Äriprotsess on süsteem, mida ettevõte kasutab oma eesmärkide saavutamiseks. Seda protsessi võib tõlgendada ka sammudena, mis on võetud klientidele väärtuse loomiseks. Juhid analüüsivad äriprotsesse, et hinnata, kui hästi need toimivad. Juht analüüsib esmalt praegu töötavaid protsesse. Pärast seda saab juhtkond määrata muudatused olemasolevate protsesside täiustamiseks. Protsesside täiustamine võib aidata ettevõtetel säästa aega, vähendada kulusid või luua klientidele sobivamaid tooteid.
Samm
Osa 1 /2: Äriprotsesside loomise kindlaksmääramine
Samm 1. Määratlege äriprotsessid
Äriprotsessid viitavad tegevustele, mida töötajad igapäevaselt organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks teevad. See protsess kajastab ettevõtte tegevust teatud eesmärkide saavutamiseks. Äriprotsess peab sisaldama kõiki protsessi variatsioone või erandeid. Äriprotsessi analüüsimise mõistmiseks peate kaaluma, kuidas äriprotsess luuakse.
- Mõelge ülesande ulatusele. Näiteks värskendate klientidele arvete saatmise protsessi. Ülesande ulatus viitab täidetava ülesande ulatusele. Sel juhul eeldage, et ulatus on kõik kliendile saadetud arved. Otsustate, et kuu jooksul saadetakse klientidele keskmiselt 200 arvet.
- Määrake soovitud tulemus. Mõelge, mida see protsess püüab saavutada. Sellisel juhul soovite, et arved saadetaks täpselt igale kliendile kohe pärast toote saatmist. Tellimuse esitamisel saadate arve füüsilise koopia. Samuti saadate igale kliendile e -postiga elektroonilise arve.
- Loetlege protsessis olevad alamprotsessid. Mida spetsiifilisem on protsess, seda lihtsam on seda analüüsida ja täiustada.
- Dokumenteerige äriprotsesse. Saate protsessi dokumenteerida sammude loendina ja kaaluda nende kujutamist vooskeemil. Suurtes organisatsioonides läbivad protsessid sageli mitu osakonda. Arvete koostamise protsess hõlmaks näiteks arveldus- ja raamatupidamisosakondi.
- Määratlege protsessi eri osakonnad või üksuse funktsioonid koos kõigi sisendite ja väljunditega. Näiteks palgalehe tegemiseks on vaja tootmisosakonna sisendit, et välja selgitada töötavate töötajate arv ja tunnid, personaliosakonnal määrad ja palga vähendamine jne.
- Loetlege kõik protsessi erandid. Peaaegu kõigil äriprotseduuridel on erandeid ja variatsioone. Näiteks võite teatud klientidele anda suuri allahindlusi. See klient tellib tooteid suurtes kogustes. Suure allahindluse andmine paneb arveldustöötajad arvetarkvaras arvutatud allahindluse summa maha. Täpse arve koostamiseks tuleb suured allahindlused sisestada käsitsi.
Samm 2. Dokumenteerige äriprotsess ja mõelge, millist tüüpi äriprotsessi luua
Mitme äriprotsessi tüübi järgi eraldamine aitab äriprotsesse analüüsida ja protsesse täiustada. Kui kaks protsessi on sama tüüpi, võivad protsesside täiendused olla sarnased. Konkreetne protsess võib olla tegevus-, tugi- või juhtimisprotsess.
- Toimimisprotsessid viitavad igapäevastele ülesannetele toodete tarnimiseks klientidele. Klientidele arvete koostamise protsessi saab kaasata tööprotsessi. Maksete võimalikult kiireks sissenõudmiseks on väga oluline saata klientidele täpsed arved.
- Tugiprotsessid viitavad teie ettevõtte operatiivsele tugitegevusele. Personaliosakond on näide ettevõtte tugivaldkonnast. See osakond toetab osakonnajuhte uute töötajate küsitlemisel ja värbamisel. Kuigi personal ei ole klientidega otseselt seotud, toetavad nad operatsioonide osakonda.
- Iga organisatsioon vajab juhtimist, et juhtida ettevõtte üldist ärisuunda. Eelarve kavandamise ja täitmise protsess on juhtimisprotsess. Kõigil ettevõtetel peaks olema ametlik eelarvestamisprotsess. See protsess peaks hõlmama juhtkonna arutamist ettevõtte eelarvega finantsjuhiga.
Samm 3. Analüüsige äriprotsesse, et leida protsessi ebaefektiivsuse sümptomeid
Äriprotsessid koosnevad sisenditest (sisendid) ja väljunditest (väljundid). Tööjõudu, energiat, materjale ja kapitaliseadmeid käsitletakse sisenditena. Sisendid on varad, mida kasutatakse tulude ja kasumi teenimiseks. Teisest küljest on väljund füüsiline toode või teenus. Sisendid sisenevad protsessi ja toodavad väljundeid. Selle protsessi ebatõhususe leidmiseks peate tegema analüüsi.
