Esialgu võib tööaruande kirjutamine tunduda keeruline, kuid tegelikult on see lihtsam kui arvate. Tööaruandeid kasutatakse tavaliselt konkreetse projekti edenemise selgitamiseks või järelduste ja soovituste esitamiseks teatud küsimustes töökohal. Tõhusa tööaruande hõlpsaks kirjutamiseks alustage oma eesmärgi, vaatajaskonna, uurimistöö ja sõnumi kaalumisega. Koostage aruanne, kasutades äriaruande vormi. Tehke parandusi, et aruanne jõustuks.
Samm
Osa 1: 3: tööaruande kavandamine
Samm 1. Määrake aruande eesmärk ja teema
Mõnikord võidakse teil paluda teha aruanne. Aruande eesmärk või teema esitatakse tõenäoliselt taotluses. Kui te pole eesmärgi või teema osas kindel, kaaluge sõnumit, mida soovite oma lugejatele edastada. Saate selgitada ka oma ülemuse või ülemusega.
Näiteks võib teie eesmärk olla analüüsida äriprobleemi, selgitada projekti, mille kallal töötate, tulemusi või anda juhendajale ülevaade oma töö edenemisest
Samm 2. Valige lugejale sobiv toon ja keel
Mõelge lugeja teadmistele ja nende tuntud žargoonidele. Aruande kirjutamisel saate kasutada žargooni ja professionaalsemat keelt kui avalikkusele kirjutades.
- Kes aruannet loeb? Mõelge lugejatele, kes tõenäoliselt teie aruannet kasutavad.
- Kui teie lugejaskond on heterogeenne, kirjutage kogu teave selle lugeja jaoks üles, kes teab, mida kirjutate, kõige vähem. Kasutage siiski iga jaotise pealkirju, et haritumad lugejad saaksid üle vaadata teabe, mida nad vajalikuks ei pea. Samuti saate kirjutada konkreetseid jaotisi, et pöörduda teatud lugejarühmade poole.
Samm 3. Koguge andmed ja lisamaterjalid, kui neid on
Lisage materjal, mida kasutasite oma järelduste või soovituste aluseks. Aruande koostamisel viidate nendele materjalidele. Võimalik, et peate need materjalid lisama ka aruande lisasse. Allpool on toodud materjalide tüübid, mida saate aruande koostamisel kaasata.
- Finantsinfo
- Diagramm
- Diagramm
- Statistiline teave
- Uuring
- Küsimustik
- Intervjuude tulemused ekspertide, töökaaslaste, klientidega jne.
Samm 4. Vaadake oma edusamme, kui kirjutate eduaruannet
Selle asemel andke ülevaade tehtud tööst, tehtavast tööst ja sellest, kas töö on olnud kooskõlas esialgse eesmärgiga. Mõelge aruandele kui vastusele küsimustele, mis inimestel teie projekti kohta tekkida võivad. Allpool on küsimused, millele peaksite aruandes vastama:
- Kas töö maht on muutunud?
- Mis tööd olete pärast viimast aruannet lõpetanud?
- Mis tööd teete?
- Kas teie projekt valmib õigeaegselt? Kui ei, siis miks?
- Millise probleemiga silmitsi seisite ja kuidas selle lahendasite?
- Milliseid õppetunde selle kuu jooksul õppisite?
Samm 5. Visandage teave, mida peaksite aruandesse lisama
Kirjutage juhendina oma idee ülevaade. Visandite koostamisel töötage välja aruande päised, mis aitavad korraldada seda, mida kavatsete öelda. See ülevaade ei pea olema kena ega hästi kirjutatud, sest seda kasutate ainult teie.
- Üldiselt algab aruanne tulemuste, järelduste või soovituste selgitamisega. Pärast seda selgitage, kuidas te sellele järeldusele jõudsite ja võimaluse korral oma mõtteviisi.
- Kui kavatsete teha vastuolulisi järeldusi või soovitusi, selgitage oma protsessi ja põhjendusi, et lugeja mõistaks teie järelduste ja soovituste tagamaid.
