Kõik ettevõtted, suured või väikesed, peavad jälgima kõiki oma tehinguid. Müügil on palju lihtsaid finantstarkvara süsteeme, kuid teil peab siiski olema selge arusaam raamatupidamistehingute toimimisest. Sisestate kõik äritehingud, näiteks sissetulekute saamise või arvete tasumise, pearaamatuga sarnasesse raamatupidamispäevikusse. Siin peate koguma mitmesuguseid kategooriaid, mida nimetatakse kontodeks, ja registreerite deebet- või krediitkaardil (vastavalt suurenemisele või vähenemisele). Näiteid tuuakse hiljem. Ka raamatupidamistarkvara tootjad järgivad oma programmide loomisel seda valemit, kuid juhuslikele kasutajatele on see protsess lihtsamaks tehtud.
Samm
Osa 1 /3: Tehingute sisestamine
Samm 1. Koguge kõik äritehinguid puudutavad dokumendid
Need dokumendid sisaldavad tavaliselt tarnija kviitungeid, kommunaalmaksed (näiteks vesi ja elekter), klientidele väljastatud kreeditarveid, maksudeklaratsioone, väljastatud tšekke ja palgaarvestuse teavet. Enne raamatupidamispäeviku salvestamist kontrollige iga laekunud arve ja makse õigsust. Enne süsteemi tehingute sisestamist veenduge, et juhendaja või ettevõtte omanik oleks kõik kinnitanud.
Samm 2. Seadistage iga tehinguliigi jaoks erinevad kontod või kategooriad
Kontod, mida kajastatakse näiteks sularaha, varud, kulud jne. Mõelge nendele kontodele kui märkmiku eraldi lehtedele või isiklikus eelarves loetletud kirjete reale. Seadistage järgmised kontotüübid.
- Müügi või tulude konto kajastab kogu müügi klientidele.
- Kulukonto kajastab kogu raha, mida ettevõte kulutab, näiteks ettevõtte käitamiseks, toodete valmistamiseks ja toodete müümiseks.
- Lisaks peavad ettevõtted kajastama oma vara, nagu sularaha, nõuded (tasumata müük) ja materiaalne põhivara, näiteks hooned ja seadmed.
- Vastutuskontol registreeritakse kogu raha, mida ettevõte laenab välistelt osapooltelt, näiteks pangalaenud, võlad ostjatele (nt tarnijatele) ja makstavad palgad (palgad, mis on juba töötajatele laekunud, kuid mida pole makstud).
- Need suured kategooriad on tavaliselt jagatud väiksemateks konkreetseteks kontodeks.
Samm 3. Määrake, kas kontolt debiteeritakse või krediteeritakse
Oluline on meeles pidada, et iga tehing hõlmab deebet- ja kreeditkontosid ning deebetite ja krediitide koguarv peab olema sama. Näiteks kui saate kliendilt makse, kirjendaksite sularaha deebetina ja saadaolevad arved krediidina. Reklaami eest tasudes registreerite reklaamikulud deebetil ja sularaha krediidil.
- Kirjendage kõik kulude, varade (nt sularaha ja seadmed) ning dividendikontode suurenemised deebetitena ja kahandused krediidina. Muudel kontodel, nagu kohustused ja tulud, kirjendatakse suurenemist krediidina ja vähenemist kajastatakse deebetina. Sellel raamatupidamissüsteemil on oma loogika ja hakake meeles pidama, kasutades samal ajal oma loogikat, et teha kindlaks kontode "suurenemise" ja "vähenemise" põhjused.
- Pidage meeles, et deebetite ja kreeditide kohta avaldatud numbrid ei pruugi olla samad, kuid kogusummad peavad olema samad. Näiteks kui klient maksab toote eest osaliselt sularahas ja osaliselt krediidiga, registreeritakse deebetil kaks kontot, nimelt sularaha ja saadaolevad arved. Kuigi krediidil avaldatud konto on ainult üks, nimelt müük.
- Kõik arvutitarkvara süsteemid muudavad raamatupidamispäevikute salvestamise lihtsaks, sisestades kõik kontod ajakirja õigesse kohta.
- Võimalik, et peate ajakirja looma uue konto nime, kui teil on erakorraline tehing, näiteks aktsiate müük või maa ost.
Samm 4. Kontrollige kõiki päevikusse sisestatud raamatupidamistehinguid vähemalt kaks korda
Iga tehing kuvatakse oma kategoorias: näiteks deebet ajakirja ühel küljel ja summa peab olema võrdne ajakirja krediidipoolel oleva summaga.
Näiteks registreerite elektriarve maksetehingu, sisestades deebetpoolele Rp. 500 000 ja Krediidile 500 000 Rp. lisage märkmete sektsiooni kindlasti kviitungi number ja lühikirjeldus
Samm 5. Teisaldage ajakirja kontod perioodiliselt pearaamatusse
Pearaamat on kõigi teie kontode kogum. Näiteks on teie pearaamatus lehed iga sularaha, nõuete, võlgnevuste, kulude jms kategooria kohta. Seejärel näete iga konto kogusummat teatud aja jooksul.
- Pearaamat salvestab teavet kontode kaupa, erinevalt ajakirjast, mis registreerib tehinguid. Teisisõnu, üks pearaamatusse teisaldatud tehing on pearaamatus vähemalt kahes kohas (kontol).
