E -kirja kirjutamine on tegelikult üsna lihtne, kuid on olemas üldine vorming, millele peaksite tähelepanu pöörama. Samuti teadke ametlike ja mitteametlike meilide erinevust. Siin on asjad, mida peaksite teadma.
Samm
Meetod 1 /5: põhilised e -posti saatmise sammud
Samm 1. Looge e -posti aadress
Kui teil pole veel e -posti aadressi, peate enne jätkamist registreeruma e -posti teenuse pakkuja juures. Õnneks võimaldavad paljud tasuta veebipõhised e-posti teenused saada e-posti aadressi ilma raha kulutamata. Mõned kõige populaarsemad veebimeiliteenused on järgmised:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo post
Samm 2. Klõpsake "Koosta" või "Uus"
Enne e -kirja koostamist peate koostamiseks avama uue tühja postkasti. Postkasti avamise viis sõltub kasutatavast teenusest, kuid tavaliselt on lehe ülaosas nupp silt nagu „Koosta”, „Uus” või „Uus sõnum”.
Kui te ei tea, kuidas uut sõnumit luua, vaadake oma e -posti teenuse tugilehelt, kuidas seda üksikasjalikult teha
Samm 3. Kirjutage üles adressaadi e -posti aadress
Te ei pea oma e -posti aadressi üles kirjutama, kuid peaksite kirja panema selle isiku e -posti aadressi, kes teie e -kirja saab.
- Tavaliselt saate mitme e -posti aadressi eraldamiseks kasutada tühikut, kuid mõned teenused nõuavad mitme e -posti aadressi eraldamist koma või muu kirjavahemärgiga. Kui kasutatav teenus nõuab nende kirjavahemärkide kasutamist, oleks teenusepakkuja pidanud juhendama.
- Sisestage väljale "Saaja" esmase adressaadi e -posti aadress. Esmane adressaat on tavaliselt isik, kellele sõnum on mõeldud või millele on viidatud e -kirja sisus.
- Sisestage väljale „CC:” teine e -posti aadress. See veerg on veerg "koopia". Saajad sisestatakse tavaliselt koopiaväljale, kui e -kiri ei ole spetsiaalselt adresseeritud koopia saajale, kuid sellel on asju, mida ta peaks teadma.
- Kasutage e -posti aadresside peitmiseks välja "BCC:". Kui te ei soovi, et adressaadid näeksid, kellele e -kiri on adresseeritud, tippige väljale "pime koopia" adressaadi aadress.
Samm 4. Kirjutage informatiivne pealkiri
Iga e -posti teenus võimaldab teil kirjutada e -kirja pealkirja/teema kasti „Teema”.
-
Teie e -kirja pealkiri peaks olema lühike, kuid andke adressaadile aimu e -kirja sisust.
- Näiteks võib mitteametlik e -kiri sõbrale olla pealkirjaga „Kuidas läheb?”, Aga kui saatsite ülesande e -kirjaga, võib selle pealkirjaks olla „Matemaatikaülesanne”.
- Õppejõududele või ülemustele esitatavate küsimuste pealkirjaks võib olla ka "Küsimused teemal …", millele järgneb lühike silt, mis sisaldab selgitust teie küsitava teema kohta.
- Pidage meeles, et pealkirjata sõnumid ilmuvad adressaatide postkastidesse sildiga „(ilma teemata)”.
Samm 5. Kirjutage oma e -kirja sisu
E -kirja sisu tuleks kirjutada pealkirjavälja all olevasse suurde tekstikasti.
- E -kiri peaks üldiselt sisaldama tervitust, sõnumit ja sulgemist.
- Kuna e -post on mõeldud kiireks suhtlemiseks, peaksite üldiselt veenduma, et teie e -kiri pole liiga pikk.
Samm 6. Vajutage nuppu "Saada"
Kui olete e -kirja koostamise lõpetanud, lugege e -kiri uuesti, veendumaks, et te pole grammatika- või kirjavigu teinud ja et sõnum toob esile teema, mida soovite käsitleda. Kui teie e -kiri on saatmiseks valmis, klõpsake e -kirja saajale saatmiseks sõnumikastis nuppu "Saada".
Meetod 2/5: mitteametliku e -kirja kirjutamine
Samm 1. Tea, millal mitteametlikke e -kirju saata
Mitteametlikud e -kirjad tuleks adresseerida inimestele, kellest hoolite, sealhulgas sõpradele, perele ja partneritele. Kui teie e -post ei ole ametlik ja saadate selle kellelegi, keda tunnete hästi, võite saata mitteametliku e -kirja.
Ainus hea aeg ametliku e -kirja saatmiseks sõpradele või perele on siis, kui saadate ametliku tooniga grupisõnumi, näiteks annetustaotluse või reklaami. Kuna e -kiri saadetakse ka inimestele, kes pole teile väga lähedased, peate nende inimeste meeleheaks kohandama tooni
Samm 2. Kirjutage mitteametlik pealkiri
Te ei pea pealkirja kirjutama, kuid peaksite oma e -posti aadressile pealkirja andma. Kirjutage lühike, lühike ja sõbralik pealkiri.
