Elus on palju sündmusi, mis nõuavad aja pikendamist. Võib -olla vajate aega kodutööde tegemiseks või teil on probleeme tööprojektide õigeaegse lõpetamisega. Sellistel aegadel peaksite suutma tõhusalt ja asjakohaselt kirjutada kirja, milles palutakse ajapikendust. Mõelge oma soovile, näiteks kui palju aega vajate ja miks? Seejärel kirjutage kiri ametlikus stiilis ja saatke see koos jälgijaga, et hoida teid rahulikuna.
Samm
Meetod 1 /3: kirja sisu koostamine
Samm 1. Kirjutage niipea kui võimalik
Kui teate, et vajate pikendust, valmistage kohe kiri ette. Sa peaksid andjale andma võimalikult palju aega oma olukorra üle otsustamiseks. Peate ka valmis olema, hoolimata asjaolust, et palute ajakava kohandamist.
Samm 2. Määrake, kui palju lisaaega vajate
Kaaluge kõiki tegureid ja esitage realistlik taotlus. Kui nõutud aeg on liiga lühike, peate võib -olla hiljem pikendust küsima. Kui vähegi võimalik, ei tohiks tähtaegadest mööda minna. Seega on parem, kui teie arvutused on natuke liialdatud.
- Olenevalt olukorrast võiksite seda kirja pidada läbirääkimiste osana. Sel juhul on mõistlik küsida rohkem aega, et oleks veel ruumi kompromissiks ja leiaks kesktee.
- Mõõtke oma kiirust oma praeguste edusammude põhjal ja seda, milline osa on veel lõpetamata. Näiteks kui olete konsulteerimisprojektiga tegelenud kolm kuud, peaksite oskama hinnata, kui palju tööd on veel pooleli.
- Arvesta, et kirja saajal võib olla ka ajaline piirang. Võib -olla on neil ka tähtaeg, mis tuleks nüüd tagasi lükata. Näiteks peavad õppejõud tavaliselt teaduskonnale semestri keskel hindeid andma ja peavad õpilaste ülesannete esitamise ajastama vastavalt tähtajale.
Samm 3. Teadke reegleid
Enne korrigeerimise küsimist teadke täpset tähtaega. Ärge jätke muljet, et te ei saa oma aega juhtida, paludes pikendust ilma praegust olukorda teadmata. Näiteks mõned valitsusasutused nõuavad, et esitaksite taotluse 24 tunni jooksul pärast esmast kontakti. Kui te ei suuda seda täita, võite öelda, et ajakava on liiga tihe.
Samm 4. Lisage usutav seletus
Sa pühendad kirja koostamisele aega ja ka vastuvõtja võtab selle lugemiseks aega. Niisiis, muutke see kiri sisukaks. Mõelge oma tegelikule põhjusele ja edastage see saajale ausalt. Ära valeta ega liialda põhjustega, sest kaotad ennast.
- Hea põhjus võib olla soov teha põhjalikku ja hoolikat tööd. Näiteks kui olete lõpetamas projekti, mis mõjutab suure hulga inimeste turvalisust, tuleb selle fakti märkimine oma selgitustes teile kasuks.
- Kui põhjuseid on mitu, valige parim. Näiteks kui lükkate tööpakkumise edasi, öelge, et soovite teha täiendavaid uuringuid kolimiskulude kohta (kui see on tõsi), ärge öelge, et ootate ka teist pakkumist.
Samm 5. Esitage mõned valitud üksikasjad
Üksikasjad annavad autentsuse ja kirjutamisoskuse. See on eriti oluline, kui kirjutate valitsusele või inimrühmale, kellega te pole kunagi isiklikult kohtunud.
- Näiteks kui teie vanaisa suri kaks päeva enne kolledži essee tähtaega, võiksite seda sündmust kirjeldada kui „perehädaolukorda”, mitte ainult „hädaolukorda”. Peate mainima ka oma vanaisa lahkumist ja mõningast teavet oma kodumaareisi kohta.
- Valmistage enne taotluse esitamist ette dokumendid. Võimalik, et peate kirjeldama oma eelmist taotlust või tööd, eriti kui tegemist on valitsuse või muude ametiasutustega. Teie juhtumile tuleb kasuks, kui näitate, et olete siiani täitnud kõiki protsessi samme.
Samm 6. Valige positiivne stiil ja sisu
Keegi ei taha lugeda kirja, mis sisaldab kaebust. Selle asemel kirjeldage negatiivset sündmust kiiresti ja tasandage, seejärel liikuge soovitud positiivse lahenduse juurde. Näiteks kui tunnete, et teie algne palgapakkumine on liiga madal, võite kirjutada: "Mul on vaja aega teie pakkumise kaalumiseks. Siiski tunnen, et kõrgem palk võimaldab mul tõhusamalt töötada."
Samm 7. Uurige kirja enne selle saatmist
Võtke oma kirja uuesti saatmiseks paar minutit aega. Otsige toimetamis- ja trükivigu. Käivitage arvutis grammatika- ja õigekirjakontrolli programm. Paluge oma usaldusväärsel sõbral seda lugeda. Ärge kiirustage ega jätke seda sammu vahele, sest kui teete vea, näete seda ettevaatamatuna ja see võib lõpptulemust mõjutada.
Meetod 2/3: järgides ametlikke kirjade kirjutamise reegleid
Samm 1. Valmistage ette pealkirja jaotis
Kuupäev peaks olema lehe paremas ülanurgas. Jätke selle all üks rida vahele, seejärel kirjutage aadress, samuti paremale joondatud. Seejärel jätke teine rida vahele ja kirjutage vasakule joondatud adressaadi täielik aadress.
