Nädalaaruandeid kasutatakse tavaliselt paljudes ettevõtetes ja jaemüügikeskkondades või uurimisprojektides ja praktikal. Kirjutage lühikesi ja kokkuvõtlikke iganädalasi aruandeid, et teie ülemusel oleks teie tehtud edusammudest selge pilt.
Samm
Osa 1: 3: teabe korraldamine
Samm 1. Määrake aruande eesmärk
Kuigi tööülesande osana peate esitama iganädalasi aruandeid, ei ole aruande eesmärk töökohta säilitada. Põhjuste teadmine, miks teie ülemus küsib iganädalast aruannet, aitab teil täpselt kindlaks teha, millist teavet tuleks aruandesse lisada ja mis on kõige olulisem.
- Tavaliselt kirjutatakse aruandeid, et hoida juhid teie projektiga praegu kursis või aidata neil otsuseid langetada.
- Näiteks kui olete jaekaupluse juhataja, võidakse teil paluda esitada nädala aruanne, mis võtab kokku nädala müügi. Tööandjad kasutavad neid aruandeid poe toimivuse, hinnataseme ja saadud tellimuste hindamiseks.
- Kui esitate praktika- või uurimisprojekti kohta iganädalase aruande, on selle eesmärk näidata oma ülemusele või juhendajale, kui palju te edenete, ning jagada olulisi läbimurdeid ja avastusi.
Samm 2. Otsustage, kes aruannet loeb
Aruande kavandamisel on oluline teada, kes on teie publik. Kui te ei tea, kes aruannet loeb (ja miks), pole teil mingit võimalust teada saada, milline teave on kõige olulisem.
- Vaatajaskonna tuvastamine aitab teil mõista ka seda, kuidas teie aruanne peaks olema üles ehitatud ja millist keelt kasutada. Näiteks võite kirjutada tõese aruande, kui publik on viieaastaste rühm, kui siis, kui kirjutate seda suure ettevõtte juhtidele.
- Samuti saate selgema pildi sellest, mida teie publik juba teab ja mida peate üksikasjalikumalt selgitama või esitama täiendavaid viiteallikaid. Näiteks kui kirjutate iganädalast ettekannet mingis juriidilises küsimuses ja seda loeb grupp juriste, ei ole vaja esitada üksikasjalikku kokkuvõtet seadusest. Selline kokkuvõte võib aga osutuda vajalikuks, kui kirjutate aruande juhtidele või administraatoritele, kellel puuduvad juriidilised teadmised.
- Kui aruannet on vaja praktika, uurimisprojekti või muu akadeemilise tegevuse jaoks, pidage meeles, et publik ei ole teie õppejõud ega juhendaja, kuigi aruanne esitatakse neile. Selles kontekstis publiku leidmiseks keskenduge oma projekti olemusele ja distsipliinile tervikuna.
Samm 3. Seadke esikohale aruande põhipunktid
Kuigi peaksite proovima oma raportit võimalikult lühidalt hoida, on võimalik, et teie publik ei loe seda kõike. Sellele vastamiseks peaksite aruande algusesse paigutama kõige olulisema teabe või lõpptulemuse.
- Näiteks kui aruande eesmärk on võrrelda ja vastandada kolme erinevat kaubamärki seadmeid ning soovitada seda, mis on teie arvates ettevõtte vajadustele kõige sobivam, tuleks järeldus kirjutada alguses. Seejärel saate selgitada, miks.
- Üldiselt peaks aruande esimene leht sisaldama tulemuste, soovituste või järelduste kokkuvõtet. Kasutage ülejäänud aruannet, et süveneda ja lugejad loevad edasi, kui tunnevad vajadust või soovivad oma leidudest paremini aru saada.
Samm 4. Olge teadlik saatusest, mida aruanne tavaliselt kogeb
Enamikul juhtudel koostatakse iganädalased aruanded andmete säilitamise nõuete kohta ja need salvestatakse vastavatesse arhiividesse. Nädalaaruandeid loetakse enamikus kontekstides harva tervikuna ja te ei tohiks teisiti oodata.
