Oskus olla professionaalne mängib karjääriedu saavutamisel olulist rolli. Peaaegu kõik töötajad peavad telefonikõnedele vastama, olenemata nende positsioonist ettevõttes. Selleks, et helistajad tunneksid end mugavalt, õppige, kuidas positiivseid muljeid tekitades häid kõnesid vastu võtta ja olla valmis küsimustele vastama.
Samm
Osa 1 /2: Telefonikõnede vastuvõtmine
Samm 1. Võtke telefon ASAP üles
Kui kontoritelefon heliseb, pole viisakas helistajat ootama jätta. Enne kolmandat helinat võtke kohe telefon ja helistajale tere.
Samm 2. Hoidke telefonitoru näo ees
Võib -olla soovite kohe rääkida, kuid veenduge kõigepealt, et telefoni vastuvõtja oleks teie näo ees. Rääkige, kui vastuvõtja on õiges asendis, et helistaja saaks täielikku teavet.
Samm 3. Enne rääkimist hingake sügavalt sisse
Pärast telefoni näo ette asetamist hingake enne rahustamist sügavalt sisse, et rahuneda ja keskenduda. Nii saate keskendudes rahulikult rääkida.
Samm 4. Märkige oma ettevõtte nimi ja nimi
See meetod ütleb helistajale, et ta on juba ühendatud ettevõttega, kuhu ta soovib helistada. Nii et veenduge, et ta teab teie ettevõtte nime ja teie nime. Märkige kõigepealt ettevõtte nimi. Telefonikõne saabudes saate kirja panna sõnad, mida soovite öelda, et te ei peaks mõtlema, mida öelda, kui telefon heliseb. Sõnastust saab kohandada vastavalt olukorrale ja tingimustele, milles te töötate.
- Kui töötate administraatorina, esitage ettevõtte kohta täielik teave, sest helistaja jaoks olete teie sissepääs, mida ta vajab. Näiteks tervitage helistajat öeldes: "Tere hommikust/pärastlõunast/õhtust. WikiHow peakorter on siin. Mina olen siin, et aidata." Selle teabe kaudu teab helistaja teie ettevõtte nime ja teie nime, nii et tal on mugavam vestlust jätkata. Kui olete erasekretär, esitage oma tööandja nimi (näiteks "Härra Milleri kontor on siin. Mina olen Nikita."), Sest helistaja soovib teie ülemusega ühendust võtta.
- Kui olete konkreetse osakonna liige, teavitage oma positsiooni, et ta saaks esitada asjakohaseid küsimusi, näiteks "Tere hommikust. Mina olen raamatupidamisosakonnas Yesika." Nii teab helistaja, kas ta on seotud osakonna ja isikuga, kellele helistada, või peab kellegagi rääkima.
Samm 5. Valmistage telefoni kõrval ette kirjatarbed ja märkmik
Nii saate kohe märkmeid teha, kui helistaja soovib sõnumi jätta või teavet anda. Ärge jätke teda ootama, sest kirjutamiseks peate leidma paberi ja pliiatsi.
Osa 2: telefoniga rääkimine
Samm 1. Naerata rääkides
Isegi kui olete ärritunud, muudab naeratuse võltsimine teie hääle helistajale meeldivamaks. Kuigi see meetod on sunnitud, võib see tuju parandada.
Samm 2. Rääkige selgelt ja professionaalselt
Professionaalses keskkonnas töötades veenduge, et teie ja helistaja suudaksite selgelt ja otse suhelda. Rääkige aeglases tempos ja öelge iga sõna selge liigendusega, et teie edastatav teave oleks helistajale arusaadav.
- Ärge öelge mittestandardseid sõnu, näiteks "ei", "lonks" või "ei". Öelge iga sõna selgelt, näiteks „jah“või „ei“, et mõlemad osapooled saaksid öeldust hästi aru. Ole viisakas, öeldes vastavalt vajadusele „Aitäh“ja „Oled oodatud“.
- Kui teil on vaja numbreid või tähti jagada, näiteks nimede või telefoninumbrite andmine, õppige ära foneetiline tähestik (kõnehelide hääldus). Nii ei lähe helistajad segadusse, kui hääldate ühtemoodi kõlavaid tähti, näiteks tähti B ja P. Budi nime kirjutamisel hääldage täht B, selgitades "Bali sõna B".
Samm 3. Tervitage helistajaid professionaalselt
Selle asemel, et helistajat eesnimega tervitada, öelge enne nime ütlemist kindlasti „isa” või „ema”, näiteks „härra Jon”, eriti kui te helistajat isiklikult ei tunne. Proovige nime meelde jätta ja öelge seda kogu vestluse ajal.
Kirjutage helistaja nimi kohe, kui ta ütleb teile oma nime, et te ei unustaks
Samm 4. Vajadusel ühendage helistajad teiste inimestega
Keegi, kes helistab ettevõttele või kontorisse, vajab tavaliselt abi, kuna soovib teavet leida või seisab silmitsi probleemiga. Kui te ei saa küsimusele vastata või lahendust leida, küsige, kas ta soovib rääkida kellegagi, kes saab aidata. See samm näitab, et hoolite helistajast ja soovite probleemi kiiresti lahendada.
- Kontoritelefonid kasutavad tavaliselt süsteemi kõnede edastamiseks. Uurige, kas teie kontori telefonid on ülekantavad, ja õppige, kuidas need töötavad. Kui ei, siis uurige selle inimese telefoninumbrit, kellele peate helistama, ja jagage seda helistajaga.
- Küsige helistajalt viisakalt, kas saate teda kellegi teisega ühendada. Näiteks: "Vabandust, ma ei saa teie küsimusele vastata. Kuidas oleks, kui ma viiksin telefoniliini üle, et saaksite Pak Bambangiga otse rääkida? Ta oskab lahenduse pakkuda." Enne telefoniliini ülekandmist veenduge, et helistaja nõustub.
- Kui abistaja pole kontoris, küsige, kas helistaja soovib sõnumi jätta. Ärge unustage sõnumit pädevatele inimestele edastada.
Samm 5. Lõpetage vestlus professionaalselt
„Aitäh” või „Tere hommikust/pärastlõunal/õhtul” ütlemine on viis helistajale teada anda, et vestlus on lõppenud ja ta saab kõne katkestada. Ärge laske end segadusse ajada, kas vestlus jätkub või mitte.
Oodake, kuni helistaja katkestab kõne. Kui teile helistatakse, laske helistajal öelda kõik, mida ta tahab öelda, kuni see on tehtud. Te võite tulla ebaviisakaks või kaotate teabe, kui katkestate kõne, kui ta pole veel rääkinud
Näpunäiteid
- Ärge võtke tööl isiklikke telefonikõnesid. Olete kontoris tööl, mitte sõpradega vestlemiseks. Kui soovite sõbraga vestelda või sõnumeid saata, lükake see edasi, kuni lõunapaus või tööaeg on läbi.
- Vältige tähelepanu kõrvalejuhtimist. Et helistaja tunneks, et temast hoolitakse, lükake pooleliolev töö edasi ja keskenduge helistajale. Ärge laske end segada ega tunduda liiga hõivatud, et vastata küsimustele või anda abi.
- Ärge rääkige telefonis olles söömise, joomise või närimiskummi ajal, sest teie kõnest on raske aru saada ja see tekitab helistajas enesehinnangu.
- Isegi kui helistaja esitab kaebuse või on ebaviisakas, näidake üles empaatiat, olge rahulik ja vastake professionaalselt.
