Hea kirja kirjutamise mõistmine on üks põhioskusi, mida saab rakendada erinevates valdkondades nii äri-, akadeemiliste kui ka isiklike suhete valdkonnas. Nagu te juba teate, on kirjad levinud suhtlusviis, mida kasutatakse teabe, hea tahte või lihtsalt saatja kiindumuse edastamiseks kirja saajale. Et teada saada, kuidas kirjutada head ja õiget kirja, proovige seda artiklit lugeda!
Samm
Meetod 1: 2: ametliku kirja kirjutamine
Samm 1. Mõistke õige aeg ametliku toonikirja või ametliku kirja kirjutamiseks
Üldjuhul on ametlikud kirjad adresseeritud inimestele, kellega teil on ainult ametialased suhted, näiteks äripartneritele või teatud valitsusasutustele, mitte inimestele, kellega teil on isiklikud suhted.
- Seejärel saab ametliku kirja tippida tekstitöötlustarkvaraga, näiteks Microsoft Word, OpenOffice või Text Edit, ja seejärel printida enne saatmist. Kui kiri tuleb kohe kätte saada või kui saaja eelistab meili saada, soovitame kirja saata e -posti teel.
- Kui saaja on teie praegune ülemus või töökaaslane, võiksite kasutada vähem jäika vormingut. Üldjuhul saab selliseid kirju saata e -posti teel ja kirja ülaosas ei pea nendega kaasas olema aadress.
Samm 2. Kirjutage kirja ülaossa oma aadress ja kirja kirjutamise kuupäev
Eelkõige lisage kirja vasakusse nurka oma nimi ja aadress. Kui see on ametlik ärikiri, lisage ettevõtte nimi ja aadress või kinnitage lihtsalt ettevõtte kirjaplank samasse kohta. Pärast seda jätke enne kirja kirjutamise kuupäeva kirjutamist kahe rea vahe.
- Lisage kogu kuupäev õiges vormingus, näiteks 19. september 2021. Parem on vältida vähem formaalset vormingut, nagu 19. september-2021 või 19/9/21.
- E-postiga saadetud kirjale pole vaja kuupäeva lisada.
Samm 3. Sisestage kirja saaja nimi ja aadress
Kui kirja ei saadetud e-postiga, jätke kahe rea vaheaeg ja lisage tühjale kohale adressaadi kontaktandmed. Eelkõige loetlege kõik need andmed eraldi reale:
- Kirja saaja täisnimi ja ametinimetus
- Organisatsiooni ja ettevõtte nimi, kui see on olemas
- Kirja adressaadi täielik aadress (vajadusel lisage kaks või enam lisarida)
Samm 4. Lisage tervitus
Peatage üks rida, seejärel lisage tervitus, näiteks „Kallis”, millele järgneb teie nimi kirja saajana. Soovi korral võite lisada oma täisnime, perekonnanime või lihtsalt eesnime. Vajadusel lisage ka isiku ametlik aadress või ametinimetus.
- Kui teate ainult selle ametikohta kontoris, kuid ei tea tema nime, kirjutage julgelt: „Lugupeetud tervisejuht:” või sarnane fraas. Üldiselt võib aga ametikoha täitnud isiku nimi olla otsisite Internetist, nii et saate seda kõigepealt proovida.
- Kui te tõesti ei tea kirja saajat ega tea tema positsiooni, kirjutage lihtsalt üles: "Lugupeetud härra/proua:" või lihtsalt "Kallis:" ja kui vähegi võimalik, tuleks seda vältida..
Samm 5. Kirjutage oma kiri
Ametlikud kirjad peaksid avanema koos selge eesmärgi avaldusega (SOP). Vältige eelkõige lühendeid ja kasutage ametlikke küsimusi, näiteks „Kas olete huvitatud…” asemel „Kas olete huvitatud…?” Seejärel lugege kirja sisu uuesti läbi koos teise isiku abiga või ilma, veendumaks, et selles pole kirja- või grammatilisi vigu.