Kui taotlus saadetakse e -posti teel, võite kuupäeva ja aadressi osa välja jätta ning minna otse tervituse juurde. Veenduge siiski, et kasutate tõhusat ja selget teemat. Näiteks kui saadate õppejõule kirja, kirjutage teema "Andi Widodo Jaava ajalootöö pikendamise taotlus"
Samm 2. Kasutage ametlikku ja täielikku tervitust
Alustage sõnaga "Kallis". Seejärel järgige pealkirja ja nime. Näiteks: „Kallis. Härra Baskoro "või" Kallis. Proua Darmawati ". Mõnikord peate kasutama ka keerulist pealkirja, näiteks: „Kallis. Professor Abdurrahman "või" Kallis. Raden Wiraningrat ".
- Isegi kui teate adressaati mitteametlikult, on see kiri siiski ametlik taotlus, nii et stiil ja sisu peaksid olema ametlikud. Ärge kirjutage näiteks: "Tere, Don".
- Proovige leida konkreetne isik, kes teie kirja kätte saab. Vastasel juhul näeb teie kiri välja nagu vormistatud kiri. Näiteks: „Kallis. Raden Wiraningrat "on parem kui" Huvilistele ".
Samm 3. Kasutage lühikese lõigu vormingut
Kirja sisu peaks koosnema ainult 1-3 lõigust. Enamikul juhtudel saate avada 1-2 rida, selgitada taotlust 2-4 rida ja lõpetada 1-2 rida. Kui peate välja töötama kuni kolm täispikka lõiku, eraldage sissejuhatus, sisu ja järeldus.
Kirja avamiseks võite öelda: "Mina olen Andi Widodo, õpilane, kes käib teie jaava ajaloo tunnis igal esmaspäeva hommikul ruumis III-C." See äratab lektori mälu ja ta ei pea otsima, kes sa oled
Samm 4. Pöörake tähelepanu kokkuvõtvatele sõnadele
Ärge unustage kindlate järelduste tähtsust. Kasutage seda viimast lauset oma juhtumi kordamiseks (ühes reas) ja tänage adressaati aja eest. Võite kirjutada: "Tänan teid aja ja tähelepanu eest."
- Sulgege kiri oma nime ees ametliku tervitusega. Mõned neist on „Lugupidamisega”, „Lugupidamisega” või „Kogu lugupidamisega”.
- Kui vajate vastust teatud aja jooksul, lisage see teave selle lõppu. Saate selle tänurivile panna. Näiteks: "Täname tähelepanu eest ja ootan teiega järgmisel nädalal vastust." Seda lõiku kirjutades proovige mitte jätta muljet, et saajale avaldatakse survet või tagaajamist.
Samm 5. Sisestage oma täisnimi ja allkiri
Tervituse „Lugupidamisega” all jätke 3-4 rida tühjaks. Seejärel kirjutage täisnimi vasakule joondatult. Kasutage algset allkirja lisamiseks tühja rida. Kui see kiri saadetakse e -posti teel, võite tühja rea kustutada ja lihtsalt nime sisestada.
Meetod 3/3: kirjade saatmine adressaatidele
Samm 1. Tehke oma kirjast koopia või salvestage see
Pärast mustandi korrektuuri ja enne selle saatmist tehke kirjast (üle PDF -i üle kantud) foto, salvestage mustand võrgus või paljundage see. Võimalik, et peate märkima kättetoimetamise kuupäeva, kui see ei ühti kirja kuupäevaga. Hoidke seda koopiat isiklike failide jaoks kindlas kohas.
Samm 2. Saatke tavalise saatmisega
Viige kiri postkontorisse, andke sekretärile või pange postkasti. Kui soovite kinnitust, et kiri on kätte saadud, küsige jälgimisteenust.
Kui kiri saadetakse postiga, veenduge, et see oleks trükitud kvaliteetsele ja hea tindiga printerile. Käsitsi kirjutatud taotluskirju üldiselt ei aktsepteerita
Samm 3. Saatke see e -posti teel
See on ilmselt parim viis päringu saatmiseks, kuna see ei võta palju aega ja on väga usaldusväärne. Veenduge, et adressaadi e -posti aadress on õige ja lisage teemasse vajadusel teie identifitseerimisnumber.
- Saaja näeb e -kirja saatmise päeva ja kellaaega. Olge sellest teadlik, kui saadate sageli e -kirju hilisõhtul.
- Veenduge, et teie e -kiri oleks teie kasutatava aadressiga ametlik. Esitage professionaalse välimusega kontolt. Tööks sobiva e -posti konto näide on "[email protected]".
- Kui saadate kirja faksi teel, oodake kindlasti kinnituslehte, mis näitab, et teie kiri on edukalt saadetud ja vastu võetud.
Samm 4. Esitage kirja asemel päring telefoni teel
Kui teie taotlus on kiireloomuline või hakkab jõudma viimasele minutile, võib olla hea mõte seda isiklikult telefoni teel küsida. Kui see nii on, siis pidage kinni formaalsest suhtumisest ja rääkige oma juhtumist sidusalt.
Näpunäiteid
- Proovige kirjutada ühe lehe või vähem tähte. Selline kiri tundub täielik, kuid samas kergesti loetav.
- Tea, kas adressaat saadab vastuse, näiteks kinnituskirja.
Hoiatus
- Lubage midagi realistlikku. Ära lase oma lisaaega kulutada lisaülesannetele.
- Kasutage seda laiendust maksimaalselt ära. Ärge lubage teil uuesti pikendust küsida.
- Veenduge, et olete lisanud kõik vajalikud vormingud. Mõned organisatsioonid nõuavad, et kasutaksite enda määratud tähtede vormingut.
