Peate tegelema pankade, kindlustusseltside, valitsusasutuste, ettevõtete tööandjate või isegi koolidega. Kui jah, peate veenda kedagi midagi tegema või aitama teil seda teha. Kuidas kirjutada veenev või veenev kiri, mis annab tulemusi? Siin on mõned peamised ideed, mida oma veenmiskirjas kasutada.
Samm
Osa 1 /4: Kirja ettevalmistamine
Samm 1. Stimuleerige häid ideid
Enne kirja kirjutamist öelge, mida soovite, miks soovite, põhjused, miks see tuleks vastu võtta, samuti argumendid selle vastu. Kõigi ideede rõhutamine võib aidata teil kirja koostada ja täielikult oma seisukohta antud teemal mõista.
- Alustage sellest: ma tahan veenda „oma lugejaid” olema minu „eesmärk”. Vahetage „minu lugejad” selle vastu, mida soovite veenda, ja „minu eesmärk” selle vastu, mida te veendate neid tegema.
- Kui ülaltoodu on selge ja ühemõtteline, küsige endalt: miks see nii on? Loetlege põhjused, miks soovite, et teie lugejad teeksid seda, mida soovite.
- Pärast põhjuste kaardistamist sorteerige need vastavalt sellele, milline tase on olulisem. Pange kõik olulised üksikasjad ühte veergu, seejärel vähemtähtsad teise. See aitab teil kitsendada oma meelt kõige asjakohasemate ja olulisemate rõhuasetusteni.
Samm 2. Teadke oma eesmärke
Veenduge, et teate täpselt, mida soovite või vajate. Mida soovite saavutada? Kuidas see amet peaks toimima?
Eesmärkide määratlemisel mõelge kõikidele võimalikele lahendustele, mida saate pakkuda
Samm 3. Tutvuge oma lugejatega
Lugejate analüüsimine ja mõistmine aitab teil otsustada, kuidas oma kirja raamida. Kui võimalik, otsustage, kas lugeja nõustub teiega, ei nõustu või on neutraalne. See aitab teil otsustada, kui palju kaalu oma argumendi mõlemale poolele omistada.
- Proovige leida kirjast inimene, kellele saate pöörduda. Kes nad on, milline jõud neil on teid aidata? Kas nad lihtsalt ignoreerivad teie kaebust? Kuidas peaksite neid tervitama? Kas nad on juhtivatel või funktsionaalsetel ametikohtadel? Rääkige vastavalt nende positsioonile.
- Proovige paljastada lugejate uskumusi ja eelarvamusi oma teema kohta. Millised vaidlused võivad teie ja lugejate vahel tekkida? Kuidas esitate lugupidavalt vastuargumenti?
- Uurige, mis on teie teema pärast lugejatele mures. Kas neil on raha kulutamiseks piiratud raha? Kas teie teema mõjutab neid otseselt? Kui palju aega on neil teie dokumendiga tutvumiseks?
- Mõelge, milliseid tõendeid teie lugejad vaidluses vajavad, et neid veenda.
Samm 4. Uurige teemat
Tõhus veenmiskiri sisaldab tõendeid ja faktilist teavet, mis seda seisukohta toetavad. Arvestage kindlasti mitut seisukohta. Ärge lihtsalt uurige oma seisukohta; Mainige ka vastandlikke arvamusi ja neid ümbritsevaid fakte.
- Kasutage oma väidete toetamiseks fakte, loogikat, statistikat ja anekdootlikke tõendeid.
- Ärge kohe öelge, et opositsioon eksib. Selle asemel olge lugupidav, kui selgitate, miks teie positsioon on tugevam ja väärib tähelepanu.
Osa 2/4: Kirjade vormindamine
Samm 1. Kasutage plokivormingut
Ärikirjadel on erivorming. Kui formaat on korralik ja korrektne, ei muuda see lugejate arvamust vähimalgi määral. Kui aga vorming on vale ja räpane, jätavad need teile halva mulje ja võivad minema visata.
- Alustuseks kasutage topeltvahega blokeeritud lõike.
- Joondage vasakule iga lõik; teisisõnu, ärge taandage lõike nagu proosas või esseedes.
- Pärast iga lõiku jätke üks reavahe.
- Kasutage standardset fonti, tavaliselt Times New Roman või Arial, suurus 12.
Samm 2. Aadress kirjaplangile õigesti
Alustuseks sisestage vasakusse ülanurka oma aadress. Ärge pange oma nime - kirjutage üles ainult tänava nimi, linn, piirkond ja sihtnumber. Võite lisada ka telefoninumbri ja e-posti aadressi, igaüks eraldi reale. Kui elate Ühendkuningriigis, tuleb aadress kirjutada paremale. Täitke üks rida.
- Sisestage kuupäev. Kirjutage kuupäev, kuu nimi ja aasta. Täitke üks rida.
- “4. juuni 2013”
- Kirjutage adressaadi nimi ja aadress. Proovige leida konkreetne osapool, kellele kiri saata. Täitke üks rida.