Osa 2/3: Tööaruande koostamine
Samm 1. Kasutage kaane- või tiitellehte
Tiitelleht peaks sisaldama aruande nime, millele järgneb eraldi reale esitamise kuupäev. Kolmandale reale kirjutage kõigi aruannete koostajate nimed. Pärast seda kirjutage neljandale reale organisatsiooni nimi.
- Mõnel juhul võite lisada kaaskirja, milles selgitatakse, miks te raportit kirjutate, mis selles on ja mida edasi teha. Sellist kirja kasutatakse tavaliselt siis, kui aruande kirjutamise protsess võtab kaua aega või kui autor tunneb, et lugeja vajab enne aruandesse süvenemist täiendavat selgitust.
- Eduaruannete jaoks kirjutage tiitellehele oma nimi, projekti nimi, kuupäev ja aruandeperiood. Kirjutage need erinevatele ridadele. Igale reale saate lisada sõnu, näiteks „nimi”, „projekti nimi”, „kuupäev” ja „aruandeperiood”. Nende asjade kohta saate teavet kirjutada ka ilma siltideta.
- Küsige oma ülemuselt, kas tööaruande kohta on konkreetseid soovitusi. Need soovitused on aruannete koostamiseks parim materjal.
Samm 2. Looge kokkuvõte, mis sisaldab põhiteavet
Lisage oma järeldused, põhjendused ja soovitused. Lugeja saab aru aruande põhipunktidest, ilma et peaks seda tervikuna läbi lugema. Te ei pea liiga üksikasjalikult laskuma, kuid lugeja peaks aru saama teie aruande kirjeldusest. Kokkuvõte peaks olema pool kuni üks lehekülg.
- Te ei pea kogu aruannet kokku võtma. Keskenduge aruande olulistele ideedele, nagu teie peamine soovitus või järeldus.
- Kui kirjutate eduaruannet, jätke see jaotis vahele.
Samm 3. Looge sisukord
Loetlege kõik aruande jaotiste pealkirjad ja nende leheküljenumbrid. See loend hõlbustab lugejatel teie aruande kasutamist ja vajaliku teabe leidmist.
- Kasutage iga jaotise jaoks rubriike ja pealkirju, et aruannet oleks lihtne lugeda.
- Kui kirjutate eduaruannet, ei pea te tavaliselt sisukorda looma, kui teie ülemus seda ei palu. Aruande hõlpsaks lugemiseks lisage siiski iga jaotise pealkiri ja pealkiri.
Samm 4. Kirjutage oma aruandest aimu andmiseks sissejuhatus
Öelge lugejale, miks te raporti kirjutasite. Tehke kokkuvõte aruande taustast ja selgitage oma eesmärki. Märkige aruandes küsimused, millele vastate, või lahendatavad küsimused. Kirjeldage aruande ulatust ja korraldust.
- Sissejuhatus ei pea olema pikk. Kirjutage selgelt ja konkreetselt, et lugejad teaksid konteksti ja eesmärki, ilma et nad peaksid liiga pikka selgitust lugema.
- Sissejuhatuseks kirjutage 2-4 lõiku.
- Eduaruande jaoks piisab 1-2 lõigust koosnevast sissejuhatavast osast. Sissejuhatuses tuleks kokku võtta teie projekt ja eesmärgid. Samuti võite mainida tehtud töid ja järgmisi plaane.
Samm 5. Selgitage oma mainitud tulemusi või järeldusi
Kirjeldage kõiki projektiga seotud uuringuid või hindamisi. Kirjutage arutelu ja tõlgendage tulemusi ja nende seost aruande teemaga.
- Üldiselt koosneb see jaotis sissejuhatavast lõigust ja teie järelduste loendist.
- Järelduse võib kirjutada nii: „1. Elanikkond vananeb, nii et klientide terviseriskid suurenevad.”
