Konverentsid on õige koht inimestele, kellel on samad huvid, üksteisega kohtuda ja vahetada oma valdkonna uusimaid ideid. Tavaliselt korraldavad konverentse haridusasutused, ettevõtted, mitmetasandilised turundusrühmad, religioossed kogukonnad ja teised. Kui soovite konverentsi korraldada, alustage põhjaliku tööplaani koostamisega koos tegevustega, mis tuleb läbi viia, näiteks konverentsi asukoha kindlaksmääramine, osalejate nimekirja koostamine, materjalide koostamine, esitlusteks vajalike seadmete ettevalmistamine., toitlustamine ja mitmesugused muud vajadused, mis tuleb võimalikult hästi läbi mõelda ja planeerida. Kui jääte oma plaanide elluviimisel hätta, rahunege maha ja veenduge, et saate konverentsi endale lubada. Oluline aspekt, mis määrab konverentsi läbiviimise edukuse, on tegevuste ükshaaval elluviimine, koostades samal ajal nimekirja ülesannetest, mis on täidetud ja mida tuleb veel teha.
Samm
Osa 1 /4: Konverentsi kavandamine: varajane etapp
1. samm. Tehke ettevalmistused enne tähtaega
Konverentsi planeerimine peaks algama vähemalt kaheksa kuud ette, isegi varem, kui konverents on suur või suur.
- Pidage meeles, et paljud konverentsisaalid ja toitlustusasutused tuleb broneerida mitu kuud ette. Lisaks peavad osalejad, kes elavad väljaspool linna, korraldama reisigraafikud, et nad saaksid konverentsil osaleda.
- Lisaks peavad sponsorid ja suurettevõtted ka oma aastaeelarvet mitu kuud ette planeerima. Seega tuleks nende ürituse rahalise ja mitterahalise toetuse osas eelnevalt läbi rääkida.
Samm 2. Moodustage komisjon
Konverentsiks valmistudes tuleb otsustada paljud olulised küsimused. Moodustades komisjoni, saate enne otsuse tegemist sisendit mitmelt inimeselt. Need aitavad ka üksikasju läbi mõelda.
- Palgake koordinaatorid, st võtmeisikud, kes teevad olulisi otsuseid ja pühendavad koordineerimisele palju aega. Kui teil on piisavalt raha, palgake koordinaator, et ta saaks aidata teil ülesandeid planeerida ja jagada.
- Uurige, kas samal teemal on olnud konverentse. Kui jah, kutsuge konverentsi pidanud koordinaator komiteega liituma. Kui ta ei saa osaleda, küsige, kas saate konverentsi ettevalmistamise hõlbustamiseks taotleda materjali, mis on juba kaetud.
Samm 3. Sea eesmärgid ja koosta tööplaan
Kirjutage üles, mille jaoks te konverentsi korraldate, mis on iga otsuse aluseks. Teades, mida soovite anda ja kellele enne konverentsi ettevalmistamist, on teil lihtsam oma plaane ellu viia.
Kui te pole kunagi konverentsi pidanud, alustage väikese lühikese konverentsi kavandamisega. Kaaluge 1-2-päevase konverentsi korraldamist, mis mahutab 250–300 osalejat
Samm 4. Määrake konverentsi asukoht ja kuupäev
Kuigi uusi kuupäevi ja asukohti saab määrata pärast üksikasjaliku plaani koostamist, peate hindama, kui palju aega teil ettevalmistamiseks on.
- Enne kuupäeva määramist otsige eelnevalt teavet selle kohta, millisel kuul ja päeval konverents tavaliselt toimub, et rakendamine ei oleks takistatud. Näiteks Euroopas toimuvad konverentsid tavaliselt märtsist juunini või septembrist novembrini esmaspäeval-teisipäeval või neljapäeval-reedel, sest osalejad on muul ajal konverentsidel osalemisest vähem huvitatud. Enne konverentsi kuupäeva otsustamist uurige oma asukoha täpset ajakava.
- Konverentsi kestus sõltub hinnangulisest osavõtjate arvust ja kõigist vajalikest, mis peavad konverentsi ajal olema tagatud. Planeerige 250–300 inimesele konverents, mis kestab 2 täispäeva.
- Kaaluge võimalust korraldada konverents linnas, kuid tagage juurdepääs lähimale lennujaamale, majutus ja piisavad vahendid. Soovitame korraldada konverents suures linnas või turismisihtkohas, et meelitada rohkem inimesi, kes soovivad konverentsiga liituda.