- Kuid ärge kasutage seda fakti ettekäändena aruannete võltsimiseks või nende kallal töötamiseks, et need oleksid madala kvaliteediga. Aruanded peavad kajastama ennast ja teie tööeetikat. Lohakalt koostatud aruannet tõenäoliselt märgatakse ja öeldes: "Ma teadsin, et te ei loe seda" ei ole vabandus ebastandardse töötoote tootmiseks.
- Kuigi aruanne tervikuna peaks olema kvaliteetne ja hästi kirjutatud, keskenduge aruande osadele, mida publik tõenäoliselt loeb. See jaotis on tavaliselt kokkuvõte või soovitus. Peaksite selle kirjutama ilma vähimagi veata.
- Pidage meeles, et ülemused ei loe kogu aruande sisu mitte sellepärast, et nad pole huvitatud või pole olulised. Kõrgema juhtkonna või juhtivatel ametikohtadel töötavad inimesed on väga hõivatud ja neil on oskus koguda tõhusaks otsuste tegemiseks vajalikku teavet. Nad ei loe kogu aruannet, kui see pole absoluutselt vajalik, kuid salvestavad selle igaks juhuks, kui tahavad seda hiljem uuesti lugeda.
Osa 2/3: Aruannete vormindamine
Samm 1. Küsige näidist
Paljudel ettevõtetel on iganädalaste aruannete standardvorming ning juhid või juhid võivad olla harjunud sellisel viisil teavet saama. Erinevate vormingute kasutamine võib põhjustada pettumust ja segadust.
- See on müügiaruannete koostamisel väga oluline. Juhid on harjunud aruandeid lühidalt vaatama ja teadma, kust lehelt nad teatud numbreid või teavet leiavad. Erinevate vormingute kasutamine muutub ebaefektiivseks meetmeks, kuna nad on sunnitud vajaliku teabe leidmiseks kogu aruande läbi lugema.
- Küsige administraatori assistendilt, kas on olemas mall, mille abil saate aruande kirjutada. Nii ei pea te seda tekstitöötlusrakendusega nullist looma. Paljudel ettevõtetel on õigete seadetega dokumendimallid, sealhulgas veerised, tabelid, lõigu stiilid ja fondid.
Samm 2. Kaaluge saatmisviise
Kui esitate aruande trükitud dokumendina või e-kirja manusena, on vorming teistsugune kui siis, kui kirjutasite selle e-kirja teksti osana.
- Näiteks kui saadate aruande e-kirja manusena, peate e-kirja teksti lisama kokkuvõtte. Nii ei pea lugejad teie aruande põhiaspektide mõistmiseks lisa avama.
- Kui esitate aruande füüsilise dokumendina, peate tõenäoliselt kaasama kaaskirja või tiitellehe, et aruannet saaks õigesti tuvastada ja esitada.
- Olenemata sellest, kuidas oma aruannet esitate, veenduge, et teie nimi oleks kõigil lehtedel ja kõik lehed oleksid nummerdatud vormingus „X of Y” (loe: X leht Y -st kokku). Aruannete lehti saab hõlpsasti laiali ajada ja kiire pilguga peaks olema võimalik aru saada, kas aruanne on täielik ja kes selle koostas.
- Saate hõlpsasti lisada vajaliku teabe päisele (päisele) igale lehele. Näiteks võiks päis olla järgmine: „Sarita Hakimi müügiaruanne, pühapäev, 23, lk. 3/7 ".
Samm 3. Lisage kokkuvõte
Kokkuvõte on kogu aruande lühikokkuvõte, tavaliselt vaid üks või kaks lõiku, koos mõne lausega aruande iga osa kohta. Üldine idee on see, et tegevjuht saab seda kokkuvõtet lugeda ja seni, kuni see vastab tema esialgsetele ootustele käsitletava teema kohta, saab ta tegutseda ilma pikemalt lugemata.
- Kokkuvõtte loomisel on väga oluline kasutada selget ja sisutihedat keelt, et seda oleks lihtne mõista. Vältige kõnepruuki või konkreetseid termineid, mis nõuavad selgitust, isegi kui teate, et teie publik tunneb neid termineid väga hästi.
- Kirjutage kokkuvõte lõpus, kui olete aruande kõik muud osad täitnud. Lõppude lõpuks ei saa te kokku võtta midagi, mis pole veel kirjutatud. Isegi kui teil on juba üksikasjalik ülevaade sellest, mida oma aruandesse kirjutada, võivad asjad kirjutamisprotsessi käigus muutuda.
