Taotlusele ei ütlemine võib olla keeruline, eriti kui taotluse esitaja on teie ülemus. Isegi kui proovite oma parima, et teha kõike, mida ülemus palub, on aegu, mil te ei saa ja peate ütlema ei. Enne ülemusega kohtumist mõelge oma põhjustele ja mõelge, mida soovite öelda. Selle asemel, et otse „ei” öelda, proovige esitada positiivseid alternatiivseid ettepanekuid.
Samm
Osa 1 /3: Vastuste ettevalmistamine
Samm 1. Kirjutage nimekiri põhjustest, miks te ei saa taotlust esitada
Kui teie ülemus palub teil võtta lisatööd või võtta endale mõni ülesanne, kui teil pole aega või ülesanne ei kuulu teie ametijuhendisse, on kasulik loetleda põhjused, miks peaksite ülesandele ei ütlema. Mõelge probleemile rahulikult ja ratsionaalselt ning loetlege põhjused. Need märkmed aitavad teil ülemusele vastust ette valmistada.
- On lihtsaid põhjuseid, miks te ei saa mõnda ülesannet täita, näiteks kohustus hoolitseda oma laste eest või planeerida puhkust.
- Kui te pole kindel, kas ülesanne sobib teile, kontrollige oma ametijuhendit veel kord.
- Kui teil on juba suur töökoormus ja te ei saa teist tööd vastu võtta, peate hoolikalt mõtlema, kuidas sellega toime tulla.
Samm 2. Analüüsige oma tööprioriteete
Kui teie töögraafik on probleem ja te pole kindel, kas saate täiendavaid ülesandeid endale võtta, proovige oma prioriteete analüüsida. Kaaluge uut ülesannet teisega ja hinnake, kas saate olemasolevat tööd nihutada. Ainuüksi ütlemine „mul pole aega” võib panna teie ülemuse kahtlema teie tõhususes ja tõhususes, nii et kui aeg on probleem, peate näitama, et suudate ülesanded tähtsuse järjekorda seada ja need õigeaegselt täita.
- Tehke ülesannete loend ja sorteerige see prioriteedi ja tähtaja järgi.
- Tehke hinnang, kui kaua iga ülesanne võtab, ja vaadake, kas teil on võimalus uuega töötada.
- Looge korralikke ja selgeid dokumente, mida saab kasutada ülemustega rääkides.
- See on võimalus "näidata" oma ülemusele, et te ei saa teha seda, mida teil palutakse, ja mitte ainult "öelda".
Samm 3. Pange ennast ülemuse asemele
Enne ülemusega rääkimist on oluline, et prooviksite end tema asemele panna ning mõistaksite teda ja ettevõtte prioriteete. Ülemuse motivatsiooni mõistmine aitab teil paremini reageerida. Kui te ei täida konkreetset ülesannet, sest see läheb tõenäoliselt ettevõtte tuludele märkimisväärselt maksma, vajate väga veenvat argumenti ja alternatiivi, et ettevõte ei kaotaks oma tulusid.
- Kui soovite lihtsalt koosolekut varasema kohustuse tõttu ümber planeerida, mõelge, kuidas see ajakava mõjutab teie ülemust.
- Kui proovite end tema kingadesse panna, aitab see ette näha, kuidas teie ülemus teile reageerib.
Samm 4. Mõelge kasutatavale keelele
Oluline on kasutada õiget hääletooni ja keelt, et öelda ei, ütlemata ei. Pidage meeles, et on oluline alati kasutada neutraalset keelt ja vältida olukorra muutmist. See ei puuduta teid ega teie ülemust ega teie suhteid, olgu see siis hea või halb suhe. Osutage alati ettevõttele ja sellele, kuidas ettevõtte jaoks parimaid tulemusi saavutada.
- Ütle midagi neutraalset ja objektiivset, näiteks: "Kui ma selle ülesande täidan, pole mul aega selle nädala põhiaruannet lõpetada."
- Vältige subjektiivseid ja isiklikke vastuseid. Ärge öelge: "Ma ei saa hakkama, see on minu jaoks liiga palju tööd".
Osa 2/3: Ülemusega rääkimine
Samm 1. Leidke ülemuse jaoks õige aeg
Enne ülemusega rääkimist peate leidma talle sobiva aja. Kindlasti ei taha te teda näha pingelisel või kiirel ajal. Teil võib olla hea ettekujutus sellest, kuidas ta töötab, kuid kontrollige võimalusel arvutist tema päevakava. Peaksite küsima, kas tal on vaba aega, sest soovite midagi arutada, sõltuvalt teie kontori kultuurist ja kommetest.
- Rääkige eraviisiliselt, kui teie tööolukord võimaldab teil ülemusega üksi rääkida.
- Pöörake tähelepanu ülemuse töösurvele ja tööstiilile. Kui ta on keegi, kellele meeldib hommikul aktiivne olla, proovige enne lõunat temaga rääkida.
- Kui teate, et ta tuleb alati esimesena, võite ühel hommikul vara tulla teda vaatama enne teiste töötajate saabumist.
Samm 2. Rääkige selgelt ja lühidalt
Kui räägite oma ülemusega, on oluline oma mõttest kiiresti aru saada ja mitte vältida probleeme. Peate veenduma, et saate oma mõtte selgeks ja lühidalt. Ärge käige ringi ja ringi, sest teie ülemus arvab, et raiskate oma aega ja kaotate ülemuse kaastunde.