- Kui kirjutate eduaruande, pole teil tulemusi ega järeldusi. Kirjutage pärast tutvustust üles saavutused või tööd, mille olete lõpetanud. Selle jaotise jaoks saate kirjutada 2–4 lõiku. Tavaliselt piisab siiski nimekirjast. Kirjutage: „Tõstsin 200 000 000 IDR festivalitelkide rentimiseks”, „Sõlmisite festivali kavandamiseks lepingu Party Planning Companyga” ja „Viidi läbi 1500 elaniku küsitlus, et koguda avalikku arvamust.”
Samm 6. Andke soovitusi edasisteks sammudeks
Soovitused peaksid selgitama, mis juhtub tulevikus. Kirjeldage, millist probleemi saaks teie lahenduse abil lahendada ja kuidas see on seotud teie tehtud järeldusega. Pärast selgituse kirjutamist loetlege soovitused numbrite kaupa. Alustage iga lauset tegusõnaga. Tehke soovituste loend ja alustage kõige olulisemast.
- Näiteks võite kirjutada: „1. Pakkuda töötajatele südame -kopsude elustamise koolitust.”
- Kui kirjutate eduaruannet, peaksite koostama nimekirja töödest või eesmärkidest, mille kallal järgmisel perioodil töötate/mille saavutate. Näiteks võite kirjutada: „Leidke festivalile müüja”, „Määrake festivali kujundus” ja „Telli reklaamiplakat”.
Samm 7. Arutage järelduse aluseks olevat protsessi ja raamistikku
Kirjeldage lähenemist, mida kasutasite teema, probleemi või probleemi analüüsimisel. Vaadake oma leiud üle ja selgitage, kuidas neid soovituste aluseks kasutati. Jagage arutelu osadeks. Pealkirjad jaotistele vastavalt nende sisule.
- See jaotis sisaldab ka pikemat arutelu uurimisest ja hindamisest.
- See peaks olema teie aruande pikim jaotis.
- Kui kirjutate eduaruannet, võite selle jaotise vahele jätta. Projekti kallal töötades ja kuidas neist üle saada, saate selle asendada osaga kitsaskohtadest. Võite kirjutada: „Paljud elanikud ei tagasta küsitlusi, kuna neil ei ole ettemakstud postikulu. Pärast seda kaasame ettemakstud postikulud või pakume digitaalse küsitluse võimalust.”
Samm 8. Loetlege aruande koostamisel kasutatud viited
Viited võivad olla ajakirjaartiklite, uudiste, intervjuude, küsitluste, küsimustike, statistiliste leidude ja muu sellega seotud teabe kujul. Tsiteerige neid viiteid aruande lõpus. Pealkiri "Bibliograafia".
- Kui teil ei paluta kasutada kindlat tsiteerimisstiili, kasutage äriaruannetes APA vormingut.
- Kui jätate eduaruande, jätke see samm vahele.
Samm 9. Manuste lisamine materjalidele, nagu küsitlused, küsimustikud või e -kirjad
Mitte iga aruanne ei vaja manust. Siiski võite need lisada, kui soovite esitada oma viidatud materjali või lisateavet, mis aitaks neil teie teemat või järeldusi kergemini mõista. Märgistage iga manus erineva tähega.
- Näiteks võib teil olla „lisa A”, „lisa B” ja „lisa C”.
- Kui kirjutate eduaruannet, ei pea te seda jaotist lisama.
Samm 10. Kirjutage lühike järeldus, milles võtate kokku kõik oma tulemused või edusammud
Võib -olla ei pea te järeldust kirjutama, kuid järeldus võib esile tuua teie tehtud jõupingutusi. Tehke kokkuvõte 3-4 lausest, et võtta kokku kogu raportis esitatud teave.
Võite kirjutada: „Kunstifestivali planeerimisprojekt on tehtud plaanipäraselt. Oleme lõpetanud 90% planeerimistegevustest ja liikunud materjali ostmise protsessi. Praegu ei ole projektil takistusi, kuid tegeleme kõikide probleemidega, mis võivad tulevikus tekkida.”
