Kuna meilide populaarsus suureneb kui lihtsam, odavam ja kiirem alternatiiv kirjade rollile, suureneb ka nende veebimeedia kaudu saadetavate pulmade, sünnipäevade ja isegi seltskondlike kogunemiste kutsete arv. Üldjuhul saadavad kutsutud RSVP -süsteemiga meili, et mõõta üritusel osalevate külaliste arvu. Kuid kahjuks pole RSVP -süsteem Indoneesias eriti populaarne, seega on tõenäoline, et teil on raske vastata. Ära muretse! See artikkel sisaldab erinevaid näpunäiteid õige vastamisviisi ja -aja määramiseks, õige vastuse koostamiseks ja kontrollimiseks, kas kutsutud isik on teie vastuse kätte saanud või mitte.
Samm
Osa 1 /3: Õige reageerimisviisi ja -aja määramine
Samm 1. Tehke otsus
Esimene samm, mille peate tegema, on teha otsus, kas osaleda kutses loetletud üritusel või mitte. Mõelge sellele kohe, kui saate vastusmeili.
- Mõelge sündmuse asukohale ja mõelge, kas peate linnast välja sõitma või mitte. Näiteks väljaspool linna peetaval üritusel osalemiseks tuleb muidugi lennupileti ostmiseks rohkem kulutada, eks?
- Veenduge, et te ei peaks ürituse ajal osalema mõnel teisel üritusel.
- Veenduge, et teie partner ja lähimad sugulased saaksid ka osaleda. Pidage meeles, et teie lähimate inimeste kättesaadavus mõjutab ka teie otsustusprotsessi.
Samm 2. Tehke kindlaks sündmuse olemus
Tõepoolest, erinevate sündmuste olemus nõuab erinevaid reageerimistoone ja formaalsuse taset. Seetõttu peate enne vastuse saatmist esmalt mõistma sündmuse olemust, et vältida soovimatuid vigu.
- Kui üritus on mitteametlik, näiteks kutsutakse naabrimajja grillima, peate üldjuhul vastama mitteametlikult. Lisaks kipub vastuse saatmise aeg lühenema.
- Kui sündmus on ametlik, näiteks kutse pulma, sünnipäevale või muule olulisele pidustusele, peate üldiselt vastama ka ametlikult.
Samm 3. Pakkuge tõhusat vastust
Pärast sündmuse üksikasjade lugemist ja otsuse tegemist andke viivitamatult tõhus vastus. Teisisõnu kinnitage oma vastuse kaudu, kas järgite kutset või mitte.
- Lugege kutsuja loetletud RSVP kuupäeva. Pidage meeles, et peate enne tähtaega vastama!
- Vastake niipea kui võimalik. Isegi kui kutsuja annab teile vastamiseks kuu või kaks, ei tähenda see, et peaksite kasutama võimalust vastuse saamiseks seisma jääda! Selle asemel vastake kohe, kui olete otsustanud kutse vastu võtta või sellest keelduda.
Osa 2/3: vastuste koostamine
Samm 1. Määrake e -kirja teema
Kui olete kindlaks määranud, kuidas ja millal vastata, struktureerige oma sõnum. Alustuseks lisage e -kirjale teema, mis näitab teie vastust ja sobib sündmuse olemusega.
- Ametlike kutsete puhul kasutage ka ametlikke lauseid. Näiteks kirjutage: „Roger ja Anna loobuvad 11. mai palli- ja õhtusöögikutsetest.”
- Mitteametlike kutsete puhul, näiteks külmutatud kutsed oma keerulistele naabritele, kirjutage lihtsalt: "Ei saa tulla 11. grillile".
Samm 2. Lisage tervitus
Oluline on avada e -kiri korraliku tervitusega, sest just see tervitus määrab teie vastuse tooni. Lisaks rõhutab õige tervitus ka teie tundeid ja vaatenurka kutsutule.
- Mõned näited sobivatest tervitustest on „Saaja”, „Minu parimale sõbrale” või lihtsad tervitused, näiteks „Tere hommikust/pärastlõunal/õhtul/õhtul”.
- Mitteametlike sündmuste puhul öelge lihtsalt lühike ja lihtne tervitus, näiteks „Johnile ja Marcyle”.
Samm 3. Koostage kiri e -kirja põhiosas
E -kirja sisusse kirjutatud sõnum võib olla teie vastuse kõige olulisem osa, eriti kuna see lõpetab teie vastuse ja kajastab sündmuse olemust. Mõned näited lausetest, mida saate kasutada kutse vastuvõtmiseks või tagasilükkamiseks:
- Esitage sellisele kutsele mitteametlik vastus. Näiteks: „Tänan grillikutse eest, Tom. Aga vabandust, me ei saanud kohale tulla, sest pidime sel päeval linnast väljas olema.”
