Memorandum on teatud tüüpi dokument, mida kasutatakse ettevõtte töötajate vaheliseks sisekommunikatsiooniks. Memod on ärimaailma ajaproovitud aspekt, mis õigesti kirjutades võib aidata asjadel voolu hoida.
Samm
Osa 1 /3: Keele ja vormingu valimine
Samm 1. Vältige liiga juhuslikku keelt
Üldiselt peaks memo keel olema selge ja lihtne, kuid professionaalne. Peaksite vältima memo juhuslikku vestlust.
- Näiteks ärge kirjutage: „Tere kõigile! Jumal tänatud, et on reede? Ma tahan rääkida olulisest äriasjast."
- Selle asemel minge otse punkti „Soovin jagada projekti Z eduaruannet”.
Samm 2. Vältige emotsionaalset keelt
Samuti peaksite proovima kasutada neutraalset tooni ja vältida emotsionaalset keelt. Proovige väiteid toetada fakte ja tõendeid.
- Näiteks vältige selliseid väiteid: "Ma arvan, et me kõik oleksime palju õnnelikumad, kui meil lubataks reedeti juhuslikult riietuda."
- Selle asemel otsige uuringuteavet selle kohta, kas moraal tõuseb, kui töötajatel lubatakse riideid valida, ja mainige seda teavet memos.
Samm 3. Kasutage signaallauseid
Kui soovite viidata tõenditele või allikatele, kasutage kindlasti keelt, mis annab lugejale teada, mida teete.
Näiteks proovige fraasi: „Meie tulemuste kohaselt…” või „EPA poolt lõpetatud uuringud näitavad, et…”
Samm 4. Valige sobiv mudel ja fondi suurus
Memosid peaks olema lihtne lugeda. Seega vältige väikeste fontide kasutamist, vaikimisi suurus on 11 või 12.
Samuti peaksite valima lihtsa fondi, näiteks Times New Roman. Praegu ei ole õige aeg proovida selliseid naljakaid fonte nagu Comic Sans (selle fondi valimisel võite naerda)
Samm 5. Kasutage standardseid veeriseid
Ärimälu tüüpiline varu on 1 toll või 2,54 cm, kuigi mõned tekstitöötlusprogrammid on ette valmistanud veidi laiemate veeristega memomallid (näiteks 1,25 tolli või 3,18 cm).
Samm 6. Valige üks tühik
Ettevõtte memod ei kasuta tavaliselt topeltruume. Kui soovite, et külalisteraamatu leht jääks väikeseks, kaaluge üksikuid vahemaid, kuid lisage lõigete või sektsioonide vahele tühikut.
Lõike taandeid tavaliselt ei nõuta
Osa 2/3: Ettevalmistus ärimälu kirjutamiseks
Samm 1. Otsustage, kas memo tuleb saata
Kui peate olulisi äriasju jagama mitme meeskonnaga, on hea saata memo. Märkmeid saab saata ka siis, kui suhtlete näiteks ainult ühe inimesega või soovite pidada kirjavahetust.
- Kuid mõnel juhul on tõhusam rääkida otse asjaomase isikuga.
- Lisaks võib mõni teave olla memosse saatmiseks liiga tundlik.
Samm 2. Määrake memo kirjutamise eesmärk
Memode sisu ja seaded varieeruvad sõltuvalt eesmärgist. Enamik memode tüüpe on kirjutatud järgmistel põhjustel.
- Idee või lahenduse pakkumiseks. Näiteks kui teate, kuidas ületunnitöögraafikutega probleemi lahendada, saab idee memosse kirja panna ja oma ülemusele saata.
- Käskude andmiseks. Näiteks memode saatmine on ka tõhus viis vastutuse delegeerimiseks teie osakonna korraldatava konverentsi eest.
- Aruannete jaoks. Samuti saate saata memosid, et teavitada kolleege hiljutistest sündmustest, teatada projekti värskendustest, esitada eduaruandeid või teatada uurimistulemustest.
Samm 3. Kitsenda teemat
Võimalik, et tegelete mitme projektiga ja teil on kiusatus saata märkmeid kolleegidele, ülemustele või klientidele asjade käigu kohta. Kuid pidage meeles, et äriteated peaksid keskenduma ainult ühele probleemile.
Memod peaksid olema lühikesed, selged ja hõivatud inimestele kergesti loetavad. Seetõttu ärge laske tähelepanuta jätta olulist teavet. Keskendunud memod aitavad tagada teie sõnumi vastuvõtmise ja mõistmise
Samm 4. Mõelge publikule
Ärimemo sisu, stiili ja tooni määrab sihtrühm. Niisiis, mõelge hoolikalt, kes saab memo.
