädalaste koosolekute pidamist kogu personaliga väheneb töötajate voolavus 15%-ni. See näide näitab, et saavutuste aruanne ei pea kasutama pikki lauseid, kui lugeja saab seosest õigesti aru.
Samm 6. Selgitage oma tegevuse eeliseid
Ärge edastage lihtsalt tulemusi. Samuti peate selgitama, miks saavutus on organisatsioonile kasulik.
- Näiteks: Teil on kohtumine töötajatega. Selgitage, mis on järelmeetmed ja millised on selle eelised organisatsioonile? Mõtle hoolikalt läbi, mida sa tahad teatada. Kui sellest pole kasu, peaksite teatama muudest töödest.
- Kui kohtumine personaliga suudab tõsta töömotivatsiooni nii, et töötajate töölt puudumine paraneb ja säästab ettevõtte omanike raha. See on töö tulemus, mida peetakse kasulikuks.
Samm 7. Kontrollige aruannet enne selle esitamist
Aruande koostamise eesmärke ei ole saavutatud, kui esitate aruande, milles on palju vigu ja ebaprofessionaalsed kirjutamisvormingud.
- Kontrollige sõnade grammatikat, kirjavahemärke ja õigekirja. Salvestage aruanne üheks ööks ja lugege seda hommikul uuesti. Ärge tehke viimase hetke aruandeid.
- Printige aruanne paberile ja kontrollige, kas on veel midagi, mida tuleb parandada. Mõnikord on meie silmad liiga väsinud arvutiekraani vaatamisest nii väsinud, et vigu eiratakse.
Osa 3 /3: Õigete sõnade kasutamine
Samm 1. Ütle negatiivseid asju positiivselt
Kui on mõni eesmärk, mida ei saavutata, on parem sellest mitte teatada. Selle asemel, et hoida lugejat sellele keskendunud, proovige seda muul viisil teavitada.
- Kirjeldage ebarahuldavaid töötulemusi, kasutades positiivseid lauseid, näiteks keskendudes selgitustele konkreetsetele sammudele, mida te probleemi lahendamiseks teete, selle asemel, et süüdistada teisi inimesi või vabandada.
- Ärge süüdistage teisi inimesi. Keskenduge tehtud tegevuste selgitamisele ja näitamisele, et olete positiivne inimene. Jagage asju, mida teie või teie meeskond on hästi teinud. Keskenduge töödele, mille üle uhke olla.
Samm 2. Esitage aruannetes numbreid ja kasutage mõõdikuid
Kui suudate esitada väga konkreetseid andmeid, on teie töösaavutused usaldusväärsemad. Täiendage edastatavat teavet millegi mõõdetava tõendusmaterjaliga.
- Palju kasutatavad ülivõrdelised sõnad, näiteks: „parim” või „usaldusväärne”, on vähem kasulikud. Igaüks võib öelda: "Minu töö oli sel aastal väga hea".
- Pidage meeles seda fraasi: "Tõestage seda, ärge lihtsalt rääkige!" Selle asemel, et teistele inimestele öelda, et sel aastal suutsite head tööd teha, näidake andmete ja mõõdikutega üksikasjalikult, mida tegite. Ärge lihtsalt öelge, et saate luua klientidega häid suhteid. Selle asemel tsiteerige kliendirahulolu uuringu tulemusi, lisage kliendilt saadud kiri ja esitage andmed kaebavate klientide arvu vähenemise kohta.
- Esitage numbrid. Öelda, et olete võimeline juhtima mitut töötajat, on mõttetu, kui lugejad ei tea, kui palju inimesi teil on. Esitage andmed numbrilisel kujul, et lugejad teaksid, kui palju inimesi te nimetate „paljudeks”, ja selgitage tehtud töö kirjeldust.
Samm 3. Rääkige igal juhul tõtt
Ära liialda ega valeta. Kui jääte vahele, olete suures hädas.
- Isegi kui see on täiesti tahtmatu, jääte valetamise korral suurde hätta. Tunnete end ebakindlalt ja teie karjääritee blokeeritakse.
- Tehke aus enesehinnang, et teatada oma tugevustest ja nõrkustest sellisena, nagu need on. Proovige puudustest positiivselt üle saada.
Samm 4. Tunnusta teiste tööd
Ettevõtlus- ja inseneriaruannete kirjutamise kursused näitavad, et te ei kasuta sõna „mina”, kuid teatud juhtudel saab seda toimivusaruannetes kasutada.
- Näiteks: kui teatate: „Olen palganud 100 töötajat”, ärge unustage selgitada, et teie edu toetavad teiste inimeste või meeskonna panused.
- Saate lisaväärtust, kui te pole ülbe. Korraldage erinevaid lauseid nii, et need ei algaks alati sõnaga "mina".
Näpunäiteid
- Ärge kunagi kasutage jõudlusaruandes viha väljendavaid sõnu. Jätate hea mulje, kui olete alati positiivne.
- Kasutage professionaalseid sõnu. Ärge kasutage mitteametlikku keelestiili.
