Kui soovite või mitte, võib olekuaruande kirjutamine olla suurepärane viis saavutuste edastamiseks. Hea olekuaruanne aitab ülemusel ja ka teil jälgida ülesandeid ja töötulemusi. Järgnevalt on juhend hõlpsasti loetavate olekuaruannete kirjutamiseks.
Samm
Meetod 1: 1: olekuaruande kirjutamine
Samm 1. Andke aruandele pealkiri ja kuupäev
Kuupäeva sisaldav pealkiri (näiteks "Detsembri esimese nädala tulemused") on tõhus pealkirjavalik. Kirjutage aruandesse kindlasti kuupäev.
- Kui aruanne saadetakse e -postiga, saate päisena kasutada nime ja kuupäeva.
- Kui aruanne on dokument, pange dokumendi pealkirjaks kuupäev ja pealkiri.
Samm 2. Kirjutage üles üksikasjalik teave projekti kohta, näiteks projekti nimi, algus-/lõppkuupäev ja töötajate nimed
Samm 3. Kirjeldage saavutusi rubriikidega "Saavutused", "Ülesanne täidetud" jms
- Märkige kindlasti aruandeperiood, nt nädal, kuu, kvartal jne.
- Aruande alustamiseks kasutage aktiivseid tegusõnu, näiteks "lõpetama", "selgitama", "kujundama", "parandama", "viimistlema" jne.
- Iganädalaste aruannete jaoks võite lihtsalt lisada 3–6 punkti, iga lause pikk.
Samm 4. Kirjutage üles, mida tuleb järgmisel aruandeperioodil teha, pealkirjad "Järgmine plaan", "Järgmine ülesanne", "PR" jne
- Arvutage võimaluse korral ülesande täitmiseks kuluv aeg, näiteks "Kujunduse muudatuse dokumenteerimine (hinnanguline aeg: 2 päeva)".
- Sobitage järgmine ülesanne oma projekti ajakavaga.
- Iganädalaste aruannete jaoks võite lihtsalt lisada 3–6 punkti, iga lause pikk.
Samm 5. Kirjutage üles ka probleemid, mis teil praegu esinevad või tekivad rubriikides "Probleemid" või "Probleemid ja kommentaarid"
Selle jaotise jaoks saate kirjutada 1-2 lühikest lõiku.
- Näiteks kui teil on probleeme tarnijaga ühenduse võtmisega, kuna sel nädalal pole kedagi kontoris, või kui teil on soovitusi oma ettevõtte töö parandamiseks, kirjutage need jaotisse „Probleemid ja kommentaarid”.
- Kui teavitate lihtsalt probleemist, kuid ei vaja abi selle kirjutamisel, ärge unustage seda mainida. Kommentaarid, nagu „Probleem lahendati 2 päeva jooksul”, ütlevad teie juhendajale, et ärge sekkuge, kuid jälgige oma probleemi.
- Kui teie tööprobleem ei lahene, ei saa juhendaja öelda, et te ei öelnud talle.
Samm 6. Lugege aruanne uuesti läbi, seejärel saatke see asjaomastele osapooltele
Näide
Siin on wikiHow redaktori olekuaruande näidis. Vastake selle näite stiil, vorming ja saavutuste loend oma töö andmetega, kuid pidage meeles, et iga samm algab aktiivse tegusõnaga.
Staatusaruanne 26. september 2011.
Valmis
- Alustas 3 artiklit: 1 artikkel teie enda ideest, 2 artiklit taotluste täitmiseks.
- Töötage välja 2 artiklit
- Kirjutage 1 artikkel ümber
- Patrullib ligi 400 muudatust ja kontrollib õigekirjavigade/dubleerimiste redigeerimistaotlusi.
Järgmine plaan
- Pildi lisamine 1 artiklile.
- Lugege uuesti ja muutke 1 artiklit.
- Paluge meditsiinilise tausta või esmaabiga toimetajal luumurde käsitlevaid artikleid üle vaadata. Autoril puudub meditsiiniline taust, mistõttu ta kahtleb oma uurimistöö tulemustes.
- 1 artikli läbivaatamine, mis on juba hea, kuid nõuab stiililist täiustamist ja lisateavet.
Probleemid/kommentaarid
- Aitäh programmeerijatele, sest nad hoolitsesid selle nädala tarkvarauuenduse ladusa sujumise eest. Esinenud probleemidest teatatakse hiljem.
- Vabatahtlik on kurb, sest tema kass suri. Vabatahtlikel paluti kõigepealt puhata.
Näpunäiteid
- Kui võimalik, kirjutage positiivne aruanne. Aruanded ei ole koht, kus kurta, vihastada ega vabandada. Üks viis positiivse aruande kirjutamiseks on probleemist teatamisel anda soovitusi või vähemalt juhiseid probleemi lahendamiseks. Teie soovitus on tõend selle kohta, et võtsite probleemi lahendamiseks initsiatiivi.
- Ütle aitäh õiges kohas, näiteks töökaaslasele, kes on teid aidanud. Kui aitate teist töökaaslast, mainige seda ka aruandes.
- Olge aruandluses aus. Ärge teatage asjadest, mida te ei tee.
- Kirjutage lühike aruanne. Teie juht on hõivatud inimene, tal pole palju aega teie aruannet lugeda. Kui juht vajab lisateavet, küsib ta seda.
- Kui kirjutate aruande reede pärastlõunal, saate esmaspäeva hommikul tööle naastes teada, kui kaugele teie töö edeneb.
- Kui teil on palju asju jälgida (ostutaotlused, muutmistaotlused, töösoovid, märkmed jne), võib tabeli või andmebaasi loomine olla hea viis nende jälgimiseks.
- Kirjutage konkreetseid aruandeid.
- Tehke aruandest endale koopia. Koopia võib teid aidata CV kirjutamisel või saavutuste kirjutamisel, kui on aeg tõsta.
- Kui soovite olekuaruannet kirjutada, kirjutage aruanne regulaarselt või vähemalt saavutust, nii et te ei kuluta tundide kaupa oma tegemiste jälgimisele. Kirjutage iga päev kohalolijate kaardi täitmisel saavutused üles.
- Seda olekuaruande kirjutamise meetodit saab kasutada ka siis, kui teatate koosolekul projekti olekust.
- Aruandmine millestki, millest olete just alustanud, raamatust, mida just lugesite või millestki, mida uurite, on hea. Kõike ei jõua nädalaga ära teha ning ettevalmistus võib olla aeganõudev ja anda projektile lisaväärtust.
Hoiatus
- Kirjutage aruandeid professionaalselt. Teie aruannet võib lugeda rohkem inimesi, kui arvate, eriti kui see saadetakse meilile.
- Kui saadate ülemusele soovimatu aruande, olge valmis järgmisel nädalal sama raporti kirjutama!
- Üldiselt ärge andke liiga palju lubadusi. Lihtsalt ütle mulle, mida saate teha.