- Vältige "jah, aga …" ütlemist, sest ülemus võib lihtsalt kuulda "jah" ja arvab, et saate selle tööga hakkama, kui saate oma aega paremini juhtida.
- Selle asemel, et kasutada negatiivseid sõnu nagu „aga”, proovige kasutada rohkem positiivseid sõnu.
- Näiteks selle asemel, et öelda: „Ma tean, et te palusite mul selle aruande koostada, aga mul on palju muud tööd teha”, proovige öelda midagi sellist: „Mul on idee selle projekti töökoormust ümber korraldada”.
Samm 3. Kirjeldage oma seisundit
On väga oluline selgitada põhjuseid selgelt ja tõhusalt. Kui te ei suuda kaalukaid argumente esitada, ei saa teie ülemus ilmselt aru, miks te ei saa seda tööd teha. Näiteks kui teil palutakse teha midagi väljaspool ametijuhendit, peaksite seda selgitama ja vajadusel olema valmis oma ametijuhendit selgitama. Ärge avaldage kohe oma ametijuhendit, vaid olge valmis seda selgitama.
- Kui aeg on probleem, vajate tõelist ja vaieldamatut põhjust, miks te ei saa käsil olevat ülesannet täita.
- Paljastage muu töö, mida tehakse ja mis on prioriteet. Ütle midagi sellist: "Mul on tähtaeg oma kevadine aruanne järgmisel nädalal lõpule viia, nii et see ülesanne võib olla veniv."
- Püüdke rõhutada, et kui teie ülemus määrab selle ülesande kellelegi teisele, on sellest inimesele ja ettevõttele kasu, rõhutades, et teie tehtud töö on olulisem.
- Selgitage oma olukorda selgelt ja otse, kuid mitte kunagi vastandlikult või emotsionaalselt.
Samm 4. Ärge jätke seda liiga kauaks
Kui leiate kohe, et te ei saa teatud ülesannet täita või et see pole teie jaoks õige, ärge oodake ülemusega vestluse ajastamiseks liiga kaua. Kui lased, on raskem ümber korraldada tööd, mis tuleb veel õigeks ajaks ära teha. Kui ootate viimase hetkeni, on tähtajast peaaegu võimatu kinni pidada. Teie ülemus ei tunne teile kaasa.
Osa 3 /3: Positiivsete alternatiivsete ettepanekute pakkumine
Samm 1. Tehke ettepanek prioriteetide ümberkorraldamiseks
Kui räägite oma ülemusega, on oluline mitte öelda otse ei, kui saate seda vältida. Selle asemel proovige leida viise, kuidas pakkuda välja positiivseid alternatiive, mis ei nõua teilt ülesande täitmist, mida te tunnete, et te ei suuda. Hea viis selleks on teha ülemusele ettepanek, mis aitaks teil prioriteete ümber korraldada. Seda tehes näitate oma ülemusele, et soovite töötada võimalikult produktiivselt, ja on selge, et töökoormus pole püsiv.
- Tehke märkmeid oma silmapaistvast tööst ja sellest, kui kaua kulus teil iga ülesande täitmiseks, et tõestada, et olete selle läbi mõelnud.
- Küsides ülemuselt, öeldes: "Kas saate aidata mul oma prioriteete ümber korraldada?" näitab, et soovite teda oma töö juhtimisse kaasata.
- See näitab, et hindate nende arvamust ja otsite abi tõhusamaks töötamiseks.
Samm 2. Soovitage kolleegi
Teine võimalus soovitada positiivseid alternatiive lihtsalt ei -ütlemisele on soovitada töökaaslast, kes võiks võtta lisatööd. See näitab, et olete ülesande peale mõelnud ja kes sobib selleks kõige paremini. Ülemusele avaldab muljet, et olete temale mõelnud ja ettevõtte vajadusele töö ära teha ning mitte muretseda ületöötamise pärast.
- Kui näitate, et teil on hea otsustusvõime ja seate ettevõtte vajadused tähtsuse järjekorda, on teie ülemusel lihtsam teie otsust järgmisel korral usaldada.
- Samuti näitab see, et mõistate kontoris toimuvat ja olete huvitatud oma töökaaslaste arengust.
Samm 3. Pakkuge välja uus töökorraldus
Kui teile antakse kokkulepitud tundide jooksul palju tööd, võib see olla teie ülemusega võimalus rääkida uutest töökorraldustest. Näiteks kui peate tööle pendeldama pikka aega, mis vähendab teie tootlikkust, võite soovitada töötada ühel päeval nädalas kodust, vähendades sellega pendelrände aega.
- Kui arvate, et paindlikum töömuster hõlbustab teil töökoha nõudmistega kohanemist, ärge kartke seda välja tuua.
- Mõelge alati oma töökoha kultuurile ja sellele, kas paindlikum töö on elujõuline idee.
- Enne ettepanekute esitamist mõelge need läbi. Ärge esitage ideid, mis pole täiesti selged.
Hoiatus
- Kui teie ülemus palub teil midagi ebaseaduslikku teha, on teil õigus öelda ei. Võtke ühendust ametiasutustega.
- Ole rahulik ja räägi tavalisel häälel.
