Enne uuele ametikohale asumist palub teie juht või juhendaja tavaliselt teiega tööd jätkava töötajaga kaasas käia. Teie valmisolek üleminekuperioodil proaktiivselt üksikasjalikke ettevalmistusi ja üleandmisi aidata on viis ettevõtte sujuva tegevuse tagamiseks ja suurepärase maine loomiseks töökoha vahetamisel või uuel ametikohal.
Samm
Osa 1 /3: Ettevalmistused töö üleandmiseks
Samm 1. Kutsuge oma ülemus üleandmisplaani arutama
Kohtuge oma ülemusega, et arutada üksikasjalikult, mida peate ülemineku ajal tegema. Sõltuvalt teie tööst ja ülemuse juhtimisstiilist võib ta paluda teil üleandmise ajal palju kaasa aidata, näiteks kui teil palutakse mõni päev või paar nädalat asendustöötajat õpetada või koolitada.
- Tavaliselt peate ametliku üleandmise tõendina ette valmistama dokumendid.
- Arutage seda plaani oma ülemusega. Küsige, kui palju ta loodab panustada ja mida peaksite ülemineku ajal eelistama.
Samm 2. Koostage üleandmisdokumendi kavand
Pärast ülemuse ootuste üksikasjalikku tundmist valmistage ette üleandmisdokumendi eelnõu. Lisaks sellele, et see aitab teil valmistuda, sisaldab see dokument ülesandeid ja teavet, mis tuleb ülemineku ajal sisse lülitada. Üleandmisdokumendile tuleb lisada järgmine teave:
- Üksikasjalik teave igapäevaste tegevuste, töö ja tööprioriteetide kohta.
- Kirjeldus tähtsatest tegemistest ja kohustustest, mida tuleb praegusel ametikohal täita.
- Mida oodatakse inimeselt, kes sind asendab.
- Loend sisaldab olulisi faile, mis tuleb esitada, näiteks leping või tööprogramm.
Samm 3. Lõpetage lõpetamata ülesanded
Kui peate kohe töökohta vahetama, proovige pooleliolevad tööd lõpule viia. Lisaks selle saavutusega rahulolu pakkumisele aitate ka teistel oma tööd nullist alustada. Nii saate jätta positiivse mulje ja luua hea maine.
- Ükskõik kui raske see ka poleks, pingutage rohkem, kui on mõni ülesanne, mis hakkab tähtajale lähenema.
- Uue ülesande täitmine, mis läheneb tähtajale, võib olla väga raske inimestele, kes veel keerukustest aru ei saa.
Samm 4. Rääkige töökaaslastega
Enne üleminekuperioodi algust varuge aega, et arutada koos töökaaslastega üleandmisplaani ja küsida, millised on teie prioriteedid. Kui teil on uus probleem, mida te ei tea, kasutage võimalust teabe otsimiseks ja lahenduse leidmiseks.
- Uued probleemid tavaliselt enne kolimist suurt mõju ei avalda, kuid neid saab edasi anda isikule, kes sind asendab, kui sa sellest juba tead.
- Kasutage võimalust, et jagada oma plaane ja kolimiskuupäevi töökaaslastega. Samuti teavitage neid üleminekuperioodist, et nad saaksid end ette valmistada.
- Peate oma kolimisplaanidest oma töökaaslastele rääkima, kuna tööviljakus kipub üleminekuperioodil langema.
Samm 5. Valmistage kirjalikult üle ametlik üleandmisdokument
Viimane samm üleminekuperioodi ettevalmistamisel on ametliku üleandmisdokumendi koostamine. Eelnõu koostamisel loetlege ja selgitage kogu oluline teave ning seejärel arutage seda ülemuste ja juhtkonnaga, keda see plaan mõjutab. Täitke üleandmispaberid ja saatke need oma järeltulijale paar päeva enne tööle asumist. Sisu võib töökohast erineda, kuid üleandmisdokument peaks sisaldama vähemalt järgmist:
- Ülesannete loetelu ja töögraafik.
- Teave poolelioleva töö kohta.
- Kalender sisaldab kavandatud tegevusi ja tähtaegu.
- Märksõnateave ja sisselogimisprotseduurid.
- Tööga seotud kontaktide loend.
- Juhend failidele ja kataloogidele juurdepääsu saamiseks arvutis.
Osa 2/3: Ülemineku läbimine
Samm 1. Võtke nii palju aega kui võimalik
Pärast seda, kui teid asendanud töötaja hakkab tööle, ei pruugi te kolida ja teil on palutud temaga kaasas käia, kuni ta saab oma tööst aru. Üleminekuperioodi pikkus on ebakindel, see võib olla päevi või nädalaid. Kuid mida rohkem aega endale annate, seda rohkem teavet saate edastada.
