Nagu nimigi ütleb, on vastuskiri kellegi küsimusele või taotlusele vastamiseks saadetud kiri, mis edastatakse üldjuhul ka kirjalikult kirja teel ja mida tavaliselt kasutatakse ärimaailmas teabe vahetamiseks. Täiusliku vastuskirja koostamiseks tuleb esimese asjana üle vaadata kirja sisu, mis sisaldab teie saadud küsimust või taotlust. Seejärel otsige kirjale vastamiseks vajalikku lisateavet. Pärast mõlema tegemist alustage vastuskirja kirjutamist lausetega, mis on viisakad, selged ja selged ning suudavad vastata kõikidele algkirjas loetletud küsimustele või taotlustele. Lisaks veenduge, et teie lause toon oleks ka sõbralik ja informatiivne, et kiri vastaks adressaadi rahulolule.
Samm
Meetod 1 /3: originaalkirja sisu ülevaatamine
Samm 1. Tuvastage kirja saatja nõutud või küsitud teave
Kuna vastuskirjad on mõeldud selleks, et pakkuda kõike, mida saatja peab teadma, leidke alati aega kirja sisu hoolikalt üle vaadata. Eelkõige mõistke kirja saatja vajadust teada, millist teavet saate talle anda.
- Mõnikord ei ole kirja tähenduse määramine nii lihtne kui peopesa pööramine, eriti kui kirja kirjutaja kirjutamisstiil pole selge. Seetõttu võtke enne vastuskirja koostamist alati aega, et mõista kirja saatja vajadusi.
- Vajadusel märkige kirjast üles mõned olulised asjad, et paremini mõista saatja kavatsust. Eelkõige tehke kokkuvõte saatja soovist ja kujundage oma vastus igale küsimusele või taotlusele.
Samm 2. Lisateave kirja saatja nõutud teabe kohta
Kui kirja saatja küsib millegi kohta teavet, on tõenäoline, et teate seda juba ja saate sellele kohe vastata või vastupidi. Kui te ei saa nõutud teabest aru, võtke enne kirjale vastamist võimalikult palju aega teabe kogumiseks.
Näiteks võib kirja saatja soovida kinnitada oma tööavalduse olekut teie ettevõttes. Kui uue töötaja palkamine ei ole teie pädevusvaldkond, võtke enne vastuse saatmist ühendust personaliosakonna töötajaga, kes aitab saatja avalduse olekut kontrollida
Samm 3. Edastage kiri teisele isikule, kes suudab paremini vastata esitatud küsimusele
Eriti ärimaailmas saadavad kliendid mõnikord kirja ettevõtte aadressile või ettevõtte kontaktnumbrile, mille nad Internetist leiavad. Seega, kui saate kirja, kuid tunnete, et te ei ole selles küsimustele vastamiseks pädev, saatke see palun vastavale isikule. Tehke seda, et kirja saatja saaks võimalikult täpse ja abistava vastuse.
Kui isikul on vastamiseks kaua aega kulunud, proovige saatjale teada anda, et olete kirja edastanud kellelegi, kellel on rohkem võimalusi tema küsimustele vastata. Vähemalt kirja saatja teab, et tema saadetud kiri on kätte saadud ja töödeldud
Meetod 2/3: vastuste koostamine
Etapp 1. adresseerige kiri isikule, kes küsib teavet või esitab küsimusi esialgses kirjas
Alustage kirja alati viisaka tervitusega, näiteks „Kallis”, millele järgneb kirja saaja nimi, selle asemel et kasutada liiga üldist avalauset, näiteks „Selle kirja saajale”. Lisaks isikupäratu kõlale jätab lause mulje, nagu oleks vastuskirja kirjutanud arvuti. Seetõttu tervitage adressaati alati nimepidi, näidates, et teie vastuskiri on kirjutatud suure hoole ja tunnustusega.
- Kui te ei tea kirja saatjat isiklikult, kasutage tervitust härra või proua, millele järgneb tema perekonnanimi. Kui aga kirja saatjal on konkreetne pealkiri, kasutage seda tiitlit härra või proua asemel.
- Kui te tõesti ei tea kirja saatjat või ei tea sugu, kasutage lihtsalt tema eesnime.
- Üldiselt võite kasutada saatja nime, mis on kirjas algses kirjas. Näiteks kui kirja saatja loetleb nime „Dr. Johnson”, avage oma kirjas oma vastuskiri tervitusega„ Kallis. Dr. Johnson."
Samm 2. Märkige, et see kiri on kirjutatud vastuseks tema saadetud algsele kirjale
Kirja alguses ärge unustage lugejale edastada oma kirja eesmärki, milleks on kirjale vastamine. Nii saab kirja saaja teada, et kiri on läbi loetud ja töödeldud, samuti teie saadetud kirja taga oleva kavatsuse.
- Lihtne lause: „See kiri on vastuseks 13. juunil saadetud kirjale” sobib suurepäraselt vastuskirja avamiseks.
- Kui te ei ole esimese kirja saaja, esitage kirja andnud isiku andmed. Näiteks võite kirjutada: „Üks meie klienditeenindajatest, Michelle Harris, on edastanud teie saadetud kirja.”