Samm 4. Looge aruande lõikudele ja osadele struktuur
Kui olete aru saanud aruande kirjutamise vormingust, looge aruande osadele ülevaade, mis sobib aruande eesmärgiga.
- Kontrollige kontuuri, veendumaks, et kõik voolab loogiliselt ühest jaotisest teise, ja veenduge, et kontuur on kujundatud nii, et see sobiks aruande jaoks määratud publikuga.
- Üldiselt sisaldab aruanne kokkuvõtet, sissejuhatust, järeldusi ja soovitusi, järeldusi ja arutelusid ning viiteid. Saate lisada manuseid, mis sisaldavad asjakohaseid andmeid, ja sisukorda pikemate aruannete jaoks. Kuid iganädalased aruanded ei ole tavaliselt nii pikad.
- Aruande iga osa käsitleb teatud teemat. Selles osas käsitleb iga lõik ühte ideed. Näiteks kui aruande üks osa kannab pealkirja „Lastele populaarsed kaubamärgid”, võiksite iga kaubamärgi kohta eraldi lõigu kirjutada. Kui teete vahet poiste ja tüdrukute rõivastel, looge iga kaubamärgi jaoks alajaotis (õigete subtiitritega), seejärel üks lõik, mis käsitleb brändi pakutavaid poiste rõivaid, ja teine lõik tüdrukute rõivaste kohta.
Samm 5. Vajadusel looge tiitelleht või kaaskiri
Lühemad aruanded ei pruugi nõuda eraldi tiitellehte, kuid pikemad aruanded peaksid sisaldama spetsiaalset lehte, mis tuvastab teid aruande autorina ja selgitab lühidalt aruande eesmärki.
- Tiitelleht erineb kokkuvõttest ja sisaldab sisuliselt teavet, mis on vajalik halduseesmärkide täitmiseks, et aruannet saaks nõuetekohaselt esitada.
- Tööandjatel võib olla spetsiaalne sissejuhatav leht iganädalaste aruannete jaoks. Kui jah, siis veenduge, et kasutate õiget vormingut.
- Tiitelleht peaks sisaldama vähemalt aruande pealkirja või kirjeldust (nt „Nädalane müügiaruanne”), teie nimi ja teiste kaasautorite nimed, ettevõtte nimi ja aruande täitmise või esitamise kuupäev.
Osa 3 /3: Tugeva keele kasutamine
Samm 1. Looge tõhusad pealkirjad ja subtiitrid
Pealkirjad ja alamrubriigid võimaldavad lugejatel kiiresti leida aruande konkreetseid osi, mis neid huvitavad või mida nad tahavad lugeda, et saada täiendavat teavet teie järelduste või soovituste kohta.
- Veenduge, et pealkiri ja alapealkiri kirjeldaksid jaotise või alajao sisu otse ja täpselt.
- Näiteks võite iganädalase müügiaruande koostamisel lisada jaotisi, mis käsitlevad teemasid „Naisterõivaste suundumused”, „Meeste moetrendid” ja „Populaarsed lastebrändid”. Nendesse jaotistesse saate paigutada subtiitrid, et tõsta esile teatud suundumusi või populaarseid kaubamärke.
- Kasutage kõigi rubriikide puhul sama grammatilist konstruktsiooni, et aruanded kõlaksid loogiliselt ja järjepidevalt. Näiteks kui esimeses pealkirjas on kirjas „Meeste rõivastes tugipunkti ehitamine“, peaks teine pealkiri olema „Naisterõivaste trendi juhtimine“, mitte midagi sarnast „Naisterõivaste müüginumbrid“.
Samm 2. Kirjutage aruanne, kasutades selgeid ja lihtsaid lauseid
Lühike kirjutamine lausetega, mis on struktureeritud standardse „subjekti-tegusõna-objekti” järjekorras, annab mõtetele selguse ja annab teie soovitustele ja järeldustele usaldusväärsuse.
- Pärast aruande esimese versiooni kirjutamist lugege see hoolikalt läbi ja kõrvaldage kõik ebavajalikud sõnad. Leidke iga lause jaoks toiming ja asetage verbi kõrvale see, kes toimingu sooritas. Mõelge igale lausele nii, nagu ütleks see „kes mida tegi”.