Kui kirjutate ametlikku ärikirja, veenduge, et kirja põhiosa oleks alati lühike ja asjalik. Kui aga kiri on uudiste vahetamise eesmärgil adresseeritud sugulasele või lähedasele sõbrale, kasutage palun lõdvestunud ja/või sujuvamat lauset. Siiski on hea mõte veenduda, et teie kiri ei ületaks ühte lehekülge
Samm 6. Kaasake lõppev tervitus
Lõpu tervitus on tavaliselt lisatud kirja positiivseks lõpetamiseks ja kirja saajaga sügavama ühenduse loomiseks. Seetõttu lisage pärast viimase lõigu kirjutamist lõputervitus, mis sobib kirja tüübiga. Ametliku kirja puhul proovige lisada lõputervitus, näiteks „Lugupidamisega“, „Tervitused“või „Palju õnne.“Seejärel pange oma nimi alla, nagu on kirjeldatud järgmistes juhistes:
- Ametlikult trükitud tähtede puhul jätke lõpliku tervituse ja täisnime vahele umbes neli tühikut. Seejärel printige kiri ja kinnitage oma allkiri tühjale kohale sinise või musta tindiga.
- Ametlikes e -kirjades lisage oma lõplik tervitus alla oma täisnimi.
- Soovi korral võite tervituse oma nime ette lisada, eriti ametlikus kirjas. Näiteks kui olete abielus, lisage lõputervituse alla nimi „Bu Amanda Surya”.
Samm 7. Voldi täht kokku (valikuline)
Kui kiri on postis, proovige see kolmandikuks voltida. Nipp on voltida alumine pool keskele, kuni see katab 2/3 tähepiirkonnast, seejärel voltida ülemine pool keskele, kuni pole enam avatud kirjaala. Nii mahub kirja suurus enamikule turul saadaval olevatest ümbrikutest.
Samm 8. Kirjutage ümbriku esiküljele adressaadi aadress (valikuline)
Leidke ümbriku keskpunkt ja kirjutage sinna adressaadi täielik aadress, näiteks nii:
- Härra Joko Susilo
- Jl. ABC nr. 123
- Jakarta, 12345
Samm 9. Kirjutage tagastamise postiaadress ümbriku tagaküljele (valikuline)
Seda meetodit kasutades saab postkontor ilma lisatasuta tagastada kirjad, mida nad ei saa mingil põhjusel teie aadressile saata. Kasutage sama meetodit kui kirja saaja aadressi kirjutamisel, kuid lisage sinna oma täisnime asemel lihtsalt hüüdnimi.
Meetod 2/2: mitteametlike kirjade kirjutamine
Samm 1. Määrake kirja ametlik tase
Põhimõtteliselt sõltub kirja toon teie suhte lähedusest kirja saajaga. Oma kirja formaalsuse tuvastamiseks proovige järgida neid juhiseid.
- Kui kiri on adresseeritud kaugele sugulasele, eakale sugulasele või sotsiaalpartnerile, proovige kasutada poolformaalset tooni. Kui inimene on teile juba meili saatnud, saatke talle e -kiri. Kui ei, siis on kirjade käsitsi kirjutamine kõige turvalisem variant.
- Kui kiri on adresseeritud lähedasele sõbrale või sugulasele, kirjutage see käsitsi või saatke e -posti teel.
Samm 2. Alustage kirja tervitusega
Kasutatav tervitus sõltub suuresti teie ja kirja saaja vahelistest lähedastest suhetest, samuti kirja formaalsusest. Mõned võimalused, mida saate kaaluda:
- Kui kiri on poolformaalne, kasutage julgelt tervitust, näiteks "Tere". Seejärel järgige tervitust saaja hüüdnimega, kui teie kahe vanus ei ole liiga kaugel, või saaja nime, mis algab tervitusega, näiteks „härra” või „proua”, kui adressaat on teist palju vanem.
- Kui kiri on mitteametlik, võite kasutada ka tervitust, näiteks "Tere" või juhuslikumat tervitust, näiteks "Tere" või "Hei". Järgige tervitust saaja nimega.