Samm 3. Vastake kohe saatja küsimustele
Pärast tervituse kirjutamist liikuge kohe kirja südamesse. Kirja keskmes vastake võimalikult täielikult kõikidele algkirjas loetletud küsimustele ja/või kaebustele. Veenduge, et midagi ei jääks märkamata, et kirja saaja saaks seda lugedes rahul olla.
- Korda oma vastuses lühidalt esialgse kirja sisu. Näiteks võite öelda: „Vastuseks teie päringule, mis puudutab meie ettevõtte töötajaid, kes on otseses kontaktis meediaga, teavitame teid, et töötaja nimi on Janet Walters. Siin on tema e -posti aadress ja telefoninumber."
- Pikematele küsimustele vastamiseks kasutage igale küsimusele täpsemalt vastamiseks numeratsioonisüsteemi. Lisaks sellele, et see meetod on hõlpsamini loetav, teeb see lugeja rahulolevamaks, sest ta tunneb, et kõik küsimused on üksikasjalikult vastatud.
- Esitage võimalikult täielik teave lausetega, mis ei ole liiga pikad. Üldiselt võib ühele küsimusele mõne lühikese lausega vastamise öelda hea vastuseks.
Samm 4. Olge aus kõigi taotluste suhtes, mida te ei saa täita
Mõnikord on küsimusi, millele te ei saa vastata, või taotlusi, mida te ei saa täita. Sellise olukorraga silmitsi seistes vastake alati ausalt. Teisisõnu, ärge kasutage keerukaid lauseid ainult kirja saatja negatiivsete vaadete allasurumiseks. Uskuge mind, kirja saatja hindab palju rohkem otsest ja selget vastust. Kõige tähtsam on jälgida, et teave edastataks alati viisakalt ja sellele eelneks vabandus, et kirja saatja end solvununa ei tunneks.
- Kirja saatja taotlusest keeldumisel kasutage alati kindlat, kuid mõistvat tooni. Näiteks võite öelda: „Kahjuks ei saa me teie taotlust rahuldada. Praegu pole meil vajalikku teavet ja me ei saa teile öelda, millal see saadaval on."
- Kui tunnete, et saate üksikasjalikumat teavet anda, öelge: „Enne oma küsimusele vastamist pean kõigepealt kinnitama mõned asjad. Kui aeg seda võimaldab, esitage oma avalduse esitamise kuupäev ja ametniku nimi, kellega ühendust võtsite. Pärast kinnitusprotsessi lõpetamist võtan teiega kohe ühendust.”
Samm 5. Täname saadetud kirja eest
Sõltumata sellest, kas saate taotluse rahuldada või kirja küsimusele vastata, näidake alati oma tunnustust, tänades teda. Jätke mulje, et hindate nende tähelepanu ja soovite nendega positiivseid suhteid säilitada.
Mõned inimesed eelistavad avada oma kirja tänuga. Kõne paigutus pole tegelikult oluline. Kõige tähtsam on see, et hääldaksite seda ühel hetkel
Samm 6. Lõpetage kiri, kirjutades oma täisnime ja pealkirja
Sulgege kiri ametliku lõpetamistervitusega, näiteks „Lugupidamisega”, millele järgneb teie täisnimi. Kui kiri on mõeldud ärilistel eesmärkidel, loetlege oma ametikoht ka täisnime all.
Olgu see trükitud või käsitsi kirjutatud kirjas, jätke pärast täisnime lisamist alati ruumi oma allkirjale. Kui aga kiri saadetakse e -posti teel, piisab üldjuhul oma täisnime lisamisest ilma allkirjata
Samm 7. Lugege oma vastuskirja sisu uuesti, veendumaks, et kõik küsimused on vastatud
Pidage meeles, et kirja saaja võib ärrituda või pettuda, kui ta saab vastuse, mis ei vasta tema küsimusele. Lisaks on rahulolematusega oht, et saadate talle järelkirja ja lisate lõpuks oma töökoha! Lugejate rahulolu tagamiseks vastake kindlasti kõigile küsimustele või taotlustele võimalikult täielikult. Enne saatmist lugege oma kiri uuesti, et veenduda, et ühtegi taotlust ega küsimust pole vahele jäänud.
Vajadusel paluge kirja lugemiseks abi sõbralt või töökaaslaselt. Eelkõige paluge neil end saaja asemele seada ja pärast teie kirja lugemist oma rahulolu mõõta
3. meetod 3 -st: professionaalse tooni kasutamine
Samm 1. Kasutage tavalist ärikirja vormingut
Mõista erinevat tüüpi vastuskirju, mida kasutatakse ärisuhtlusvahendina. Seejärel järgige mis tahes vormingut, mis teie arvates on professionaalse kõlaga vastuskirja kirjutamiseks kõige sobivam.
- Kirjutage kirja vasakus ülanurgas oma nimi, ametinimetus, ettevõtte nimi (kui see on olemas) ja ettevõtte aadress. Selle alla lisage kirja kirjutamise kuupäev, millele järgneb kirja saaja täisnimi ja aadress.