- Eemaldage mittevajalikud laused ja kasutage pausifraase, näiteks „peale”, „eesmärgiga” või „korras”.
- Võib arvata, et selline kirjutamisstiil on igav, kuid iganädalaste aruannete kirjutamise eesmärk ei ole meelelahutus. See stiil on kõige tõhusam oma mõtte edastamiseks ja lugejale teabe edastamiseks.
Samm 3. Veenduge, et teie kirjutis oleks objektiivne ja erapooletu
Teie soovitused peaksid põhinema konkreetsetel tõenditel, mitte arvamustel või tunnetel. Veenduge lugejat tugevate, selgelt kirjutatud faktidega.
- Vältige tarbetuid omadussõnu ja muid sõnu ning väljendeid, millel on negatiivne või positiivne tähendus. Selle asemel keskenduge faktidele tuginevate argumentide kirjutamisele.
- Oletame näiteks, et soovitate oma iganädalases aruandes müügiesindajale reklaamikampaaniat. Toetage soovitust faktidega, mis näitavad, et töötaja on väärt, mitte kirjutage subjektiivseid või emotsionaalseid üksikasju. Väljend „Sari müük on meie poes pidevalt kõrge, kuigi ta töötab ainult 15 tundi nädalas” oleks parem kui „Sari on mu sõbralikum töötaja ja püüab alati anda endast parima, kuigi peab enda eest hoolitsemiseks oma tunde piirama. haige ema."
Samm 4. Kasutage tugevaid sõnu
Aktiivse häälega kirjutades kasutate ühte sõna, mis ütleb lugejale, milline toiming lauses toimub, nimelt tegusõna. Kasutage lühikesi, tugevaid tegusõnu, mis kirjeldavad selgelt toimuvat toimingut.
- Valige lihtsad tegusõnad. Näiteks "kasutada" on parem kui "kasutada".
- Tegusõnad, mis kirjeldavad protsesse, nagu mõtlemine, teadmine, mõistmine ja uskumine, on mõnikord vajalikud, kuid on üldiselt vähem võimsad kui tegevust kirjeldavad verbid. Võimalik, et peate avaldusse süvenema ja selle teoks tegema. Näiteks võite kirjutada „Ma usun, et meie müük järgmise paari kuu jooksul suureneb.” Muutke väidet ja uurige, miks te seda usute. Seejärel saate kirjutada lause, mis viib tegudeni: „Ajalooliselt suureneb müük pühade ajal. Ma ennustan, et novembris ja detsembris müük kasvab.”
- Toimingule orienteeritud kirjutamise säilitamiseks kontrollige aruannet ja proovige eessõnad eemaldada ning asendada need tugevamate verbidega. Näiteks võib “üldise konsensuse” lihtsustada “konsensuseks” ja kui keegi “pakub kaitset”, muutub mulje veelgi tugevamaks, öeldes, et ta “kaitseb”.
Samm 5. Vältige passiivset häält
Passiivse häälega kirjutades panete seda tegijale vähem rõhku ja panete rohkem rõhku tegevuse objektile. Kuigi mõnel juhul on see vajalik poliitilistel või diplomaatilistel põhjustel, põhjustab passiivse hääle kasutamine sageli ebaselget ja segavat kirjutamist.
- Aktiivne hääl premeerib toimingu teinud inimest ja näitab aruande lugejale, kes vastutab tegevuse eest. Mõistmaks, miks see on oluline, kujutlege, et lugesite tulekahju käsitlevat artiklit, mis ütleb: „Õnneks said kõik lapsed päästetud.” Laste päästnud isiku (või isikute) identiteet on oluline. Kui lause kõlab: „Kohalik preester, isa Johan, käis edasi -tagasi läbi tule, mis ümbritses lastekodu ja päästis kõik lapsed”, siis nüüd teate, kes väärib selles olukorras kangelaseks olemist.
- Aktiivsed laused on olulised ka vastutuse võtmise eest tegude eest, millel võivad olla negatiivsed tagajärjed. Kui kirjutate oma aruandesse „Viga on juhtunud”, soovib teie ülemus teada, kes vea tegi, et ta saaks määrata sobiva karistuse. Kui teete vea, aitab teo tunnistamine ja vastutuse võtmine teid tõesti aidata.
