Oma olemuselt ei ole e -post nii ametlik kui kirjalik kiri. Siiski on aegu, mil peate e -kirjade kirjutamisel kasutama ametlikumat tooni. Mõelge, kes on adressaat, ja seejärel valige õige tervitus. Pärast seda võite mõelda tervitusvormingule ja kirjutada avalause.
Samm
Osa 1 /3: saajate arvestamine
Samm 1. Otsustage, kui ametlik peate olema
Isegi kui kirjutate „ametliku” e -kirja, sõltub formaalsuse tase sellest, kes seda saab. Näiteks õppejõule saadetud e -kirja formaalsus ei ole sama, mis e -kiri tööavaldusele.
Turvalisuse huvides kasutage esimesel kontaktil ametlikumat tooni
Samm 2. Leidke adressaadi nimi
Uurige, et leida adressaate, keda te ei tunne. Nime tundmine muudab tervituse isiklikumaks isegi siis, kui kasutate ametlikku tehnikat.
Samm 3. Järgige saaja eeskuju
Kui adressaat saadab teile esmalt e -kirja, saate tema kasutatava tervituse kopeerida. Näiteks kui ta kasutab "Tere" ja teie eesnime, saate vastata samas stiilis, kasutades "Tere" ja tema eesnime.
Osa 2/3: Tervituste valimine
Samm 1. Kasutage “Kallis”
Tervitused "Kallis". (millele järgneb saaja nimi) kasutatakse mingil põhjusel väga sageli. See tervitus on ametlik, ilma et see oleks üleolev, ja nii tuttav, et sellele ei pöörata palju tähelepanu, ja see on hea. Te ei soovi tervitust, mis paistab silma sellepärast, et see on paigast ära.
Samm 2. Proovige "Lugupidamisega", kui te ei tea adressaadi nime
See tervitus on suhteliselt ametlik, mida kasutatakse ärimeilides, eriti kui sa ei tea adressaadi nime. Siiski on hea mõte võimaluse korral kõigepealt nimi otsida.
Võite kasutada ka valikut „Kellele see võib puudutada”, kui e -kiri on väga ametlik ja te ei tea adressaadi nime. Kuid see tervitus ajab mõnikord inimesed solvuma, sest see pole isiklik
Samm 3. Kaaluge vähem ametlikus e -kirjas "Tere" või "Tere"
E -kirjad tunduvad tavaliselt vähem formaalsed kui kirjad üldiselt. Niisiis, võite kasutada tervitust nagu "Tere" üsna ametlikus meilis. Näiteks kui kirjutate e -kirja lektorile, eriti sellele, kellega olete tuttav, on ikkagi asjakohane tere öelda.
Samm 4. Ärge kasutage sõna "Hei"
Kui poolformaalsete meilide puhul on "Tere" vastuvõetav, siis "Hei" on teine lugu. See tervitus on väga juhuslik, isegi otseses kõnes. Nii et peaksite seda vältima. Isegi kui tunnete oma ülemust hästi, vältige "Hei" kasutamist talle adresseeritud meilides.
Samm 5. Vajadusel kasutage nime asemel pealkirja
Mõnikord teate kellelegi e -kirja kirjutades ainult tema positsiooni ettevõttes või organisatsioonis. Sellisel juhul kasutage lihtsalt nime asemel pealkirja, näiteks „Kallis. Personalijuht, „Kallis. Värbamiskomisjon”või„ Kallis. Professor.
Samm 6. Lisage tervitus, et muuta e -kiri ametlikumaks
Kui võimalik, lisage "Sir", "Isa", "Ema", "Dr." või „professor” enne saaja nime, et saada ametlikumat muljet. Kasutage ka oma perekonnanime või täisnime, mitte ainult eesnime.
Osa 3/3: e -kirja koostamine ja alustamine
Samm 1. Asetage tervitus esimesele reale
Ülemisel real on valitud tervitus, millele järgneb adressaadi nimi. Kasutage võimaluse korral pealkirja või pealkirja, näiteks „härra”, „ema” või „dr”, millele järgneb teie ees- ja perekonnanimi.
Samm 2. Kasutage komasid
Üldiselt peaksite pärast tervitust kasutama koma. Ametlikus kirjas saate kasutada koolonit, kuid see on tavaliselt e -kirja jaoks liiga ametlik. Koma piisab, kuid kui kasutate e -kirja avakirja, võite kasutada koolonit.
Samm 3. Jätkake järgmise reaga
Salamil on tipus oma koht. Pärast seda vajutage järgmisele reale liikumiseks sisestusklahvi. Kui kasutate lausete taandamise asemel tühikute jaoks uusi lõike, asetage tervituse ja esimese lõigu vahele tühi rida.
Samm 4. Vajadusel tutvustage end avalauses
Esimese meili puhul tutvustage ennast isegi siis, kui teate adressaati päriselus. Isikuandmete edastamisega julgustatakse adressaate teie e -kirju lugema.
- Näiteks: "Minu nimi on Jessica Hartono ja ma olen ABC Company turundusdirektor." Võite end saajale tutvustada, näiteks „Minu nimi on Rama Susanto ja ma võtan teie turundusklassi (turundus 101 igal teisipäeval ja neljapäeva pärastlõunal).”
- Kui teate adressaati juba ja olete talle meili saatnud, kasutage esimest lauset julgelt tervituseks. Näiteks „Tänan teid sellise kiire vastuse eest” või „Soovin teile head tervist”.
Samm 5. Kirjutage e -kirja sisu
Enamik ametlikke e -kirju jõuab asja tuumani. See tähendab, et esimene ja teine lause peaksid käsitlema, miks sa adressaadile kirjutad. Pidage meeles, et rääkige oma eesmärgist võimalikult lühidalt.