Näiteks kolleegile saadetud märgukiri, mis puudutab kontoris kellelegi üllatuspeo kavandamist, erineb märgukirjast juhendajale uurimise tulemuste kohta, mida olete juba mitu kuud teinud
Osa 3/3: Ärimärkme koostamine
Samm 1. Märgistage see
Ärikirjavahetust on palju. Memode standardne viis on dokumendi selgesõnaline sildistamine.
- Näiteks kirjutage lehe ülaossa „Memo” või „Memorandum”.
- Asendit saab tsentreerida või vasakule joondada. Inspiratsiooni saamiseks vaadake saadud ärimälu üle ja kopeerige vorming.
Samm 2. Kirjutage pealkiri
Memo esimene osa peaks sisaldama olulisi punkte. Üksikasjalikku teavet iga komponendi kohta kirjeldatakse järgmises etapis.
- TO: kirjutage memo saanud inimeste nimed ja ametinimetused.
- Alates: kirjutage täisnimi ja pealkiri.
- KUUPÄEV: kirjutage täielik ja täpne kuupäev, ärge unustage aastat.
- TEEMA: kirjutage memo sisu lühike ja konkreetne kirjeldus.
- Pange tähele, et teema tähistatakse tavaliselt kas „Re:” või „RE:” (mõlemad tähistavad tähistamist).
Samm 3. Valige adressaatide loend hoolikalt
Veenduge, et kaasate kõik, kes vajavad teavet või arenguid. Piirake memode levitamist inimestele, kes peavad seda teadma.
- Äriliselt ei ole mõistlik saata memosid kõigile kontoris viibijatele, kui need on seotud vaid mõnega.
- Inimesed on ülekoormatud paljudest memodest ja võivad asjasse mittepuutuvaid memosid ignoreerida või lihtsalt läbi vaadata.
Samm 4. Kasutage adressaatide loendis olevate inimeste jaoks õigeid nimesid ja tiitleid ning tiitleid
Kuigi teie ja teie ülemus on igapäevaselt tuttavad, on parem hoida kirjalik kirjavahetus ametlikuna. Näiteks võib -olla te tervitate oma ülemust nimepidi ainult siis, kui kohtute kontori koridoris, kuid memode jaoks tervitage teda sõnadega „Proua Riana” või „Dr. Riana.
Pidage meeles, et teie kirjutatud teave on mõeldud adressaatide loendis kõigile. Niisiis, kirjutage täisnimi ja pealkiri
Samm 5. Uurige välise memo kaudu selle inimese tiitel, kelle poole pöördute
Kui saadate memo kellelegi väljaspool kontorit, on oluline määrata õige tervitus. Võtke aega kõnealuse profiili otsimiseks, isikuandmeid kirjeldatakse tavaliselt nende ettevõtte veebisaidil.
- Näiteks kahtlete, kas kraad on doktorikraad. Kui jah, on üldiselt õige tervitus Dr. X
- Milline on tema positsioon? Kas asedirektor või dekaan? Kui jah, mainige see kindlasti memos.
Samm 6. Kirjutage teema hoolikalt
Veenduge, et teema oleks lühike, selge ja mitte liiga üldine.
- Näiteks tundub teema „Uus äri” ebamäärane ja kui keegi otsib faili nädalaid või päevi ees, võib tal olla raske otsustada, milline teie memodest on.
- Parem teema oleks midagi sellist: „Kliendibaasi laiendamise uurimise edenemise aruanne“.
Samm 7. Kaaluge tervituse vahelejätmist
Võite vabalt valida, kas soovite sõnumit alustada tervitusega, näiteks „Kallis. Proua Wardani”või„ Kallis. Kolleegid. Pidage siiski meeles, et ärimälestuses pole tervitusi oodata.
Memod on kiire ja tõhus vahend olulise teabe edastamiseks ning publik teab selgelt, kes memo vastu võttis ja saatis
Samm 8. Koostage sissejuhatus
Selgitage oma memo kirjutamise ja saatmise eesmärki.
Näiteks: "Käesolevaga teatan teile, et …". Sissejuhatuses peaks olema kokkuvõte memo sisust
9. samm. Sissejuhatus on lühike
Esimeses osas ei ole vaja esitada kõiki üksikasju ja/või tõendeid.
