Kuna seda kasutatakse sageli isiklikel ja mitteametlikel eesmärkidel, võib ametliku e -kirja kirjutamine olla heidutav. Kui aga peate õpetaja, ülemuse, äripartneri, valitsusasutuse või muu formaalsust vajava isiku jaoks ametliku e -kirja kirjutama, järgige neid lihtsaid juhiseid. Võtke oma mõte lühidalt ja selgelt üle ning järgige kirjutamise, stiili ja ametliku kirja vormingu reegleid. Lõpuks kontrollige ja parandage oma e -kiri enne selle saatmist.
Samm
Meetod 1 /3: e -posti vormindamine
Samm 1. Kasutage professionaalset e -posti aadressi
Ideaalis on e -posti aadress teie tegeliku nime variatsioon, mitte kasutajanimi või hüüdnimi. Võimalusel kasutage punkte, kriipsu või alajooni ilma numbrite ja muude tähtedeta.
Näiteks [email protected] tunduks ebaprofessionaalne. Vahepeal oleks sobivam kasutada aadressi [email protected]
Samm 2. Kasutage professionaalset fonti
Enamik e -posti teenuseid võimaldab täna kirjutada mitmesuguste fontide ja tekstidega. Ametlike meilide puhul on siiski parem jääda ametlikele fontidele, nagu Times New Roman ja Arial. Vältige dekoratiivseid fonte, nagu Comic Sans või vana inglise keel. Lisaks:
- Kirjutage oma e-kiri kergesti loetavas kirjas, näiteks suurus 12.
- Vältige spetsiaalset kirjutamist, nagu kaldkiri, paksud või mitmevärvilised fondid, kui see ei vasta e -kirja sisule ja eesmärgile.
- Ärge kirjutage e -kirja täielikult suurte tähtedega. Sellise kirjutamisega jääb mulje, nagu karjuksite adressaadi peale.
Samm 3. Andke e -kirjale lühike ja täpne pealkiri (teema)
Kasutage mõnda märksõna, mis on seotud pealkirjas sisalduva e -kirja sisuga. See aitab vältida adressaadi teie e -kirja ignoreerimist. Ilma pealkirjata või hämarat pealkirja kasutades saadetud kirjad tunduvad adressaadile ebaolulised.
- E -kirjade pealkirjad, nagu "Kiired küsimused", "Teiega ühendust võtmine" või "Tähtsad asjad", tunduvad adressaadile varjatud.
- Vahepeal tunduks e -kirja pealkiri "Ajakava, külaliste nimekiri, lõunakutse ja koosoleku kokkuvõte 12. märtsiks" liiga pikk ja sisaldaks korraga mitut teemat.
- Teisest küljest on e -kirja pealkiri "Kohtumine eskalaatorikahjustuste kohta 12. märtsil" üsna lühike ja selge. See pealkiri võib anda saajale ülevaate põhiteemast ja selge kuupäeva.
Meetod 2/3: Sisu kirjutamine
Samm 1. Kasutage sobivat tervitust
Alustage ametlikku e -kirja alati tervitusega. Võite kirjutada adressaadi nime otse (kui teate). Täitke saaja nimi oma tiitli või tiitliga (härra, proua, dr jne). Soovi korral võite saaja nime ja tiitli ette kirjutada ka "Kallis".
- Kui te ei tea e -kirja saaja nime, kirjutage lihtsalt "Lugupeetud härra/proua" või "Huvitatud isikutele".
- Ärge kasutage tervitusi, tere ega muid mitteametlikke tervitusi.
Samm 2. Tutvustage ennast esimeses lõigus (vajadusel)
Kui kirjutate kellelegi, kellega te pole kunagi varem ühendust võtnud, näiteks uuele kliendile, personalijuhile või riigiametnikule, tutvustage ennast ja selgitage, miks meili saadate. Kirjutage see oma e -kirja esimesse või teise lausesse.
Näiteks kui kirjutate tööavaldusele meilisõnumi, võite kirjutada: "Minu nimi on Maria Isabella. Võtsin teiega ühendust, et taotleda JobXYZ.com -i veebisaidil reklaamitud administraatori assistendi tööd."