Osa 3 /3: Tõhusate aruannete kirjutamine
1. samm. Aruande hõlpsaks kasutamiseks kasutage selget pealkirja
Tehke pealkiri selge ja mitte paljusõnaline. Pealkirja vaadates peaks lugeja kohe aru saama, millest teie raport räägib.
- Pealkirjad, mida vajate, võivad hõlmata järgmist: Sissejuhatus, Töö lõpetatud, Järgmise perioodi eesmärk, Tõkked ja lahendused ning Kokkuvõte.
- Looge pealkiri, mis vastab aruande teabele.
- Eduaruannete puhul on teie lugejad tõenäoliselt juhendajad, meeskonnad või kliendid.
Samm 2. Ideede edastamiseks kasutage lihtsat ja arusaadavat keelt
Tööaruanded ei nõua keerulisi sõnu ja lillelisi lauseid. Peate lihtsalt lugejale olulised punktid edastama. Edastage ideid võimalikult lihtsate sõnade abil ja asuge idee tuumani.
Kirjutage pigem: „Neljanda kvartali tulud kasvasid 50%“, mitte „Tulud kasvasid 50% ja muutsid neljanda kvartali tulud suurepäraseks“
Samm 3. Aruande lühiduse säilitamiseks kasutage lühikest kirjutamist
Liiga pikk kirjutamine on teie ja lugeja jaoks lihtsalt ajaraiskamine. Likvideerige mittevajalikud sõnad ja asuge oma avalduse juurde.
- Mõned tööaruanded on loomulikult pikad, kuna need sisaldavad palju teavet. Selle kirjutamise viis peaks siiski jääma napisõnaliseks.
- Parem on kirjutada: „Müük kasvas viimases kvartalis pärast seda, kui töötajad tegid telefoniturundust“, mitte: „Tulud kasvasid viimases kvartalis järsult, kuna meie andekas ja pühendunud müügimees turustas potentsiaalseid kliente telefoni teel, et neid osta. Rohkem tooted."
Samm 4. Esitage ideid objektiivse ja emotsioonideta keele abil
Kirjutage faktid üles ja laske lugejatel teha oma järeldused objektiivse vaatenurga alusel. Võite anda soovitusi konkreetse probleemi lahendamiseks, kuid ärge proovige lugejat emotsioone esile kutsuda. Las lugejad loovad ideid ja otsuseid objektiivse vaatenurga alusel.
Selle asemel, et kirjutada: „Õnnetul personalil puudub tavaliselt moraal, nii et kontoris tundub hingetu masin,” võite kirjutada: „Suhteliselt madala tootlikkusega töötajad ütlevad, et tunnevad end õnnetuna.”
Samm 5. Ärge kasutage mitteametlikku keelt ja sõnu “mina” või “mina”
"Kui töötate projekti kallal üksi, võite eduaruandes kasutada sõna" mina ". Vastasel juhul ärge kasutage tööaruannetes sõna „mina” või väga mitteametlikke sõnu. Siiski saate sõna „teie” kasutada teatud lausete sihtrühmale suunamisel.
Kasutage aruannetes erialast keelt
Samm 6. Lugege aruanne uuesti üle, et veenduda vigade puudumises
Grammatika ja kirjavead vähendavad aruande professionaalsuse mainet. Lugege seda uuesti, veendumaks, et selles pole õigekirjavigu, halbu fraase ega vale sõnavalikut. Oleks parem, kui saaksite aruande kaks korda uuesti läbi lugeda.
- Võimalusel paluge kellelgi teisel seda aruannet lugeda, sest mõnikord võib olla raske endas viga leida.
- Kui teil on aega, jätke aruanne enne uuesti lugemist 24 tunniks.
Näpunäiteid
- Pärast esimese tööaruande kirjutamist kasutage seda järgmiste aruannete mallina.
- Teie töökohal võib olla tööaruande mall. Küsige oma juhendajalt, kas saate kontorimalli kasutada.
- Kui saate seda teha, kasutage selle organisatsiooni olemasolevat tööaruande vormingut, kus te töötate. Kontrollige kontoris olevaid faile või küsige juhendajalt või töökaaslaselt aruande koopiat.