Piisab mõnest lausest või lühikesest lõigust
Samm 10. Määrake memo põhiseaded
Pärast sissejuhatust sisaldab ärimälu tavaliselt kaks kuni neli täiendavat lõiku enne järeldust. Sisu ja seaded sõltuvad teemast.
Näiteks saate teavet korrastada tähtsuse järjekorras. Või kui kirjeldate mõnda protsessi, jagage memo sisu vastavalt protsessi etappidele
Samm 11. Otsustage, kas soovite lisada subtiitrid
Ärimärkmed peaksid koosnema selgetest osadest. Tavaliselt on ärimällud selgelt jagatud, et adressaat saaks teavet hõlpsalt lugeda ja seedida. Aidake neil täppidest aru saada, märgistades alajaotised.
Samm 12. Kirjutage konkreetne alapealkiri
Veenduge, et iga alajao fookus oleks adressaadile selge.
Näiteks lisage kavandatava kontorikolimise kohta memo kirjutamisel järgmised alajaotised: „Uus asukoht meie peakontorile”, „Kontoritarvete olulised juhised” ja „Office’i kolimise lõpuleviimise ajakava”
Samm 13. Kaasake teemalause põhilõiku
Iga alajao või lõigu esimene lause peaks andma jao põhipunkti.
Memo iga lõik või osa peaks keskenduma ainult ühele ideele
Samm 14. Kaaluge täppide kasutamist
Kui soovite esile tuua olulisi punkte, võivad täpploendid või loendid olla väga kasulikud. See formaat julgustab lugejaid tähelepanu pöörama olulistele punktidele ning aitab neil memosid kiiremini ja tõhusamalt lugeda.
Samm 15. Hoidke memo lühike
Üldjuhul ei ole äriteated pikemad kui üks kuni kaks lehekülge.
See standardne lehepiirang on üldiselt ette nähtud üherealiste dokumentide jaoks, ilma sektsioonide vahel täiendavate ridadeta
Samm 16. Otsustage, kas vajate kokkuvõtvat lõiku
Üldiselt ei vaja memod kokkuvõtet, eriti kui need on vähem kui ühe lehekülje pikkused.
Kui aga kirjeldatud teave on keeruline või kui memo on tavalisest pikem, on kasulik omada põhipunktide kokkuvõtet
Samm 17. Sisestage lõppjaotis või lõik
Isegi kui te ei vaja kokkuvõtlikku memot, peaksite selle siiski lõpetama lõpplausega. Mõelge järgmisele:
- Mis on memo põhisõnum? Kas soovite, et saaja midagi teeks? Kas nad peavad vastama hiljemalt ühel päeval? Kui jah, märkige see selgelt.
- Kui midagi pole vaja teha, lisage lihtne lõpplause, näiteks „arutan hea meelega edasi” või „Palun võtke minuga ühendust, kui teil on probleeme või küsimusi”.
Samm 18. Kui soovite, kirjutage alla
Üldjuhul pole memo lõppu vaja nime ega allkirja lisada. Pidage siiski meeles, et kõige kindlam on järgida teisi oma ala memode näiteid.
- Kui teine lõpeb ametlikult (nt „Lugupidamisega, dr Sari), järgige eeskuju.
- Kuigi see ei vaja allkirja, peate võib -olla lisama oma initsiaalid dokumendi lõppu.
Samm 19. Märkige, kas manuseid on
Kui memo sisaldab ka manuseid, näiteks tabeleid, graafikuid või aruandeid, mainige kindlasti manused memo lõpus. Näiteks „Lisatud: tabel 1”.
- Peaksite viitama ka memo põhiosale.
- Näiteks selleks, et märkida töötajaid peatsest kontori kolimisest, võite kirjutada järgmise teabe: „Kavatseme kolimisprotsessi selle kvartali lõpuks lõpule viia. Täpsema ajakava leiate lisatud tabelist 1.”
Samm 20. Lugege hoolikalt kirjutatud memo uuesti läbi
Enne saatmist lugege uuesti ja parandage. Veenduge, et lause grammatika oleks õige, et poleks kirjavigu ega kirjavahemärke ja et sisu oleks hõlpsasti arusaadav.
- Kaaluge kohaletoimetamise edasilükkamist pärast esimest parandust, kui ajastus pole probleem. Kui loete memo tund või kaks hiljem uuesti, võite leida vigu, mis olid algselt tähelepanuta jäetud.
- Kui memo sisaldab tundlikku teavet, kontrollige ettevõtte eeskirju, et näha, kes saab memo teie eest üle vaadata ja selle sisu lõplikult heaks kiita.