Samm 3. Alustage kirja põhiosa kirjutamist
Liikuge järgmisele reale ja hakake kirjutama. Kui kiri on mõeldud isiklikuks suhtlusvahendiks, proovige alustada saaja teabe kinnitamisega. Näiteks võite kasutada ametlikke lauseid, näiteks: "Loodan, et teil läheb hästi" või mitteametlikke lauseid, näiteks: "Kuidas läheb?" Eelkõige kasutage sõnu, mida ütleksite, kui kirja saaja oleks ees sina.
Samm 4. Loetlege asjad, mida tuleb edastada
Kuna kirja põhiroll on suhtlusvahendina, lisage palun asjad, mida kirja saaja teie arvates peab teadma, näiteks üksikasjad teie elus toimunud sündmuste kohta. Näiteks kui kiri on vanaemale, ärge kirjutage lihtsalt: "Aitäh kingituse eest!" Selle asemel näidake, kui palju kingitus teile tähendab, näiteks öelge: „Eile õhtul ei saanud mu sõbrad magada, sest mängisime vanaema saadetud mängu. Aitäh!" Olenemata kirja teemast peaks põhirõhk olema soovil teavet jagada.
Mõista teavet, mida ei tohiks lisada. Põhimõtteliselt ei tohiks saata kirja, mis on kirjutatud viha väljendamiseks või katseks halastada. Kui olete sellise kirja juba kirjutanud, kuid pole kindel, kas see saata, laske sellel paar päeva istuda. Võib -olla võivad need paar päeva teie otsust muuta
Samm 5. Lõpetage täht
Mitteametliku kirja lõpetamiseks kasutage lõputervitust, mis peegeldab teie suhte lähedust adressaadiga. Kui kiri on adresseeritud abikaasale, sõbrale või lähedasele sugulasele, kasutage lõputervitust, näiteks „Tervitused”, „Tervitused armastusest” või lihtsalt „Kallis”. Vahepeal kasutage poolformaalse kirja jaoks julgelt sooja, kuid siiski üsna ametlikku lõpetavat tervitust, näiteks "Tervitused" või "Tervitused".
- Kas olete kunagi kuulnud terminist "valediction"? Tegelikult on valediction inglise keeles ametlik väljend, mida kasutati iidsetel aegadel tavaliselt tervituskirjana. Kui kirjutate sõbrale ingliskeelset kirja ja soovite selle lollistiilis sulgeda, kasutage seda meetodit julgelt. Näiteks pange lõputerve tervitusvormi kujul, näiteks „Ma jään, nagu alati, teie pühendunud teenijaks”, mis lõpeb teie nimega.
- Kui soovite pärast kirja kirjutamist teavet lisada, kasutage pealdist P. S, mis inglise keeles tähendab Postscript ("pärast kirjutamist").
Samm 6. Saatke kiri
Pange kiri ümbrikusse, pange tempel, lisage saaja aadress ja saatke see kohe postkontori kaudu.
Näpunäiteid
- Proovige kirja põhiosa keskenduda teemale, mis saajat huvitab.
- Üldjuhul järgneb tervitustele alati koma. Ametlikes kirjades kasutatakse aga tavaliselt kirjavahemärke koma asemel koolonina.
- Kasutage kaebuskirja kirjutamisel alati viisakat keelt ja põhjendatud argumente. See suurendab teie võimalusi positiivse vastuse saamiseks.
- Kui soovite printida väga ametliku kirja, soovitame kasutada tavalisest koopiapaberist veidi raskemat paberit.
- Kui soovite saata ametliku või poolformaalse e-kirja, kasutage alati professionaalse kõlaga e-posti aadressi. Kindlasti ei võeta “sweetstar189” saadetud kirju nii tõsiselt kui “jeni.sandra” saadetud kirju, eks?
- Kirjutage tähti alati sinise või musta tindipliiatsiga.
- Veenduge, et loetletud aadress on õige.
- Alustage lõiku alati taandega kirjutatud või sisestatud lausega.
- Kontrollige oma kirja sisu vähemalt kaks korda.
- Kui kiri on kirjutatud käsitsi, veenduge, et kasutate alati pastapliiatsit, mis ei leki tinti.