Samm 3. Alustage kirja tervitusega või tervitusega
Tavaliselt sõna "kallis" kujul, millele järgneb pöördunud isiku nimi. Veenduge, et oleksite nime kirjutades õigesti kirjutanud. Siin peab nimi olema sama, mis aadressi kirjaplangile kirjutatud nimi.
- Kellegi tervitamisel kasutage õiget tiitlit või auastet (Pak/Madam/Dr./etc), millele järgneb perekonnanimi. Kui te pole kindel, kuidas naine eelistab, et teda kutsutakse, kirjutage lihtsalt üles "preili".
- Pärast seda järgige alati kooloniga.
- Täitke rida tervituse ja esimese lõigu vahel.
- "Lugupeetud dr. Pruun:"
Samm 4. Sulgege kiri lõppsõnaga
Lõpplauset valides mõelge ja kaaluge oma essee tooni. Sellised ütlused nagu "aitäh" on üsna tavalised, samas kui teised vormid, nagu "Tervitused", on intiimsemad. Otsustage, kas soovite, et teie kaaskiri oleks ametlik või intiimne. Olenemata sellest, kumma valite, tuleb esimene sõna kirjutada suurtähtedega, järgmine sõna aga lihtsal kujul. Jälgige sulgemist komaga.
- Kui soovite, et see oleks ametlikum, valige sõna "Austusega". "Tervitused", "Tervitused", "Täname" või "Lugupidamisega" on äriliste e-kirjade standardsed lõppsõnad. Kuigi sõnad "Tervitused", "Tervitused" või "Näeme" tunduvad lõdvestunumad ja intiimsemad.
- Enne nime sisestamist jätke järgmised 4 rida vahele, et jätta oma allkirjale ruumi.
- "Aitäh,"
Osa 3/4: Kirjade kirjutamine
Samm 1. Lühike ja kokkuvõtlik
Veenev kiri või veenmine peaks olema lühike ja viisakas. Hõivatud inimesed loevad harva tähti, mis on pikemad kui lehepikkused või kui toon on karm. Ärge olge liiga lillelised sõnad. Proovige kasutada selgeid ja ilusaid lauseid. Ärge esitage moonutatud ja tarbetut teavet, sealhulgas anekdoote.
- Vältige liiga pikki lauseid. Kasutage kindlasti tugevaid deklaratiivlauseid. Teie kirjutis peaks olema lühike, lühike, asjalik ja kergesti loetav.
- Ärge lohistage lõike liiga pikaks. Ärge toppige nii palju teavet, et lugeja kaotab huvi, kaldub põhipunktist kõrvale või muudab teie mõtte raskesti mõistetavaks. Jääge asjakohase teabe juurde ja muutke lõike, kui soovite uue idee või punkti edastada.
Samm 2. Esitage oma mõte esimeses lauses
Alustage sõbraliku avalausega, seejärel asuge asja juurde. Esitage oma vajadus (kirja kirjutamise peamine eesmärk) kahes esimeses lauses.
See lõik võib koosneda ainult 2–4 lausest
Samm 3. Rõhutage teises lõigus oma taotluse tähtsust
Selles lõigus tehke kokkuvõte oma murest, taotlusest või nõudest. Selles etapis ei ole te esitanud konkreetseid põhjuseid, tuge ega põhipunkte; selles etapis selgitate täielikult oma seisukohta, mure või taotluse parameetreid ja põhjuseid, miks on piisavalt oluline tegutseda.
Pidage meeles, et kirja põhiosa on loogiline, viisakas ja faktiline. Vältige liiga emotsionaalset keelt, ärge nõudke tegusid ega rääkige karmilt isiku või ettevõtte, kellele kiri on suunatud, või opositsiooni vastu
Samm 4. Toetage oma taotlust järgmises lõigus
Järgmised lõigud peaksid suutma teie seisukohta põhjendada, esitades tausta ja üksikasjalikku teavet. Veenduge, et see teave oleks loogiline, faktiline, põhjendatud, praktiline ja õigustatud. Ärge rajage oma taotlust ainult isiklikele emotsioonidele, veendumustele või soovidele. Ära tüüta lugejat pikkade lugudega; jõuda asjani kiiresti ja täpselt. Selle eesmärgi saavutamiseks saate kasutada mitmeid erinevaid strateegiaid:
- Esitage statistika ja faktide katkendeid, et meelitada lugejate kaastunnet ja loogikat. Veenduge, et statistika ja faktid pärinevad usaldusväärsetest ja auväärsetest allikatest ning kasutate ka andmeid siiralt, mitte neid kontekstist välja võtmata.
- Soovitage tsitaate teema asjatundjatelt, kes teie seisukohta toetavad või opositsiooni ümber lükkavad. Need eksperdid peavad olema oma valdkonnas lugupeetud tegelased ja neil peab tõepoolest olema asjakohane kvalifikatsioon, et neil oleks võimalik oma arvamust avaldada arutlusel oleval teemal.
