Kui peate mõneks ajaks kontorist lahkuma või kavatsete puhkusele minna, võiksite lasta inimestel teile e -kirja saata, et olete eemal. Kui teil on Exchange'i konto, on Outlookil sisseehitatud funktsioonid. Kui teil pole Exchange'i kontot, saate siiski e -kirjadele automaatselt vastata, luues mõned reeglid. Järgige seda juhendit automaatsete vastuste seadistamiseks, olenemata sellest, kas teil on Exchange'i konto või mitte.
Samm
Meetod 1/4: Outlook 2010/2013
Samm 1. Luba automaatsed vastused
Valige Exchange'i kaust. Valige sõnumipoest kaust. Valiku Automaatsed vastused nägemiseks peate valima Exchange'i kausta. Avage menüü Automaatsed vastused (kontorist väljas). Selle menüü leiate, klõpsates vahekaarti Fail ja seejärel valides vahekaardi Info.
Samm 2. Seadistage oma vastus
Märkige menüüs Automaatsed vastused ruut Saada automaatsed vastused. Saate määrata assistendi aktiivse aja, märkides ruudu ning määrates kellaaja ja kuupäevavahemiku.
Samm 3. Kirjutage oma vastus
Vahetusserverist saadetud meilide jaoks kasutage vahekaarti Minu organisatsioon. Teistelt inimestelt saadud meilidele vastamiseks kasutage vahekaarti Väljaspool minu organisatsiooni. Kui olete oma vastusega rahul, klõpsake nuppu OK.
Samm 4. Keela automaatsed vastused
Kui määrate automaatvastusele kuupäevavahemiku, lõpetab assistent kuupäevavahemiku lõppedes automaatselt. Kui te ei määra kuupäevavahemikku, jätkub see seni, kuni avate menüü Automaatsed vastused ja valite „Ära saada automaatseid vastuseid”.
Meetod 2/4: Outlook 2007
Samm 1. Aktiveerige Office Assistant
Klõpsake vahekaarti Tööriistad. Valige menüüst Tööriistad assistent väljaspool kontorit. Märkige ruut „Saatke kontorist välja automaatvastused”. Saate määrata assistendi aktiivse aja, märkides ruudu ning määrates kellaaja ja kuupäevavahemiku.
Samm 2. Kirjutage oma vastus
Vahetusserverist saadetud meilide jaoks kasutage vahekaarti Minu organisatsioon. Teistelt inimestelt saadud meilidele vastamiseks kasutage vahekaarti Väljaspool minu organisatsiooni. Kui olete oma vastusega rahul, klõpsake nuppu OK.
Samm 3. Keela kontoriväline assistent
Kui määrate automaatvastusele kuupäevavahemiku, lõpetab assistent kuupäevavahemiku lõppedes automaatselt. Kui te ei määra kuupäevavahemikku, jätkub see seni, kuni avate menüü Automaatsed vastused ja valite „Ära saada automaatseid vastuseid”.
3. meetod 4 -st: Outlook 2003
Samm 1. Aktiveerige Office Assistant
Valige menüüst Tööriistad assistent väljaspool kontorit. Märkige ruut „Ma olen praegu kontorist väljas”.
Samm 2. Kirjutage oma vastus
Sisestage väljale „Automaatvastus ainult üks kord igale saatjale järgmise tekstiga:” vastus, mida soovite kasutada e -posti vastusena.
Samm 3. Lisage reeglid
Saate assistendile reegleid lisada, näiteks sõnumite edastamise teatud saatjatelt teistele adressaatidele. Määratud reegli konfigureerimiseks klõpsake nuppu Lisa reegel…. Näiteks saate luua reegli, mis edastab konkreetse kliendi e -kirjad teie kolleegidele, et olulised e -kirjad ei jääks teie eemaloleku ajal vahele.
Samm 4. Keela kontoriväline assistent
Kontorist väljas olev assistent jätkub seni, kuni avate menüü Automaatsed vastused ja valite „Ära saada kontoriväliseid automaatvastuseid”.
Meetod 4/4: automaatsete vastuste saatmine ilma Exchange'i kontota
Samm 1. Looge mall
Ilma Exchange'i kontota pole suvand Automaatne vastus saadaval. Kuid malli ja mõningate reeglite abil on siiski võimalik automaatseid vastuseid seadistada. Alustage uue e -kirja loomisest. See on teie automaatvastuse mall.