Samm 5. Määrake konverentsi pealkiri
Pärast pealkirja kindlaksmääramist saate avaldada ja plaane koostada, sest materjali suhtes on juba kindlus, mis on sotsiaalmeedia kaudu teabe levitamise aluseks.
Valige pealkiri, mis viitab konverentsil osalejate eesmärgile ja/või taustale. Otsige inspiratsiooni toimunud konverentside pealkirjade abil, kuid veenduge, et otsustate ise
Osa 2/4: Konverentsiks valmistumine
Samm 1. Tehke rahaline eelarve
Ühtegi tegevust ei saa läbi viia, kui ei ole välja arvutatud rahaliste vahendite summat, mis tuleb üksikasjalikult kulutada, näiteks hoone rentimiseks, materjalide ettevalmistamiseks ja kõnelejatasu maksmiseks. Kõik kulud peavad olema seotud finantseelarvega. Kui delegeerite kohustusi, veenduge, et teie assistent peab kinni teie määratud eelarvepiirangust.
Eelarve suurust mõjutab sponsorite olemasolu või puudumine. Võite paluda sponsoril eraldada raha konverentsi rahastamiseks. Sponsoril on aga ka õigus konverentsil teatud asju kindlaks määrata. Näiteks: määramine, kes esitab ettekande, või kõneleja pakkumine ühele paneelist, näiteks: edukas ärimees sponsorfirmas ja brändi tutvustamine, paigutades logo kõikidele konverentsimaterjalidele. Eeliseks on, et sponsor annab raha ette, et saaksite seda kohe plaani realiseerimiseks kasutada
Samm 2. Määrake piletite müügi hind ja meetod
Mõni konverents on tasuta, mõni väga kallis. Enne piletihindade ja nende müügi määramist kaaluge järgmisi aspekte:
- Millised on konverentsi ettevalmistamise kulud? Kui soovite korraldada väikesemahulist konverentsi, mis ei maksa palju raha, soovitame osalejatelt tasu võtta. Teise võimalusena peavad osalejad konverentsi ettevalmistuskulude katmiseks piletite eest tasuma.
- Määrake registreerimistasu, kui soovite pidada konverentsi mitu päeva või pakkuda toitu. Konverentside registreerimistasud Indoneesia suuremates linnades ulatuvad mitusada tuhat kuni miljon ruupiat.
- Paljud konverentsid võtavad astmelisi tasusid vastavalt osaleja positsioonile või staatusele. Näiteks: akadeemilised konverentsid võtavad õpilastelt tavaliselt vähem tasu kui õpetajad. Sponsorite töötajad maksavad samuti vähem kui tavalised osalejad.
Samm 3. Otsustage konverentsi asukoht
Asukoha valimisel arvestage osalejate arvu, asukohta jõudmise lihtsust, parkimiskohtade olemasolu, kaugust ühistranspordist, lennujaamadest ja hotellidest ning sealt tagasi. Lisaks konverentsi jaoks sobiva koha leidmisele veenduge, et kõik osalejad pääseksid sellele hõlpsalt ligi.
Otsige teavet hoonete või hotellide kohta, mis pakuvad linnas konverentsiruume. Väikeste konverentside jaoks üürige tuba kirikus või muus koosolekumajas
Samm 4. Kasutage ära koosolekuruumi halduspersonalina töötavate töötajate abi
Kui konverentsi jaoks valitud hoones on ressursse, kasutage neid maksimaalselt. Töötajad tunnevad oma igapäevaseid ülesandeid ja on vajadusel valmis küsimustele vastama, probleeme lahendama või nõu andma.
Saate kasutada koosolekute saalis tegevuste juhtimise eest vastutavate töötajate teenuseid, näiteks konverentside üksikasjaliku korraldamise korraldamiseks. Kuigi see on tasuline, ei pea te kõiki neid tegevusi ise tegema, kuna see võtab mitme nädala jooksul palju aega
Samm 5. Määrake tarbimismenüü
Pidage meeles, et osalejad peavad konverentsi ajal toitu leidma ja tõenäoliselt ei tea paljud osalejad, milline toit on konverentsipaiga ümbruses saadaval. Mõelge, kas hommikusöögi, lõuna ja suupistete pakkumiseks peate kasutama toitlustusteenust või uurima, kas konverentsisaali juhataja oskab kõigile osalejatele süüa valmistada.