- Kui soovite vastuskirja trükkida, kasutage paberi mõlemal küljel alati 2,5 cm veerist. Veenduge ka, et täht oleks kirjutatud nii, et ridade vahele jääks 1 tühik ja lõikude vahele 2 tühikut.
- Kui vastuskiri on trükitud käsitsi kirjutamise asemel, kasutage alati standardset 12-punktilist fonti ja kirjutamisvormingut. Kui aga kiri on kirjutatud käsitsi, veenduge, et kasutatav käekiri oleks puhas ja kergesti loetav.
Samm 2. Jäta mulje, et saadetud taotlus või küsimus teeb sind õnnelikuks
See meetod on eriti kohustuslik ärimeestele või kliendipõhistele teenusepakkujatele. Pidage meeles, et klient on kuningas. See tähendab, et peate näitama tunnustust aja ja mõtte eest, mida nad kirja kirjutamiseks panid. Seetõttu ärge unustage neid nende taotluste või küsimuste eest tänada ning kasutage vastuskirjades alati sooje ja sõbralikke lauseid.
- Nii lihtne lause: „Täname, et meiega ühendust võtsite. Oleme väga tänulikud teie tagasiside eest, "see võib oluliselt muuta kirja tooni positiivsemas suunas! Seepärast proovige muuta harjumuseks selliseid fraase alati oma vastuskirjadesse lisada.
- Ärge jätke muljet, et tema soov või küsimus ärritab ja ärritab teid. Uskuge mind, parem on olla liiga sõbralik kui panna adressaat arvama, et olete tema peale vihane või ärritunud.
Samm 3. Liiga pikka kirja pole vaja kirjutada, et kirja saaja saaks seda kiiresti lugeda
Hinda vaba aega! Ärge saatke 3 -leheküljelist kirja, kui tegelikult saab küsimusele või taotlusele vastata 1 lõikes. Seetõttu vastake adekvaatselt ja saatke kiri kohe. Ärge lisage muud teavet, mida ta tegelikult ei pea teadma.
- Seda meetodit on oluline rakendada, eriti kui vastuskirja eesmärk on vastata teie klientide või äripartnerite küsimustele. Loomulikult ei taha te klienti häirida sellega, et peate tundide kaupa lugema vastust, mis oleks pidanud pooleks kärpima, eks?
- Teisest küljest ärge kirjutage nii lühidalt, et te ei saaks vastata esialgses kirjas esitatud päringule või küsimusele. Kui küsimusele tuleb vastata pika selgitusega, andke see julgelt. Kõige tähtsam on veenduda, et kogu esitatud teave on lugejatele tõesti oluline.
Samm 4. Kirjutage võimalikult selgelt, et kirja saaja saaks teie vastusest aru
Ärge kasutage liiga pikki või keerulisi lauseid! Selle asemel kirjutage sõnastuse abil, mis on lihtne, selge ja millel pole potentsiaali lugejat segadusse ajada. Mida lühem ja tihedam on kirjutamine, seda paremad on tulemused.
Kujutage ette, et kirja saajal ei ole piisavalt aega teie kirja üksikasjalikuks lugemiseks. Isegi kui ta skaneeriks ainult kirja sisu, kas ta saaks aru, mida te mõtlete? Kui ei, siis parandage oma sõnastuse selgitamiseks kasutatud sõnastust
Samm 5. Vältige žargooni ja lugejatele raskesti mõistetavate mõistete kasutamist
Seda aspekti tuleb täita, et maksimeerida teie kirja sisu loetavust ja selgust. Seega, kui kirja saaja ei ole professionaal, kes on võimeline mõistma tehnilisi termineid, ärge seda kasutage. Selle asemel proovige asendada žargoon või tehnilised terminid muu sõnastusega, millest isegi võhik võib aru saada.
Kirja muutmiseks esitage järgmine küsimus: "Kas keegi, kes ei saa mu tööst aru, saab aru, millest minu kiri räägib?" Kui ei, siis muutke kirjas kasutatud keelt, et enamik inimesi sellest aru saaks. Tegelikult on see võimas viis vähendada tehnilist kõnepruuki kirjades
Samm 6. Lugege oma kirja sisu uuesti
Et vältida kirjavigu, mis võivad muuta teie kirja vähem professionaalseks, ärge unustage kirja uuesti lugeda ja õigekirja-, grammatika-, vormindus- ja vooguvigu parandada. Uskuge mind, vaid mõne minuti võtmine kirja sisu kontrollimiseks võib aidata kirja professionaalsemaks muuta.
- Ärge lootke oma arvutites vigade kontrollimiseks ainult arvutiprogrammile. Üldiselt on sellised programmid võimelised tuvastama ainult õigekirja- ja kirjavahemärke, mitte grammatilisi vigu. Seetõttu lugege iga oma kirjas kirjutatud sõna uuesti, et leida vigu, mida arvuti ei suuda tuvastada.
- Kui teie kirja sisu on väga oluline, näiteks kui kiri on adresseeritud äripartnerile, paluge kellelgi teisel seda ka lugeda. Mõnikord võivad teised inimesed leida vigu, mida te varem ei teadnud.
