Kohtumist planeerides peate edastama kogu asjakohase teabe selgelt ja lühidalt. Peate esitama arutelu aja, koha ja teema kirjelduse. Samuti peate võib -olla märkmeid tegema, kui kohtumiseks on vaja mingeid ettevalmistusi või materjale. Olenemata sellest, millist meediumit kasutate, e -posti või Outlooki rakendust, veenduge, et edastatakse olulist teavet, et kõik kutsutud teaksid seda ja saaksid ette näha, millega nad kokku puutuvad.
Samm
Meetod 1 /3: tugevate teemade kirjutamine
Samm 1. Kirjutage lühike asjakohane teema koos kohtumise kuupäeva ja teemaga
Nende asjade teemakasti kirjutamine võimaldab kutsututel mõista koosoleku aega ja teemat ilma e -kirja avamata. Näiteks võite kirjutada „Koosolek 01/03: uued aruandlusjuhised”.
Hoiatus:
Kui te ei kirjuta koosoleku teemat, võivad inimesed vastata ja küsida, kas koosolek on nende osakonna jaoks asjakohane või kas nad peaksid osalema. Nii et kirjuta kindlasti üles koosoleku teema!
Samm 2. Taotle teemakastis osalemise kinnitust
Kui peate teadma, kes tuleb, küsige teemakastis kinnitust. Nii teavad lugejad, et nad peavad võimalikult kiiresti vastama, isegi kui nad pole e -kirja avanud. Võite kirjutada: „Reede 10.06 personalikoosolek, palun kinnitage varsti.”
Võite kirjutada ka: „Palun vastake: personalikoosolek 10.06.”
Samm 3. Kui koosolek on kiireloomuline, kirjutage see teemakasti
Kui koosoleku teema on kiireloomuline või nõuab kiiret otsustamist, nii et koosolek peab toimuma kohe, pange teema lahtrisse hädaolukorra märk. Näiteks võite kirjutada: „Erakorraline koosolek esmaspäeval 31/02: küberturvalisus.”
Väga oluline on selgitada koosoleku teemat, et lugeja saaks arvata, millest tuleb juttu
Samm 4. Kirjutage üles, kas koosolek on kohustuslik või lihtsalt soovitus
Kui töötate suures ettevõttes, ei pruugi teatud inimeste kohalolek alati vajalik olla. Kirjutage teemakasti vastavad osakonnad või andke neile teada, kas nad peavad osalema. Näiteks võite kirjutada: „Kohustuslik turunduskohtumine 6/10.”
Kui lugeja ei pea osalema, võite kirjutada: „Soovitatav on osaleda tõhusal turundustaktikal 10. – 6
Samm 5. Segaduste vältimiseks kasutage teemakastis täissõnu
Lühendid võivad tunduda tõhusad, kuid tegelikult on need vähem täpsed kui terved sõnad ja võivad põhjustada segadust. Näiteks võib „KK” tähendada „perekaarti” või „krediitkaarti” sõltuvalt sellest, kes teie isiklikku keelt mõistab või mitte.
Siiski võite kasutada tavalisi lühendeid, nagu „RSVP”, „HR” ja „KTP”
Meetod 2/3: meilisisu kirjutamine
Samm 1. Kirjutage sõbralik, lühike sissejuhatus ja lühikesed märkmed
Enda tutvustamine on vajalik, kui töötate suures ettevõttes või kui te ei tunne kõiki. Selles lühikeses sissejuhatuses peaksite teatama, kas on dokumente või materjale, mis tuleb koosolekule täita/kaasa võtta.
Looge sõbralik või tööga seotud sissejuhatus. Näiteks: "Tere, Tim! Ma ei jõua ära oodata uue programmi käivitamist järgmisel nädalal!”
Näpunäide:
Tuletage lugejatele meelde, kui nad peavad teatud ülesande täitma või koosolekule midagi kaasa võtma. Näiteks „Ärge unustage kaasa võtta oma müüja kontaktide loendist 4 paberkoopiat.”
Samm 2. Kirjutage kuupäev ja kellaaeg eraldi reale nii, et see eristuks
See on kutsutavate jaoks oluline teave. Niisiis, tehke see selgeks ja eristuge teistest ümbritsevatest lausetest. Tühjendage kaks rida selle kohal ja all või kirjutage see paksus kirjas.
- Näide: “6. oktoober 2020, 10.30–11.45 WIB”
- Kui kohtumine toimub veebis, esitage ajavöönditeave, et inimesed erinevates ajavööndites vale kommunikatsiooni tõttu maha ei jääks. Näiteks võite kirjutada: „6. oktoober 2020 kell 10.30–11.45 WIB (GMT+8)”
Samm 3. Kirjutage asukoht pärast kuupäeva ja kellaaega
Veenduge, et ka asukoht oleks silmapaistvalt kirjutatud nagu kuupäev ja kellaaeg, eriti kui koosolek toimub uues kohas, seda on raske leida või kui teate, et mõnele kutsutule pole see asukoht tuttav. Virtuaalsete koosolekute jaoks (otsefoorumite või videovestluse kaudu) pakkuge kutsututele otselinki foorumile või videolingile hõlpsaks juurdepääsuks.
Juhiseid andes olge võimalikult üksikasjalik. Näide: „Palun tulge koosolekuruumi 592 Sasana Widya Sarwono hoones (Jalan Gatot Subroto nr 10). Tuba 592 asub hoone 2. korrusel. Nii et peate liftiga sõitma esimesel korrusel, peatuma 12. korrusel ja kasutama lifti hoone lõunaküljel (vasakul), et minna 59. korrusele.”