Menüüd valides pidage meeles, et paljud inimesed ei tohiks teatud toiduaineid allergiate või eelistuste tõttu süüa. Kogenud toitlustusteenuste ettevõtjad võivad pakkuda mitmeid võimalusi, näiteks: taimetoitlane menüü, pähklideta, gluteenivaba, halal -toit või muud menüüvalikud
Samm 6. Võtke aega saidi kontrollimiseks
Kui olete kõik asjad valmis saanud, võtke aega, et külastada konverentsiplatsi üks päev ette. Ärge oodake, kuni teie uus D-päev saabub koos konverentsiga liituvate osalejatega.
Tulge üks päev ette konverentsipaigale ja pidage kohtumine kõigi asjaosalistega, et kõik oleks väikseimate detailideni hästi ette valmistatud
Osa 3/4: konverentsi ajakava koostamine
Samm 1. Planeerige konverents
Pärast arutatavatel teemadel suure pildi saamist ja konverentsi pealkirja määramist koostage ajakava alates konverentsi avamisest kuni lõpetamiseni. Vastavalt arutatavale ärivaldkonnale saab konverentse korraldada mitmel viisil. Planeerimise hõlbustamiseks peetakse konverentse tavaliselt järgmises järjekorras:
- Alustage konverentsi sissejuhatuse või avakõnega, mille tavaliselt peab konkreetse ärivaldkonna tuntud isik ja kellest on saanud tuntud esineja. Saate ürituse korraldada õhtul ja lõpetada õhtusöögiga või esimese seansina hommikul konverentsi alustamiseks.
- Jagage ülejäänud ajakava lühemateks seanssideks. Kui konverents toimub osalejate palvel vastavalt nende ettepanekutele, kohandage materjal osalejate vajadustega. Siiski võite konverentsi ajakavasse lisada ka töötubade ajakava, filmilõike või muud materjali. Sõltuvalt kohalviibivate osalejate arvust tehke kindlaks, kas igal seansil võivad osaleda kõik osalejad (nn „pleenum”) või osalejad tuleb jagada mitmeks rühmaks ja iga rühm osaleb paralleelselt erinevatel sessioonidel vastavalt oma valikule (nn „rühmad”)”).
- Lõpetage konverents, kutsudes esinejaid üles esitama materjali, mis osalejaid motiveerib või väljakutseid esitab.
Samm 2. Otsustage, kuidas seanssi läbi viia
Saate valida, kuidas istungit läbi viia vastavalt ettevõtte vajadustele, näiteks õpetades, arutades juhtumeid, korraldades seminare, esitades uusimaid poliitika- või uurimistulemusi, esitades küsimusi või esitades esitlusi.
- Materjali kohaletoimetamise valik mõjutab avaldamisstrateegiat. Niisiis, valmistage võimalikult varakult ette materjal, mis on osalejatele väga kasulik.
- Iga seansi kestus võib alata 45 minutist 3 tunnini, sõltuvalt esitluste arvust ja edastatud sisust.
Samm 3. Mõelge, kas soovite kaasata muid tegevusi
Mõelge kasulikele tegevustele, mida võiks ajakavasse lisada ja millel on oluline roll konverentsi õnnestumise toetamisel, näiteks:
- Planeerige konverentsil osalevate organisatsioonide jaoks kasulikud tegevused, näiteks ärikohtumine või auhinna üleandmine.
- Pakkuge toitu, kui osalejatelt võetakse registreerimistasu. Kui tasu pole, paluge osalejatel lõunasöök kaasa võtta (viimase võimalusena). Osalejad ootavad tavaliselt vähemalt ühte söögikorda. Kui konverentsi asukoht on linnas, tehke paus, et osalejad saaksid lõunasööki lähedal asuvas restoranis.
- Küsige, kas osalejad sooviksid korraldada näiteks meelelahutusürituse: minge linnaekskursioonile, vaadake öösel komöödiaetendust, vaadake filmi või vaadake teatris etendust. Üritus võib sobida suuremas linnas toimuva konverentsi või ettevõtte jaoks, kuid mitte alati.
Osa 4/4: Kirjastamine
Samm 1. Määrake osalejad, kes osalevad
Konverentsid on väga mitmekesised, näiteks akadeemilised, religioossed ja ärilised konverentsid, kus osalevad erinevad osalejad. Enne planeerimist veenduge, et piisavalt osalejaid on huvitatud konverentsil osalemisest.