- Teie protsess peab väljundite tootmiseks sisendeid tõhusalt kasutama. Näiteks juhite remonditöökoja filiaali. Teie panus on töö, seadmed ja varuosad. Teie väljundiks on klientide sõidukite remonditeenused.
- Pikk remondiaeg või töömaht näitab protsessi ebaefektiivsust. Probleem võib olla tingitud sellest, et mõne kliendi remondigraafik on liiga lähedal.
- Märke protsessi ebaefektiivsusest võib näha ka siis, kui osade vahetamise maksumus ületab oluliselt eelarvet. Sellisel juhul võib probleem olla omane ostuosakonnale või tarnija osadele.
- Määrake kindlaksmääratud probleemide põhjal, millised protsessid vajavad parandamist. Peate tähtsustama mitmeid äriprotsesse. Valige protsess, mis mõjutab teie ettevõtet kõige rohkem. Näiteks võiksite esmalt käitusaja parandada. Pika töötlemisaja tõttu kaotab ettevõte kliente. Eelistage protsessi täiustamist.
Osa 2: Äriprotsessi analüüsimine
Samm 1. Rääkige võtmeisikutega ettevõtte sisemistest protsessidest
Kui olete otsustanud protsessi parandada, arutage seda protsessi selle rakendamise eest vastutavate inimestega. Võtke aega peamiste osalejate küsitlemiseks ja küsige parandusi.
- Küsige töötajate tegevuse kohta ja miks.
- Määrake iga ülesande täitmiseks vajalik sisend ja iga sisendi saamise koht. Kui ettevõte toodab teksariideid, peate teadma, kes on teksariidest tarnija ja kui sageli toorainet ettevõttele saadetakse.
- Tehke kindlaks iga ülesande väljundid ja kes need vastu võtab. Kui juhite töökoda, peaksid töökoja töötajad oma tööd dokumenteerima. Remonditöötajad peavad edastama teabe arveldusosakonnale, kes seejärel koostab kliendile arve.
- Küsige soovitusi, kuidas lahendada protsessi ebatõhusust, mida teie töötajad leiavad.
Samm 2. Looge iga protsessi jaoks ettevõtte vooskeem
Protsesside vooskeemid aitavad teil äriprotsesse kirjeldada. Saate kasutada protsessi arutelu dokumentatsiooni vooskeemi loomiseks. See vooskeem peaks sisaldama kõiki konkreetse äriprotsessi lõpuleviimiseks vajalikke samme.
- Oluline on märkida, et äriprotsesside vooskeem peaks sisaldama ainult määratletud protseduure, mida töötajad peavad järgima.
- Vooskeeme saab joonistada käsitsi või tarkvara abil. Vooskeemide loomiseks saab kasutada kaardi- ja sõnaraamatuprogramme koos kaardistamisvõimalustega. Leiate ka spetsiaalse tarkvara vooskeemide loomiseks.
- Vooskeemid on väga kasulikud tööriistad, mis näevad teie ees äriprotsesse selgelt. See tööriist muudab ebatõhususe tuvastamise ja parandamise palju lihtsamaks.
- Kui protsessis on muudatusi tehtud, vaadake tulemused uuesti üle ja vaadake, kas protsess on teie ootustele vastanud. Kui ei, siis korrake analüüsiprotsessi ja proovige välja selgitada valdkonnad, mis vajavad parandamist. Äriprotsesside analüüs on teie ettevõttes pidev tegevus.
Samm 3. Protsessi täiustuste leidmiseks viige läbi ajurünnak
Paljud protsessid hõlmavad teie ettevõttes rohkem kui ühte osakonda. Grupisessioonid tuvastavad protsessi ebatõhususe, mis mõjutab rohkem kui ühte osakonda. Need seansid võivad kinnitada ka osalejatega peetud isiklikel intervjuudel saadud teavet.
- Tehke saadud teabe kokkuvõte ja jagage seda protsessis osalejatega. See hõlmab osalejaid, keda on intervjueeritud ja keda pole varem intervjueeritud. Küsige kõigilt tagasisidet. See tagasiside annab teie analüüsi jaoks täiendavaid juhiseid.
- Protsessis osalejatelt saadud teave peaks andma teile selge ettekujutuse protsessi toimimisest ja probleemist.
- Inimestevaheline arutelu saab protsessi muutmise aluseks. Muudatused võivad olla kulude vähendamine, protsessitsükli aja lühendamine, protsessi lihtsustamine või klientide teenuste täiustamine.