Täieliku teabe esitamiseks ja sellest, et millestki ilma ei jääks, kaasake oma asendaja erinevatesse igapäevastesse toimingutesse
Samm 2. Esitage olulised dokumendid otse
Üleminekuperioodil peate olulised andmed ja dokumendid isiklikult üle andma. Nii saate tagada, et olulised asjad tehakse õigesti ja prioriteedid on selgelt määratletud. Lisaks on teil kahel veel aega enne kolimist arutada teavet, mida tuleb edasi arutada.
- Kasutage võimalust ja selgitage talle olulist teavet ning ta võib paluda väga kasulikke asju, et teha hea üleandmine.
- Arutamisel leidke aega, et anda ülevaade tööolukorrast ja selgitada vestluse konteksti, et ükski teave ei jääks märkamata.
Samm 3. Püüdke abi pakkuda
Kui töötate endiselt samas kontoris, olge toetav ja ennetav. Probleemi korral andke abi, selgitades välja põhjuse ja otsides koos lahenduse. Uued töötajad tunnevad end esimestel päevadel tavaliselt ebamugavalt või ebamugavalt ning ei häiri teid küsimuste esitamisega.
- Tehke selgeks, et olete vajadusel toeks ja abiks.
- Nii saate mõlemad üksteist toetada ülemineku ajal kohustuste täitmisel.
Samm 4. Korraldage viimane koosolek, et arutada üleandmist
Enne jätkamist ja täielikku üleandmist tehke kohtumine isikuga, kes teid asendab. Paluge tal ette valmistada küsimusi ja teha märkmeid asjadega, millega ta on tegelenud. See kohtumine on hea võimalus tagada, et ta mõistab oma rolli ja kohustusi.
- Koosolekul saab arutada kõiki küsimusi, mis vajavad täiendavat selgitamist.
- Sõltuvalt sellest, kus te töötate, kaaluge, kas kutsute oma ülemuse koosolekule või mitte.
- Peate oma ülemusele ütlema, millal ja kus kohtumine toimub. Küsige temalt, kas tal on ettepanekuid või teavet, mida ta sooviks jagada.
Osa 3 /3: Pikaajalise arengukava koostamine
Samm 1. Kirjeldage ettevõtte pakutavat tuge ja koolitust
Üleandmisel näidake üles valmisolekut panustada, avades teistele parima edu. Selle asemel, et lihtsalt loobuda tööülesannetest ja tööst, andke oma asendusnõuandeid, et ta saaks end professionaalselt arendada ja oma endisele ülemusele tuge pakkuda, et ta oleks tööl alati terve ja edukas.
- Andke teavet tööga seotud koolitusprogrammi kohta.
- Tööle asudes võisite oma teadmiste kohandamiseks ja täiendamiseks koolitusel käia.
- Ärge unustage seda teavet oma tööd jätkavale isikule edasi anda ja julgustada teda võimalust maksimaalselt kasutama.
Samm 2. Ärge ignoreerige töökultuuri
Kui teil on mõnda aega veel aega töötada koos teiega asuva inimesega, ärge keskenduge ainult töö tehnilistele aspektidele. Igal kontoril on ainulaadne töökeskkond ja kultuur, mis võib uustulnukate jaoks olla üle jõu käiv või segane. Võtke aega asjade ja tegeliku kontoriolukorra selgitamiseks.
- Viige ta kontoris ringi ja tutvustage teda kõigile töötajatele.
- Selgitage uute ja olemasolevate töötajate rolle ja kohustusi.
- Kui ta saab uue töötajana erinevaid ülesandeid või tema kohustused ja tööprioriteedid on keskendunud erinevatele asjadele, veenduge, et vana töötaja saaks sellest aru.
Samm 3. Esitage üksikasjalikud kontaktandmed
Kui soovite uut töötajat aidata, öelge talle, kuidas teiega ühendust võtta, ja andke talle teada, et ta saab teiega ühendust võtta, kui tal on tõsine probleem või ta vajab teavet. Kuid mitte kõik pole valmis pärast töökoha vahetamist või uue ametikoha võtmist aitama. Tavaliselt mõjutavad seda suhted endiste ülemustega.
- Sageli saab probleeme lahendada lihtsalt e -posti teel suheldes.
- Isegi kui olete kolinud, jätab abivalmidus hea mulje ja parandab teie mainet.