- Valige teema, mis kirjeldab olukorda lühidalt. Näiteks “kuni kontorist väljas”. Samuti saate teemasse kirjutada sõnad „automaatvastus”, et adressaadid teaksid kohe, et saadav on automaatne vastus.
- Kirjutage lühisõnum. Kirjutage meili põhiosasse üldsõnum, mida saab rakendada kõigile, kes selle saavad. Öelge adressaadile, kuidas teiega ühendust võtta, või kellelegi teisele, kellega ta saab ühendust võtta.
Samm 2. Salvestage oma mall
Kui olete sõnumiga rahul, klõpsake nuppu Salvesta … Valige rippmenüüst „Salvesta tüübina“Outlooki mall. See salvestab faili mallina, mis laaditakse Outlooki.
Samm 3. Looge reegel
Et automaatvastus korralikult töötaks, peate protsessi automatiseerimiseks määratlema mõned reeglid. Klõpsake Office 2003/2007 menüüs Tööriistad ja valige Reeglid ja hoiatused. Klõpsake Office 2010/2013 vahekaardil Fail, valige Info ja seejärel klõpsake Reeglid ja hoiatused. See avab menüü E-posti reeglid.
- Klõpsake nuppu Uus reegel. Teil palutakse valida mall. Valige jaotises „Alusta tühjast reeglist” valik „Kontrolli sõnumeid nende saabumisel”. Klõpsake nuppu Edasi.
- Otsustage, millisele sõnumile vastata. Kui soovite vastata igale postkasti saabunud sõnumile, märkige ruut „kus minu nimi on kasti”. Saate seda kitsendada, määrates konkreetse kohaletoimetamise või e -kirja, mille e -kirja teemas või sisus on teatud sõnad. Pärast valiku tegemist klõpsake nuppu Edasi.
- Laadige oma mall. Varem loodud sõnumi laadimiseks valige järgmises aknas kast „Vasta konkreetse malli abil”. Klõpsake "konkreetse malli" kirjelduskasti lingil. See avab dialoogi, kus küsitakse, kuhu mall salvestada. Valige "Kasutajamallid failisüsteemis". Avage varem loodud sõnum.
- Määrake oma erandid. Kui mall on laaditud, saate määrata eksemplare, kui te ei soovi vastuse saatmist, näiteks teatud adressaatide või teatud tüüpi sõnumite puhul. Pärast valiku tegemist klõpsake nuppu Edasi.
- Andke oma reeglile nimi. Enne lõpetamist peate oma reeglile nime andma. Kasutage midagi kergesti meeldejäävat, et saaksite tulevikus reegli kiiresti keelata. Reegli lubamiseks märkige ruut "Lülita see reegel sisse", seejärel klõpsake nuppu Lõpeta.
Samm 4. Keelake reegel
Kui olete tagasi tööl, saate reegli keelata, avades uuesti menüü Reeglid ja hoiatused. Valige aktiivsete reeglite loendist loodud väljaspool kontorit reegel, seejärel klõpsake nuppu Kustuta.
Näpunäiteid
- Tavaliselt määratletakse organisatsioon teie ettevõttena ja see sisaldab inimesi, kellel on teie meilisüsteemis Exchange Serveri kontod.
- Menüü Tööriistad kuvatakse Outlooki peaaknas. Peaaken on sama aken, mis ilmub Outlooki käivitamisel ja sisaldab menüüd Fail, Redigeerimine, Vaade, Mine, Tööriistad, Toimingud ja Abi. Aknas puudub tööriistamenüü, mida kasutate selliste üksuste loomiseks või vaatamiseks nagu meilisõnumid, kontaktid või ülesanded.
- Kui märkite kasti Automaatne taasesitus inimestele väljaspool minu organisatsiooni, kuvatakse vahekaardi nime kõrval vahekaart Väljaspool minu organisatsiooni (Sees).
- Kontakt peab olema teie Exchange Serveri kontaktide kaustas. Kui kontakt on ainult kaustas, mis on osa isiklike kaustade (.pst) failist, ei saadeta automaatvastuse sõnumit.