- Andke sedalaadi kutsele ametlik vastus. Näiteks: "Higginsons sai kutse osaleda Joshi ja Belinda pulmas 5. novembril 2019." Teine näide on: "John ja Sarah Appleby võtavad rõõmuga vastu teie kutse Marta Rodriguezi sünnipäevale."
- Ametliku tagasilükkamislause näide oleks: „Parkerite perekond ei saanud osaleda Joshi ja Belinda pulmas 5. novembril 2019.”
Samm 4. Kirjutage lõpetav tervitus ja lisage oma nimi
Pärast sõnumi kirjutamist lõpetage vastus sobiva lõputervitusega. Tegelikult ei ole lõpuõnnitluse kirjutamine pelgalt formaalsus, vaid võib samal ajal kajastada seda tüüpi suhet, mis teil inimesega on, ja seda, kuidas te sellesse suhtute.
- Valige ametlik lõpetamistervitus, näiteks „Tervitused” või „Aitäh”.
- Valige mitteametlik lõpetamistervitus, näiteks „Tervitused” või „Tervitused”.
- Sobitage lõpuvõistlus oma vastusega. Näiteks kirjutage „kahetsusega”, kui peaksite kutse tagasi lükkama, või „Tänan teid”, kui kutse vastu võtate.
- Kirjutage oma nimi e -kirja lõppu. Mitteametlike sündmuste jaoks kirjutage lihtsalt oma ja teiste kutsutud inimeste hüüdnimi. Ametlikuma ürituse puhul on aga hea oma ja teiste kutsutud külaliste täisnimi kirja panna. Kui teil ja kutsutul on väga lähedased suhted, kirjutage lihtsalt üles "Smithi perekond".
Osa 3/3: Automatiseeritud meilide käsitlemine ja võimalike probleemide tõrkeotsing
Samm 1. Kui meilis on automaatne nupp, klõpsake nuppu „lükka tagasi” või „nõustu”
Tänapäeval on paljud inimesed rohkem huvitatud automaatse RSVP -teenuse kasutamisest, mis saadetakse ametlike kutsete saamiseks e -kirja kujul. Tõenäoliselt edastati automaatne vastus e -posti teel kolmanda osapoole kaudu ja sellel on nupp, millel on valik „lükka tagasi” või nõustu.
- Kui saate sellise meili, ei pea te kutsutule privaatsõnumit saatma.
- Kui kutse on vastu võetud või tagasi lükatud, saadetakse vastus kolmandale osapoolele ja edastatakse kutsujale.
- Automaatseid e-posti teenuseid kasutatakse sageli poolformaalsete ürituste jaoks, nagu sünnipäevad, kokkutulekud, seltskondlikud koosviibimised jne.
Samm 2. Klõpsake e -kirja põhiosas valikut „tagastuskviitung”
Tehke seda nii, et teie e -posti teenuse pakkuja saadab teile e -kirja, mis kinnitab, kas kõnealune isik on teie vastuse kätte saanud või avanud. Nii saate teada, kas sõnum on saadetud.
- Pidage meeles, et erinevatel e-posti pakkujatel võivad olla ka „tagastuskviitungi” valiku suhtes erinevad eeskirjad.
- Mõned e -posti teenusepakkujad isegi ei paku seda võimalust.
Samm 3. Kui teie plaanid muutuvad, saatke järelmeil
Tegelikult on plaanide muutmine paratamatu võimalus. Kui peate varem vastu võetud kutse tagasi lükkama või vastupidi, edastage muudatus vastuseks otse kutsujale.
- Kui vajutasite automaatmeilil kogemata valikut „Nõustu”, selgitage viga asjaomasele isikule e -posti teel.
- Kui soovite varem saadud kutse tagasi lükata, edastage tagasilükkamine otse kutsujale. Näiteks saatke e -kiri teemaga „RSVP muudatused”, mis ütleb: „Vabandust, ühel või teisel põhjusel ei saanud Sarah ja mina teie 20. pulma -aastapäeval 14. kuupäeval osaleda. Loodetavasti saame lähiajal uuesti kohtuda, okei!”
- Kui soovite nõustuda kutsega, millest varem keeldusite, teavitage muudatustest ka otse kutsujat. Näiteks saatke e -kiri teemaga "RSVP muudatused", mis ütleb: "Tere! Kui kutsekvoot on endiselt saadaval, siis osaleksin hea meelega teie üritusel."
- Vastuse muutustest tuleks teatada niipea kui võimalik. Kui eelseisev sündmus on mitteametlik või poolformaalne, on tõenäolisem, et olete oma vastust mõni aeg varem muutnud. Kui aga sündmus on ametlik (näiteks pulm), tuleks vastuses muudatusi teha ette, vähemalt üks kuu ette.
