Kas olete hiljuti teinud saatusliku vea või solvanud kellegi tundeid? Kui jah, siis vabandage siiralt ja tõhusalt, näiteks kirja kirjutades. Tegelikult on vabanduskirja kirjutamine - olgu see siis isiklik või professionaalne - üsna kasulik nii vigade parandamiseks kui ka suhete loomiseks asjaomase isikuga. Veenduge siiski, et rakendate allpool toodud erinevaid meetodeid, et teie kiri kõlaks siiralt ja asjalikult.
Samm
Meetod 1 /3: isikliku vabanduskirja koostamine
Samm 1. Küsige, mida saate olukorra parandamiseks teha
Võimalik, et kõnealune isik teab täpselt, mida peate vea parandamiseks tegema. Nende arvamuse küsimine näitab teie valmisolekut teha kõik, mis nende vabanduse vastuvõtmiseks ja olukorra parandamiseks vajalik.
Näiteks võite öelda: "Ma saan aru, et ajasin teie peo sassi, sest ma ei tulnud kohale, kuigi mul oli kohtumine. Kas soovite, et ma kostitaksin teid kohvikus joogiga või valmistan oma kodus õhtusöögi, sa ei vihasta enam? Tead, meie sõprus on mulle väga tähtis."
Samm 2. Pakkuge võimalust kohtuda, et isiklikult vabandada
Isegi kui see sõltub tõesti probleemist, proovige teda küsida, et saaksite isiklikult vabandada. Enne kirja lõpetamist väljendage soovi kohtuda temaga neutraalses kohas, et saaksite isiklikult vabandada. Kuigi ta võib pakkumise tagasi lükata, paku seda siiski.
Näiteks võite öelda: „Ma tõesti tahtsin teiega kohtuda, et saaksin isiklikult vabandada. Palun öelge teile sobiv aeg, eks?"
Samm 3. Kasutage lõpetamistervitust, mis suudab teie emotsioone esindada
Kui kiri on isiklik, kasutage kindlasti ka mitteametlikku ja emotsionaalset lõpetamistervitust. Näiteks võite kirja lõppu panna "Tervitused", "Vabandust" või "Tervitused".
Meetod 2/3: professionaalse vabanduse loomine
Samm 1. Pakkuge lahendust seotud probleemile
Kui vabandus on adresseeritud teie äriklientidele, veenduge, et nad teaksid, et kavatsete tõsiselt viga parandada. Näiteks proovige pakkuda lahendusi, mis on asjakohased ja toimivad, mitte lihtsalt soovivad, et kliendid neid kuuleksid.
Kui kiri on adresseeritud teie ettevõtte kliendile, proovige öelda: "Varasema tarnevea parandamiseks tagastame sama toote ilma saatmiseta ja pakume teie järgmisele tellimusele 30% allahindlust."
Samm 2. Tehke selgeks, et sarnane olukord ei kordu
Viimases lõigus kirjeldage erinevaid ennetavaid samme, mida olete võtnud, et vältida samade vigade kordumist tulevikus. Olge konkreetne kõigi kasutatud ennetusmeetodite kohta ja selle kohta, kui tõhusad need sama probleemi lahendamisel olid.
Näiteks võite öelda: "Siiani olen rakendanud erinevaid meetodeid, et vältida tulevaste projektide viivitusi. Üks neist on veebikalendri seadistamine, mis tuletab mulle meelde üks nädal, üks päev ja 8 tundi enne projekti lõpuleviimise tähtajad. Olen koostanud ka üksikasjalikuma tööülesannete loetelu, et iga projekt, millega töötan, saaks õigeks ajaks valmis."
Samm 3. Pange korralik lõpetustervitus
Kui kiri on ärilistel eesmärkidel, kasutage kirja sulgemiseks ametlikku tervitust, näiteks „Lugupidamisega” või „Tervitused”.
Meetod 3 /3: kirja tooni määramine
Samm 1. Ärikaaslasele vabanduskirja saamiseks kasutage viisakat ja professionaalset hääletooni
Kui vabandus on suunatud teie ülemusele või mõnele muule äripartnerile, hoidke oma toon viisakas, ametlik ja professionaalne. Selgitage olukorda ja vabandage täpselt, otse ja selgelt. Ärge kasutage liiga tuttavat kõneviisi lootuses, et teine inimene suudab teile pärast kergemini andestada.
- Näiteks võite öelda: "Vabandan veel kord siiralt tekkinud vea pärast. Luban tulevikus rakendada erinevaid ennetavaid meetmeid, et selline viga enam ei korduks."
- Ärge öelge: "Mul on tõesti kahju! Loodan, et andestate mulle,". Lause kõlab professionaalse vabanduskirja jaoks liiga mitteametlikult.
Samm 2. Kasutage siirast ja ausat hääletooni
Kui vabandus on adresseeritud kellelegi, kes on teie isiklikus elus oluline, veenduge, et kirja toon oleks isiklik, et teie kiri tunduks ausam ja vähem sunnitud.
Näiteks proovige öelda: „Mul on tõesti kahju, et tegin teie tunnetele haiget, kui läksite nalja tehes liiga kaugele. Ma ei mõelnud enne rääkimist, aga nüüd saan aru, miks sa vihane oled. Mul on kahju."
Samm 3. Ärge vabandage
Iga viga on ajendatud olukorrast. Kuid ärge kasutage olukorda ettekäändena oma eksituse õigustamiseks! Usu mind, see teeb su vabanduse ebasiiraks. Keskenduge tehtud veale ja vabandusele!
Näiteks selle asemel, et öelda: „Mul on kahju, et see projekt tähelepanuta jäeti. Aga sel ajal oli mu poeg haige ja pärast seda võtsid minu aja perepuhkused, "proovige öelda:" Mul on kahju, et see projekt tähelepanuta jäeti. Selle kogemuse põhjal olen välja töötanud konkreetse plaani, et vältida sama olukorra kordumist tulevikus."
Samm 4. Ära süüdista teisi
Ükskõik kui ahvatlev võib teie vabanduskirjas kedagi teist süüdistada, ära tee seda! Uskuge mind, kõik teie sõnad kirja sisus on mõttetud, kui te seda teete. Seetõttu on asjaosalisel raske hiljem teie vabandust vastu võtta.
Samm 5. Allkirjastage kiri
Võtke aega, et lisada oma isiklik puudutus (näiteks allkiri) kirjale; näidake, et kiri on teile tõesti oluline. Enne asjaomasele isikule andmist peate printima ja allkirjastama nii isiklikud kui ka ametialased kirjad.
- Professionaalne vabanduskiri tuleks saata ametlikuma kanali kaudu (näiteks posti teel). Vahepeal saate asjaomasele isikule ise professionaalse vabanduskirja esitada.
- Kui teil on probleeme kirja isiklikule allkirjastamisele, lisage vähemalt digitaalallkiri. Mõned arvutiprogrammid pakuvad erilisi võimalusi digitaalallkirjade loomiseks ja erinevatele dokumentidele kinnitamiseks. Soovi korral võite oma allkirja ka paberilehele panna, skannida, pildivormingus arvutisse salvestada ja seejärel nõutud dokumenti sisestada.