Kui soovite korraldada konverentse väikestele rühmadele, näiteks ettevõtte töötajatele või kirikukogukondadele, ei pea te palju reklaami tegema. Konverentsiplaane saate teavitada, saates e -kirja, teatades ettevõtte uudiskirjast ja/või teatades halduskoosolekul
Samm 2. Paluge ettevõtte juhtidel osaleda
Oma ettevõtte inimeste veenmiseks peate välja pakkuma meeldejääva pealkirja või kutsuma suurepärase esineja.
Pärast tuntud esinejate kinnituse saamist lisage teave konverentsi materjalidesse ja teavitage võimalikke osalejaid
Samm 3. Looge veebisait
Tänapäeval on digitaalne meedia konverentside õnnestumiseks väga oluline vahend. Looge veebisaidi nimi koos linkidega, mida on lihtne leida, kui otsite konverentsi pealkirja märksõna või muid konverentsiga seotud sõnu. Kirjutage veebisaidile konverentsi kohta üksikasjalik teave ja lisage link kõikidele konverentsiga seotud trükitud ja reklaammaterjalidele.
- Lisage veebisaidil konverentsi toimumise kuupäev, kellaaeg ja aadress, sealhulgas kuulsate esinejate nimed. Teavitage ka transporti, majutust, huvitavaid kohti ja konverentside ajakavasid, kui neid on.
- Kui osalejad saavad registreeruda, lisage veebisaidi link.
Samm 4. Asetage reklaam
Alustage reklaamimist aegsasti (aasta varem), et esinejad saaksid esitada ettepanekuid, mis sisaldavad konverentsil esitatavat materjali. Valige õige avaldamisviis vastavalt konverentsi suurusele ja osalejate taustale. Mõelge, kust potentsiaalsed osalejad oma teavet saavad, võib -olla:
- Sotsiaalmeedia, näiteks sponsororganisatsiooni Facebooki ja Twitteri kontodelt
- Nimekirjade ja e -posti aadresside kontaktide loend
- Blogi, ajakiri, ajaleht või äriajakiri
- Plakatid, flaierid või muud teated, mis saadetakse asjaomastele rühmadele, organisatsioonidele või ettevõtetele
Samm 5. Küsige ettepanekuid
Reklaamikavandi koostamisel märkige, et olete avatud registreerimiseks või ootate üksikute või grupiettepanekute esitamist paberite, paneeli ettepanekute või töötubade materjalide kujul.
Ettepaneku pikkuse saate määrata vastavalt tegevusalale. Hariduse valdkonnas nõuavad väikesemahulised konverentsid tavaliselt mõnesaja sõna kokkuvõtteid, samas kui suuremahulised konverentsid nõuavad täielikke käsikirju
Samm 6. Alustage registreeringute vastuvõtmist
Valmistage ruumid ette, et osalejad saaksid enne konverentsi registreeruda, kuigi see on veel paar kuud ette. Nii saate hinnata osalejate arvu, kes osalevad.
- Looge registreerimiseks veebisait, mis viitab konverentsi veebisaidile. Kui teil pole veebisaidi loomiseks tehnilisi oskusi, kasutage olemasolevat teenust. Näiteks kasutage RegOnline'i tasulisi teenuseid, mis on ettevõte, mis hoolitseb erinevate sündmuste veebipõhise registreerimise eest, töötleb andmeid ja saadab need teile, muutes kasutajate juurdepääsu hõlpsaks.
- Osalejad võivad registreeruda ka telefoni või faksi teel, kui teil on võimalus krediitkaardiga makselaekumisi töödelda.
- Kui te ei aktsepteeri Interneti -ühendust ega telefoni teel registreerimist, looge palun PDF -vormis taotlusvorm ja laadige see veebisaidile üles. Informeerige osalejaid, et nad võivad vormi printida, täita ja saata selle tšeki või ülekandetõendiga teie ettevõtte e -posti aadressile.
- Selleks, et osalejad saaksid end varakult registreerida, tehke allahindlusi osalejatele, kes teevad makseid vähemalt üks kuu ette. Piletihinnad on mõnevõrra kallimad, kui osalejad maksavad konverentsipaigas.
Näpunäiteid
- Küsige esinejalt, kas ta vajab esitluse jaoks lisavarustust, näiteks lava, televiisorit, suurt ekraani või arvutit.
- Toidumenüü valimisel veenduge, kas leidub osalejaid, kes peavad teatud toiduaineid järgima.
- Üürikulude võrdlemisel küsi hindu toidu, vee, karastusjookide jms eest. sest see võib olla väga kallis.
- Ruumi valides arvestage konverentsi eesmärki ja otsustage, kas soovite märkmete tegemiseks kasutada auditooriumi või toole ja laudu.
