E -post on tänapäeva maailmas üks levinumaid suhtlusviise. Teadmine, kuidas ennast teistele e -posti teel tutvustada, võib teie karjääri ja võrgustikku parandada. Lühikese ja selge sissejuhatava e -kirja kirjutamine suurendab e -kirja lugemise ja lugeja teiega suhtlemise võimalusi. Vältige mõningaid levinumaid vigu, et veenduda, et teie e -kirjad eristuvad teistest.
Samm
Meetod 1 /3: tugeva e -kirja käivitamine
Samm 1. Veenduge, et e -kirja teema oleks selge
Saajad peavad enne e -kirja avamist teadma selle kontuuri. Veenduge, et see oleks lühike; sest pikad asjad võivad keeruliseks minna. Sissejuhatava e -kirja jaoks võite kirjutada "Sissejuhatus - teie nimi".
- Pange teema kindlasti kirja! Sageli esinev viga on see, et unustatakse meilist kirjutada.
- Mobiilseadmed kuvavad tavaliselt ainult umbes 25–30 tähemärki, nii et jätke see lühikeseks.
Samm 2. Avage äritervitusega
Ärge alustage sõnaga "tere" või "tere". Sellised tervitused ainult siis, kui tunnete inimest. Alustage õigete äritervitustega. Vältige saaja eesnime kasutamist.
- "Preilile/härrale/prouale" - kui te pole naissaaja perekonnaseisu suhtes üldse kindel, kasutage alati preili, et olla viisakam.
- "Huvitatud osapooltele" - seda tervitust tuleks kasutada ainult siis, kui te pole kindel, kes sõnumi saab.
Samm 3. Tutvustage ennast
Esimene lause peaks saajale ennast tutvustama. See võimaldab neil seostada nime ülejäänud meilisõnumiga.
- "Mina…"
- Andke pealkiri, kui see on saadaval. Kui teil on mitu kraadi, valige lihtsalt kõige olulisem või asjakohasem.
Meetod 2/3: e -kirjade kokkuvõtlik hoidmine
Samm 1. Selgitage, kuidas saate adressaadi e -posti aadressi hankida
Rääkige adressaatidele, kuidas leidsite nende kontaktandmed. See aitab näidata, et järgite nende saavutamiseks õiget teed.
- "Teie kontorijuht andis mulle selle e -posti aadressi"
- "Leidsin selle e -posti aadressi teie veebisaidilt"
- "Nii-nii ja nii-ja-nii ütlesin, et peaksin teile helistama"
Samm 2. Rääkige viimasest üksteise nägemise ajast (kui üldse)
Kellegi mälu äratamine tekitab rohkem kaasatust.
- "Me rääkisime lühidalt eelmisel nädalal toimunud konverentsil"
- "Me rääkisime eile telefoniga"
- "Ma nägin teie esitlust …"
Samm 3. Jagage ühiseid huve
See aitab teil adressaatidega ühendust võtta ja muudab teie ettevõtte e -posti vähem ummikseisu. Ühiste huvide väljaselgitamiseks võite veidi uurida e -kirja saajat. Vaadake ka Facebooki, Twitterit ja LinkedIni.
- Öelge kindlasti, kust selle ühise huvi leidsite, vastasel juhul võidakse teid jälitajana näha.
- Kui võimalik, säilitage e -kirja sisu, mis on seotud ettevõttega, mis on seotud ühiste huvidega, näiteks midagi teie valdkonnas või jagatud professionaalset kirge, mida soovite jagada.
Samm 4. Esitage ühenduse loomise põhjused
Ärge oodake liiga kaua, et jõuda e -kirja tuumani. Keegi ei loe e -kirja paar lõiku edasi, enne kui jõuate oma e -kirjani. Selgitage selgelt ja lühidalt, mida soovite ja miks te selle inimesega ühendust võtate. Kui küsite nõu või esitate mõne muu taotluse, veenduge, et taotlus oleks hästi hallatud, eriti kui see on teie esimene kontakt.
- "Olen huvitatud rohkem teada saama …"
- "Tahaksin teiega kohtuda, et arutada …"
- "Ma tahan teie arvamust …"
Samm 5. Veenduge, et teie e -kiri oleks keskendunud ühele teemale
Viltunud meil kaotab adressaadi huvi või unustab, miks meili saatsite. Hoidke oma sissejuhatav e -kiri lihtne ja küsige adressaadilt ainult üht.
Meetod 3/3: e -kirja lõpetamine
Samm 1. Tänage saajat aja eest
Kogu e -kirja lugemine võtab tõsiselt, nii et tänage kindlasti adressaati selle lugemiseks kulunud aja eest. See lihtne viisakus parandab oluliselt adressaadi meeleolu ja suurendab teie võimalusi vastuse saamiseks.
- "Ma hindan, et leidsite aega selle kirja lugemiseks."
- "Tänan teid, et leidsite oma ajakavast selle lugemiseks aega."
Samm 2. Valmistage üleskutse tegevusele
Paluge adressaadil vastata e -kirjale, helistada, mõelda teie ettepanekule või midagi muud, et teda kaasata. Teine võimalus sideme suurendamiseks on esitada küsimusi.
- "Helistage mulle, kui teil on vaba aega"
- "Kohtume millalgi lõuna ajal"
- "Mida sa arvad…?"
- "Ootan teie vastust"
Samm 3. Lõpeta meil
Professionaalse e -kirja lõpetamisel öelge kindlasti lühidalt aitäh. Lihtne viimane tervitus hoiab e -posti professionaalsena, kuid väljendab siiski teie tänu.
- "Lugupidamisega",
- "Aitäh",
- "Parimate soovidega",
- Vältige lausumist „Tervitused ja tervitused“, „Lugupidamisega“, „Tervist!“, „Tervitused rahu eest“, „Täname tähelepanu eest“.
Samm 4. Kaasa allkiri
Kui te pole oma e -posti teenust allkirja sisaldama seadistanud, lõpetage see kindlasti oma nime, tiitli ja kontaktandmetega. Ärge koormake seda jaotist viie telefoninumbri, kahe e -posti aadressi ja kolme veebisaidiga. Olge lihtne, nii et adressaat teab parimat viisi teiega uuesti ühenduse loomiseks. Vältige tsitaatide lisamist oma allkirja.
-
-
- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
-
Samm 5. Kontrollige e -kirja õigekirja
Enne nupul „Saada” klõpsamist leidke mõni hetk oma e -kiri paar korda läbi ja parandage leitud vead. See meil on tõenäoliselt teie esimene kontakt adressaadiga, seega jätke kindlasti parim mulje. Õigekirja- ja grammatikavead muudavad teie e -kirjad koheselt palju vähem professionaalseks.