- Näiteks kui kirjutate e -kirja oma vanale sõbrale, võite kasutada pealkirja, mis paneb teid naerma, või lihtsat pealkirja, näiteks „Long time no see!”.
- Kui kirjutate teatud eesmärgiga e -kirja, kirjutage oma eesmärk üles. Näiteks kui kirjutate e-kirja koosviibimise kohta, pange oma e-kirjale pealkiri, mis seda sündmust mainib.
Samm 3. Kaaluge e -kirjas saaja nime mainimist
Mitteametlike meilide puhul pole see tingimata vajalik, kuid see võib siiski olla viisakas viis sõnumi alustamiseks.
-
Teie tervitus võib olla sama lihtne kui saaja nimi:
Bob,
-
Võite lisada ka sõbraliku tervituse:
- "Tere, Bob!"
- "Härra Bob,"
- "Hommikust, Bob!"
Samm 4. Kirjutage e -kiri selgelt, kuid kasutage mitteametlikku keelestiili
Teie e -kirja sisu peaks olema kergesti mõistetav, kuid mitteametlikul vestlustoonil.
- Lugege e -kirja ja küsige endalt, kas see meil sarnaneb sellega, mida ma ütleksin, kui räägiksin isiklikult? Kui vastus on jaatav, leidsite mitteametlike meilide jaoks õige tooni.
- Kasutage lühendeid. Lühendid ei kuulu ametliku kirjutamise juurde. kuid seda kasutatakse tavaliselt igapäevases vestluses. Seega sobib lühend mitteametlikeks meilideks.
- Soovi korral kasutage slängi. Võite kasutada Interneti slängi, näiteks: "thx" sõna "aitäh" eest. "Titi DJ" tähendab "olge teel ettevaatlik", "s7" "nõus" jne.
- Kasutage vajadusel ka emotikone:).
Samm 5. Kaaluge oma nime kirjutamist e -kirja lõppu
Nagu tervitus, pole sulgemine ega allkiri mitteametlike meilide jaoks tegelikult vajalik, need võivad olla hea viis sõnumi sulgemiseks.
-
Teie e -posti sulgemine võib olla ainult nimi:
- "Jen"
- "-Jen"
-
E -posti sulgemisega saate ka veidi loominguliseks muutuda.
- "See on ammu! Jen."
- "See meil kustutatakse automaatselt. 3… 2… 1…"
3. meetod 5 -st: ametliku e -kirja kirjutamine
Samm 1. Tea, millal on aeg saata ametlik e -kiri
Peaksite kasutama ametlikku e -kirja, kui kirjutate sõnumeid inimestele, keda te hästi ei tunne, näiteks ülemustele, töökaaslastele, klientidele ja klientidele, juhendajatele ja kogukonna/poliitilistele juhtidele.
-
Pidage meeles, et kui teil on selle inimesega suhe, võite ülaltoodud inimestele e -kirju kirjutades tunduda, et ametlik meil pole vajalik. Kui ametlik e-kiri tundub liiga jäik, kirjutage "poolformaalne" e-kiri.
- Poolformaalsetes meilides võib teie stiil olla veidi lõdvestunud, kuid teil pole siiski lubatud kasutada Interneti slängi.
- Poolformaalsetele meilidele peaksite siiski lisama allkirja, kuid te ei pea kõiki oma kontaktandmeid oma nime all esitama.
Samm 2. Kirjutage informatiivne pealkiri
Teie e -posti pealkiri peaks olema lühike, kuid täpne. Minge otse tõstatatud probleemi juurde.
-
Näiteks:
- Kui saadate oma professorile e -kirja esseeülesande kohta, kirjutage "Esseeküsimused".
- Kui kandideerite tööle, millest teate kuulutuse kaudu, kirjutage "Juhtpositsiooni taotlus (reklaamilt)".
- Kui kirjutate e -kirja, milles palute klienditeeninduselt abi või teatate tehnilisest probleemist, kirjutage „Probleem osa #000000“.
Samm 3. Kirjutage ametlik tervitus
Ametlik tervitus peab sisaldama "Kallis/kallis", millele järgneb saaja nimi. Kasutage adressaadi perekonnanime ja sobivat pealkirja, seejärel lõpetage tervitus punktiga.
-
Näiteks:
- "Kallis härra Smith"
- "Kallis proua Jones"
- "Kallis dr Evans"
Samm 4. Veenduge, et e -kirja sisu oleks sihitud ja täpne
Veenduge, et selle pikkus ei ületaks mõnda lõiku ja et sisu oleks tõesti mõeldud e -kirja teema katmiseks. Kasutage ametlikku keelt ja veenduge, et õigekiri ja grammatika on õiged.
- Vältige lühendite kasutamist.
- Ärge kasutage Interneti slängi ega emotikone.