- Kirjalikult passiivsete lausete leidmiseks ja kõrvaldamiseks otsige tegusõnu, mis algavad tähega "di-". Kui leiate selle, tuvastage lauses toiming, uurige, kes seda tegi, ja viige see lause algusesse ja keskele.
Samm 6. Edastage teavet visuaalsete elementide abil
Tabeleid ja graafikuid on palju lihtsam lugeda ja jälgida kui lõike, mis pakuvad sama teavet, eriti kui edastatav teave koosneb paljudest numbritest.
- Valige õiged visuaalsed elemendid, et edastada lugejatele teavet neile kasulikul viisil ja kajastada aruande eesmärki.
- Näiteks võite valida joondiagrammi, mis näitab villast jakide müügi suurenemise suundumust. See teabe esitamise viis näitab tõusu tõhusamalt kui tabel, kus on iga kuu müüdavate villapintsakute arv, sest tabel nõuab lugejalt kõigi numbrite vaatamist, võrdlemist ja tõusu, et see on tõusuteel. Kõik, mida saab teha lihtsa joondiagrammi kuvamisega.
- Pidage meeles, et pilku tõmbavad visuaalsed elemendid. Veenduge, et need elemendid näevad välja kenad ja korrastatud ning on paigutatud lehe ülaosas õigesse kohta. Esitate lihtsalt visuaalsed elemendid, mis on teie soovituse või järelduse jaoks olulised.
Samm 7. Kõrvaldage žargoon
Igal tööstusharul või akadeemilisel distsipliinil on teatud vältimatud terminid, samuti moesõnad, mis koguvad populaarsust tuntud raamatutest või artiklitest. Kuigi need sõnad on mõnikord kasulikud, ei anna need tavaliselt lisaväärtust ega suuda sõnumit tõhusalt edastada.
- Kasulik võib olla tööstuse levinumate märksõnade loendi koostamine, et te neid aruannetes üle ei kasutaks. Kui aruanne on valmis, saate neid sõnu dokumendist otsida ja vajadusel asendada.
- Pidage meeles, et lugeja jaoks ei tähenda trendikate märksõnade ülekasutamine, et olete selles valdkonnas „hästi informeeritud“, vaid loob pigem vastupidise mulje. Üldiselt on juhid ja juhid vanemad ning on näinud sadu selliseid sõnu tulemas ja minemas. Kui kasutate seda liiga palju, arvavad nad, et olete laisk ega tea, millest räägite, või üritavad neile lihtsalt muljet avaldada.
- Samuti peaksite vältima liiga keerukate terminite kasutamist. Näiteks kui kirjutate aruande, milles tehakse kokkuvõte juriidilisest probleemist, ei tähenda see, et peate seda palju juriidilise kõnepruugiga pipardama.
Samm 8. Kontrollige hoolikalt tegelasi
Aruanded, mis on täis trükivigu ja grammatilisi vigu, võivad lugejatele ebamugavad olla ja peegeldada teie negatiivset kuvandit. Koostage aruanne aegsasti enne tähtaega, et teil oleks piisavalt aega nõuetekohase iseloomu kontrollimiseks.
- Käivitage kasutatavas tekstitöötlusrakenduses grammatika- ja õigekirjakontrolli programm. See programm jätab vahele palju vigu, eriti kirjavigu, mis põhjustavad homofoonilisi vigu (nt trükkimine "koormatud", kui soovite kirjutada "tingimus").
- Tähelepanelik märkide kontrollimine tagurpidi (tahapoole) on hea viis veendumaks, et te ei jäta vigadest ilma. Pealegi, kui olete kursis sellega, mida soovite kirjutada, edastate selliseid vigu nagu puuduvad sõnad, kuna aju täidab need automaatselt. Seda ei juhtu, kui kontrollite seda tagant ettepoole.
- Aruannete ettelugemine on veel üks tõhus viis vigade tuvastamiseks ja kirjutamisstiili muutmiseks. Kui teil on raske teatud lauset või lõiku lugeda, on tõenäoline, et sellest osast on raske aru saada, sest ka lugejatel on sama raskus. Parandage rasked osad, et need saaksid paremini voolata.