- Esitage põhjused, miks teie taotlus tuleks rahuldada. Inimeste sundimine tegema seda, mida soovite, ei ole tõhus veenmismeetod, kuid kui selgitate, miks arvate, et midagi on vaja teha, võib see aidata nende meelt muuta. Selgitage praegust olukorda ja miks see peaks muutuma.
- Esitage oma positsiooni ja rakenduse üksikasjad, spetsifikatsioonid ja piirangud. Arutage rakendusega seoses varem tehtud jõupingutusi või isegi siis, kui sellega seoses ei toimu või ei tehta midagi.
- Too näiteid tunnistustest, mis on seotud sinu positsiooniga. Mõelge muudele tõenditele, mida saaksite esitada selle kohta, miks teie seisukoht on oluline.
- Ärge unustage piirata seda, mida saate ja mida soovite lõiku lisada. Tehke oma mõte ja olukord selgeks. Ära liialda detailidega, kuid sisesta kõik olulised punktid. Valige ainult kõige asjakohasem statistika, eksperdid ja tunnistused.
Samm 5. Pöörduge opositsiooni poole
Üks tõhusamaid veenmis- või veenmisviise on opositsiooni poole pöördumine. Peate suutma ette ennustada lugejate vastuväiteid, vastuväiteid või küsimusi, et saaksite neile kirja vastata. Leidke opositsiooniga ühisosa või toetage tugevalt oma seisukohta.
- Tunnistage avalikult oma positsiooni ja opositsiooni erinevusi. Ärge varjake seda, sest see nõrgendab teie vaidlust. Rõhutage opositsiooniga oma ühiseid väärtusi, kogemusi ja probleeme.
- Vältige süüdistavaid avaldusi. See muudab kirja liiga emotsionaalseks ja nõrgendab teie loogilist atraktiivsust. Liiga negatiivne ja süüdistav suhtumine takistab ka opositsiooni teie mõttega nõustumast.
Samm 6. Sulgege kiri, kinnitades oma taotluse uuesti
Korda kirja lõpus oma soovi või arvamust. See on lõik, kus esitate lahenduse või palute tegutseda. Öelge lugejale, et jälgite seda kirjavahetust telefoni, e -posti või isiklikult.
- Lõpetage kiri tugeva lausega, mis aitab veenda lugejat teie poolele asuma või vähemalt oma seisukohast selgemalt nägema.
- Pakkuge oma lahendusi või abi. Nõustuge kompromissiga või kohtuge keskel. Näidake, et olete olukorraga hakkama saanud või valmis seda lahendama.
Osa 4/4: Viimaste puudutuste tegemine
Samm 1. Kontrollige vigu
Vead grammatikas, häälduses ja sõnade õigekirjas jätavad halva mulje. Soovite, et lugeja keskenduks teie ideele ja taotlusele, mitte kirjaveale. Enne kirja saatmist lugege seda mitu korda. Lugege seda valjusti, et kuulda, kuidas see kõlab.
Vajadusel laske kellelgi kontrollida teie kirjutist õigekirjavigade suhtes (või kasutage tarkvara õigekirjakontrolli funktsiooni)
Samm 2. Pange oma allkiri
Kui eelistate saata kirjad posti teel posti teel, peate allkirja andma. See isikupärastab ja kinnitab teie kirja.
Samm 3. Vajadusel esitage oma ametliku kirja koopiad teistele võtmeisikutele
Kui keegi teine sihtettevõttes või organisatsioonis peaks ka teie kirja lugema, esitage neile koopia. See tähendab rohkem kui ühe originaalallkirjaga kirja printimist ja saatmist.
Samm 4. Hoidke koopia endale
Hoidke alati oma kirjade koopiaid ja tehke isiklikke märkmeid koos märkmetega selle kohta, millal ja kellele kiri saadeti. Märkige üles järelmeetmed, mida tegite kuni probleemi lahendamiseni.
Näpunäiteid
- Püsi teemas. Olge ettevaatlik ja ärge lisage juhuslikku teavet, mis ei ole seotud teie arutatava probleemiga. Pidage kinni asjakohastest faktidest ja olge lihtne. Kasutage neid fakte kirjeldavamaks.
- Kasutage lõike keskel lõikepunkte ainult siis, kui olete sammude, toimingute või soovituste osas täiesti kindel ja selge.
- Kohandage oma täppide järgi ettevõtte või sihtorganisatsiooni tüüpi. Mittetulundusühingutel on suurettevõtetest erinev mõtteviis.
- Kirjutage Indoneesia standardvormis. See ei ole tekstisõnumite saatmine ega sotsiaalmeedia; aga ametlik kiri. Kiirkirja, slängi ja emotikonide kasutamine võib teid ignoreerida.
- Ärge kohtlege oma lugejaid nii, nagu oleksid nad teile midagi võlgu ja siis tunnete end õigusega kohtusse kaevata. Rahustage neid, säilitades samal ajal kirja tooni sõbraliku ja professionaalse.