- Näiteks kajastatakse müügitulu klientidelt laekumisi ajakirjas ühe tehinguna ning kajastatakse deebetraha ja krediiditulu. pearaamatusse ülekandmisel kirjendatakse need kanded eraldi asukohtadesse: sularaha- ja tulukontod. Nii näete, kuidas tehingud mõjutavad iga üksikut kontot.
- Pearaamatu kirjed peavad olema dateeritud, et oleks võimalik tuvastada tehingu allikas. Mõned raamatupidajad sisaldavad ka viitenumbrit, näiteks seerianumbri kujul, nii et tehinguid saab hõlpsalt päevikusse jälgida.
Osa 2/3: Raamatupidamistehingute tasakaalustamine
Samm 1. Tasakaalustage pearaamat enne sulgemist iga kord, kui sisestate raamatupidamistehingu
Valmistage proovisaldod ja muud aruanded tagamaks, et iga tehingu jaoks registreeritud numbrid ja kontod on õiged. Ükskõik kui palju tehinguid kajastatakse, peavad deebetid olema võrdsed krediitide koguarvuga.
Kui teete märkmeid käsitsi või arvutiprogrammiga, liidetakse kõik deebet- ja kreeditis olevad numbrid olenemata kategooriast. Deebetide ja krediitide kogusumma peab olema sama
Samm 2. Kontrollige, kas proovibilansis pole vigu
Kui deebetid ei võrdu kreeditidega, peate oma ajakirja sissekannetest vead leidma. Tegelikult võib tõrkeid esineda isegi siis, kui deebet- ja krediidisummad on samad, näiteks topeltarvestuse või valele kontole tehtud tehingute tõttu.
- Näiteks kui saate kliendilt makse, olete võib -olla kajastanud sularaha, kuid unustanud debitoorse võlgnevuse kirjendamise, nii et päevik näeb välja nagu nõuded on endiselt tasumata. Seega erineb deebetil olev summa krediidist.
- Mõnel juhul võidakse teil vigade leidmiseks nõuda kirjete jälgimist ajakirja esialgse sissekandeni. Seetõttu tuleb tehingu kuupäev ja/või viitenumber päevikusse registreerida, et jälgimine oleks lihtne.
Samm 3. Koostage kasumiaruande, bilansi ja kapitalimuutuste aruande aruanded
Neid finantsaruandeid saab teha käsitsi või raamatupidamistarkvara abil. Nende aruannete põhjal saate oma ettevõttest täieliku pildi.
- Näiteks kasumiaruanne lahutab teenitud tulu teatud aja jooksul tehtud kulutustega ja sellest aruandest teate, et ettevõte on teeninud kasumit või kahjumit.
- Bilanss näitab kõiki ettevõtte varasid ja kohustusi. Ettevõtte varade hulka kuuluvad raha, seadmed, maa ja saadaolevad arved. Kohustused hõlmavad võlgnevusi ja võlgnevusi.
- Kui olete eelmistel perioodidel aktsionäridele dividende (preemiaid) maksnud, vajate ka omakapitali muutuste aruannet. See aruanne näitab saadud kasumit (mitte netotulu), millest on maha arvatud makstud dividendid. Jaotamata kasum tähistab tulu, mis reinvesteeritakse ettevõttesse.
Osa 3 /3: Raamatupidamistehingute üksikasjalike andmete pidamine
Samm 1. Lisage iga päevikusse sisestatud tehingu lühikirjeldus
Näiteks „sularahatelevisiooni reklaamimaksed, veebruar 2016”. Seega on iga tehingu summa, põhjus ja registreerimise protsess selgem.
Samm 2. Hoidke oma tehingupäevikust varukoopia
Vigade või tulevaste küsimuste korral tuleb teha varukoopiaid. Kõigi kirjete dokumenteerimist saab esitada, sisestades ühte paketti hulga kirjeid ja ajakirja kuupäeva. Kõigil peaks olema võimalus pearaamatust ajakirjakirjeid otsida ja seejärel hõlpsasti varundokumentidele juurde pääseda
Samm 3. Hoidke paberkoopiad kõigist dokumentidest vähemalt aasta
See hõlmab päevikukandeid ja pearaamatuid koos kõigi arvete ja muude tehingudokumentidega. Kõik need dokumendid on vajalikud auditi ja maksustamise kaalutlustel.
Samm 4. Hoidke dokumente elektrooniliselt vähemalt seitse aastat
Skaneerige paberdokumente edasi -tagasi ja salvestage need kahele elektroonilisele ümbrisele: üks kontorisse ja teine mujale hädaolukorras kasutamiseks. Alati on võimalus, et ettevõtte tulumaksu auditeeritakse viimastel aastatel, seega tuleb need dokumendid alles hoida.
Näpunäiteid
- Tasakaalustage oma päevikut iga päev. Jälgige kõiki vigu ja parandage need kohe. See on nii oluline, et sellest saab raamatupidamise õpilastele üks esimesi tunde.
- Pakkuge töötajatele koolitust, et raamatupidamissüsteemist ja tehingute sisestamise viisidest saaks aru rohkem kui üks töötaja.