Samm 5. Kasutage sobivat lõpetamistervitust
Kõige tavalisem lõpetamistervitus on "Tervitused", kuid võite kasutada ka mitmeid teisi lõpetamistervitusi. Kasutage viisakat lõpetamistervitust ja lõpetage komaga.
-
Teised lõpetamistervitused, mida saate kasutada, on järgmised:
- Parimate soovidega,
- Aitäh,
- Parimate soovidega,
Samm 6. Vajadusel lisage oma allkirja kontaktandmed
Lisage oma täielik nimi e -kirja lõpptervise alla. Oma nime alla võiksite lisada oma ametinimetuse ja nõutava kontaktteabe.
- Teie ametikoht, kui see on olemas, peab sisaldama selle ettevõtte/asutuse ametikohta ja nime, kus te töötate.
- Lisage vähemalt telefoninumber, faksinumber ja e -posti aadress. Võite lisada ka postiaadressi ja veebisaidi.
Meetod 4/5: mitteametliku e -posti tüübid
Samm 1. Kirjutage e -kiri sõbrale, kes kolis koju
Kui teie sõbrad, pere või partner on hiljuti majja kolinud, kirjutage e -kiri nende seisundi kohta. Küsige, kuidas nende migratsiooniprotsess kulgeb, kuidas on nende uus keskkond jne.
Samm 2. Saatke e -kiri sõbrale, kes pole teile kunagi e -posti aadressi andnud
Kui saate sõbra e -posti aadressi kelleltki teiselt, on väga oluline e -kiri kirjutada ja veenduda, et sõbra e -posti aadress on õige. Ärge unustage selgitada ka seda, kes te olete.
Samm 3. Õpi meestele e -kirju kirjutama
Kui olete naine ja kirjutate mehele esimest korda e -kirja, võite tunda ärevust, eriti kui see mees on mees, kes teile võib meeldida. Proovige kirjutada e -kiri, mis näeb välja pingevaba, kuid siiski tark ja rahulik.
Isegi kui see tundub ohtlik, võite oma armastuse väljendamiseks kirjutada e -kirja
Samm 4. Õppige naistele e -kirju kirjutama
Kui olete mees, kes esmakordselt naisele meili saadab, võib see protsess teile liiga keeruliseks osutuda. Rahunege maha ja kirjutage sõnum, mis näeb välja juhuslik, kuid samas korralik.
Samm 5. Kirjutage sooviaadress
Kui soovite e -kirja saajale naljakas tunduda, kasutage sama keelt kui võrgutavat keelt, mida kasutate adressaadi ees. Võite kasutada ka emotikone või väljendeid nagu "kallistused ja suudlused".
Samuti saate tutvumissaitidel tuttavatele inimestele võrgutusmeile kirjutada. Kui kirjutate seda meili, peate välja nägema võrgutav ja informatiivne, et ta teaks, kes te olete
Samm 6. Kirjutage armastusmeil
Sellel digitaalajastul on armastusmeilid sama olulised kui armastuskirjad. Kui teie partner on väljas ja soovite oma armastust avaldada, on kiireim viis seda teha e -posti teel.
5. meetod 5 -st: ametlike meilide tüübid
Samm 1. Saatke oma tööavaldus e -posti teel
Kui saatsite oma taotluse e -postiga ja jätkasite, peaksite selgitama, millisele vabale ametikohale kandideerite, miks soovite seda tööd ja millise kvalifikatsiooniga teil see töö sobiks. Lisage oma CV ka manusena.
- Praktikale kandideerimiseks võite kirjutada ka e -kirja. Selgitage, millist praktikat soovite ja kuidas see võib aidata teil oma karjäärieesmärke täita. Lisage ka põhjused, miks peaksite praktikale valima.
- Kui te ei saa vastust kandideeriva ametikoha kohta, saatke järelmeil.
Samm 2. Tea, kuidas õppejõududele e -kirju saata
E -kirjade saatmine professoritele võib olla heidutav, kuid see on siiski sama raske kui mõne muu ametliku e -kirja saatmine. Teie professor võib olla hõivatud inimene, nii et tehke küsimused võimalikult selgeks.
Kui õppejõud tunneb teid hästi, võite talle soovituskirja saata ka e -kirjaga
Samm 3. Saatke päringumeil
See e -kiri on e -posti päring toimetajale teose avaldamiseks vastuvõtmiseks. Peate oma tööd selgitama, nii et toimetaja teosest aru saaks.
Samm 4. Kasutage personaliga kontakteerumiseks e -posti
Kui tunnete, et teie ettevõtte personalijuhtimises on midagi valesti, on kiireim viis selle lahendamiseks saata vastavale töötajale e -kiri. Veenduge, et teie e -kiri kirjeldab probleemi hästi.
Hoiatus
Ärge lisage e -kirjadesse paroole, kasutajanimesid ega isiklikke andmeid, nagu krediitkaardi numbrid ja TIN.