Samm 4. Jagage koosoleku eesmärki
Teavitage kutsutut koosoleku eesmärgist. Lühikese päevakorra koostamine aitab kutsututel mõista, milliseid ülesandeid nad peavad eelnevalt täitma. Saate teemale nime panna (nt „Küberturbevärskendus”) või ajastada:
- 10.30 - 10.45 Esitage uusim teave projekti oleku kohta
- 10.45 - 11.10 Võrdle ja vali korralikud pakkumised
- 11.10 - 11.30 Ajurünnak ja sihtmärgid
Samm 5. Kontrollige veel kord e-kirja grammatiliste või teabevigade osas
Kõige olulisem asi, mida kontrollida, on koosoleku kuupäev, kellaaeg ja asukoht. Veenduge, et need kolm asja on õiged! Samuti saate sissejuhatuse, päevakorra või muud lisatud märkused uuesti läbi lugeda, veendumaks, et olete esitanud kogu nõutava teabe.
Enne e -kirja saatmist lugege ette, et teie kirjutis oleks selge ja lühike
Meetod 3/3: Outlooki või integreeritud kalendrirakenduse kasutamine
Samm 1. Klõpsake Outlooki kodumenüüs nuppu "Uus koosolek"
Kui teie ettevõte kasutab kommunikatsiooniandmebaasi koos integreeritud kalendriga, näiteks Outlook, kasutage seda koosolekute planeerimiseks. See meedium on üldiselt suhtluskanal, mille valivad inimesed, kellega töötate.
Kui teie ettevõte ei kasuta Outlooki või sarnast teenust, kasutage kutsete saatmiseks oma agentuuri e -posti aadressi
Samm 2. Valige aknast "Ajastamise assistent" kellaaeg ja kuupäev
Pärast uue koosoleku loomist ilmub kalendriaken. Klõpsake „Ajastamise assistent” ja tõstke esile kohtumise saadaolev kellaaeg ja kuupäev.
Veenduge, et valite kutsutud osalejatele õige aja. Sõltuvalt ettevõtte rakendusest peate võib -olla muutma oma kuvasätteid nii, et kõigi (ja teie) ajakava ilmuks ekraanile
Samm 3. Lisage kutsutud, sisestades nende nimed või kasutades aadressiraamatut
Nime käsitsi sisestamiseks klõpsake tekstiväljal või sirvige aadressiraamatut ja valige loendist kutsutu nimi. Kutsumisaja saadavuse kontrollimiseks kasutage funktsiooni „Planeerimisabi”.
Kui kutsututel pole vaba aega, tõstetakse nende nimed esile. Planeerimisabi annab isegi soovitatud ajad vastavalt teie ajakavale ja teistele kutsututele
Samm 4. Määrake koosoleku algus- ja lõpuaeg
Veenduge, et kuupäev vastaks varem määratud kuupäevale. Kui soovite seda muuta, klõpsake kalendri nuppu. Sobiva koosolekuaja valimiseks kasutage ajaloendist paremal asuvat allanoolt.
Koosoleku lõpuaja kirjutamine on teie viis austada teise inimese aega, et ta saaks ennustada toimuvat ning planeerida päevareise või tööd
Samm 5. Klõpsake ekraani ülaosas jaotises "Koosolek" jaotises "Kohtumine"
Naasete ajakavaekraanile ja näete, et teie kohtumine on ajastatud. Pärast seda saate lisada teema, asukoha ja märkmed.
Kui te ei näe ajakava ekraanil koosoleku kirjet, minge tagasi eelmiste sammude juurde ja korrake seda, kuni kuvatakse teie koosoleku ajakava
Samm 6. Kirjutage üles teema, asukoht ja konkreetsed märkmed
Teavitage koosoleku teemat mõne lühikese sõnaga (näide: “Uue toote test”). Öelge konkreetne asukoht. Kirjutage üles asukohajuhised, kui koht ei ole tavaliselt koosolekute jaoks kasutusel või on raskesti ligipääsetav. Tehke koosoleku jaoks asjakohaseid lisamärkusi (näiteks ettevalmistusi, mida nad peavad tegema).
- Sisestage asukoha aadress, kuigi on tõenäoline, et kutsutu juba teab seda.
- Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu "Saada".
Näpunäide:
Ärge kasutage liiga laia teemat, näiteks „ajurünnakut”, sest sellised sõnad ei anna koosoleku eesmärgi kohta selget teavet. Võite selle asendada sõnaga „mõtle uue toote müüjale”.
Näpunäiteid
- E -kirja või kutset uuesti lugedes veenduge, et see oleks lühike ja segane.
- Kasutage sõbralikku ja professionaalset tooni.
- Kontrollige saajate loendit, veendumaks, et kõik sihtmärgid on kutsutud.
- Sisestage e -posti aadress kasti „pimekoopia”, kui soovite kogu e -posti aadressi saajate eest varjata.
Hoiatus
- Ärge kirjutage kutseid ega e -kirju ilma kuupäeva, kellaaja ja asukohata. Kutsutud on segaduses ja saate kümneid vastuseid nende küsimuste kohta.
- Ärge kirjutage suurtähtedega, sest seda tõlgendatakse karjumisena ja see on väga ebaprofessionaalne.