Samm 3. Eelistage kõige olulisemat teavet
Pärast enda tutvustamist ja e -kirja saatmise peamise eesmärgi märkimist võite jätkata e -kirja sisu. Loetlege kõige olulisem teave ülaosas. Nii hindate adressaadi aega rohkem ja muudate e -kirja eesmärgi selgemaks.
Näiteks kui kirjutate riigiametnikule e -kirja, võite alustada järgmiselt: "Minu nimi on Maria Isabella. Sain teie e -posti aadressi Salatiga linnakohtu ametlikult veebisaidilt. Saadan selle kirja, et väljendada oma vastuväiteid pileti sain 29. veebruaril 2015."
Samm 4. Mine otse kirja punkti
Ametlikus kirjas saate oma mõtte otse välja öelda. Väike kõne muudab lugeja ainult segadusse ja raskesti mõistetavaks, mida te temalt vajate või vajate.
- Näiteks ülikoolilinnakus asuvale professorile kirja kirjutades ei pea te ringi käima ja kirjutama selliseid asju: "Ma olen Maria Isabella. Kas tunnete mind? Keemia 221 on praegu minu lemmikkursus, sest teie õppematerjalid on väga hästi korraldatud. Seega saan alati jälgida ja teada, mida testitakse. Eksami osas tuletatakse mulle meelde eelseisvat eksamit."
- Teisest küljest võib sellise e -kirja kirjutamine selgitada: "Olen Maria Isabella. Olen õpilane, kes õpib keemiat 221, ja tahtsin teile rääkida võimalikust eksamiplaanide kokkupõrkest."
Samm 5. Kirjutage lühike e -kiri
Kuigi konkreetset pikkusepiirangut pole, on hea mõte teha e -kiri sama pikk kui üks sülearvuti või arvuti ekraan.
Kui teie e -kiri on piisavalt pikk, jagage see mitmeks lühikeseks lõiguks. Jätke iga lõigu vahele tühi rida, selle asemel, et kirjutada taane
Samm 6. Kasutage ametlikku keelt
Kuna ametlikud e -kirjad tehakse professionaalsetel eesmärkidel, peate jätma hea mulje. Kasutage täielikke lauseid ja viisakaid fraase. Vältige järgmist:
- Släng
- Mittevajalikud lühendid
- Emotikonide ja emotikonide kasutamine
- Lugupidamatud sõnad
- Nali
Samm 7. Kasutage sobivat lõpetamistervitust
Nii nagu tervituste avamisel, on ka tervituste sulgemiseks mitmeid võimalusi, mida saab kasutada ametlikes kirjades. Lisage kindlasti oma täisnimi ja ametinimetus ning muud pealkirjad (kui neid on). Kasutatavate lõpetamistervituste näited on järgmised:
- "Parimate soovidega,"
- "Lugupidamisega,"
- "Aitäh,"
- "Tervitused,"
- "Teie õpilane,"
Meetod 3 /3: kirjade saatmiseks valmistumine
Samm 1. Kaasa vajalikud manused
Kui peate lisama manuse, lisage see kindlasti e -kirja sisusse, et seda lugevad inimesed seda näeksid. Püüdke piirata manuste ja failisuuruste arvu ning kasutage tavalisi ja laialdaselt kasutatavaid failitüüpe.
Näiteks lisage selline teade nagu „Lisan oma elulookirjelduse ja portfoolio PDF -koopia”
Samm 2. Parandage e -kirja sisu, õigekirja ja grammatikat
Õigekirja- ja grammatikavigade tuvastamiseks ärge lootke ainult e -posti teenustele. Lugege oma e -kirja valjusti või laske kellelgi seda kontrollida ja parandada. Nii leiate õigekirjavead ja ebaselged laused kergesti üles.
Samm 3. Veenduge, et teie e -kiri ei sisalda tundlikku teavet
Pidage alati meeles, et e -post ei ole turvaline suhtlusviis. Pidage meeles, et e -posti servereid saab häkkida või adressaat võib tahtlikult või tahtmatult jagada teavet, mida te ei soovi avaldada.
